Corporate Portals - Unternehmensportale in der betrieblichen Praxis

Inhaltsverzeichnis

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

1. EINLEITUNG
1.1. PROBLEMSTELLUNG
1.2. ZIEL DER ARBEIT
1.3. GRÜNDE FÜR DIE EINFÜHRUNG EINES INTRANETS / PORTALS IM UNTERNEHMEN

2. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN / DEFINITIONEN
2.1. INTRANET
2.2. PORTAL
2.3. CONTENT MANAGEMENT

3. AUFBAU, ABLAUF, FUNKTIONSWEISE VON PORTALEN ALLGEMEIN ...

4. ORACLE PORTAL (WEBDB 3.0)
4.1. ÜBERBLICK
4.2. ZENTRALE INTERAKTIONSSTELLE
4.2.1. Portlets
4.2.2. Portal Seiten
4.2.3. Zugriffsrechte
4.3. INTEGRIERTE PORTALDIENSTE
4.3.1. Self-Service Funktionen
4.3.2. Ordner / Folder
4.3.3. Komponenten und Datenbankanwendungen
4.4. KOMPLETTE ADMINISTRATIONSUMGEBUNG
4.4.1. Universeller Zugriff und niedrige Betriebskosten
4.4.2. Installation und Administration
4.4.3. Statistiken und Auswertungen
4.4.4. Global-Community Portale

5. PRAXISANWENDUNG EINES CORPORATE PORTALS AM BEISPIEL DES VAPS-PORTALS

6. FAZIT

LITERATURVERZEICHNIS

URL - VERZEICHNIS

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

ABBILDUNG 1: MY YAHOO! PORTAL

ABBILDUNG 2: ORACLE PORTAL STARTSEITE

ABBILDUNG 3: GEBRAUCHTWAGENMARKT IM VASP-PORTAL

1. Einleitung

1.1. Problemstellung

Kommunikations- und Informationstechnologien prägen zunehmend den Alltag und das Arbeitsleben. Immer mehr Menschen erhalten Zugang zu einem enormen Informationsangebot außerhalb des Unternehmens und verbreiten dadurch noch mehr Wissen innerhalb des Unternehmens. Doch wohin mit der ganzen Flut an Informationen? Wie können Informationen strukturiert und für jeden zugänglich aufbereitet werden? Knowledge-

Management bzw. Content-Management heißt seit geraumer Zeit das Schlagwort. Mit dem Aufbau eines Intranets bietet sich Unternehmen ein erster Lösungsansatz.

Doch die explosionsartige Verbreitung der Internet- und Web-Technologie stellt Unternehmen vor eine ganze Reihe neuer Chancen und Herausforderungen. Und es wird auch immer offenkundiger, dass die Vision des freien Informationsflusses über Intranets unbeherrschbare Ausmaße anzunehmen beginnt. Dies liegt unter anderem an der Datenflut und Komplexität der Systemverwaltung, sowie an häufig unstrukturierten und widersprüchlichen Daten. Versäumnisse auf technischer und betrieblicher Ebene haben Lösungsansätze hervorgebracht, die nur minimale Auswirkungen und Änderungen auf die berufliche Produktivität der Anwender haben. Somit werden meist nur ein Bruchteil der angestrebten Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen in die Praxis umgesetzt.

Viele Unternehmen sehen nun für ihre Intranets die Lösung im Aufbau von Portalen nach Internet Vorbild.¹ Diese Portale (EIP - Enterprise Information Portals) bieten sich als wichtiges Problemlösungsinstrument an, da sie alle Unternehmensinformationen über eine einzige Interaktionsquelle zugänglich machen. EIP’s werden so zu einer zentralen Anlaufstelle, die den Arbeitsalltag u.a. durch folgende Leistungen erleichtern:

- Zugriff auf sofort verfügbare, personalisierte und rollenbasierte Informationen
- Foren, in denen Gruppen Ideen austauschen, analysieren und diskutieren können
- Automatisierung betrieblicher Geschäftsabläufe, die transparent in die täglichen Aktivitäten integriert ist (Workflow)
- sowie produktive und zeitsparende Anwendungen

1.2. Ziel der Arbeit

Das Ziel der Arbeit ist es einen aktuellen Überblick über die Funktionsweisen und Darstellungsformen eines Unternehmensportals zu geben und den Mehrwert für eine Unternehmung heraus zuarbeiten.

Im weiteren Sinne soll dargestellt werden durch welch eine Softwarelösung der Aufbau eines Unternehmensportals realisiert werden kann. Dabei gehe ich ganz spezifisch auf die einzelnen Funktionen einer solchen Softwarelösung ein und erläutere den Nutzen und Vorteil für ein Unternehmen, u.a. anhand eines Praxisbeispiels.

1.3. Gründe für die Einführung eines Intranets / Portals im Unternehmen

Für die Einführung eines Intranets bzw. in der erweiterten Stufe eines Portals gibt es eine Vielzahl von Gründe, von denen im Folgenden die wichtigsten angesprochen werden sollen:

- Zentrale Verwaltung aller Daten
- Jeder Mitarbeiter hat von überall Zugriff auf die von ihm benötigten Daten
- Die Daten sind übersichtlich und transparent strukturiert
- Der Zugriff auf spezifische Daten entspricht den Zugriffsrechten der

Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen

- Dadurch, dass die Mitarbeiter wissen, wo sich alle Daten befinden, haben sie mehr Zeit um sich auf des Kerngeschäft zu konzentrieren. Fundierte Entscheidungen werden leichter getroffen und das Unternehmen kann schneller auf Änderungen am Markt reagieren. · Das Erfassen und Verteilen von erfolgreichen Verfahrensweisen und Projektergebnissen und anderem wiederverwertbarem Fachwissen verkürzt Arbeitszyklen und verhindert eine doppelte Arbeitsweise

- Papierberge, die seit Einführung der elektronischen Datenverarbeitung entstanden sind, könnten drastisch reduziert werden
- Ein unbegrenztes Wachstum ist möglich
- Innovation durch Informationsvorsprung
- Schnelle und gezielte Verteilung von Informationen durch Personalisierung

2. Begriffsbestimmungen / Definitionen

2.1. Intranet

Ein Intranet kann als ein kleines Internet innerhalb des Unternehmens verstanden werden. Es erlaubt einer geschlossenen Benutzergruppe den Zugriff auf interne Ressourcen und Dienste. Es wird dieselbe Technologie wie im Internet eingesetzt, das bedeutet, es werden offene Standards für Kommunikation und Datentransport verwendet.

Als Benutzerschnittstelle dienen vertraute Applikationen wie z.B. Netscape Navigator oder Microsofts Internet Explorer. Das Intranet beschränkt sich räumlich betrachtet aber nicht nur auf den Standort des Unternehmens; es kann sich auch z.B. durch VPN (Virtual Private Network) auf andere Filialen in anderen Ländern ausdehnen. In einer erweiterten Form, dem Extranet, können auch Kunden und Geschäftspartner auf speziell dafür vorgesehene Bereiche zugreifen. Damit sind einfachere und in mancher Hinsicht auch bessere Kundenbeziehungen möglich als bisher.

2.2. Portal

Ein Portal ist ein auf dem allgemeinen Internetstandard basierender „Arbeitsplatz“, der allen internen und externen Benutzern innerhalb und außerhalb eines Unternehmens einen personalisierten Zugriff auf Informationen, Anwendungen und Serviceleistungen ermöglicht.

2.3. Content Management

Bislang wurde unter dem Begriff Content Management die Verwaltung von Web-Inhalten auf Internet- und Firmen-Seiten verstanden. Doch in der letzten Zeit hat sich der Begriff erweitert. Heute zählen sämtliche Informationen in Unternehmen zum Content. Somit meint man heute, wenn man vom Content Managment spricht, komplexe web-basierte Dokumentenverwaltungs- systeme (DMS) in der betrieblichen Praxis.

"Dokumentenmanagement ist ein Querschnittsprozess in der Geschäftsabwicklung eines Unternehmens, in dem Dokumente aller Art während ihres Lebenslaufs geführt und verwaltet werden."² Ein DMS

systematisiert solch einen Prozess und stellt Werkzeuge, Methoden und Funktionen für ein effizientes Arbeiten bereit.³

3. Aufbau, Ablauf, Funktionsweise von Portalen allgemein

Bei Corporate Portals handelt es sich um umfassende Informationstools in Unternehmen, die mit einer speziellen Software erstellt, gepflegt oder betrieben werden können. Eine Software wie z.B. Portal von Oracle, auf die im folgenden Teil noch ausführlicher eingegangen wird, ermöglicht jedem Benutzer Portalseiten zu erstellen und zu verwalten. Des weiteren kombiniert diese Software externe Informationsquellen, zum Beispiel das Internet und interne, wie etwa das Intranet oder Unternehmensdatenbanken. Über das Unternehmensportal haben Mitarbeiter Zugriff auf Informationsdienste, Applikationen und interaktive Dienste wie E-Mail oder Chat-Foren. Die individuell konfigurierte und somit personalisierte Benutzer-Oberfläche garantiert, dass jeder Mitarbeiter mit einem Mausklick über alle relevanten Daten, Informationen und Dienste verfügt.

Weithin bekannt geworden ist der Begriff Portal durch Internet- Einstiegsseiten wie Yahoo! oder Web.de. Diese Internet-Portale versuchen Struktur in das Internet zu bringen. Auf der Einstiegsseite findet der Internet- Nutzer einen Katalog sowie eine Suchmaschine. Zahlreiche Zusatzdienste wie aktuelle Nachrichten, Wetterberichte oder Chat-Foren ergänzen das Angebot. Allerdings sind Internet-Portale zunächst Verkaufsplattformen. In nachfolgender Abbildung sieht man exemplarisch eine personalisierte Portaleinstiegsseite von Yahoo!.

Abbildung 1: My Yahoo! Portal

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Mit Unternehmens-Portalen werden andere Absichten verfolgt. Für Unternehmen sind Informationen nämlich nur dann wertvoll, wenn sie unmittelbar in Wissen umgesetzt werden können. Knowledgemanagement- bisher ein eher abstraktes Unternehmensziel - wird hier entsprechend als Forderung definiert, im jeweiligen Unternehmen Informationen, Kenntnisse und Erfahrungen zu sammeln, zu verknüpfen und unter Mitarbeitern zu verteilen.

In Unternehmen stellen Portale die technische Infrastruktur zur Effizienten Umsetzung von Wissensmanagement zur Verfügung. Ähnlich den InternetPortalen sammeln, sortieren und verteilen Corporate Portals Informationen. Das Know-how des einzelnen Mitarbeiters ist die Information, die im EIP publiziert werden soll, damit alle Beteiligten davon profitieren.

Die ersten Schritte auf dem Weg zum informierten Unternehmen beginnen mit der Sichtung und Strukturierung vorhandener Wissensschätze. Portalsoftware halten meist Werkzeuge bereit, um vorhandenes Wissen zu identifizieren und zu bewahren - etwa in Form von Case Directories oder Foldern. Meist sind diese Werkzeuge aber unzureichend oder wenig effizient. Hier empfiehlt es sich dann eine Dokumentenmanagement Software einzuführen, mit welcher die Sichtung, Verschlagwortung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu bewältigen ist. Die Informationen werden zentral gespeichert und in angeschlossenen Datenbanken archiviert.

Ein nach verschiedenen Sachgruppen untergliederter Katalog - in Kategorien und Perspektiven - bietet eine schnelle und einfache Navigation. Schwieriger gestaltet es sich Wissen zu sammeln, wenn Mitarbeiter den Wert ihres Wissens nicht erkennen. In einem Corporate Portal werden daher alle publizierten Dokumente nach inhaltlichen Kriterien mit Stichworten belegt. Eine Suchmaschine findet auf diese Weise alle Informationen zu entsprechenden Anfragen. Allerdings erfolgt die Vergabe von Stichworten zu einem Dokument durch den einzelnen Mitarbeiter, welcher das Dokument publiziert. Einige wenige Portale bieten deshalb auch eine Volltextrecherche über alle Dokumente.

Mitarbeiter in Unternehmen verwenden viel Zeit und Arbeitsleistung darauf, Informationen zu sichten. Mit der Portalsoftware können Informationskanäle nach individuellen Arbeitsanforderungen zusammen gestellt werden. Die Vorteile liegen in der quantitativen und qualitativen Steigerung der Arbeitsproduktivität. Portale bieten Möglichkeiten, um Wissen an alle Mitarbeiter des Unternehmens zu verteilen. Nachrichten können im Push- Verfahren direkt in den Portalen der einzelnen Mitarbeiter angezeigt werden. Ein Alert-Service sorgt dafür, dass etwa in Krisenfällen alle Mitarbeiter informiert sind. Ein Editionswerkzeug stellt sicher, dass Informationen im Intranet in einheitlichem Format, an vorgesehener Stelle und im bestimmten

Zeitrahmen veröffentlicht werden. Somit kann jede Abteilung ihre Arbeit im Intranet eigenverantwortlich darstellen. Das Gesamtbild bleibt erhalten.

Neben der Identifizierung von Know-how, fördert ein Corporate Portal durch Vernetzung gezielt die Zusammenarbeit im Unternehmen sowie mit Lieferanten und Kunden (Supply Chain).Vor allem so genannte Collaboration-Tools und interaktive Dienste ermöglichen eine Zusammenarbeit unabhängig vom Ort bzw. der aktuellen Zeit der beteiligten Mitarbeiter. In elektronischen Arbeitszimmern, die zum Beispiel aus Ordnern mit bestimmten Berechtigungen bestehen können, haben Mitarbeiter die Möglichkeit gemeinsam und synchron an einem Projekt zu arbeiten. In diesem Zusammenhang könnte man von einer Art der internetbasierten Projektabwicklung sprechen. Zu den Diensten, die eine Vernetzung des Unternehmens fördern, gehören auch Messaging-Systeme. Im einfachsten Fall umfasst dies ein E-Mail System und einen Chat-Server. Je nach Anforderung, Größe und IT-Architektur des Unternehmens lassen sich in das Corporate Portal aber auch komplette Groupware-Anwendungen einbinden.

Neben dem klassischen Knowledgemanagement ist ein Unternehmensportal heute auch als Tool für Applikation Management gefragt. Dazu gehört die Einbindung anderer Teilsysteme, wie bestehende ERP- oder CRM-Systeme eines Unternehmens, in das Corporate Portal. Mitarbeiter verfügen damit zu jedem Zeitpunkt über notwendige Daten und Applikationen, um Geschäftsprozesse zu steuern.

Nach Wayne Eckerson⁴ kann man 10 grundlegende Voraussetzungen an ein Enterprise Information Portal definieren:⁵

1. Einfach im Gebrauch: Ein Portal muss an die Fähigkeiten der meisten Benutzer angepasst sein - Eckerson nennt sie die „80

Prozent“ - um den allgemeinen „Self-Service“ zu fördern. Damit ist gemeint, dass das Portal web-fähig ist und eine bekannte grafische Oberfläche aufweist, wie die des Internet Explorers oder von Internet Portalen wie MyYahoo! zum Beispiel.

2. Universell: Ein Portal muss einen globalen Zugang zu strukturierten und unstrukturierten Informationen aus verschieden Quellen verschaffen - angeschlossene Systeme, Intranets, dem Internet und Extranets. Ein Portal benötigt außerdem eine reichhaltige Metadata Quelle um den Inhalt zu beschreiben und zu klassifizieren, damit Benutzer die Informationen nach denen sie suchen einfach finden und verstehen.

3. Dynamisch: Ein Portal muss nicht nur global sein, sondern vor allem tief in seinen Bereichen der Funktionalität. Im Portal müssen Benutzer die Möglichkeit haben nach Kategorien zu suchen, Informationen zu veröffentlichen, Stellungnahme zu neuen Inhalten beziehen, Informationen abfragen und analysieren, Pläne erstellen und ausführen.

4. Erweiterbar: Ein Portal muss eine offene Schnittstelle (API)⁶ für

Entwickler bieten, damit diese zusätzliche Applikationen und Daten Quellen integrieren können.

5. Zusammenarbeitend: Benutzer müssen in der Lage sein Dokumente zu mailen, zu veröffentlichen, zu kommentieren und neue Ordner (bzw. „Channels“) zu erstellen sowie an aufeinanderfolgenden Diskussionen teilzuhaben. Die Benutzer eines Dokumentes müssen angeben können welche Benutzer, Gruppen oder „Channels“ Zugang zu ihrem Dokument erhalten sollen.

6. Einstellbar: Administratoren sollten in der Lage sein Voreinstellungen zu tätigen für das Aussehen des Portals, für das Anlegen von Channels, verfügbaren Ressourcen und individuellen bzw. Gruppen Benutzerrechten. Individuelle Benutzer sollten in der Lage sein das Portal so zu personalisieren, dass es ihren Informationsbedürfnisse entspricht. Zu den Einstellungsmöglichkeiten sollte die Auswahl von Informationsquellen, die Sortierungsreihenfolge von angezeigten Dokumenten und die Änderung von Farben und Layouts gehören.

7. Proaktiv: Ein Portal sollte in der Lage sein Benutzer via E-Mail, Pager, Telefon oder andere Media Anwendungen zu alarmieren / informieren (Alert-Service), sobald neue Informationen eintreffen, welche sie „abonniert“ hatten. Zusätzlich sollte das Portal Funktionen zur automatischen Suche und Abfragen bereit halten und „real-time“ Abfragen über Schlüssel-Zugriffe durchführen können.

8. Sicher: Das Portal überbrückt und verknüpft die internen und externen Interaktionen eines Unternehmens. Das Unternehmen muss die Möglichkeit besitzen den Zugang bis auf ein kleinstes Maß zu kontrollieren, nach Benutzer, nach Gruppen, Rollen oder Objekten, sowie Sicherheitsmechanismen zur Verfügung zu stellen, welche eine Datenintegrität und Sicherheit gewährleisten.

9. Umfang: Als Interaktionsfokus im Unternehmen muss ein Portal fähig sein Tausende von gleichzeitigen Suchabfragen, Hunderte von Informationsquellen und das dynamische Erstellen von Webseiten für Tausende von Benutzern zu unterstützen. Die Architektur des Portals muss robust sein und u.a. fähig sein z.B. die Belastung über mehrere Server auszugleichen, intelligentes Caching vorzunehmen, gemeinsame Anschlüsse oder andere leistungssteigernde Techniken zu unterstützen.

10. Handhabbar: Das Unternehmensportal muss handlich sein. Einfache grafische Werkzeuge müssen es den Systemadministratoren ermöglichen, schnell die Benutzer-Schnittstelle, sowie die Systematik zu erstellen, Zugangsberechtigungen festzulegen und die Schnittstellen zu anderen Systemen zu erstellen. Überwachungs- und Einstellungswerkzeuge, sowie Inhaltskontroll-Editoren sollten auch Teil eines Portal sein.

4. ORACLE Portal (WebDB 3.0)

4.1. Überblick

Oracle Portal ist eine Komplettlösung, mit der Unternehmen integrierte Unternehmensportale erstellen und im Self-Service Verfahren verwalten können⁷. Es verbindet einen erweiterbaren Anwendungsrahmen für den Zugriff auf Applikationen mit einer Reihe von Self-Service Tools. Diese Tools dienen der benutzerspezifischen Anpassung der Portalseiten, der Veröffentlichung und Verwaltung von Informationen, sowie den Zugriff auf dynamische Daten. Oracle Portal versorgt alle angeschlossenen Benutzer (Mitarbeiter, Unternehmenspartner, Lieferanten) mit den Informationen, die sie benötigen und ermöglicht es ihnen durch Personalisierungsmöglichkeiten, die Portalansicht ihrer Arbeitsweise anzupassen. Oracle Portal ermöglicht Unternehmen Anwendern ihre Anwendungen und wichtigen Informationen in einem Standardformat zugänglich zu machen und gleichzeitig nach Bedarf neue Anwendungen und Datenquellen hinzuzufügen. Somit stellt Oracle Portal strukturierte Daten aus Datenbanken, unstrukturierte Informationen wie verschiedene Dateiformate sowie Internet-Daten in einer integrierten, personalisierten Ansicht dar.

Oracle Portal bietet Unternehmen drei Schlüsselfunktionen an, um seinen

Mitarbeitern einen effizienten Zugang für eine effektivere Arbeitsbewältigung zu bieten:

1. zentrale Interaktionsquelle: Ein erweiterbares Portal-Framework ermöglicht die Integration und den standardisierten Zugriff auf Unternehmensinformationen. Die flexible Arbeitsumgebung gestattet es Abteilungen, Organisationen und Mitarbeitern, Portale gemäß ihrer individuellen Anforderungen und Erfahrungen zu gestalten.

2. Integrierte Portaldienste: Mit Hilfe von Self-Service Portaldiensten können Anwender und Entwickler Informationen strukturieren, selbst veröffentlichen und eigene Anwendungen erstellen.

3. Komplette Administrationsumgebung: Die Web-gestützte Umgebung nutzt die Leistungsstärke von Oracle8 i und ermöglicht die einfache und zentrale Administration sowie den effizienten Betrieb von Portalen.

Abbildung 2: Oracle Portal Startseite

Im folgenden gehe ich näher und detaillierter auf die einzelnen Funktionen von Oracle Portal ein und erläutere den Mehrwert für eine Unternehmung beim Einsatz eines Corporate Portals.

4.2. Zentrale Interaktionsstelle

4.2.1. Portlets

Oracle Portal ist eine komplette Enterprise Information Portal Lösung, „die den Brückenschlag zwischen der Welt von dynamischen Daten, Dokumenten und Websites schafft“.⁸ Als Brückenpfeiler dienen dabei die sogenannten „Portlets“; erstellte Informationskomponenten. Ein Portlet ist ein Bereich im HTML- oder XML-Format, der eine standardisierte, gleichbleibende und sichere Informationsquelle darstellt. Portlets bieten Anwender einen Überblick über Informationsquellen oder den Zugriff auf Informationsquellen, die für sie von Nutzen sind. So kann eine anspruchsvolle Anwendung beispielsweise Personalsachbearbeitern einen Satz von Portlets anbieten, mit denen sie Urlaubspläne ansehen oder einbehaltene Steuern ändern können. Ein anderes Portlet könnten Manager zum Einspeisen oder Abrufen von Informationen einer Mitarbeiter-Qualifikationsdatenbank verwenden. Die dabei zugrundenliegende Anwendung oder Technik interessiert die Anwender nicht, sie arbeiten einfach mit den Informationen, die im Portlet enthalten sind oder über das Portlet zugänglich gemacht werden. Portlets können für den Zugriff auf nahezu alle über das Web zugänglichen Informationen erstellt werden. Von Internet Nachrichten und Aktienkursen, über Dateien im Unternehmensintranet bis zu Auswertungen und Abfragen von Daten, die von unternehmenseigenen Anwendungen (z.B. ERP) verwaltet werden. So können zum Beispiel der Vertriebsabteilung Debitorenkontoauszüge dynamisch zur Verfügung gestellt werden, ohne den Mitarbeitern Zugriff auf die Buchhaltungssoftware zu geben. Der Zugriff ist nicht auf allgemein zugängliche Informationen beschränkt, sondern kann sich auch auf passwortgeschützte Informationsquellen erstrecken. Dies wird über „integrierte Portal-Authentifizierung und Single-Sign-on“⁹ ermöglicht.

4.2.2. Portal Seiten

Zur individuellen und besseren Handhabung der Portale werden spezielle Portal-Webseiten erstellt. Diese Seiten können eine Vielzahl von Formen annehmen durch die darin definierten Portlets und Layouts und können flexible zusammengestellt und formatiert werden. Eine Seite kann mehrere Portlet-Bereiche enthalten und in jedem Bereich können mehrere Portlets eingefügt werden. Jeder Anwender kann so eine Seite erstellen und anpassen. Mit einem Assistenten wird das Layout der Seite bestimmt, die darin zu verwendenden Portlets ausgewählt und Zugriffsrechte für die Seite definiert. Anhand von Optionen für das Seitenlayout kann ein Anwender das Portlet-Verhalten durch eine Vielzahl von Formatierungsanweisungen definieren. Portlets können so innerhalb einer Seite vertikal, horizontal, in Spaltengruppen oder Tabs angeordnet werden. Mit Hilfe von vordefinierten oder eignes erstellten Formatvorlagen können Anwender Text- und Farbeinstellungen für die Portalseite angeben. Um aber ein einheitliches Auftreten des Portals im Sinne einer Corporate Identity zu ermöglichen, können die Auswahlmöglichkeiten für die Portal-Einstellungen vom Administrator entsprechend beschränkt oder unterbunden werden. Auf diese Weise können Anwender ihre Portal-Seiten an ihre individuelle Arbeitsweise und die von ihnen verwendeten Anwendungen anpassen.

4.2.3. Zugriffsrechte

Der Zugriff auf Inhalte und Anwendungen des Portals wird auf Seitenebene und Portletebene über die Sicherheitsfunktionen von Oracle Portal gesteuert. Hier können Zugriffsrechte für einzelne Anwender oder Anwendergruppen bestimmt werden. Jeder Anwender kann auf die allgemein zugänglichen Seiten (Public) und auf die Portlets und Seiten zugreifen, für die er Zugriffsrechte hat.

Oracle Portal Administratoren verwenden die gleichen Funktionen wie die Anwender zum Erstellen und Veröffentlichen von allgemein zugänglichen Standardseiten, Seitenvorlagen (welche von den Anwendern weiter angepasst werden können) oder abteilungsspezifische Seiten (Vertriebsseiten, Personalseite, Marketingseite). So können Portlets, welche auf spezielle Anwendungen und Informationsquellen zugreifen, die nur für bestimmte Anwendergruppen interessant sind, zusammengestellt und auf einer Seite kompakt dargestellt werden. Eine Vertriebsseite könnte sich beispielsweise aus Portlets zusammensetzen, die vertriebsrelevante Neuigkeiten, Vertriebsinformationen über Kunden aus angeschlossenen internen Datenbanken, ein Kontaktmanagementsystem, Arbeitsbereiche für die vertriebsinterne Zusammenarbeit u.v.m. enthalten. Diese Portlets werden alle auf einer einzigen Seite angeordnet und zugänglich gemacht. Somit entsteht ein kompakter und personalisierter Arbeitsbereich, der zu einer zentralen Interaktionsstelle wird.

4.3. Integrierte Portaldienste

4.3.1. Self-Service Funktionen

Neben den Möglichkeiten des Zugriffs auf Unternehmensdaten und der Personalisierung des Zugriffs bietet Oracle Portal Self-Service Funktionen an, mit denen Anwender und Administratoren ihre Informationen direkt verwalten können. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für eine EIP - Installation, denn durch die „Übertragung von Kompetenzen an die Endanwender“¹⁰ wird versucht „die Produktivität und Effizienz zu steigern“¹¹.

Die Self-Service Funktionen beinhalten Funktionen zum Publizieren von Dokumenten, Datei-Uploads, Formatieren von Seiten sowie Zugriffsteuerungen um gemeinsam auf Informationen zugreifen und diese verwalten zu können. Das Publizieren von Portal-Inhalten ist Aufgabe des „Informationsbesitzers“ (Content Owner)¹², der eine Reihe von assistentengeführter Schritte ausführen muss, um die gewünschten Attribute für den Eintrag festzulegen. So müssen zum Beispiel Art der Information, Titel, Beschreibung, Autor, Zugriff und Indizierung festgelegt werden. Portal-

Inhalte können aus einzelnen oder mehreren Dateien, Texten, URL’s, Bildern, PL/SQL-Prozeduren und dynamischen Anwendungskomponenten bestehen. Einträge in Dateiform wie Dokumente werden einfach über den Standard-Webbrowser in das Portal geladen und in der zu Grunde liegenden Internet-Datenbank Oracle8 i verwaltet.

Anhand von vordefinierten Kategorien (Categories) und Perspektiven (Perspectives) könne ähnliche oder miteinander in Beziehung stehende Portal-Inhalte klassifiziert und gruppiert werden.¹³ Zusätzliche Funktionen wie die Versionskontrolle, Check-in/Check-out, Festlegung eines Verfalldatums (z.B. für News) und automatische Indizierung erleichtern das Content Management sowie die Suche nach veröffentlichten Information.

4.3.2. Ordner / Folder

Informationsbesitzer (Content Owner) veröffentlichen ihre Informationen in sogenannten „Ordnern“ (Folder). Das sind sichere Webseiten¹⁴, welche zu veröffentlichten Portal-Seiten gehören. Die Besitzer solcher Ordner können das Layout und die Formatvorlage (Schrift / Farbe) des Ordners festlegen und angeben, wie die im Ordner angelegten Einträge den Anwendern angezeigt werden sollen (z.B. als reguläres Element, als Schnellauswahl, Neuigkeit, ...).

Ist eine strenge Zugriffskontrolle für den Ordnereintrag erforderlich, so steht dem Besitzer eine Reihe von Zugriffsprivilegien zur Verfügung, mit der sich der Zugriff einschränken läßt. Die Palette reicht von der kompletten Zugriffssperre bis hin zum unbeschränkten Zugriffsrecht. Wenn die

Zugriffsprivilegien auf diese Weise festgelegt werden, können nur Anwender mit den entsprechenden Rechten den Inhalt einsehen oder ändern.

Ordner dienen nicht nur als Sicherheitsmechanismus, sondern auch der Strukturierung. Dank einer Ordnerhierarchie können Einträge nach logischen Gesichtspunkten strukturiert werden. Ordnerbesitzer haben zudem die Möglichkeit, einen oder mehrere Ordner als Portlets zu veröffentlichen, damit Anwender Portalseiten erstellen können, die Ordnerinhalte enthalten.

4.3.3. Komponenten und Datenbankanwendungen

Neben dateiorientierten Inhalten können auch Informationen aus Oracle Datenbanken und damit aus angeschlossenen ERP-Anwendungen in Oracle Portal eingebunden werden. "Mit einer Bibliothek datengesteuerter Komponenten in Oracle Portal, die zur Interaktion mit der Oracle Datenbank verwendet werden können, werden Informationen nahtlos in ein Portlet oder eine Portal Seite eingebettet."¹⁵ Zu den Komponenten gehören mit JavaScript erweiterte Datenerfassungsformulare (Forms), HTML-Berichte (Reports), einfacher Text oder MS Excel-Formate, anpassbare HTML- Balkendiagramme (Charts) und verschiedene andere Komponenten, wie z.B. Links welche bestimmte Formularaktivitäten ausführen, List of Values (LOV), Menüs, u.a. All diese Komponenten können für das Publizieren von Daten aus einer angeschlossenen Oracle Datenbank verwendet werden. Für das Erstellen solcher dynamischer HTML-Anwendungskomponenten sind keine Kenntnisse über Scripting-Mechanismen oder SQL-Syntax erforderlich. Die Entwickler werden schrittweise durch eine assistentengestützte Umgebung, den sogenannten Wizards geführt, in der sie alle notwendigen Einstellungen tätigen. Erfahrene Anwender können individuelle SQL-Anweisungen einfügen, um ihre Komponenten mit ganz spezieller Logik zu versehen.

Diese Oracle Portal Komponenten sind zum einen leistungsfähige Einzelkomponenten, können aber auch zu kompletten Web-gestützten Datenbankanwendungen zusammen gesetzt werden. So kann beispielsweise eine grafische Übersicht über die Spesen aller Mitarbeiter mit einer Aufstellung der individuellen Spesen verknüpft werden. Diese Aufstellung kann wiederum mit einem Formular verknüpft werden, indem ein Kreditorenbuchhalter die Details eines bestimmten Postens anzeigen und ändern kann. Die Erstellung solcher Anwendungen wird durch ein Explorer- Tool (WebDB Explorer) vereinfacht, wo Entwickler alle Bestandteile einer Anwendung aufrufen, bearbeiten und verfolgen können. Zu den Bestandteilen zählen neben den Komponenten (Forms, Reports, Charts) auch alle Datenbankobjekte, wie Tabellen, Prozeduren, Packages und Datenbank-Rollen.

4.4. Komplette Administrationsumgebung

4.4.1. Universeller Zugriff und niedrige Betriebskosten

Oracle Portal ist zu 100% Web-basiert und kann mit minimalen Betriebskosten in die bestehende Systeminfrastruktur eingefügt werden. Die einzige auf Client-Seite benötigte Software ist ein Standard Web Browser. Die Anwender navigieren mit dem Browser lediglich auf eine URL, zusätzliche Software für den Client ist nicht erforderlich. Nicht nur der Zugriff auf die Portal Seiten erfolgt über den Browser, sondern auch alle Funktionen, wie Entwicklung, Installation, Administration und Konfiguration der Portale.

Oracle Portal wird in der Datenbank aufgesetzt und läuft auch innerhalb der Datenbank. Ein zusätzlicher Server ist hier nicht erforderlich. Dabei übernimmt Oracle Portal alle Vorteile und Funktionalitäten der Datenbankplattform, wie Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit und Skalierbarkeit.

Das erleichtert die Integration in bestehende IT-Umgebungen und gewährleistet höchste Flexibilität. Es besteht weder die Notwendigkeit, die Software auf jedem Rechner zu installieren, noch FTP für die Fernwartung von Dateien zu verwenden um Fehler zu beheben oder Aktualisierungen vorzunehmen.

Die Konsolidierung von Daten, Inhalten und Anwendungen ist ein großer Vorteil, da weniger Wartungsaufwand als bei einer Kombination verschiedener unterschiedlicher Systeme anfällt. Daten, Inhalte und Anwendungen werden beispielsweise beim Sichern der Datenbank in nur einem Schritt erfasst. Alle Konfigurationsänderungen an der Datenbank, wie z.B. Release-Wechsel, gelten automatisch auch für Oracle Portal.

4.4.2. Installation und Administration

Die Installation von Oracle Portal erfolgt über einen Installationsassistenten, der automatisch eine betriebsbereite Oracle Portal Umgebung innerhalb der Oracle8 i Datenbank erstellt. Anschließend werden vom Administrator die Benutzer und Zugriffsrechte eingerichtet. Die Konfiguration, Entwicklung und Endanwender-Personalisierung erfolgt dabei über vordefinierte Portlets, die in Oracle Portal enthalten sind.

Um sich als autorisierter Portalanwender auszuweisen, brauchen die Anwender nur auf einen Log-In Link zu klicken, der als Teil der Site angelegt wurde. Wenn sich der Anwender dann anmeldet, werden vordefinierte Seiten, Portlets und Links zur Personalisierung des Portals angezeigt. Jeder geübte Internet-Surfer kann ohne spezielle Schulung oder technische Fachkenntnisse damit schnell produktiv arbeiten.

Die Administration von Oracle Portal erfolgt vollständig über Portlets. Alle wichtigen Funktionen zum Erstellen und Verwalten von Anwender und

Anwendergruppen, Formatvorlagen für Portalseiten, Portlet-Registrierung , Single-Sign-On und Suchfunktionen sind über Portlets auf einer Portalseite zugänglich. Der Zugang zu dieser Seite kann durch Zugriffsrechte eingeschränkt werden, so dass die Verwaltung von Teilen des Portals delegiert werden kann.

4.4.3. Statistiken und Auswertungen

Durch detaillierte Nutzungsstatistiken können Portal-Administratoren ihren Anwendern ein hohes Serviceniveau bieten. Anhand von vordefinierten Berichten können Performance- und Sicherheitsstatistiken bis hin zum Browsertyp und der IP -Adresse des Endanwenders angezeigt werden. Administratoren können so leicht herausfinden, wann Lastspitzen erreicht werden, auf welche Module am häufigsten zugegriffen wurde und wer das System wann benutzt. Neben diesen vordefinierten Statistiken können Administratoren auch Ad-hoc Anfragen zu Endanwender, Seiten und Komponenten stellen, um ihre eigenen Statistiken zu erstellen.

4.4.4. Global-Community Portale

Oracle Portal unterstützt den Aufbau von Global-Community Portalen. Die gesamte Dialogführung (Assistenten, Dialogfelder, Meldungen, Hilfetexte, u.a.) ist in 20 Sprachen erhältlich und stellt sich individuell auf die im Browser als Standard definierte Sprache ein (falls diese zu den unterstützten Sprachen zählt). Anwender sehen so alle Standard-Funktionen zu Administration, Betreuung, Bearbeitung usw. in ihrer bevorzugten Sprache. Außerdem können Content Owner mit Hilfe der Self-Service Publikationsfunktionen verschieden Übersetzungen ihre Inhalte laden.

Anwender, die diese Informationen anzeigen lassen, sehen sie dann in der Übersetzung, die ihrer Browser Sprache entspricht.

5. Praxisanwendung eines Corporate Portals am Beispiel des VAPS -Portals

Seit Anfang 2001 hat die Einkaufsorganisation der Volkswagen- und Audipartner, kurz VAPS, ein privates Netzwerk für seine Mitglieder aufgebaut¹⁶. Dieses Virtual Private Network (VPN) stellt ein Intranet zwischen der VAPS und den Autohäusern der Handelsorganisation dar. Nachdem sich bisher bereits mehr als 1300 Autohäuser für das private Netzwerk entschieden haben, beginnt nun mit dem Aufbau eines Unternehmensportals die Stufe 2.

In Zusammenarbeit mit Mannesmann Arcor wurde das VPN etabliert, über welches die Benutzer dieses Dienstes in das "Service- und Partnernet" von Volkswagen gelangen konnten. Das Netz stellt also einen verlängerten Arm des Volkswagen-Intranets dar, an dem bereits mehr als 1300 Autohäuser angemeldet sind.

Bei der Erschaffung des VAPS-Portals wurde eine Softwarelösung gesucht, die es möglich macht, das ganze Portal aus einer Hand zu bauen. Das bedeutete, dass die Software zur Erstellung des Portals und die benötigte Datenbank vom selben Hersteller kommen sollte. Ebenfalls sollte die bereits eingesetzte SAP-Software leicht zu integrieren sein. Bei Oracle Portal kommt das Content Management, die Datenbank, die Anwendungsentwicklung und die eigentliche Portalpräsentation aus einer Hand. Es gibt keine Konflikte mehr zwischen verschiedenen angeschlossenen Softwareprodukten. Als einer der ersten Anwender von Oracle Portal 3.0 hat die VAPS ein Portal für das VPN aufgebaut, das komplett mit der Portal Software entwickelt und aufgebaut wurde.

Im Portal werden aus verschiedenen Bereichen Informationen angeboten, die speziell für den Autohändler interessant sind. Dort gibt es zum Beispiel einen Gebrauchtwagenmarkt, ein Autovermieterhandbuch und die Möglichkeit der Kostenabrechnung.

Die Händler haben nun die Möglichkeit, in einem Gebrauchtwagenmarkt der sich auf Händlerebene bewegt, das passende Fahrzeug zu suchen. Die Autosuche beinhaltet dabei verschiedene Abfragen von Suchkriterien. So kann der Fahrzeugtyp, der gewünschte Preis und die Ausstattung eingegeben werden. Anhand dieser Angaben wird dann das Auto in einem Pool gesucht. Alternativ dazu kann in einem nach Marken gegliedertem Katalog gesucht werden. Die Volkswagen- und Audipartner haben so ein äußerst effektives Werkzeug an der Hand, um für den Kunden vor Ort das passende Fahrzeug zu finden.

Die Euromobil ist die Autovermietung der VAPS. Für diese Vermietung gibt es ein sehr umfangreiches Handbuch, welches sämtlich Belange des Vermietgeschäfts regelt. Die Aktualisierung dieses Handbuchs erfolgte bisher per Post. Um diesen Vorgang effektiver zu gestalten, wurde das gesamte Handbuch als Applikation in das Portal gestellt und ist von nun an jederzeit online und aktuell abrufbar.

Eine weitere Dienstleistung innerhalb des Portals ist die Möglichkeit, die Einzelverbindungsnachweise online einzusehen und zu kontrollieren. Dabei hat der Anwender die Möglichkeit, die Daten innerhalb der Portalseiten statistisch auszuwerten. Er kann aber auch die gesamten Daten in verschiedenen Formaten auf den eigenen PC laden, z.B. als Excel Liste.

Abbildung 3: Gebrauchtwagenmarkt im VASP-Portal

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Attraktivität der Seiten wir daher auch durch Informationsangebote allgemeiner Natur erhöht, dem sogenannten unstrukturiertem Content. So wird zur Zeit in Zusammenarbeit mit der "Welt" ein aktuelles Nachrichtenangebot, inklusive Wetter und Börsenticker, aufgebaut.

6. Fazit

Portale werden sich nicht nur in der Internet-Welt im privaten Bereich durchsetzen, sondern zunehmend auch in Unternehmen. Corporate Portals bilden dann einen Zugang zu jeglichen Anwendungen und Informationen im Unternehmen und außerhalb des Unternehmens.

Der Softwarehersteller SAP beispielsweise hat mit der Migration seiner ERPSoftware R3 zu der Produktpalette von mySAP.com einen entscheidenden Schritt in Richtung Internetfähigkeit seiner Produkte gemacht. Dabei bildet das Portal mySAP.com Workplace den Zugang zu allen internen Anwendungen des ERP-Systems und externen Informationen.

Der Benutzer profitiert von einer einzigen Arbeitsquelle in der alle für ihn relevanten Informationen zu finden sind. Er ist somit in der Lage seine Arbeitsweise und Produktivität durch gezieltes Arbeiten und gezielte Informationsrecherche zu steigern.

Unternehmen profitieren u.a. vom Wandel der Client-Server-Architektur zur Web-Architektur. Wartungsfreundliche und installationsarme Anwendungen werden immer mehr Einzug in die IT-Infrastruktur von Unternehmen halten und somit die Betriebskosten um ein vielfaches senken. Somit schaffen Portale einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen. Der Investment- Berater Merrill Lynch etwa bemisst den Return on Investment eines EIP mit 144 Prozent.¹⁷

Literaturverzeichnis

Boyle, P.: Tomorrow's Intranets; in http://www.oracle.com; 1998; (08.12.2000)

Büchner, H.: Content Management: Rettung aus der Datenflut; in webtrade, September 2000; S. 8

Nogatz, G.: Unternehmensportale: Das Tor zur Welt; in webtrade, September 2000; S. 20

Oracle Corp. : Oracle Portal, Produktbeschreibung Juni 2000; in http://www.oracle.com; München 2000; (Oktober 2000)

Oracle Corp. : New component and application building features in Oracle Portal; in http://www.oracle.com; 2000; (Oktober 2000)

Oracle Corp. : A guide to portal page creation and management using Oracle Portal; in http://www.oracle.com; 2000; (Oktober 2000)

Wiseth, K.: Portal Power; in http://www.oracle.com; 1999; (08.12.2000)

Venkatacharya, P.: Techniques for creating user-friendly enterprise portals;

1. Aufl.; 2000

URL - Verzeichnis

http://www.oracle.com http://www.yahoo.com http://myyahoo.com

Eidesstattliche Erklärung

"Hiermit versichere ich, dass die vorliegende Semesterhausarbeit von mir selbständig und ohne unerlaubte Hilfe angefertigt worden ist, insbesondere, dass ich alle Stellen, die wörtlich oder annähernd wörtlich aus Veröffentlichungen entnommen sind, durch Zitate als solche kenntlich gemacht habe."

Tönisvorst, 10. April 2001

[...]

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¹ Siehe hierzu z.B. MyLycos, MyYahoo

² Thyssen Krupp Engineering: Dokumentenmanagementsystem (DMS ), SAP-Infotag am 9. Mai 2000.

³ Vgl. ebenda.

⁴ Analyst bei der Patricia Seybold Group

⁵ Vgl. Wiseth, Kelli: Portal Power; Nov. 1999; S. 2f; aus dem Englischen.

⁶ Application-Programming Interface

⁷ Vgl. Oracle Corp. : Oracle Portal, Produktbeschreibung Juni 2000; München 2000; S. 2

⁸ Oracle Corp. : Oracle Portal, Produktbeschreibung Juni 2000; München 2000; S. 4

⁹ Oracle Corp. : Oracle Portal, Produktbeschreibung Juni 2000; München 2000; S. 5

¹⁰ Oracle Corp. : Oracle Portal, Produktbeschreibung Juni 2000; München 2000; S. 8

¹¹ Oracle Corp. : Oracle Portal, Produktbeschreibung Juni 2000; München 2000; S. 8

¹² Vgl. Oracle Corp. : Oracle Portal, Produktbeschreibung Juni 2000; München 2000; S. 8

¹³ Kategorien bestimmen „was“ für Informationen zur Verfügung stehen (z.B. Allgemeines, Neues, Wichtiges, ...) und Perspektiven bestimmen für „wen“ diese Informationen relevant sind (Marketing, Personal, Vertrieb, Vorstand, Allgemeinheit, ...).

¹⁴ Vgl. Oracle Corp. : Oracle Portal, Produktbeschreibung Juni 2000; München 2000; S. 9

¹⁵ Oracle Corp. : Oracle Portal, Produktbeschreibung Juni 2000; München 2000; S. 9

¹⁶ Einkaufsorganisation der Volkswagen- und Audipartner

¹⁷ Vgl. Nogatz, G.: Unternehmensportale: Das Tor zur Welt; in webtrade, September 2000; S. 20