Die Funktion informeller Kommunikation in Unternehmen. Organisationskommunikation im digitalen Zeitalter


Seminararbeit, 2020

18 Seiten


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Definition
2.1 Informelle Kommunikation
2.2 Interne Kommunikation

3. Organisationskommunikation
3.1 Anfänge
3.2 Voraussetzungen
3.3 Interne Kommunikationsnetzwerke

4. Arten informeller Kommunikationssysteme
4.1 Single Strand Network
4.2 Gossip Chain Network
4.3 Probability Chain Network
4.4 Cluster Chain Network

5. Auswirkungen auf die Teams

6. Grenzen digitaler informeller Kommunikation

7. Fazit

8. Abbildungsverzeichnis

9. Literaturverzeichnis

1. Einleitung

Menschen sind soziale Wesen, wir suchen die Nähe und Kommunikation mit anderen. Etwa vor dem Unterricht, nach der Vorlesung, im Gang oder an der Kaffeemaschine. Selbst Raucherpausen sind oft etwas gemeinschaftliches. Obwohl sie essenziell für das Funktionieren eines Unternehmens sind, wird sie von Führungskräften oft vernachlässigt. Die Covid-19 Pandemie erschwert dies, denn die Distanz zwischen Menschen und das pünktliche Einloggen zu den Videokonferenzen im Homeoffice, für die Schule oder die Universität lässt kaum zu, dass sich spontane Gespräche zwischen zwei oder mehreren Teilnehmen unabhängig von dem Hauptthema bilden. Diese spontanen Gespräche sind jedoch sehr wichtig für Menschen, nicht nur privat, sondern auch beruflich.

In dieser Proseminararbeit geht es primär um informelle Unternehmenskommunikation mit der Frage bezüglich ihrer Wichtigkeit und Auswirkungen auf MitarbeiterInnen. Dafür definiere ich als erstes informelle und interne Kommunikation. Danach erläutere ich die Anfänge der Unternehmenskommunikation in Bezug auf informelle interne Kommunikation und die benötigten Voraussetzungen, damit diese zusammen funktionieren. Als nächstes werden vier verschiedene informelle Kommunikationssysteme erklärt und anhand von Grafiken verdeutlicht und die Auswirkungen auf die MitarbeiterInnen beschrieben. Die Schwierigkeiten digitaler Alternativen für informelle Kommunikation werden dann aufgezeigt und abschließend ist mein Fazit.

2. Definition

2.1 Informelle Kommunikation

Suchey (2017) beschreibt diese Art der Kommunikation als einen ungeplanten, zufälligen Dialog, der durch einen Mangel von Dokumentation und Tagesordnung, sowie ein hohes Maß an Spontanität und Interaktion gekennzeichnet ist. Neben der formalen und standardisierten Kommunikation stellt sie auch einen sehr wichtigen Aspekt der Kommunikation im Unternehmen dar und zeichnet sich durch Vielfalt – wie zum Beispiel schnelle Telefonate, Gespräche in der Cafeteria, beim Kaffee oder im Korridor über ein gemeinsames Projekt oder ein bevorstehendes Meeting – dar. Die Wahl der Kommunikationsmittel hängt jedoch bei den MitarbeiterInnen mit ihren individuellen Motiven und Bedürfnissen zusammen. Informelle Kanäle sind vor allem bei der Durchsetzung eigener Interessen der MitarbeiterInnen von besonderer Bedeutung (Johnson/Donohue/Atkin 1994: 114).

Ziel dieser Kommunikationsform ist es, Wissen auszutauschen, persönliche Kontakte zu knüpfen, freundschaftliche Beziehungen aufzubauen, sich miteinander zu inspirieren und zu motivieren, Konfliktsituationen zu lösen, offizielle Kanäle zu erweitern und Arbeitsaufgaben attraktiv zu schaffen.

Eine gelungene informelle Kommunikation heißt also letzten Endes, kurze Dienstwege für ein selbst, seine Aufgabenerledigung und Problemlösung nutzbar zu machen. Weitere Ziele davon sind Wissen auszutauschen, persönliche Kontakte zu knüpfen, freundschaftliche Beziehungen aufzubauen, sich miteinander zu inspirieren und zu motivieren, Konfliktsituationen zu lösen, offizielle Kanäle zu erweitern und Arbeitsaufgaben attraktiv zu schaffen. Auf der anderen Seite jedoch wird nicht nur Raum für das Entstehen und Verbreiten von Gerüchten und auch für Mobbing unter Mitarbeitern geboten, es hat zusätzlich die Eigenschaft durch diese Unverbindlichkeit häufig nicht genau nachprüfbar zu sein und somit Akteuren im Rahmen dieser Kommunikationsart die Möglichkeit zu geben, sich zunächst relativ unbeschadet von Äußerungen und Tatsachen zu distanzieren.

2.2 Interne Kommunikation

Szyska (2006: 57) definiert Interne Kommunikation als „die Summe aller Prozesse, formeller, informeller und instrumenteller Kommunikation innerhalb der Strukturen einer Organisation.“

Sie kann formal sein, also Arbeiten nach vorgegebenen, normalerweise klaren Regeln und klar definierten Prozessen oder in einer Umgebung, die nicht oder nur allgemeinen sozialen Normen unterliegt (Mast 2012: 185 ff).

Interne Kommunikation beschreibt jedoch nicht nur formelle, von Führungskräften oder Unternehmen erwartete Kommunikation, wie Meetings in Konferenzräumen – sondern auch informelle Kommunikation, wie Treffen und Gespräche nach Feierabend (zum Beispiel in einer Bar). Selbst Gespräche, die nicht unbedingt den Vorteil des Unternehmens betreffen, wie private Gespräche zwischen MitarbeiterInnen (Schneider et. al. 2014: 452).

3. Organisationskommunikation

3.1 Anfänge

Allmählich wurden die Bereiche Kommunikationsmanagement in Wissenschaft und Praxis betrachtet, die in der Vergangenheit meist ‚heimlich‘ durchgeführt wurden. Dies gilt neben der dezentralen Kommunikation insbesondere auch für dialogorientierte und informelle Kommunikationsformen. Follow-up-Kommunikation, wie Diskussionen mit MitarbeiterInnen oder Austausch mit direkten Vorgesetzten, welche für MitarbeiterInnen effektiver sind als eine klare Übermittlung über offizielle Medien und formelle Kanäle (Mast 2014: 1128).

Daher wird für ein Umdenken plädiert: Interne Kommunikation ist weit mehr nur ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Es erweitert die Terminologie auf die Triade von Geschäfts-, Management- und Organisationskommunikation. Der Fokus in der Geschäftskommunikation liegt sowohl auf dem ‚knowing how‘ als auch auf dem ‚knowing why‘. Der Zweck der Managementkommunikation besteht darin, Wissen an das Managementteam zu übertragen, da die Kommunikation einen erheblichen Einfluss auf die tägliche Arbeit des Managers hat (ebd. 2014: 1228).

Eine Kombination aus formeller und informeller Kommunikation, offiziellen und privaten Themen, hierarchischer Struktur und nicht hierarchischer Struktur entsteht (Deekeling/Arndt 2014: 1249).

3.2 Voraussetzungen

Nur wenige Geschäftspläne können so umfassend geplant und vororganisiert werden, dass informelle Anpassungsdienste für MitarbeiterInnen vollständig entfallen. Damit das informelle Verfahren tatsächlich in Betrieb genommen werden kann, ist ein gewisser Grad an Formalisierung des informellen Verfahrens erforderlich (Funken/Schulz-Schaeffer 2008: 12).

Die Realität einer operativen Organisation ist die komplexe Wechselbeziehung zwischen formellen und informellen Prozessen und Strukturen. Von entscheidender Bedeutung ist auch der geschäftliche Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie und deren Nutzung für die Merkmale der Beziehung zwischen formellen und informellen Beziehungen (ebd. 2008: 12).

3.3 Interne Kommunikationsnetzwerke

In Organisationen sind informelle Kommunikationsnetzwerke von größer Bedeutung für das Funktionieren des Arbeitsprozesses. Sie beeinflussen auch Innovations- und Leistungsfähigkeit. Die meisten Führungskräfte sind sich dessen bewusst, jedoch ist es schwer diese zu fördern, da Methoden und Verfahren fehlen, um informelle Kommunikationsnetzwerke positiv für das Unternehmen zu fördern und zu gestalten (Fischbach et. al. 2010: 335). Deshalb ist eine gute Struktur für den Wissensaustauch erforderlich, um Effizienz, Produktivität und Innovation im Unternehmen zu fördern. Da dieser Austausch primär informell erfolgt, unterscheidet sich seine Strukturen von ‚formalen‘ und ‚herkömmlichen‘ Geschäftsprozessen eines Unternehmens beträchtlich (Krackhardt 1993: o. S.).

Diese Strukturen haben jedoch einen entscheidenden Einfluss auf die Leistung von MitarbeiterInnen, Arbeitsgruppen und des gesamten Unternehmens, da sie zum Beispiel bestimmen, mit welcher Geschwindigkeit sich Informationen über das Netzwerk verbreiten können oder ob bestimmte MitarbeiterInnen miteinander in Kontakt kommen oder stehen (Cross/Parker 2014: o. S.). Innerhalb eines Unternehmens erlangt daher das Management von informellen Kommunikation Netzwerken einen hohen strategischen Rang (Fischbach et. al. 2010: 335). Da diese Netzwerke jedoch schwer messbar und beobachtbar sind, brauchen Führungskräfte geeignete Informationssysteme und Methoden, um ein Verständnis für ihre Struktur zu erlangen (Cross/Parker 2002: 26).

4. Arten informeller Kommunikationssysteme

Es gibt vier Netzwerke, die den Informationsfluss in informeller Kommunikation beschreiben.

4.1 Single Strand Network

Im ‚Single Strand Network‘ findet der Informationsfluss von einer Person zur nächsten statt. Eine Person stellt der anderen Informationen zur Verfügung, die ihrerseits die Informationen an eine weitere Person weitergibt.Auf die gleiche Weise wird die Information von der dritten Person an die nächste Person weitergegeben, und immer so fort. Einer der größten Nachteile dieses Netzwerkes ist, dass sie Informationen ungenauer und nicht zuverlässig sind, je mehr sie weitergeleitet werden. Hier ist der Kommunikationsprozess linear (Kapur 2020: o. S.).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Single Strand Network (Davis/Newstrom 1989: 373)

4.2 Gossip Chain Network

Im Falle des ‚Gossip Chain Networks‘ gibt eine Person Informationen direkt an alle anderen Personen in diesem Netzwerk weiter. Diese eine Person gilt als die Hauptperson, deren Aufgebe es ist, erhaltene Informationen weiterzuleiten. Alle Personen kommunizieren in diesem Fall auf informelle Art und Weise in diesem Netzwerk miteinander. Dieses Netzwerk wir am häufigsten genutzt, um nicht arbeitsrelevante Themen zu teilen (ebd. 2020: o. S.)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Gossip Chain Network (Davis/Newstrom 1989: 373)

4.3 Probability Chain Network

In diesem Netzwerk werden die Informationen willkürlich von einer Person zur nächsten weitergegeben. In diesem Fall gibt es eine Person, welche als Quelle der Nachricht fungiert. Sie wählt eine beliebige Person aus, um die Nachricht zu übermitteln. Die zweite Person leitet die Nachricht genauso zufällig eine weitere Person aus und übergibt ihr die Nachricht. Somit fließt sich die Kommunikation zu verschiedenen Personen, welche nach dem Zufallsprinzip ausgewählt wurden. Hier ist die Informationsquelle für jedes Mitglied dieses Netzwerkes unterschiedlich. Hierbei sind die übermittelten Informationen sind jedoch nicht aussagekräftig (ebd. 2020: o. S.)

[...]

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Details

Titel
Die Funktion informeller Kommunikation in Unternehmen. Organisationskommunikation im digitalen Zeitalter
Hochschule
Alpen-Adria-Universität Klagenfurt
Autor
Jahr
2020
Seiten
18
Katalognummer
V1021646
ISBN (eBook)
9783346414403
ISBN (Buch)
9783346414410
Sprache
Deutsch
Schlagworte
funktion, kommunikation, unternehmen, organisationskommunikation, zeitalter
Arbeit zitieren
Chiara Schuster (Autor:in), 2020, Die Funktion informeller Kommunikation in Unternehmen. Organisationskommunikation im digitalen Zeitalter, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1021646

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