Wie gestaltet sich eine Auswahl von ERP-Systemen bei mittelständischen Unternehmen?

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Hinführung zum Thema und Zielsetzung der Arbeit
1.2 Aufbau der Arbeit

2. TheoretischeGrundlagen
2.1 Enterprise Resource Planning-Systeme
2.2 Kleine und mittlere Unternehmen

3. Strategischer Auswahlprozess eines ERP-Systems
3.1 Anforderungen und Auswahlkriterien von KMU an ERP-Systeme
3.2 Der Auswahlprozess
3.2.1 Organisationsanalyse
3.2.2 Systemauswahl
3.4 Überblick der Vor- und Nachteile von ERP-Systemen

4. Schlussbetrachtung
4.1 Fazit
4.2 Ausblick

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

ERP Enterprise Resource Planning

KMU Kleine und mittlere Unternehmen

IT Informationstechnik

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: KMU-Definition der Europäischen Kommission

1. Einleitung

1.1 Hinführung zum Thema und Zielsetzung der Arbeit

Wirtschaftliche Themen wie Optimierungs- und Rationalisierungsmaßnahmen gewinnen in Zeiten der Globalisierung stark an Bedeutung. Dies ist auf den steigenden Konkur­renzkampf zwischen mittelständischen Unternehmen zurückzuführen. Begriffe wie Ka­pazitätsauslastung, Einsparungsmaßnahmen, Kostensenkung oder Gewinnoptimierung können vor allem für kleine und mittlere Unternehmen einen entscheidenden Wettbe­werbsvorteil darstellen. Aufgrund des steigenden Bedarfs an Optimierung hat sich die Informationstechnik zu einem der wichtigsten Bestandteile und einem der bedeutends­ten Erfolgsfaktoren in Unternehmen entwickelt. Ohne die Nutzung von IT ist es für Un­ternehmen heutzutage nahezu unmöglich geworden, eine Wertschöpfungskette effizien­ter zu gestalten und dessen Geschäftsprozesse zu optimieren. Letzteres ist jedoch ent­scheidend dafür, um zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben. Daher sind Unterneh­men, welche langfristig im Wettbewerb bestehen möchten, darauf angewiesen, allen Mit­arbeitern die richtigen Informationen, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zur Verfü­gung stellen. Diese Aufgabe ist sehr komplex und kann nur noch mittels geeigneter In­formationstechnik bewältigt werden.

Enterprise Resource Planning Systeme sind in diesem Kontext sowohl in Großkonzer­nen, als auch in kleinen und mittleren Unternehmen weit verbreitet. Die Implementierung der Systeme stellt Unternehmen jedoch vor organisatorische, technische und ökonomi­sche Herausforderungen. Aufgrund dieser individuellen Herausforderungen sind Imple­mentierungsprojekte oft kostenintensiv und von hoher Komplexität geprägt.

Das Ziel der vorliegenden Arbeit ist zu klären, welche Erwartungshaltung kleine und mitt­lere Unternehmen gegenüber ERP-Systemen haben und herauszustellen, welche Vor- und Nachteile mit solchen Systemen verbunden sind. Des Weiteren wird erläutert, wie ein strategischer Auswahlprozess durchgeführt wird. Zusätzlich sollen Anforderungen und Auswahlkriterien herausgestellt und begriffliche Grundlagen von ERP-Systemen er­klärt werden. Das Ziel der Arbeit ist es hingegen nicht, sich mit der Implementierung der ERP-Systeme zu befassen, sondern den Hauptfokus auf den Auswahlprozess, die An­forderungen an ERP-Systeme und die Kriterien zu legen, um eine Auswahlentscheidung zu erleichtern.

1.2 Aufbau der Arbeit

Um die Frage so umfassend wie möglich zu beantworten, ist die vorliegende Arbeit wie folgt aufgebaut. Das voranstehende Kapitel dient zum einen zur Darstellung der Aus­gangssituation und zum anderen um die Relevanz der Thematik zu unterstreichen. Zu­dem wird die allgemeine Zielstellung der Arbeit formuliert. Grundlegend ist die Hausar­beit in zwei Schwerpunkte unterteilt. Hinzu kommen die Einleitung sowie eine Schluss­betrachtung. Für ein besseres Verständnis des Themas werden im ersten Schwerpunkt begriffliche und theoretische Grundlagen erarbeitet. Diese umfassen eine Definition der Begriffe ERP-System sowie eine Abgrenzung von kleinen und mittleren Unternehmen. Um den Leser besser in das Thema einzuführen, wird mit der Definition zu ERP-Syste­men auch der Aufbau erklärt. Darüber hinaus werden die Grundlagen zu kleinen und mittleren Unternehmen erläutert. Dabei wird sowohl eine eine qualitative als auch eine quantitative Definition des Begriffs vorgenommen. Im zweiten Schwerpunkt werden zu­erst die Anforderungen von ERP-Systemen konkretisiert und anschließend zentrale Aus­wahlkriterien aufgezeigt. Der Schwerpunkt umfasst zudem den strategischen Auswahl­prozess und die Vor- und Nachteile von ERP-Systemen. Im Schlussteil der vorliegenden Arbeit wird ein Fazit gezogen und ein Ausblick auf das Thema in der Zukunft gewährt.

2. Theoretische Grundlagen

2.1 Enterprise Resource Planning-Systeme

Aufgrund ihres abteilungsübergreifenden Charakters, ihrer wirtschaftlichen Bedeutung sowie ihrem komplexen Aufbau nehmen ERP-Systeme eine wichtige Stellung in Unter­nehmen ein. Ein ERP-System ist eine integrierte Anwendungssoftware, bestehend aus mehreren Komponenten, welche die Administration, Disposition, Information und Ana­lyse aller notwendigen Ressourcen umfasst, um Geschäftsprozesse so effektiv und effi­zient wie möglich durchzuführen.¹ Standardisierte Systeme bestehen aus einem Paket von integrierten Modulen, einer zentralen Datenbank und einheitlichen Schnittstellen, auf die Benutzer zugreifen können. ERP-Systeme können in Unternehmen vielfältig einge­setzt werden und umfassen folgende Kernfunktionsbereiche: Materialwirtschaft, Ver­trieb, Produktion, Controlling, Rechnungswesen, Finanzwesen, Marketing und Personal­wesen. Sie charakterisieren sich durch die Integration der verschiedenen Funktionen, Aufgaben und Daten in einem gemeinsamen Informationssystem.

Weitere Kernmerkmale sind die zentrale Verarbeitung und Datenhaltung.² Daten können in Echtzeit erzeugt und abgerufen werden. Dies führt zu einem abteilungsübergreifenden Informationsaustausch und Unternehmensressourcen können effektiv und effizient ver­waltet werden. Eine der größten Herausforderungen ist, dass ERP-Systeme die einzig­artigen und individuellen Geschäftsprozesse eines Unternehmens oftmals nicht unter­stützen. Systeme lassen sich jedoch, mit entsprechendem Arbeitsaufwand an die be­trieblichen Geschäftsprozesse anpassen. Umfangreichere Anpassungsmaßnahmen können die Leistung des Systems jedoch verschlechtern und die Prozessintegration be­einträchtigen. Diese Herausforderungen sind mit zusätzlichem Aufwand und Kosten ver­bunden. Die Entscheidung, ob Veränderungen am System durchgeführt werden sollen, muss gut überlegt sein und stellt eine schwierige Aufgabe für Unternehmen dar.³

2.2 Kleine und mittlere Unternehmen

Für die Bezeichnung Kleine und mittlere Unternehmen gibt es keine einheitliche Defini­tion. Der Begriff wird inhaltlich häufig mit der Abkürzung KMU ersetzt. Die Definition von KMU kann sowohl durch quantitative als auch durch qualitative Merkmale unterschieden und abgegrenzt werden. Quantitative Kriterien, die von der Unternehmensgröße abhän­gen, werden durch die qualitativen Merkmale ergänzt. Diese geben einen tieferen Ein­blick in das Wesen von kleinen und mittleren Unternehmen und sind schwer zu erfassen. Merkmale quantitativer Natur reichen von der Anzahl der Beschäftigten des Unterneh­mens, über den Jahresumsatz, das Betriebsergebnis bis hin zum Fremdkapital.^{4 5} Die Kommission der Europäischen Union hat zwischen kleinen und mittleren Unternehmen als Größenkriterien EU-weit die folgenden Obergrenzen festgelegt (s. Abbildung 1).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: KMU-Definition der Europäischen Kommission5

Bei Kleinunternehmen liegt die Mitarbeiterzahl bei <50 Mitarbeitern und der Umsatz und die Bilanzsumme bei <10 Mio. €. Bei mittleren Unternehmen liegt die Mitarbeiterzahl bei <250 Mitarbeitern und der Umsatz bei <50 Mio. € und die Bilanzsumme bei <43 Mio. €. Vorschrift ist hierbei, dass die Anzahl der Mitarbeiter niemals überschritten werden darf, wohingegen bei den beiden Kriterien Umsatz und Bilanzsumme nur ein Kriterium erfüllt sein muss.⁶ Des Weiteren ist zu beachten, dass bei der Auswahl eines geeigneten ERP- Systems nicht die Anzahl der Mitarbeiter das entscheidende Kriterium ist. Ausschlagge­bend für die Einführung eines ERP-Systems ist die Anzahl der Systemanwender.⁷

Qualitative Faktoren sind im Gegensatz zu quantitativen Faktoren relativ schwer zu er­fassen, eignen sich in der Regel jedoch besser, um die besonderen Merkmale von klei­nen und mittleren Unternehmen zu beschreiben. Es gibt eine Vielzahl von qualitativen Merkmalen zur Kategorisierung von Unternehmen. So gelten zum Beispiel die Ressour­cenausstattung, die Angebotsstruktur, Besonderheiten im Finanzierungsverhalten sowie Komplexität und der Sozialcharakter als qualitative Merkmale von KMU.⁸

3. StrategischerAuswahlprozess eines ERP-Systems

3.1 Anforderungen und Auswahlkriterien von KMU an ERP-Systeme

Die Ansprüche an ein ERP-System sind grundsätzlich abhängig von der Unternehmens­größe. Kleine und mittlere Unternehmen suchen generell nicht nach Lösungen, diejede verfügbare Funktion enthält. Sie wünschen sich ein Produkt, welches zu ihrem Unter­nehmensmodell passt und sich unproblematisch und effizient in ihr System implemen­tieren lässt. Nach wie vor sind die Funktionalitäten eines ERP-Systems das oberste Kri­terium. Waren es allerdings vor mehreren Jahren fast ausnahmslos die Funktionen, die für die Entscheidung maßgeblich waren, hat sich in den letzten Jahren ein Trend entwi­ckelt, derweitere Faktoren in den Entscheidungsprozess mit einbezieht. Es ist nicht im­mer sinnvoll, eine große Anzahl von Funktionen zur Verfügung zu stellen. Anstelle des­sen sollte eine Erweiterung des Funktionsumfangs durch individuelle Module möglich sein. Auf diese Weise kann das System flexibel auf die Anforderungen des KMU ange­passt werden und mit dessen Anforderungen wachsen.⁹

Kleine und mittlere Unternehmen definieren sich zum Beispiel durch den individuellen Wertschöpfungsprozess oder Kundensupport, unabhängig von derAnzahl der Mitarbei­ter des Unternehmens. Sie müssen im Gegensatz zu großen Konzernen nur eine ge­ringe Anzahl von Geschäftsprozessen mit ERP-Systemen unterstützen. Die Herausfor­derung besteht daher darin, zu analysieren, welche Geschäftsprozesse unterstützt und ins System eingebunden werden sollen.¹⁰

Da KMU ein relativ geringes Budget für den Auswahlprozess und die Implementierung eines ERP-Systems zur Verfügung haben, stellt das optimale Kosten-Nutzen-Verhältnis ein wichtiges Auswahlkriterium dar. Aus diesem Grund bietet die Verwendung von stan­dardisierten ERP-Systemen eine kostengünstige Alternative im Vergleich zu Individual­software. Eine individuelle Anpassung und Programmierung ist für ein kleineres Unter­nehmen nur unter einem hohen Kostenaufwand realisierbar. Unternehmen dieser Größe verfügen nicht über die finanziellen Ressourcen, wodurch geringe Gesamtkosten und kurze Projektlaufzeiten im Vordergrund stehen. Ein weiterer Punkt ist, dass sich die An­forderungen der verschiedenen Branchen stark voneinander unterscheiden und die Ein­führung von Standardsystemen erschweren. Unternehmen im Dienstleistungssektor be­nötigen einfachere Lösungen, als produzierende Unternehmen, die sehr komplizierte und komplexe Produktionsabläufe haben.¹¹ Ein weiterer wichtiger Faktor, für die Aus­wahl eines ERP-Systems, ist die Bedienbarkeit. Um die Kosten für Schulungen der Mit­arbeiter so gering wie möglich zu halten, ist eine intuitive Bedienbarkeit und eine intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche von hoher Bedeutung. Dies sorgt für eine steigende An­wenderfreundlichkeit und unter den Mitarbeitern folglich für eine höhere Identifikation mit dem neuen System. Besonders wichtig ist, dass die Aufgaben des Tagesgeschäfts ohne lange Einarbeitungszeit durchgeführt werden können.¹²

Einer der wichtigsten „Soft Facts“ heutzutage ist die Serviceorientierung des Software­anbieters. KMU legen großen Wert auf den persönlichen Kontakt mit dem Hersteller. Da in KMU oftmals keine IT-Abteilung integriert ist und sie somit über wenig IT-Kompetenz verfügen, ist ein geringer Wartungsaufwand und die Nähe zum Anbieter ein großer Wett­bewerbsvorteil. Die Herausforderung vor denen die Softwareentwickler stehen, ist es, das ERP-System so zu programmieren, dass zukünftige Updates einfach und schnell in das laufende System eingepflegt werden können.¹³

Bei diesem Punkt ist zum Beispiel die Unterstützung bei technischen Fragen zu beach­ten. Diese ist in der Einführungsphase von besonders großer Bedeutung. Für die lang­fristige Zusammenarbeit zwischen KMU und Systemanbieter ist es notwendig, Neuent­wicklungen in das System einfließen zu lassen und eine langfristige Unterstützung durch die Anbieter der ERP-Systeme anzustreben.¹⁴ Außerdem ist für KMU auch die Zukunfts­sicherheit des Anbieters von entscheidender Bedeutung. Sollte der Hersteller vom Markt verschwinden, ist es für mittelständische Unternehmen praktisch unmöglich, die Soft­ware in Eigenregie weiterzuentwickeln.

Im Gegensatz zu KMU setzen größere Mittelständler, Großunternehmen bzw. Konzerne ihre Prioritäten bei der Auswahl etwas anders. Für Anwender von beispielsweise SAP zählt neben der mächtigen Funktionalität der Software, auch die äußerst starke Markt­position des Anbieters, als ein entscheidendes Auswahlkriterium.¹⁵

3.2 Der Auswahlprozess

3.2.1 Organisationsanalyse

Die Organisationsanalyse beinhaltet die drei zentralen Bereiche Zieldefinition, Pro­jekteinrichtung und Anforderungsdefinition. Dabei ist zu beachten, dass die Optimierung der Prozesse nicht komplett gesondert von der ERP-Auswahl durchgeführt werden kann. Die Optimierung der Prozesse sollte vielmehr parallel zur Systemauswahl laufen.

Der erste wichtige Schritt ist eine konkrete Zieldefinition. Nur eine klare Definition der Projektziele ermöglicht eine erfolgreiche Analyse und Projektsteuerung. Die Ziele sollten zudem notwendige personelle oder organisatorische Veränderungen kommunizieren, welche durch das neu einzuführende ERP-System entstehen. Darüber hinaus gehört zu der Zieldefinition eine klare Formulierung der Aufgabenstellung des Projektes und eine ausführliche Definition der Parameter, wie zum Beispiel die Projektdauer sowie das Pro­jektbudget.¹⁶ Der zweite Schritt ist eine zentrale Projekteinrichtung. Die ERP-Auswahl darf kein Projekt sein, mit dem sich ausschließlich die IT-Abteilung beschäftigt, da ein ERP-System eine Brücke zwischen Unternehmensstrategie, Geschäftsprozessen und IT bildet. Ziel ist dabei, eine hohe Konformität zu erreichen. Um dies zu bewältigen, ist die Aufstellung eines zielgerichteten Projektteams notwendig.¹⁷ Bei der Anforderungs­definition muss zwischen unternehmensspezifischen und generellen Anforderungen un­terschieden werden. Die generellen Anforderungen basieren hauptsächlich auf der tech­nischen Ebene. Unternehmensspezifische Ansprüche unterscheiden sich stark in Ab­hängigkeit der Branche und Unternehmensgröße. Die Analyse der Anforderungen muss häufig mehrmals durchgeführt werden, da sich Anforderungen sowohl im Zeitablauf als auch mit der Kenntnis über Möglichkeiten neuer Softwareprodukte ändern können.¹⁸ Na­hezu jedes KMU kommt irgendwann in die Situation, sich für eine Individual- oder Stan­dardsoftware (Make or Buy) entscheiden zu müssen. Die Wahl des passenden ERP- Systems spielt, nach der Implementierung, eine entscheidende Rolle für den Unterneh­menserfolg. Im Idealfall soll die Lösung möglichst kostengünstig sein und zugleich sämt­liche spezifischen Erwartungen verschiedenerAbteilungen erfüllen.¹⁹

3.2.2 Systemauswahl

Auch die Systemauswahl gliedert sich wiederum in drei Bereiche. Dazu zählen Markt­analyse, Vorauswahl und Endauswahl. Ausgehend von den unternehmensspezifischen Anforderungen an das ERP-System wird der ERP-Markt Schritt für Schritt eingegrenzt. Der Auswahlprozess beginnt im engeren Sinne mit der Marktanalyse. Auf Grundlage der Anforderungskriterien wird eine grobe Markteingrenzung verschiedener Anbieter und Lösungen vorgenommen, welche in den darauffolgenden Schritten Vorauswahl und Endauswahl sukzessive verfeinert wird. Die Auswahl der zu betrachtenden Systeme ist oftmals geprägt durch Heuristiken, wie zum Beispiel der bevorzugten Berücksichtigung der Systeme von Mitbewerbern oder von Systemen, mit denen Mitarbeiter bereits Erfah­rungen sammeln konnten. Um ein detailliertes Bild der Leistungsfähigkeit eines ERP- Systems zu bekommen, eignen sich strukturierte Anbieterpräsentationen. Ausgangs­punkt für die Vorauswahl von ERP-Systemen ist die Marktanalyse. Ziel ist, die Reduktion der für die Auswahl in Frage kommenden Systeme auf drei bis maximal fünf Systeme, welche die vorgegebenen Anforderungen erfüllen.²⁰ Bei der Endauswahl werden die ERP-Systeme, aus der Vorauswahl, anhand von Testunterlagen, einer intensiven Prü­fung und Analyse unterzogen.

[...]

¹ Vgl. Gronau (2010, S.28)

² Vgl.Davenport (1998.S.122)

³ Vgl. Nah FF, Lau JL, Kuang J (2001, S.285)

⁴ Vgl. Mugler, (1998, S.19)

⁵ Vgl. Die Bundesregierung: https://www.foerderinfo.bund.de/de/kmu-definition-der-euro- paeischen-kommission-972.php

⁶ Vgl. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) https://www.gruenderszene.de/lexikon/begriffe/kleine-und-mittlere-unternehmen-kmu7intersti- tial%3Finterstitial%3Finterstitial?interstitial_click (Stand:18.06.19 22:06)

⁷ Vgl. Mugler, (1998, S. 21)

⁸ Vgl. Mugler, (1998, S.23)

⁹ Vgl. Siegenthaler, (2005, S.21)

¹⁰ Vgl. Siegenthaler, (2005, S.22)

¹¹ Vgl. Siegenthaler, (2005, S.8)

¹² Vgl. Mugler, (1998, S. 34)

¹³ Vgl. Kriterien zurAuswahl von ERP-Software

¹⁴ Vgl. Mugler, (1998, S. 35)

¹⁵ Vgl.https://www.it-daily.net/it-management/erp-sap/13690-kriterien-zur-auswahl-von-erp-soft- ware-aus-kundensicht (Stand:18.06.19 01:23)

¹⁶ Vgl. Bange/Keller, (2003, S.13)

¹⁷ Vgl. Scherer, (2002, S.44)

¹⁸ Vgl. Bange/Keller, (2003, S.16)

¹⁹ Vgl. Standard- oder Individualsoftware beim ERP-System? https://www.it-zoom.de/it-mittelstand/e/standard-oder-individualsoftware-beim-erp-system- 15364/ (Stand:19.06.19 18:10)

²⁰ Vgl. Bange/Keller, (2003, S.20)