Ansätze für eine Prozessoptimierung mithilfe der Geschäftsprozessmodellierung

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Auswahl der Modellierung
2.1 Grundlagen der Modellierung
2.2 Ereignisgesteuerte Prozessmodellierung
2.3 Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessmodellierung

3. Beschaffungsprozess
3.1 Ist Zustand
3.2 Optimierter Zustand

4. Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Funktion einer EPK

Abbildung 2: Ereignis einer EPK

Abbildung 3: Konjunktion einer EPK

Abbildung 4: Adjunktion einer EPK

Abbildung 5: Disjunktion einer EPK

Abbildung 6: Organisatorische Einheit einer eEPK

Abbildung 7: Anwendungssystem einer eEPK

Abbildung 8: Informationsobjekt und Datenfluss einer eEPK

Abbildung 9: Ist-Zustand des Beschaffungsprozesses

Abbildung 10: Optimierter-Zustand des Beschaffungsprozesses

1. Einleitung

In der heutigen Zeit ist die digitale Arbeitsweise nicht mehr wegzudenken. Unternehmen haben bspw. den Nutzen darin erkannt, dass die Abwicklung des vollständigen Beschaffungsprozesses über ein E-Procurement System von Vorteil ist. So können Unternehmen bspw. durch den Einsatz der C-Commerce Plattform SAP Ariba die Geschäftsabwicklung effizienter gestalten, neue Einkäufer und Lieferanten finden, aber auch die gemeinsame Zusammenarbeit deutlich ausbauen.¹

Damit die Abwicklung solcher technisch komplexen Abläufe erfolgen kann, ist es notwendig verschiedene Merkmale und Parameter als Geschäftsprozess zu definieren. Diese Stellen die Grundlage für die Standards und Implementierung neuer Prozesse sowie der dazugehörigen Optimierung.²

Ein Geschäftsprozess stellt damit eine genau festgelegte und zielführende Abfolge von Funktionen in einem Unternehmen dar und dient der Herstellung der unternehmerischen Leistungen. Ein Prozess besteht aus wiederholenden Abläufen, welcher die zusammengehörenden und strukturierten Handlungen in einer logischen Abfolge zeitgleich oder anreihend ablaufen lässt.³

Aufgabe des Scientific Essay ist es, einen Geschäftsprozess eines vorgegebenen Szenarios anhand bestimmter Kriterien und Abläufe zu modellieren und zu optimieren. In Kapitel 2 werden zunächst die Grundlagen der Modellierung vorgestellt und anschließend Bezug auf die Ereignisgesteuerte Prozessmodellierung sowie die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessmodellierung genommen. Im nächsten Kapitel wird der Geschäftsprozess dargestellt und anschließend optimiert. Das Essay endet mit dem Fazit in Kapitel 3.

Mit diesem Scientific Essay wurde die Literaturrecherche aufgrund der aktuellen Covid-19 Situation, nur auf die reine Onlinerecherche beschränkt. Dabei wurde unter anderem die Literatur des Springer Links, welche über die FOM Hochschule für Oekonomie und Management lizenziert sind, verwendet. Ergänzend wurden unterschiedliche Quellen aus dem Internet verwendet, um grundlegende Informationen zu sammeln. Für die formale Gestaltung dieses Scientific Essays wurde der aktuelle Leitfaden (05/2020) der FOM verwendet.

2. Auswahl der Modellierung

In diesem Kapitel werden zunächst die Grundlagen und unterschiedlichen Modelle der Geschäftsprozess Modellierung näher dargestellt. Anschließend wird die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessmodellierung näher erläutert, da diese für das Anwendungsbeispiel von Relevanz ist.

2.1 Grundlagen der Modellierung

Um das Projektmanagement für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten, werden Modelle eingesetzt. Das Ziel von Modellen ist es, Sachverhalte vereinfacht für die Dokumentation, Analyse und Verbesserung von Prozessen einzusetzen und damit nicht benötigte Details auszublenden.⁴

Für die Modellierung von Prozessen stehen unterschiedliche Methoden zur Auswahl, dabei unterscheidet man neben der Formalen Methode, die Datenorientiere Methode, Kontrollflussorientierte Methode, sowie die Objektorientierte Methode.⁵

Die Formale Methode gehört der skriptbasierten Methode an, welche die Beschreibung mithilfe einer Programmiersprache durchführt, die an die Formale Notation angelehnt ist. Auf Grund der fehlenden Veranschaulichung von Prozessen, ist der Einsatz der skriptbasierten Methode für bspw. ungelerntes Personal eher ungeeignet.⁶

Die Daten-, Kontrollfluss-, sowie die Objektorientierte Methode gehören der Diagrammsprache an, welche im Arbeitsalltag häufiger anzutreffen ist, da eine Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachabteilungen auf Grund der grafischen Modellierung möglich ist.⁷

Die Datenorientierte Methode konzentriert sich auf den Ablauf der Daten im Einklang der Einzeltätigkeit, weshalb kein Fokus auf den eigentlichen Prozess gelegt wird. Aus diesem Grund ist diese Methode für das Prozessmanagement weniger entscheidend.⁸ Die Kontrollflussbasierte Methode konzentriert sich auf den Ablauf der Tätigkeiten, welche die Prozessmodellierung definiert.⁹ Dabei haben sich nach Dr. Andreas Gadatsch die Prozesslandkarten, Swimlane- Diagramme, Wertschöpfungskettendiagramme (WKD), die erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK), sowie die Business Process Modeling and Notation-Methode (BPMN) in der Praxis etabliert.¹⁰ Zuletzt die Objektorientierte Methode, welche ihren Ursprung in der Softwareentwicklung wiederfindet. Der Gedanke ist hierbei, Funktionen und Daten zu Objekten zusammenzufassen, wie es sich in der Praxis mit dem Unified Modeling Language (UML) in Form des Activity Diagram (Aktivitätsdiagram) etabliert hat.¹¹

2.2 Ereignisgesteuerte Prozessmodellierung

Die vier Grundelemente der der Ereignisgesteuerten Prozesskette nach Gadatsch, welche mit EPK abgekürzt wird, lauten Funktion, Ereignis, Kante und Konnektor und werden folgend näher erläutert.¹²

Die Funktion stellt eine aktive Tätigkeit dar, die in beliebig weitere Tätigkeiten untergliedert werden kann und in verschiedene aktive Prozesse eingeht bspw. in die Bestellabwicklung. Eine Tätigkeit wird immer durch Akteure durchgeführt, also einen Menschen oder eine Software. Durch die Durchführung der Tätigkeit wird die Aufgabe transformiert, damit das angestrebte Unternehmensziel erfolgreich erreicht werden kann. Dabei kann mit der Funktion einer EPK die Information, durch die unterschiedlichen Informationsobjekte einer Tätigkeit verändert werden. Eine Funktion wird als Rechteck mit abgerundeten Kanten visualisiert (s. Abbildung 1) und setzt sich aus einem Informationsobjekt (Substantiv) und der Beschreibung der Durchführung (Verb) zusammen.¹³

Abbildung 1: Funktion einer EPK

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: eigene Darstellung

Als weiteres Grundelement gilt das Ereignis, welches als passiver Objekttyp einen Zustand und keine Entscheidung darstellt. Mit der Durchführung eines Ereignisses wird die Funktion ausgelöst und stellt ein Ergebnis einer durchgeführten Funktion dar. Das Ereignis der EPK wird als Sechseck visualisiert. Das Ereignis beinhaltet eine Information als Objekt, welches im Substantiv beschrieben wird und den dazugehörigen Zustand als Verb im Perfekt bspw. die Buchung wurde erfasst (s. Abbildung 2).¹⁴

Abbildung 2: Ereignis einer EPK

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: eigene Darstellung

Das nächste Element der EPK ist die Kante. Eine Kante verbindet immer zwei unterschiedliche Objekte. Damit kann man sagen, dass eine Kante Funktionen und Ereignis miteinander verknüpft.¹⁵

Das vierte und letzte Element der EPK sind die Konnektoren. Dabei unterscheidet man zwischen den drei Konnektoren: Konjunktion („und“-), Adjunktion („mindestens ein“) und Disjunktion („entweder oder“). Konnektoren werden durch Bedingungen von Ereignissen und Funktionen ausgeführt, sprich dass mehrere Faktoren erfüllt werden müssen, um z.B. ein Ereignis auszulösen.¹⁶

Die Konjunktion (s. Abbildung 3) verlangt, dass alle zugeordneten Kriterien erfüllt sein müssen, damit fortgefahren werden kann. Alle Objekte und deren Kanten, die zu einer Konjunktion gehören, müssen abgearbeitet sein, damit der Konnektor ausgeführt werden kann und die EPK fortgesetzt wird. Die Konjunktion wird in einem Kreis und einer nach oben zeigenden Spitze dargestellt.¹⁷

Abbildung 3: Konjunktion einer EPK

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: eigene Darstellung

Mit der Adjunktion (s. Abbildung 4) muss mindestens ein Kriterium erfüllt werden, damit der Prozess fortgesetzt werden kann. Im Gegenteil zur Konjunktion ist es nicht notwendig, dass Faktoren der eingehenden Kanten abgearbeitet sind, damit die EPK fortgesetzt wird.¹⁸

Abbildung 4: Adjunktion einer EPK

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: eigene Darstellung

Zuletzt die Disjunktion, die vorgibt, dass nur ein Kriterium erfüllt sein darf, damit die Fortsetzung der EPK erfolgen kann. Für die Fortsetzung dürfen nicht mehrere Kriterien gleichzeitig erfüllt werden.¹⁹

Abbildung 5: Disjunktion einer EPK

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: eigene Darstellung

Durch die Verwendung der Konnektoren unterscheidet man zwischen zwei Arten von Verknüpfungen von Funktionen und Ereignissen. Es wird zwischen der Ereignisverknüpfung und Funktionsverknüpfung unterschieden. Die Ereignisverknüpfung verknüpft mit einem Konnektor zwei oder mehrere Ereignisse. Falls es sich um ein auslösendes oder erzeugtes Ereignis handelt, kann die Verknüpfung weiter untergegliedert werden. Die Funktionsverknüpfung hingegen verknüpft mindestens zwei oder auch mehrere Funktionen mit einem Ereignis, durch die Nutzung des Konnektors. Mit der Funktionsverknüpfung gibt es einen Sonderfall, und zwar kann ein Ereignis nicht mit einer Adjunktion und Disjunktion verbunden werden, wenn die Funktion mehrere Abzweigungen beinhaltet, da ein Ereignis als passives Modelelement keine Entscheidung treffen kann.²⁰

Die grundlegende Modellierungsregel besagt, dass eine EPK mit einem Ereignis startet und dieses auch abschließt. Die Prozesse werden als Start-Ereignis und Ende-Ereignis beschrieben. Es gilt zu beachten, dass ein Ende-Ereignis auch einem anderen Prozess als auslösendes Start-Ereignis dargestellt werden kann.²¹

2.3 Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessmodellierung

Die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette, welche mit eEPK abgekürzt wird, baut ihre Grundlage auf der Ereignisgesteuerten Prozesskette auf. Die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette sieht die bereits zuvor vorgestellten Notationen der EPK nicht als ausreichend an, um ein aussagekräftiges Modell der Praxis zu wiedergeben, da mehr Detailtiefe bei der Einführung und Überarbeitung von Informationssystemen notwendig ist.²² Dabei wurden die EPK um die Elemente organisatorische Einheit, Informationsobjekt, Anwendungssystem und Datenfluss ergänzt.

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¹ Vgl. https://www.ariba.com/de-de/solutions/solutions-overview?campaigncode=CRM-YD21-PSM-TRK_MEEG01&source=ppc-meedach-GOO-%25epid!---&DFA=1&gclsrc=aw.ds&&gclid=EAIaIQobChMIzaCrnvfX7wIVGc93Ch2vMQ0KEAAYASAAEgK71_D_BwE , Zugriff am 16.04.2021.

² Vgl. Schwarz, L., et al., Geschäftsprozesse modellieren, 2018, S. 21.

³ Vgl. Ebd., S.22.

⁴ Vgl. Gadatsch, A., Geschäftsprozess-Management, 2020, S. 87.

⁵ Vgl. Ebd., S. 89 f.

⁶ Vgl. Ebd., S. 89.

⁷ Vgl. Ebd., S. 89.

⁸ Vgl. Ebd., S. 90.

⁹ Vgl. Ebd., S. 90.

¹⁰ Vgl. Ebd., S. 90.

¹¹ Vgl. Ebd., S. 90.

¹² Vgl. Ebd., S. 106.

¹³ Vgl. Ebd., S. 107.

¹⁴ Vgl. Ebd., S. 107 f.

¹⁵ Vgl. Ebd., S. 118.

¹⁶ Vgl. Ebd., S. 108.

¹⁷ Vgl. Ebd., S. 108 ff.

¹⁸ Vgl. Ebd., S. 109 f.

¹⁹ Vgl. Ebd., S. 108 f.

²⁰ Vgl. Ebd., S. 115 f.

²¹ Vgl. Ebd., S. 108

²² Vgl. Ebd., S. 120 f.