Groupware-Tools

Inhaltsverzeichnis:

1 Einleitung
1.1 Ziel der Arbeit
1.2 Historische Entwicklung
1.2.1 Vier Trends zur Zusammenarbeit
1.3 Begriff und Definitionen

2 Warum Groupware?
2.1 Funktionsweise von Groupware
2.2 Unterstützung von „Distance Education“
2.3 Groupware versus Internet

3 Tool-Überblick
3.1 Produkteübersicht
3.2 Groupware Taxonomie
3.2.1 Electronic Mail and Messaging
3.2.2 Group Calendaring and Scheduling
3.2.3 Electronic Meeting Systems (EMS)
3.2.4 Desktop and Real- Time Data Conferencing
3.2.5 Non-Real-Time Conferencing
3.2.6 Group Document Handling
3.2.7 Workflow
3.2.8 Workgroup Utilities and Groupware Development Tools
3.2.9 Groupware Frameworks
3.2.10 Groupware Services
3.2.11 Groupware Applications
3.2.12 Collaborative Internet-Based Applications
3.3 BSCW und OLAT

4 Fazit / Zusammenfassung

5 Ressourcenverzeichnis und nützliche Links
5.1 Literatur
5.2 Zeitungsartikel
5.3 Links

1 Einleitung

1.1 Ziel der Arbeit

Groupware beschreibt die elektronische Technologie, welche die Zusammenarbeit unterstützt. Groupware beinhaltet u.a. E-Mail, Electronic Meeting Systems (EMS), Desktop Video Con­ ferencing (DVC) sowie Workflow-Systeme und Systeme für Business-Process- Reengineering. Technologien, welche die Zusammenarbeit fördern, werden heutzutage stärker nachgefragt denn je. Verteilte Arbeitsgemeinschaften, Informationsüberfluss und der Drang, Produkte so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen, sind nur einige Motivatoren, die

eine Entwicklung von Groupware- Technologie fördern. ¹

Diese Arbeit soll einen Einblick in die Entwicklung von Groupware-Tools geben. Sie soll den Begriff „Groupware“ genauer beleuchten und aufzeigen, warum der Einsatz von entspreche n- der Technologie in der heutigen Welt immer wichtiger wird. Unterschiede von verschiedenen Tool-Arten, sowie ihre Integration ins Internet werden vorgestellt und beurteilt.

Selbstverständlich ist diese Arbeit nicht abschliessend und soll nur den Wissenshorizont des Lesers bezüglich Groupware und –Tools erweitern. Jeder Leser soll angeregt werden, sich seine eigenen Gedanken zu machen, um die Wichtigkeit (oder Nichtigkeit?) von Groupware beurteilen zu können.

1.2 Historische Entwicklung

Die informationstechnologische Unterstützung der Gruppenarbeit steht etwa seit Mitte der achtziger Jahre im Blickpunkt der Forschung. Unter Computer Supported Cooperative Work (CSCW)-Applikationen bzw. Groupware oder Collaborative Support Systems (CSS) werden Systeme verstanden, welche eine Computerunterstützung kooperativen Arbeitens ermögli­ chen. Auf dieser Basis wurden in einer ersten Entwicklungsphase vornehmlich Applikationen erstellt, welche nur bestimmte Teilaspekte der Gruppenarbeit unterstützen. Durch die wach-

sende Bedeutung teamorientierter Managementkonzepte und die zunehmende Akzeptanz kol­ laborativer Technologien als geschäftskritische Anwendungen erwuchsen Lösungen, welche diese isolierten Einzelapplikationen in Groupware-Suites zusammenfassten und weiterentwi­ ckelten. An der Schwelle zur knowledge-based economy stehen Groupware-Konzepte und – Applikationen jedoch vor einer neuen Herausforderung. Einerseits weitet sich der Benutze r­ kreis auf unternehmensweite oder gar unternehmensübergreifende Communities aus, anderer­ seits erfolgt eine zunehmende Durchdringung und Integration mit anderen geschäftskritischen Anwendungen wie beispielsweise Transaktions- oder Managementinformationssystemen. ²

1.2.1 Vier Trends zur Zusammenarbeit

Der Trend zur Zusammenarbeit wird von zwei Seiten gestärkt, von der Technologie und der Kultur. Der technische Aspekt beinhaltet die grosse Ausbreitung von Netzwerken und das ra­ sante Wachstum des Internets. Netzwerke vermehrten sich explosiv, 30% im Durchschnitt über die letzten acht Jahre. Dieser Trend wird sich voraussichtlich bis ins nächste Jahrhundert noch verstärken, da weniger als 60% der amerikanischen, nur 45% der europäischen und we­ niger als 20% der japanischen Computer ve rnetzt sind (approximative Schätzung von Karl Wong von Dataquest, San Jose, CA). Das Netzwerk-Wachstum wird durch ökonomischen und unternehmerischen Druck, wie erhöhter globaler Wettbewerb und weltweite Rezession, verstärkt.

Kulturelle Änderungen sind der zweite „Treiber“ zur Zusammenarbeit. Da unsere Welt immer mehr zu einem globalen Dorf wird, sind wir immer stärker in anderen Kulturen involviert. Noch vor einigen Jahren reiste man Tausende von Kilometern und benötigte einige Tage, um sich mit Menschen aus anderen Ländern zu treffen; heute können mit desktop video und data conferencing dieselben „Treffen“ schneller und billiger stattfinden. Diese Interaktionen mit fremden Kulturen verlangen ein Umdenken in unseren eigenen Unternehmungen. Sie zwin­ gen uns zu einer technologisch unterstützten Zusammenarbeit, welche durch neue Technolo­ gien und Programme implementiert werden muss.

Der dritte Aspekt der Zusammenarbeit ist das „Netz“. Obwohl Internet und WWW nicht voll­ umfänglich interaktiv oder kollaborativ sind, versuchen verschiedenste Hersteller kollaborati­ ve Funktionalitäten in neue web-basierte Produkte zu integrieren. Ein Beispiel ist die Akquis i­ tion von Collabra durch Netscape. Netscape kaufte Collabra um dessen kollaborative Funkti­ onalitäten in ihre eigene Produktlinie integrieren zu können. Zusätzlich kann HTML 3.0 nun Formulare unterstützen, und Firmen wie JetForm entwickeln Applikationen, um diese Formu­ lare in einfache oder komplexere „workflows“ integrieren zu können. Solche Funktionalitäten wurden zunächst in Intranets (ein Netzwerk hinter einem „Firewall“) verwendet und werden vermehrt nun auch im Internet zur Anwendung gebracht.

Ein anderes Beispiel, welches die Bewegung zu kollaborativen Funktionen im Internet bestä­ tigt, ist Lotus’ „InterNotes Publisher 4.0“, der bidirektionale Informationsflüsse zwischen Web und Notes unterstützt. Auch „InterNotes“ enthält nun einen Browser. Es gibt funktionale Unterschiede zwischen traditioneller Groupware und WWW- Zusammenarbeit, die später noch erläutert werden. Der vierte Antreiber für die Zusammenarbeit ist unser stetige Drang zu verbesserter Effizienz. Kollaborative Technologien unterstützen uns dabei, neue Beziehungen zu knüpfen und neue Arbeitswege zu beschreiten. „Richtige“ Entscheidungen müssen heutzu­ tage schnell gemacht werden. Viele Firmen strukturieren um, indem sie Groupware-Tools gebrauchen, damit sie diesen neuen Herausforderungen gewachsen sind.³

1.3 Begriff und Definitionen

Groupware ist nicht einfach eine Technologie, es ist auch sozial. Groupware ist eine kollabo­ rative Technologie. Dies bedeutet, dass sie einen Einfluss darüber hat wie die Menschen mit- einander kommunizieren; dass es somit auch die Art wie gearbeitet wird oder wie die Unter­ nehmungsstruktur eventuell geändert werden muss beeinflusst, sollte hiermit klar sein. In an- deren Worten ist Groupware sowohl „Mensch“ als auch ein Werkzeug, welches die Menschen benutzen. Die meisten Unternehmungen können mit dem technologischen Aspekt umgehen, weil es auch verschiedenste Alternativen gibt. Die Schwie rigkeit liegt aber in der Beziehung

zwischen der Technologie und den Menschen, die sie benützen müssen. Diese Tatsachen werden in Coleman’s Law qua ntifiziert:

„People resist change, and organizations resist change to an exponentially greater degree!“

Eine Synonym dieses „Gesetzes“ besagt folgendes:

„The larger the organization, the greater the change, or the more complex the project the greater the exponent for the resistance to change.“

Der Widerstand etwas zu ändern betrifft nicht nur Groupware. Diese Tatsache kann bei allen neuen Technologien oder bei Änderungen im „business process“ beobachtet werden. Weil je- doch die Einführung von Groupware-Tools ein grosses Änderungspotential bei der täglichen Arbeit oder bei den neuartigen Kommunikationswegen behe rbergt, können starke Emotionen pro oder kontra Groupware frei werden. Wenn solche Umstellungen gut geplant werden („change management“), kann die Wahrscheinlichkeit für den Erfolg stark verbessert werden; change management ist also ein sehr krit ischer Erfolgsfaktor.

Der Begriff „Groupware“ ist relativ neu und wurde erstmals 1978 erwähnt. Die fo lgenden De­ finitionen werden üblicherweise benützt und von den „Industrie-Leadern“ verwendet:

- Intentional group processes plus software to support them. Peter and Trudy Johnson- Lenz, 1978
- A co-evolving human-tool system. Doug Englebart, 1988
- Computer-mediated collaboration that increases the productivity or functionality of person-to-person processes. David Coleman, 1992

Software, welche im Rahmen von CSCW⁴ entsteht, wird als Groupware bzw. CSCW- Applikation bezeichnet. Neben CSCW selbst ist Groupware der wohl bekannteste Begriff im Gebiet der computerunterstützten Gruppenarbeit. Groupware ist vor allem im kommerziellen Bereich zu einem Schlagwort avanciert, das ähnlich wie der Begriff Multimedia einfach da­ zugehört, soll ein Produkt auf dem Markt Erfolg haben. Be ispielsweise Büro-Informations­ systeme, welche oft schon seit Jahren auf dem Markt sind, werden nachträglich als Group-

ware bezeichnet und können damit neu vermarktet werden, ohne im Sinne der CSCW-For­ schung die Gruppenarbeit zu unterstützen. Im ursprünglichen Sinne verstanden die Schöpfer dieses Begriffes darunter nicht nur die Software, sondern auch die betroffenen sozialen Pro­ zesse zusammen als ein sozio-technisches System.

Zusammenfassend wird der Begriff Groupware folgendermassen definiert:

Groupware bzw. CSCW-Applikationen sind aus Software und eventuell spezifischer Hardware bestehende Systeme, durch die Gruppenarbeit unterstützt oder ermöglicht wird. ⁵

2 Warum Groupware?

2.1 Funktionsweise von Groupware

Die Business-Trends der 90er sind unter anderem steigende Produktivität, besserer Kunden­ service, Qualitätssteigerung, flexiblere Unternehmensorganisationen. Diese Trends werden vom Druck der sich ständig ändernden und verbessernden Technologie eingerahmt. Doch wie hält eine Unternehmung diesen Einflüssen stand? Wie bleibt die Unternehmung trotzdem wettbewerbsfähig? Und wie kann die Unternehmung die gewünschte Qualität bei sinkenden Produktionskosten und schnellerem Markteintritt erbringen? David Coleman⁶ sieht die Ant­ wort in Groupware.

Groupware hat die Aufgabe gewisse Interaktionen einer Gruppe zu automatisieren. Es ist also ein System, das Kommunikation und Kollaboration einer Gruppe automatisiert.

Nachfolgend werden einige Motivationsfaktoren aufgezählt, die zur Implementierung von Groupware führen können:

- Bessere Kostenkontrolle: Durch die Nutzung von Groupware wird der Informations­ fluss innerhalb einer Unternehmung vereinfacht. Es wird einfacher den Produk­ tionsprozess zu verfolgen und damit die entstehenden Kosten zu kontrollieren.
- Gesteigerte Produktivität: Durch den schnelleren und effizienteren Informations­ austausch können Unklarheiten besser behoben werden. Qualität wird so besser produzierbar.
- Besserer Kundenservice: Unter Umständen können Kunden in den Produktionspro­ zess durch die Nutzung von Groupware einbezogen werden und damit besser auf seine Wünsche eingegangen werden.
- Unterstützung für das Total Quality Management
- Weniger Meetings: Durch die interaktive Kommunikation mit einem Groupware Tool sind weniger Meetings nötig. Ein einfaches Beispiel dafür ist die Erstellung unserer Seminararbeit. Durch die Nutzung des BSCW wurde ein Zusammentreffen unserer Gruppe unnötig.
- Integration von geographisch verteilten Teams
- Bessere globale Koordination
- Erstellen eines neuen Services, welcher die Organisation kurzfristig von anderen un­ terscheidet und somit einen Wettbewerbsvorteil darstellt.
- Ausschöpfen von Synergieeffekten wie zum Beispiel durch den Austausch von Know-how.

Die Automatisierung von Informationsaustausch kann in real time (synchron) oder in non-real time (asynchron) geschehen. Ein Dialog zwischen zwei Individuen ausserhalb einer Gruppe ist durch die oben gemachte Aussage nicht gegeben.

[...]

¹ Vgl. David Coleman, 1997, Chapter 1 (http://www.collaborate.com)

² Vgl. Andrea Back, Andreas Seufert, http://hmd.dpunkt.de/213/01.html

³ Vgl. David Coleman, 1997, Chapter 1 (http://www.collaborate.com)

⁵ Vgl. Teufel, Sauter, Mühlherr, Bauknecht, 1995, S. 21, 22

⁶ Vgl. David Coleman,1997, Chapter 1