Betrieblicher Einsatz von Groupware

Inhaltsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Einführung
1.2 Historie
1.3 Problemstellung und Gang der Untersuchung

2. Groupware
2.1 Definitionen
2.2 Anforderungen an Groupware
2.3 Klassifizierung von Groupware

3. Betrieblicher Einsatz von Groupware
3.1 Groupwaresysteme in der betrieblichen Praxis
3.2 Groupware vs. Workflow
3.3 Vor- und ‚Nachteile’ von Groupware
3.4 Akzeptanz

4. Fazit

Literaturverzeichnis

Ehrenwörtliche Erklärung

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abbildungen:

Abbildung I: CSCW-Forschung im Überblick

Abbildung 2: „Groupwareanwendungen veteilt nach ihren Funktionsbereichen“

Tabellen:

Tabelle 1: Time/Space Taxonomy

Tabelle 2: Merkmale von Workflow und Groupware

1. Einleitung

1.1 Einführung

In der heutigen Welt der Wirtschaft gewinnt die Zusammenarbeit von beliebigen, meist zusammengewürfelten und möglicherweise weltweit verstreuten Teams immer mehr an Bedeutung. Regionalität erfüllt insbesondere für große Unternehmen nicht mehr die Anforderungen, so schnell, so gut und vor allem so billig wie möglich zu produzieren. - Dabei ist Kooperation gefragt. Sie ist eine der zwei gegensätzlichen Mechanismen, durch die das Zusammenleben zwischen Mensachen geprägt ist, der zweite ist Konkurrenz.

Die Teams und deren einzelne Mitglieder (die Mitarbeiter) verfolgen ein gemeinsames Ziel. Durch Koordination soll versucht werden, dieses Ziel zu erreichen. Dazu müssen Informationen ausgetauscht, Daten festgehalten, reale oder virtuelle Objekte bearbeitet werden. Diese Arbeiten erfolgen heutzutage meist mit Unterstützung von Rechnern.

1.2 Historie

Mitte der achtziger Jahre kam der Begriff Groupware auf. Die Vision bzw. Idee von Groupware war ein „papierloses Büro“. Dazu sollten im Laufe der Entwicklung Arbeitsabläufe zunehmend auf ein digitales Netzwerk verlagert werden.¹

Die Entwicklung der CSCW-Forschung (Computer Supported Cooperative Work)² lässt sich in drei Phasen einteilen:

1. „Euphorische Phase“
2. „Katzenjammer-Phase“
3. „Pragmatische Phase“.³

In der „Euphorischen Phase“ Anfang der achtziger Jahre wurden Kooperationen modelliert und untersucht. Aus den Ergebnissen wurden Werkzeuge für Spezialanwendungen geschaffen, z. B. Automatisierung von Terminplanung.

Die „Katzenjammer-Phase“ stellte sich Ende der achtziger Jahre aufgrund mangelnder Akzeptanz ein. In der Forschung wurden viele Kritikpunkte gefunden, wie z. B. die mangelnde Flexibilität der Werkzeuge und die isolierte Behandlung einiger Aspekte.

Die derzeitige Phase bezeichnet man „Pragmatische Phase“. Es werden auf der einen Seite einfache Werkzeuge für Teilaspekte entwickelt und zum anderen deren Integration in ein Gesamtsystem. Von großer Bedeutung ist auch die Anpassbarkeit der Werkzeuge an spezielle Gegebenheiten und Anforderungen der einzelnen Kooperationsteilnehmer.⁴

1.3 Problemstellung und Gang der Untersuchung

Trotz der Entwicklung in den letzten Jahren lässt die Akzeptanz von Groupware immer noch zu wünschen übrig. Ähnlich war es auch bei der Einführung von Rechner in den siebziger und Anfang der achtziger Jahre vor der Verbreitung von PCs.⁵ Dies ist auch darauf zurückzuführen, dass viele den Begriff „Groupware“ zwar schon einmal gehört haben, aber gar nicht wissen, was genauer dahintersteckt. Außerdem sind die Möglichkeiten des Einsatzes und der Nutzung von Groupware im betrieblichen Sinn selten bekannt.

Diese Seminararbeit soll einen kurzen Überblick geben über den Begriff Groupware und das Forschungsgebiet CSCW. Es sollen die grundlegenden Eigenschaften bzw. strukturellen Gegebenheiten aufgezeigt werden und anschließend, an einen Überblick über verschiedene Groupwaresysteme, die Einsatzmöglichkeiten für einen Betrieb dargestellt werden.

2. Groupware

2.1 Definitionen

Das junge Forschungsgebiet CSCW (Computer Supported Cooperative Work) beschäftigt sich mit der Rechnerunterstützung für Arbeitsgruppen. Ziel ist die effiziente und effektive Unterstützung von Teamarbeitsprozessen durch die Bereitstellung und Verwendung geeigneter Informations- und Kommunikationssysteme. Die CSCW-Forschung ist ein interdisziplinäres Gebiet aus Computer-, Ingenieur-, Wirtschafts- und Sozialwissenschaften.⁶

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung I: CSCW-Forschung im Überblick⁷

Groupware ist ein Begriff, der wie viele andere in der heutigen Zeit, noch nicht genau definiert ist. Zwar beschäftigt sich die Forschung schon seit Jahren mit dem Thema und auch in der Praxis ist er geläufig. Bisher wurde kein Konsens gefunden, welcher für alle Beteiligten akzeptabel ist.

Unter Groupware fasst Cora Burger alle Hilfsmittel zusammen, die die Kooperation innerhalb von Teams unterstützen. Man könnte diese eigentlich auch als Kooperations- oder Teamware bezeichnen, es hat sich aber der Begriff Groupware eingebürgert.⁸ Demnach versteht man unter Groupware „(...) Hard- und Software, die zum Zweck der Kooperationsunterstützung eingesetzt wird.“⁹ Oder anders ausgedrückt, wird Groupware als „(...) verteilte Anwendungen, die entweder einzelne Aspekte oder den gesamten Verlauf von Kooperationen unterstützen“¹⁰ bezeichnet.

Eine andere Definition gibt Dr. Jörg Wilmes: „Groupware im engeren Sinne bezeichnet Software, die gruppen- bzw. teambezogene Aufgabenstellungen unterstützt.“¹¹ Der Unterschied zur vorherigen Definition ist der Umfang - er versteht nur die Software als Groupware.

In der wissenschaftlichen Diskussion herrscht auch bei den konstituierenden Merkmalen eine große Vielfalt. Die wesentlichen Merkmale von Groupware sind E- Mail, verteilte Datenbanken, verteilte Editoren, Sicherheitsmechanismen, Import- und Exportfunktionen und eine Entwicklungsoberfläche.

2.2 Anforderungen an Groupware

Groupwaresysteme zeichnen sich durch Mechanismen der Zusammenarbeit der einzelnen Mitglieder aus. Die Zusammenarbeit entsteht aus der Interaktion zwischen Personen. Daraus ergeben sich Teilkomponenten als Voraussetzung¹²:

➔ Partitionierung: das Projekt muss in Arbeitsschritte eingeteilt und den Gruppenmitgliedern Teilaufgaben zugewiesen werden.

➔ Koordination: organisiert die Zusammenarbeit. Mehrfach- oder sich überschneidende Aufgaben sollen vermieden werden.

➔ Kooperation: stellt einen gemeinsamen virtuellen Arbeitsplatz, da ein gemeinsamer Zugriff auf Informationen und die Kontrolle der Aufgabe nötig ist.¹³

Anforderungen anderer Art erörtert Cora Burger¹⁴: Der Benutzer sollte bei einer Einführung von Groupware nicht mit völlig neuen und damit den Arbeitsablauf vorläufig störenden Konzepten konfrontiert werden. Die durch die Groupware geschaffene kooperative Umgebung sollte eine „natürliche Erweiterung der Einbenutzerumgebung“ sein. Dazu sollte durch eine geeignete Darstellung das Teambewusstsein („team awareness') gefördert werden. Eine wichtige Anforderung ist trotz allen Teamgeistes die Privatsphäre jedes Einzelnen, wobei jeder Benutzer private Daten separat von kooperativen speichern kann.

2.3 Klassifizierung von Groupware

Zur Bestimmung der Einsatzmöglichkeiten und zur Erleichterung der unternehmensspezifischen Auswahl von Groupwaresystemen ist es aufgrund der Vielzahl und der Verschiedenheit der entwickelten Groupware sinnvoll, diese zu klassifizieren. Alle bisher entwickelten Klassifizierungsansätze lassen sich in zwei große Blöcke einteilen: Klassifikation nach den Einsatzbedingungen und Klassifikation nach dem Einsatzzweck.

Bei der Klassifikation nach den Einsatzbedingungen geht es um die Frage der Synchronität von Raum (Ort) und Zeit¹⁵ - es wird in zwei Dimensionen unterschieden: common task Dimension und shared environment Dimension.¹⁶ In einem Portfolio bilden Ort (place) und Zeit (time) die Koordinatenachsen, dabei wird jeweils zwischen „gleich“ und „verschieden“ differenziert. Daraus ergeben sich vier mögliche Kombinationen: „same time / same place“, „same time / different place“, „different time / same place“, “different time / different place”.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Time/Space Taxonomy¹⁷

Bei der Klassifizierung nach dem Einsatzzweck werden die verschiedenen Groupwaresysteme in einem Klassifikationsraum aus „Kommunikation“, „Koordination“ und „Kooperation“ platziert.

3. Betrieblicher Einsatz von Groupware

3.1 Groupwaresysteme in der betrieblichen Praxis

Zu Groupware gehören verschiedene Anwendungen/Applikationen, die zuvor schon teilweise als konstituierende Merkmale von Groupware festgehalten worden sind: Elektronische Mail-Systeme, Videokonferenzsysteme, Planungssysteme (Gruppen- Terminkalender), verteilte Hypertextsysteme, Gruppendatenbanken und -editoren, Entscheidungs- und Sitzungsunterstützungssysteme, u.a.¹⁸ Diese Anwendungen lassen sich in einem nach dem zweiten Klassifizierungsansatz aufgespannten Klassifikationsraum platzieren. Dieser Raum wird begrenzt durch die Interaktionsmöglichkeiten „Kommunikation“, „Koordination“ und „Kooperation“.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: „Groupwareanwendungen veteilt nach ihren Funktionsbereichen“¹⁹

Manche Vertreter der Forschung haben auch Kommunikation, Koordination und Kollaboration als die drei grundlegenden Kategorien aufgestellt.²⁰

In der unternehmerischen Praxis ist der wesentliche Vertreter und Weltmarktführer bei Groupware-Systemen Lotus Notes, auch genannt die „’Mutter’ der Groupware“²¹, da es Groupwaresysteme mit Entwicklungsumgebung populär gemacht hat. Konkurrenzprodukte sind Exchange von Microsoft und Novell´s Groupwise, auch sie verfügen über eine Vielzahl von Groupwarefunktionen. Auf der anderen Seite existieren auch unzählige Programme, die nur einzelne Funktionen von Groupware enthalten.

Lotus Notes beruht auf dem Bullet-in-Board-Konzept. Mit Bullet-in-Board-Systemen lässt sich eine Art ‚Schwarzes Brett’ anlegen, bei dem Anrufer eine Nachricht hinterlassen können. Der Anwender kann sich über neue Dokumente in der Datenbank informieren und selbst Dokumente in die Datenbank stellen. Dazu beinhaltet das Programm E-Mail-Funktionen und kann Datenübertragungen verschlüsseln. Durch eine detaillierte Definition der Zugriffsrechte, lassen sich die Dokumente zweifelsfrei dem Autor zuordnen. Diese Systeme werden beispielsweise im Kundensupport eingesetzt, um Kundenfragen über Produkte zu beantworten. Die Nachrichten können von mehreren Personen gelesen werden wodurch die wiederholte Beantwortung gleichartiger Fragen vermieden werden kann.

3.2 Groupware vs. Workflow

Im Gegensatz zu Groupware, die die Gruppe als solche unterstützen soll, geht es bei Workflow-Systemen um die Steuerung des koordinierten Bearbeitens von Vorgängen durch Personen, die als Teil einer Gruppe bestimmte Aufgaben erfüllen müssen.²²

„Ein Workflow-Management-System definiert, erzeugt und steuert Geschäftsprozesse.“

Es werden somit unterschiedliche Ziele verfolgt. - Prozessorientierung auf der Seite der Workflow-Systeme und Projektorientierung auf der Seite der Groupware. „Prozessorientierung ist eine Organisationsform, bei der die Geschäftsvorfälle ganzheitlich und nicht mehr gemäss den benötigten Einzelfunktionen aufgeteilt werden.“²³ Entsprechendes gilt für die Projektorientierung, wobei das Projekt als Ganzes gesehen wird.

Groupware ist auch nicht als Ersatz traditioneller Datenbank- und Workflow-Systeme gedacht, sondern zur Unterstützung der Teamarbeit im verteilten Umfeld auf der Grundlage „weicher“ Daten, d.h. im Bereich unstrukturierter, dokumentenbasierter Informationen.²⁴

Eine Tabelle soll kurz die wesentlichen Unterschiede der Merkmale von Groupware und Workflow-Management-Systemen aufzeigen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Merkmale von Workflow und Groupware²⁵

Die Entwicklung von Workflow- und Groupwarekonzepten ist noch nicht abgeschlossen. Obwohl beide Systeme vom Ansatz her unterschiedliche Ziele verfolgen, können sie gemeinsam ein Unternehmen effizienter machen. Dabei unterstützen Workflow-Elemente die korrekte Abarbeitung von Routineaufgaben, Groupware dagegen ist speziell für unkonventionelle Aufgaben vorgesehen.

3.3 Vor- und ‚Nachteile’ von Groupware

Mit der Einführung von Groupware in einem Unternehmen sind natürlich eine Reihe von Erwartungen verbunden, welche dementsprechend Vorteile sein sollten. Immer wieder werden in diesem Zusammenhang die Erleichterung und Verbesserung von Zusammenarbeit und Informationsbeschaffung genannt. Wird die Zusammenarbeit mit Hilfe von Groupware gut koordiniert und läuft reibungslos, liefert dies bessere Ergebnisse und ist damit auch für alle Beteiligten, sprich die Mitarbeiter, wesentlich befriedigender.

Dem gegenüber steht aber die Befürchtung, dass persönliche Kontakte verloren gehen - die Mitarbeiter kennen sich nur noch unter der PC-ID oder dem Benutzernamen, den sie auf ihrem Desktop sehen.

Des Weiteren erhofft man sich, durch den Groupwareeinsatz den Außendienst besser in die Geschäftstätigkeiten einzubinden und mehr Heimarbeit zu ermöglichen, wodurch auch die Reisetätigkeiten der Mitarbeiter verringert werden sollen. Viele Möglichkeiten zur Verbesserung und vor allem Beschleunigung der Arbeit ergeben sich insbes. durch die Überwindung von zeitlicher und räumlicher Distanz. Heutzutage trifft man sich eben in einem virtuellen Raum mit Videokonferenz, statt sich bei einem Essen zusammenzusetzen.

Große Befürchtungen der Mitarbeiter sind auch Arbeitslosigkeit, ständige Überwachung und ‚Entqualifizierung’, d.h. dass der Einzelne eigentlich keine eigenen Fähigkeiten mehr zu haben braucht, sondern durch das System alles vorgegeben bekommt.²⁶

3.4 Akzeptanz

Wie eingangs beschrieben, erfreut sich Groupware noch nicht allzu großer Akzeptanz in der Unternehmenswelt. Dabei spielen viele Faktoren eine Rolle. Die Einflussfaktoren für Akzeptanz oder Ablehnung lassen sich in folgende Bereiche einteilen:

- Persönliche,
- Organisatorische,
- Technische.²⁷

Zu den persönlichen Faktoren gehören die Qualifikation, d.h. die Weiterbildungsbereitschaft der Mitarbeiter, und der Nutzen, den man sich vom Einsatz der Groupware erhofft.

Bei den organisatorischen Faktoren, die sich nochmals unterteilen lassen in Einführung, Unterstützung, Prozessorganisation und Management, ist der wohl entscheidende Punkt die organisatorische Flexibilität. Damit ist die Reaktionsgeschwindigkeit auf die strukturelle Reorganisation gemeint.

Zu den technischen Einflussfaktoren gehören die Eigenschaften des Systems selbst und die Eigenschaften der Umgebung, worin es eingebettet werden soll.

4. Fazit

Zum Ende sollte nun ein wenig mehr Verständnis von und über Groupware vorhanden sein. Daraus folgt auch, dass man erkennt, dass die Entwicklung von Groupwarekonzepten noch lange nicht am Ende ist. Die Forschung im Fachgebiet CSCW wird immer aufwendiger, insbes. in Hinsicht auf die Weiterentwicklung der Unterstützungsinstrumente beim Abbau von negativen Einflussfaktoren.

Schon allein durch die Entwicklung der Gesellschaft und zusätzlich den Abbau von Hindernissen sollte es möglich sein, die Vorteile von Groupware überwiegen zu lassen und sie richtig auszunutzen, um so wesentlich effektiver zu arbeiten.

Literaturverzeichnis

Burger (1997): Groupware - Kooperationsunterstützung für verteilte Anwendungen, Heidelberg.

Breiner (1997): Die Sitzung der Zukunft - Eine Vorausschau mit Groupwareszenarien, Heidelberg.

Köhler-Frost (Hrsg.) (1998): Electronic Office Systeme - Workflow- und GroupwareAnwendungen in der Praxis, Berlin.

Glossar (1999), Glossar zu Dokumenten- und Workflow-Management-Systemen - Die Thematik in Stichworten,

URL: http://www.workflowmanagement.de/glossar.html, (Stand 25.01.01)

Groupware (1996), Computer Supported Cooperative Work,

URL: http://grunge.cs.tu-berlin.de~tolk/coordsem/groupware/groupware.html (Stand 25.01.01)

Rentergent (1996): Aus der Kombination zweier Gegensätze einen Gewinn erzielen, in: Computerwoche 14, 1996.

Riggert (2000): Betriebliche Informationskonzepte - Von Hypertext zu Groupware, Braunschweig / Wiesbaden.

Springer, Herbst, Schlick, Wolf: Einflussfaktoren auf den Erfolg von Telekooperation in großen Unternehmen. Tagungsband zum Workshop der GI-Fachgruppe 5.5.1 >CSCW in Organisationen< und dem Technologiezentrum Darmstadt der Deutschen Telekom AG vom 09.-10.Mai 1996, S.1-18.

Thinktank (2000), Hintergrund zum Thema Groupware,

URL: http://www.thinktank.de/html/produkte/group_info.htm, (Stand 25.01.01)

Warnecke (Hrsg.) (1998), Stammwitz, Gerd; Hallfell, Frank: Intranets als Plattform für Groupware-Anwendungen. In: Industrie Management 14 (1998), S. 24-28, Berlin. Aus: Hintergrund: CSCW und Groupware,

URL: http://www.cck.uni-kl.de/cck/zusatz/cscw/, (Stand 21.01.01)

Weiß (2000), Groupware - Abgrenzung Groupware zu Workflowmanagement, URL: http://www.dr-weiss.com/groupware.htm,

(Stand 25.01.01)

Ehrenwörtliche Erklärung

Ich versichere hiermit, dass ich meine Seminararbeit mit dem Thema:

„Betrieblicher Einsatz von Groupware“

selbständig verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

[...]

---

¹ Thinktank (2000).

² Auf CSCW wird im folgenden Kapitel eingegangen.

³ Vgl. Burger (1997), S. 9 f.

⁴ Vgl. Burger (1997), S. 9 f.

⁵ Vgl. Burger (1997), S. 10.

⁶ Vgl. Abbildung.

⁷ Quelle: Warnecke (1998).

⁸ Vgl. Burger (1997), S. 7.

⁹ Burger (1997), S. 7.

¹⁰ Burger (1997), S. 19.

¹¹ Köhler-Frost (1998), S. 146.

¹² Vgl. Riggert (2000), S. 225.

¹³ Vgl. Hierzu auch Groupware (1996).

¹⁴ Vgl. Burger (1997), S18 f.

¹⁵ Vgl. Warnecke (1998).

¹⁶ Vgl. Groupware (1996).

¹⁷ Vgl. Groupware (1996), S. 5.

¹⁸ Vgl. Thinktank (2000); vgl. Hierzu auch Riggert (2000), S. 235 f.

¹⁹ Thinktank S. 4.

²⁰ Groupware (1996).

²¹ Weiß (2000).

²² Weiß (2000).

²³ Glossar (1999).

²⁴ Vgl. Riggert (2000), S. 231 f.

²⁵ Vgl. Rentergent (1996), S. 34.

²⁶ Vgl. Burger (1997), S. 239 ff.

²⁷ Vgl. Springer (1996), S. 1 ff.