Grundlagen des Selbstmanagements. Alpen-Methode, Pareto-Prinzip und Eisenhower-Prinzip

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Alternative C Aufgabe A

Alternative C Aufgabe B

Alternative C Aufgabe C

Anlage

Literaturverzeichnis

Quellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

w.z.B. wie zum Beispiel

bzw. beziehungsweise

Vgl. Vergleich

Alternative C Aufgabe A

Die ALPEN - Methode

Die Alpen Methode ist eine gut unterstützende Methode, die hilfreich ist, den Alltag sowie die Tagesplanung von Studierenden zu strukturieren. Eine besonders positive Auswirkung hat die Methode für einen großen Anteil an Studierenden, die unter Mehrfachbelastung w.z.B. Job, Kinder, Familie, oder Haushalt stehen. Durch diese Methode wird den Studierenden in einzelnen Schritten visualisiert, welche Aufgaben sie noch zu erledigen haben und wieviel Zeit für die jeweiligen Aufgaben ihnen noch zur Verfügung steht. Diese Methode anzuwenden, kann unter einem Zeitaufwand von ca 10 Minuten erfolgen und steigert effektiv das Zeitmanagement.

Das Wort Alpen ist ein Akronym und steht für:

A= seine Aufgaben, Aktivitäten, Termine notieren

L= Länge, bzw. Dauer der Aufgaben abschätzen

P= Pufferzeiten (circa 50/60%) einplanen

E= Entscheidungen und Prioritäten treffen

N= Nachkontrolle am Ende des Tages

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten Abbildung: ALPEN-METHODE 1

Diese Unterteilung der einzelnen Buchstaben dient vor allem dazu, eine Struktur in die einzelnen Arbeitsschritte zu bringen bzw. den Studierenden zu vermitteln, was genau in den jeweiligen Schritten zu erarbeiten ist und wie diese Methode ihre Anwendung findet.

Definition der Buchstaben bzw. Schritt:

A ufgaben, Aktivitäten und Termine notieren:

Im ersten Schritt heißt es, seine Aufgaben, Termine und Aktivitäten schriftlich zu visualisieren, z.B. in Form einer To-do Liste.

L änge bzw. Dauer der Aufgaben abschätzen:

Hier wird die voraussichtliche Zeitspanne für jede Aufgabe abgeschätzt und eingeteilt. Das sollte realistisch erfolgen, damit für jede Aufgabe ein konkretes Zeitlimit gesetzt wird (feste Ziele). Eine Visualisierung von Zielen kann zu einer persönlichen Unterstützung beitragen, um motiviert die Ziele zu erreichen.

P ufferzeiten einplanen: 2

Im dritten Schritt wird zusätzlich eine Pufferzeit eingeplant. Verhindert wird hiermit, nicht in Panik zu geraten, die Aufgaben vielleicht nicht zu schaffen oder auf den letzten Drücker zu erarbeiten. Ein Einflussfaktor kann z.B. die Leistungskurve eines Studierenden sein, die dafür sorgt, dass der Student zum Ende in Panik gerät. Besonders für Studierende mit Mehrfachbelastung ist es von großer Bedeutung, eine Pufferzeit stets einzuplanen. Denn hier ist nie ganz auszuschließen, dass eine Störung den Arbeitsprozess aufhalten kann. Die meisten empfehlen eine Pufferzeit zwischen 50 bis 60 %.

Die übrig gebliebene Pufferzeit kann demnach für unvorhersehbare Tätigkeiten verwendet werden oder dafür, Aufgaben schon vorzuziehen.

E ntscheidungen und Prioritäten treffen:

Zitat: „Wir neigen dazu, uns zu viele Aufgaben in einen Tag zu packen“, sagt der Zeitmanagementexperte Lothar Seiwert. Aus dem Grund ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen, welche Aufgaben besonders wichtig sind oder welche vielleicht erst in einer Woche erarbeitet werden müssen. Das zu bewältigende Arbeitspensum ist dadurch strukturiert verteilt. Das Eisenhower-Prinzip oder die Abc-Analyse sind unter anderem auch Methoden, mit denen man Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren kann.

N achkontrolle am Ende des Tages:

Am Ende des Tages wird kontrolliert, ob alle Aufgaben geschafft wurden oder ob es noch Aufgaben gibt, die auf die To-do Liste des nächsten Tages gehören. Zitat: „Wenn ich etwas immer weitergeschoben habe, stimmt etwas mit den Prioritäten nicht.“ Seiwert1

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Die Abbildung weist ein Beispiel einer Tagesplanung unter dem Aspekt der Alpen Methode auf.

DAS EISENHOWER-PRINZIP

Um herauszufinden, welche Aufgabe für das anstehende Ziel am Wichtigsten und Effektivsten ist, eignet sich das Eisenhower-Prinzip, da das Prinzip Aufgaben nach seiner Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert. Das Verfahren hilft Studenten, insbesondere mit Mehrfachbelastung zu erkennen, welche Aufgaben sehr wichtig und dringend sind und welche Aufgaben eine geringere Priorität haben.

Benannt wurde diese Methode nach dem amerikanischen US-Präsidenten Dwight D.Eisenhower2. Es wird vermutet, dass er diese Methode selbst angewandt hat und seinen Mitarbeitern weitergab. Es gibt jedoch keine genauen Hinweise, die das belegen. Ein früherer Hochschulpräsident dessen Name ungenannt ist, zitierte 1954:,,I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent is not important, and the important is never urgent.“ Mit diesem Zitat entstand der Bezug zu Eisenhower.

Angewandt wird die Methode unter Beachtung des Schaubildes: 3

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Dieses Schaublid dient zur Veranschaulichung des Prinzips um die einzelnen Aufgaben in einem der aufgezeigten Kisten zu sortieren.

Bedeutung der einzelnen Aufgaben: 1

A -Aufgaben = sind am Wichtigsten, da sie am effektivsten zur Zielerreichung beitragen. Aus diesem Grund sollte die Aufgabe A die höchste Priorität haben.

B -Aufgaben = sind wichtig, aber nicht dringend. Die Möglichkeit, die Aufgabe B auf einen anderen Tag zu terminieren, besteht.

C -Aufgaben = sind weniger wichtig, dennoch sehr dringend. Hier besteht die Möglichkeit, die Aufgabe an eine andere Person weiter zu delegieren oder abzugeben.

D -Aufgaben = sind weder wichtig noch dringend, daraus folgt, dass diese Aufgaben eliminiert bzw. nicht bearbeitet werden.

Ein Beispiel einer Studentin, die mit dem Eisenhower Prinzips arbeitet, wäre zum Beispiel: Eine studierende berufstätige Mutter geht ihrer Arbeit von 8-14 Uhr nach, denn ohne dieses Einkommen könnte sie sich dieses Studium nicht leisten (A-sofort und selbst erledigen). Anschließend setzt sie die Priorität, ihr Kind von 14-17 Uhr von einer Tagesmutter oder in einer Kindereinrichtung betreuen zu lassen (C-delegieren). Diese Zeit nutzt sie intensiv mit Lernen für das Studium (B-einplanen und selbst erledigen). Das eigentlich anstehende Telefonat mit ihrer Freundin lässt sie ausfallen, da es an diesem Tag weder wichtig noch dringend ist. (D-nicht bearbeiten). Das Hauptaugenmerk der Eisenhower Methode besteht beispielsweise darin, Studenten mit Mehrfachbelastung jeden Tag oder jede Woche beim Setzen von Prioritäten zu helfen, um somit zu vermeiden, dass sie ihre Energie in Aufgaben verschwenden, die weniger wichtig sind. Dadurch können sie ihre Zeit effektiver nutzen und ein höheres Arbeitsergebnis erreichen.

Das PARETO-PRINZIP (80/20 Regel) 2

Das Pareto-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Technik die besagt, dass man mit nur 20% Einsatz 80% des anstehenden Ergebnisses erreicht. Der Ursprung des Namens Pareto-Prinzip führt zu Vilfredo Pareto zurück.

Daher entstand allerdings auch der Gedanke, dass 80% unserer alltäglichen Aufgaben einen negativen Effekt auf unsere Erfolgsbilanz haben. Um das zu vermeiden, bewies sich das Pareto-Prinzip2. Für Menschen die das erste Mal mit der Pareto Methode konfrontiert werden, ist es vielleicht unvorstellbar, wie 80% der Arbeit ignoriert werden kann. Es bedeutet allerdings nicht, dass 80% der Aufgaben nie erledigt werden müssen. Bedeutsam beim Prinzip ist, sich auf die wichtigsten Tätigkeiten zu fokussieren, besonders wenn die Zeit knapp ist und ein Ergebnis schnell erreicht werden muss. Bei Mehrfachbelastung entsteht es, dass Menschen viele Aufgaben schnell und auf einmal erledigen wollen. Dabei wird die Energie in Aufgaben investiert, die eine nicht so hohe Wichtigkeit haben. Als Folge kann Frust und uneffektives Arbeiten entstehen. Das Wichtigste beim Pareto Prinzip, um zeiteffizient zu arbeiten, ist herauszufinden, welche Aufgabe am Effektivsten und Produktivsten ist, um sein Ziel zu erreichen. Besonders bei Mehrfachbelastung beweist sich diese Methode, da das Zeitfenster geringer ist, um sich intensiv mit einer Aufgabe zu beschäftigen.

Schaubild

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten 1

Anwendung des Pareto Prinzips. Beispiel:

Eine berufstätige Mutter entschließt sich nach ihrer Arbeit, sich um 18.00 Uhr an die Erledigung ihrer Einsendeaufgabe für ihr Studium zu setzen. Sie weiß allerdings genau, dass sie für die Bearbeitung mindestens noch 6 Stunden benötigt und sie sich ab 21.00 Uhr nicht mehr gut konzentrieren kann. Nach dem Pareto-Prinzip würde sie nun sagen, dass sie sich das Wichtigste raussucht und dadurch von den 6 Stunden nur 1,5 Stunden intensiv investiert. Durch diese Anwendung spürt sie Erfolg und Motivation und auch eine zeitliche Ersparnis.

In der Anwendung des Pareto-Prinzip lernt man kein Perfektionist zu sein, denn man fokussiert sich nur auf das Wichtigste. Es geht darum, sich selbst zu strukturieren und Aufgabenprioritäten zu setzen, indem man z.B. anderen Aufgaben keine Aufmerksamkeit schenkt und sie erst mal liegen lässt.

Eine wichtige Komponente beim Pareto Prinzip ist es, nicht falsch zu verstehen, dass die 80 % weniger priorisierten Aufgaben in den restlichen 20 % mit zu erledigen sind. Es gibt immer Aufgaben, die nicht sofort und zeitnah erledigt werden müssen, aber sie müssen auch ein Zeitfenster im Tages-/ Wochenablauf bekommen.

Aufgabe B:

Vorträge zu halten, ohne dabei von der Projektion mit Bild-Text-Folien begleitet zu werden, ist in der heutigen Gesellschaft kaum wegzudenken. Oftmals fließen bei den Übergängen noch bestimme Bewegungen und Effekte mit ein: Blätter schweben herein, zerfallen, drehen sich oder schieben sich über eine andere Folie. Ein häufiger Grund dafür ist, dass seit vielen Jahren weltweit bekannte und am Meisten verbreitete Präsentationsmedium PowerPoint.1984 wurde es bei der Firma Forethought entwickelt und hieß vorerst „Presenter“. Forethought ein noch junges Unternehmen, beschäftigte sich intensiv mit der Entwicklung und Veröffentlichung einer neuen Präsentationssoftware, die Geschichte schreiben sollte. Die Intension dabei war, dem Präsentator eine individuelle Gestaltung und Struktur zu ermöglichen. Microsoft übernahm nach 3 Jahren die Rechte von dem Präsentationsmedium PowerPoint.1 Die Software PowerPoint findet oftmals einen Platz in Schulen, Universitäten, Firmen, Bildungsstätten, in der Politik, so wie in der Kultur und in vielen anderen Bereichen, in welchen Vorträge gehalten werden.3 Aber in dieser Einsendeaufgabe geht es darum, PowerPoint in einer kritischen Sichtweise zu betrachten. Christoph Wecker hat weltweit mehr als 40 Studien zu dem Thema PowerPoint ausgewertet. Seine Sichtweise zum Thema PowerPoint ist sehr kritisch. Er meint, wer eine Folie sieht, hört nicht mehr zu. 2

Nach seinem Gedankengang, sollte man Folien ausblenden, wo immer es auch geht. Denn Studien beweisen, dass Zuhörer mit mehr Folien weniger der Inhalte behalten, als ohne Folien. Der Grund dafür kann wohlmöglich Sequencing und Bulleting sein. Sequencing und Bulleting sind beides Formen, die eine negative Wirkung auf die Darstellung von Inhalten erzeugen. Sequencing 1 entsteht dadurch, dass nur wenig Inhalte pro Folie gezeigt werden können. Das hat zur Folge, dass bei einer PowerPoint Präsentation oftmals viele Folien erstellt werden und es dadurch schwierig ist, Inhalte in den übergeordneten zusammenhängenden Kontext zu stellen. Zuhörern könnte es dadurch schwieriger fallen, Beziehungen zu verstehen und zu beurteilen. Beim Präsentieren kann auf die Bedürfnisse der Zuhörer eher schwierig eingegangen werden, als wenn man ohne Folie präsentieren würde. Das liegt daran, dass die Reihenfolge der Folien festgelegt ist und man diese nur schwer während des Vortragens ändern kann. Dadurch ist die Flexibilität und Kreativität wie auch die Entwicklung neuer Ideen bei einer Präsentation sehr eingeschränkt. Bulleting 1-auf PowerPoint Folien werden Bullet Points verwendet. Jedoch ist nur eine Variante der Points pro Seite für Stichpunktdarstellungen anwendbar. Aber nicht nur Bulleting und Sequencing haben einen negativen Einfluss auf die Inhalte die kommuniziert werden. Das kollektive Wegdämmern, ist ein weiterer häufiger Prozess beim Zuhören von der Präsentationstechnik PowerPoint. Das kollektive Wegdämmern kann schon nach wenigen Minuten auftreten. Spätestens dann, wenn die Einleitung vom Referenten vorgetragen wurde2. Ein Grund dafür ist, das oftmals unbeirrte Fortfahren des Referenten, der von seiner Folie Inhalte abliest, welche die Zuhörer eigentlich eigenständig lesen könnten. Dekoration mit bunten Grafiken, Wörter die durch den Raum wirbeln, sich drehen und kreisen mit hinterlegtem Ton, ist dann das Endergebnis einer PowerPoint Präsentation. Müdigkeit bei den Zuschauern sowie das Greifen zum Handy, ist häufig die Folge einer Präsentation im abgedunkelten Seminarraum. Genannt auch als Powerpoint-death. Weiterhin besteht die Gefahr, dass Zuhörer durch die verschiedenen Effekte, sich von den wirklich wichtigen Informationen ablenken lassen. PowerPoint Präsentationen können unter Anderen eine extreme Schwammigkeit ermöglichen und fördern.

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