Moderationsmethoden für die Arbeit im Team. Der Sechs-Phasen-Moderationszyklus nach Seifert

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen einer Moderation
2.1 Begriffsdefinition
2.2 Geschichtlicher Hintergrund
2.3 Notwendigkeit im Berufsleben
2.4 Moderator im Mittelpunkt

3 Planung einer Moderation

4 Moderationszyklus
4.1 Phase 1: Einführung
4.2 Phase 2: Themen sammeln
4.3 Phase 3: Themen auswählen
4.4 Phase 4: Themen bearbeiten
4.5 Phase 5: Maßnahmen planen
4.6 Phase 6: Abschluss

5 Kritische Betrachtung

6 Fazit

Quellenverzeichnis

Internetverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Vollständiger Moderationszyklus

Abbildung 2: Kartenabfrage

Abbildung 3: Themenspeicher

Abbildung 4: Themenspeicher mit integrieter Mehrpunktabfrage

Abbildung 5: Vier-Felder-Tafel

Abbildung 6: Zwei-Felder-Tafel

Abbildung 7: Maßnahmenplan

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Vor – und Nachteile Moderationsmethoden

1 Einleitung

„So und nicht anders werden wir das machen!“ In solch einer Form könnte eine Entscheidungsfindung in Unternehmen oder Organisationen vor etlichen Jahren ausgesehen haben. Die Strukturen wurden einfach gehalten und Aufgaben klar verteilt. Entscheidungswege waren meist kurz und konnten ohne großen Aufwand getroffen werden. Dies ist heutzutage jedoch nicht mehr möglich, da viele Projekte, Ziele und Aufgaben immer mehr an Komplexität gewinnen. Die Produktlebenszyklen werden immer kürzer und schnelllebiger, aufgrund der sich ständig ändernden Kundenbedürfnisse, auf die die Unternehmen eingehen wollen und müssen, um ihre Kunden nicht zu verlieren. Diese immer kürzer werdenden Lebenszyklen zwingen die Unternehmen dazu, sich für die auftretenden Probleme, die Erhaltungsmaßnahmen der Produkte, deren Werbung und ggf. für eine Umbenennung des Produkts oder sogar für ein neues Produkt Lösungen und Verwirklichungsstrategien zu erarbeiten und zu realisieren. Die komplexen Aufgaben und Probleme lassen sich meistens jedoch durch eine Person allein nicht bewältigen. Worauf sich immer mehr Unternehmen sowie Organisationen dafür entschließen, Entscheidungen in Gruppen- oder in Teamarbeit zu fällen, um sich effizienter und schneller an den Lebenszyklus der Produkte anpassen zu können.

Um solche Gruppen- und Teamarbeiten effizienter zu gestalten, entwickelte Josef W. Seifert den sechs Phasen Moderationszyklus. Diese sechs Phasen umfassen die Einführung in das Thema, die Themensammlung, das Auswählen des gewünschten Themas, danach folgt die Bearbeitung der Themen, die Maßnahmenplanung und zum Beenden der Moderation folgt das Abschließen der Frage-/ Problemstellung. Dieser Zyklus erleichterte den Teilnehmern eine Zusammenarbeit in verschieden großen Gruppen. Die sechs Phasen beschreiben den genauen Ablauf einer Moderation, diese ermöglichen den Moderatoren eine optimale und strukturierte Vorbereitung.

Die Einführung dient dazu die Teilnehmer mit dem Thema/ der Fragenstellung vertraut zu machen, sodass erste Ideen entstehen. Die Phase der Themensammlung dient dazu, das Problem zu realisieren und den Fokus auf den wichtigen Part der Besprechung zu legen.

Das Auswählen des Themas ist besonders wichtig, da in dieser Phase die Probleme priorisiert werden. Bei der Themenbearbeitung werden Ideen und Anregungen der Teilnehmer gesammelt, um das Problem bzw. die Fragestellung zu lösen oder zu beantworten. Die Maßnahmenplanung dient zur Festlegung, wer welche Aufgaben bis zu der nächsten anstehenden Sitzung zu erledigen hat. Die abschließende Phase eignet sich dazu, den Teilnehmern ein Feedback über die Mitarbeit mitzugeben, damit sie für nächste Besprechungen ein positives Gefühl bekommen.

Ziel dieser Arbeit ist die Anwendung der Moderation anhand des sechs Phasen Moderationszyklus zu beschreiben. Hierzu werden die Moderationsmethoden im Detail erläutert und deren Zweck begründet.

2 Grundlagen einer Moderation

2.1 Begriffsdefinition

Viele Menschen bringen das Wort „Moderation“ in Verbindung mit Fernsehshows oder Radiosendungen, die von einem Moderator geleitet werden. Dabei kommt das Wort aus dem lateinischen und bedeutet ein Maß setzen, mäßigen oder beziehungsweise etwas in Schranken halten.¹

Nach Andreas Edmüller und Thomas Wilhelm ist Moderation wie folgt zu definieren. „Moderation ist eine systematische, strukturierte und offene Vorgehensweise, um Arbeitssitzungen (Workshops, Besprechungen, Meetings, Qualitätszirkel, Teamsitzungen etc.) effizient vorzubereiten, zu leiten und nachzubereiten.“²

Somit werden mit der Moderation Sitzungen effizient gestaltet, vorhandene Ressourcen wie Zeit, Wissen, Kreativität gezielt genutzt, um die vorgegebenen Ziele zu erreichen.³

2.2 Geschichtlicher Hintergrund

Die Moderation entwickelte sich in den 60er Jahren. Damals herrschten sehr viele Unruhen und Protestbewegungen, besonders in Unternehmen, Gewerkschaften und Hochschulen. Viele hatten das Bedürfnis nach einem geregelten Zusammenleben, sie wollten sich an Entscheidungen beteiligen und ihre eigene Meinung äußern. Die damals vorhandene Form ein Gespräch oder Diskussion zu leiten, reichte den Betroffenen nicht aus, um auf eine Lösung zu kommen. Da oft der Diskussionsleiter die Teilnehmer nur zu einer Lösung hindrängte. Somit wurde das Potenzial der Teilnehmenden nicht genutzt und ihre Vorschläge und Einwände nicht beachtet.⁴

Parallel dazu entstanden Unternehmensberatungen auf dem Markt, diese erstellten ihre Analysen und Empfehlungen.

Jedoch fand keine richtige Beratung statt. Ihre Vorschläge wurden lediglich bei den Unternehmen abgegeben und nicht in einer Vorstellung erläutert. Den Unternehmensberatern fehlten die richtigen Methoden für eine wirkungsvolle Präsentation. Daher haben viele Unternehmer die Vorschläge nicht verstanden und konnten sie somit auch nicht umsetzen.⁵

Die Vorreiter für die ersten Moderationstechniken war das Quickborner Team die Schnelle GmbH. Deren Aufgabe bestand in erster Linie in der Planung und Organisation von Bürolandschaften. Sie wollten ein Konzept entwickeln, in dem es möglich war, Probleme mit Hilfe aller Beteiligten zu lösen. Dieses Konzept gewann immer mehr an Bedeutung und wurde von Josef Seifert in das sechs Phasen Moderationszyklus weiterentwickelt.⁶

2.3 Notwendigkeit der Moderation im Beruf

In der modernen Arbeitswelt muss man in kürzester Zeit Lösungen für Problemstellungen finden, die allen Beteiligten zusagen. Dafür sollen am besten alle kreativen Ressourcen eingesetzt werden. Dies ist am häufigsten in Gruppen- und Teamarbeiten möglich. Hierbei können Kommunikationsprobleme auftreten. So zum Beispiel reden viele Menschen zu lang und bringen das Hauptsächliche nicht auf den Punkt. Infolgedessen ist die Gefahr groß, dass nicht alle Beteiligten berücksichtigt werden und das Gespräch sich nur in eine Richtung entwickelt. Um solche Entwicklungen zu vermeiden, wurden Moderationsmethoden erfunden. Diese können für eine organisierte und strukturierte Sitzung sorgen. Alle Beteiligten nehmen aktiv an dem Entscheidungsprozess teil. Somit wird die gesamte Kreativität genutzt und ein optimales Ergebnis angestrebt. Dabei wird jeder in die Lösungsfindung mit einbezogen.⁷

Ohne die Moderation sind viele Projekte gar nicht mehr realisierbar. Diese wird in sehr vielen Bereichen eingesetzt, wie zum Beispiel in der Organisationsentwicklung, Seminaren, Konferenzen, Kongressen, Team-Sitzungen, Projekten, Qualitätsmanagement und in der Pädagogik.

2.4 Der Moderator im Mittelpunkt

Ein Moderator ist eine Person, die eine Gruppe führt. Dieser darf jedoch seine eigene Meinung nicht mit einbringen. Er fördert lediglich die Kreativität der Teilnehmern zur Lösungsfindung.

Ein Moderator muss in erster Linie eine Sitzung sorgfältig planen und den gesamten Ablauf strukturieren. Hierfür setzt er die geeigneten Informationen und Moderationstechniken an den richtigen Stellen ein. Außerdem sorgt er dafür, dass alle Teilnehmer arbeitsfähig sind und bleiben. Ein Moderator ist auch für ein positives Gesprächsklima verantwortlich. Missverständnisse und Konflikte werden minimiert indem er die Ideen und Zwischenergebnisse zusammenfasst und visualisiert. Eine weitere Aufgabe ist es alle Meinungen zu bemerken und zu tolerieren. Dies fördert die aktive Beteiligung aller Teilnehmer. Doch die wichtigste Aufgabe des Moderators ist, dass die Gruppe am Ende ein Ergebnis präsentieren kann.⁸

3 Planung einer Moderation

Um eine strukturierte und erfolgreiche Gruppensitzung zu moderieren, ist eine gute Vorbereitung notwendig. Diese sollte auf jeden Fall eine inhaltliche, methodische, organisatorische und die persönliche Vorbereitung beinhalten.

Bei der inhaltlichen Aufbereitung ist es sehr bedeutsam, sich einen klaren und durchführbaren Moderationsauftrag zu beschaffen. Der Moderator muss das Thema präzise und verständlich formulieren. Danach sollte sich der Moderator über die genauen Ziele, die die Gruppe erreichen soll, Gedanken machen. Darüber hinaus sollte er wissen in wieweit die Teilnehmer über das Thema informiert wurden und in wieweit sie sich auf das Meeting vorbereiten müssen. Der Moderator sollte Kenntnis über die Zielverfolgung der Teilnehmer haben bzw. ob alle dasselbe Ziel verfolgen oder ob er mit Konflikten zu rechnen hat.

In der Phase der persönlichen Vorbereitung ist drauf zu achten, dass der Moderator mental und körperlich in Top Form ist. Ebenso ist es notwendig, dass der Moderator sich bestens mit dem Thema auskennt sowie die Gruppenmitglieder selbst kennt. Jedoch sollte er seine eigene Meinung zurückhalten.⁹

In der nächsten Phase, der methodischen Vorbereitung, muss der Moderator den genauen Ablauf der Veranstaltung planen. Er muss wissen, welche Moderationsmethode, wann und bei welcher Gruppengröße anzuwenden ist. Er sollte auch darüber informiert sein, welche dieser Methoden bei den Teilnehmern bekannt sind. Es muss ein zeitlicher Rahmen für die einzelnen Methoden berücksichtigt werden. Darüber hinaus könnte sich der Moderator noch eine Belohnung überlegen, zum Beispiel ein Preis welches die Teilnehmer gewinnen können. Dies fördert die aufmerksame und aktive Zusammenarbeit der Teilnehmer.

Bei der letzten Phase, der organisatorischen Vorbereitung, sollten alle Mittel für den reibungslosen Ablauf des Meetings besorgt und arrangiert werden. Dazu zählt ein geeigneter Raum. Viele Unternehmen verlagern wichtige Meetings, die über mehrere Tage dauern auch schon mal in ein Hotel, weil die Atmosphäre dort meistens schöner ist als im Büro und die Teilnehmer so entspannter und kreativer in den Meetings sein können. Die Räume sollten natürlich die richtige Größe haben und mit allen notwendigen Mitteln wie Moderationskärtchen, Flipchart- und Pinnwandpapier, Flipchart-Stifte, Stecknadeln etc. ausgestattet sein. Nicht zu vergessen ist aber auch die technische Raumausstattung zum Beispiel wird manchmal ein Beamer, PC, Leinwand oder ähnliches benötigt. Zum Schluss sollte noch eine Agenda erstellt und den Teilnehmern rechtzeitig zugestellt werden.

Wenn dies alles bei der Vorbereitung der Sitzung beachtet und umgesetzt wird, steht einer möglichst optimalen Moderation nichts mehr im Weg.¹⁰

4 Moderationszyklus

4.1 Phase 1: Einführung

Die erste Phase ist die Einführung, da werden die Teilnehmer von dem Moderator und ggf. von dem Veranstalter begrüßt. Ihnen wird das Thema, das Ziel, der Ablauf sowie das Zeitmanagement der Sitzung erklärt. Schon ganz am Anfang ist es wichtig eine positive Atmosphäre zu schaffen. Dafür sollte der Raum zum Beispiel Fenster haben, da die meisten Menschen in Räumen mit Tageslicht sich wohlerfühlen. Meistens sollte auch ein Büfett für die Teilnehmer bereitgestellt werden.¹¹

Der Ablauf der Sitzung bzw. der Moderationszyklus wird bildlich auf einem Plakat dargestellt und bleibt während der ganzen Sitzung in Sichtweite, damit sich die Teilnehmer immer orientieren können, in welche Phase sie sich gerade befinden (siehe Abbildung).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Jäggi, S./ Portmann, C., 2012, S. 94

Abbildung 1: Vollständiger Moderationszyklus

4.2 Phase 2: Themen sammeln

Nachdem die Teilnehmer sich in Gruppen gefunden haben und der Moderator einen kurzen Überblick über den Verlauf der Veranstaltung gegeben hat, schließt sich die Themensammlung an die Phase Einführung an.

In der Phase „Themen sammeln“ geht es erst einmal darum in die Moderation einzusteigen und die Gruppen in die Problemstellung einzuführen. Dabei spielt der Moderator eine entscheidende Rolle, da das Agieren der Gruppe aktiviert werden muss. Die Problemstellung muss von dem Moderator so gewählt werden, dass die Bedeutung des Problems den Gruppen bewusst wird und sie interessiert sind sich mit dem Problem auseinander zu setzen. Empfehlenswert sind Formulierungen als Fragestellung oder Halbsätze. Durch weitere Anreize, wie Vorinformationen in Bildern, Berichte über Zustände in anderen Regionen oder wichtige Kernsätze, kann die Neugier der Gruppen geweckt werden. Erst wenn die Energie der Gruppe angekurbelt wird und alle Teilnehmer sich beteiligen können, kann am Ende ein gutes Resultat erzielt werden.

In der zweiten Runde hat der Moderator die Absicht möglichst viele Stichpunkte die mit der Problemstellung zu tun haben von den Gruppen zu sammeln. Die ideale Methode dafür, ist die „Kartenabfrage“¹². Alle Teilnehmer innerhalb der Gruppe sollen Vorschläge, Ideen und Anregungen zu dem gestellten Thema auf die eckigen Karteikarten aus dem Moderationskoffer stichwortartig aufschreiben. Dabei darf jeder so viele und vor allem jeden Gedankenstoß unter der Berücksichtigung der Stichpunktartigkeit aufschreiben. Das Ziel der „Kartenabfrage“ ist, dass die Gruppen den ersten Kontakt zum Thema herstellen, verborgene Interessen transparent und Stimmung der Gruppe bewusst machen. Die „Kartenabfrage“ ist eine geeignete Methode, wenn gewisse Anonymität erforderlich ist. Der Moderator überwacht das Zeitmanagement und steht den Gruppen während der ganzen Bearbeitungszeit zur Verfügung. Allerdings muss der Moderator eine zurückhaltende Stellung einnehmen, denn er ist das führende und nicht das leitende Organ.¹³

In dem nächsten Schritt sammelt der Moderator die ausgefüllten Karteikarten von den Gruppen ein und liest diese laut im Plenum vor. Hier wird meistens die Methode „Zuruf-Antwort-Verfahren“ von dem Moderator angewendet. Die erste vorgelesene Karte kommt auf die Pinnwand oder auch auf ein Whiteboard oben links, da man noch keine direkte Einteilung der Karten in bestimmte Bereiche hat. Die anderen Karten werden nach dem Gesichtspunkt „was ist thematisch verwandt“ geordnet. Die Gruppen rufen dem Moderator zu, wo die nächste Karte angepinnt werden soll und der Moderator führt es aus. Durch das unsystematische und spontane Sammeln, schafft der Moderator gemeinsam eine Struktur und Überblick über die Problemstellung. Ziel des „Zuruf-Antwort-Verfahrens“ ist es die Ideen zu strukturieren und zu visualisieren, dabei werden die gegenseitigen Anregungen der Teilnehmer zusammengefasst und somit Redundanzen vermieden. Ein positiver Nebeneffekt ist, dass parallel zu Visualisierung immer nachvollziehbar ist an welcher Karteikarte die Diskussion sich gerade befindet und diese Feststellung besonders hilfreich für den nächsten Arbeitsschritt ist. Der Moderator hält sich auch in diesem Schritt raus und darf die Beiträge nicht verändern.¹⁴

Zu den entstehenden Begriffsgruppen wird ein gemeinsamer Aspekt in Form eines Oberbegriffs, einer Überschrift oder eines Titels herausgearbeitet. Damit wird die Phase „Themen sammeln“ beendet und eine Überleitung zu dem Themenspeicher hergestellt.

Die gesammelten Ideen mit den Oberbegriffen bleiben während des gesamten Moderationsprozesses sichtbar für alle Teilnehmer. Der Hintergrund ist, dass die Aufnahmebereitschaft der Teilnehmer und damit der gesamten Gruppe erhöht wird und der „rote Faden“ nicht verloren geht.

[...]

¹ Vgl. Wissen, abgerufen am 09.12.13

² Vgl. Edmüller, A./ Wilhelm, T., 2012, S.6 f.

³ Vgl. Jäggi, S./ Portmann, C., 2012, S.82

⁴ Vgl. Myhsok, A./ Jäger, A., 2008, S.19 ff.

⁵ Vgl. Edmüller, A./ Wilhelm, T., 2012, S.8 f.

⁶ Vgl. Metaplan, abgerufen am 09.12.13

⁷ Vgl. Mentzel, W., 2008, S.10 ff.

⁸ Vgl. Jäggi, S./ Portmann, C., 2012, S.83 f.

⁹ Vgl. Zienterra, G., 2006, S.35 ff.

¹⁰ Vgl. Jäggi, S./ Portmann, C., 2012, S.25 ff. und Vgl. Domendos, 2013, abgerufen am 12.12.13

¹¹ Vgl. Seilgartentrainer, 2013, abgerufen am 15.12.13

¹² Vgl. Lipp, U./ Will, H., 2007, S.88 ff

¹³ Vgl. Seifert, J., 2012, S.116 ff

¹⁴ Vgl. Entspannung und Pädagogik, 2013, abgerufen am 26.12.13