Die Implementierung eines EDV gestützten Lagerhaltungssystems zur Vereinfachung der Inventur

Die Implementierung eines EDV gestützten Lagerhaltungssys- tems zur Vereinfachung der Inventur

1. Einleitung

Erhöhter Kostendruck fordert eine effektivere Lagerwirtschaft.

Eine Bestandsaufnahme im deutschen Mittelstand lässt nichts Gutes vermuten. Häufig ist die Lagerhaltung in die alltägliche Geschäftstätigkeit nur wenig integriert.

Es gibt kein steuerndes Bestellwesen welchem die Produktionsplanung vorge- schaltet ist und die Einkaufsaktivität koordiniert beziehungsweise die Lager be- dient.

Zu oft wird nicht bedarfsgerecht bestellt. Kleinmengen werden zu teuer eingekauft und Rabatte bei größeren Mengen verleiten zu übermäßigen Käufen.

Die Folge sind unübersichtliche und große Lager. Abgesehen von der technischen Alterung und dem Schwund dieser Güter verursachen sie immense Lagerkosten.

Diese lassen sich in Flächenkosten, Verwaltungsaufwand und Inventurkosten un- terteilen.

Eine der gravierernsten Folgen ist die große und langfristige Kapitalbindung. Das gebundene Kapital ist totes Kapital und ist mit erheblichen kalkulatorischen Zinskosten belastet. Nicht selten führt diese Kapitalbindung zur fehlenden Liquidität im Unternehmen, und über kurz oder lang zur Zahlungsunfähigkeit.

Um ein bedarfsgerechtes und flexibles Beschaffungswesen aufzubauen muss im ersten Schritt die Lagerhaltung reorganisiert werden. Zu jeder Zeit müssen Aussa- gen darüber getroffen werden können, was, wie viel und an welchem Ort die ein- zelnen Güter lagern. Die einzigste Möglichkeit alle Lagerbewegungen zu doku- mentieren und damit solche Aussagen treffen zu können, ist die Implementierung eines EDV gestützten Lagerhaltungssystem, welches nach dem Prinzip der per- manenten Inventur aufgebaut ist.

2.Die Inventur

Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände in ein Verzeichnis, dem Inventar. Dieses Verzeichnis ist zu jeder Bilanz zu erstellen. Aus ihm muss die Vermögenslage eines Unternehmens ersichtlich sein. Die Bilanzierungspflicht mit ihrer Pflicht zur Inventur begründet sich in der Buchführungspflicht eines jeden Kaufmanns nach §283 Handelsgesetzbuch (HGB).

Das Inventar muss erstmalig bei der Gründung eines Unternehmens erstellt werden. Es muss Grundstücke, Forderungen, Verbindlichkeiten, flüssige Mittel, sowie sonstige Vermögensgegenstände enthalten.

Die Angabe der Gegenwerte von Grundstücken, Forderungen, Verbindlichkeiten und flüssigen Mitteln sind leicht aus der Buchhaltung zu machen. Das weit aus größere Problem sind die sonstigen Vermögensgegenstände. Sie enthalten jeden Rohstoff, jedes Betriebsmittel und alles was sonst noch Kapital bindet.

2.1 Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur ist die körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögensge- genstände zu einem bestimmten Stichtag. In der Regel wird hier das Ende des Geschäftsjahres zum 31.12 oder 30.06 gewählt, da hier eine Inventur vom Ge- setzgeber verlangt wird. Jeder Vermögensgegenstand wird in der Bilanz in DM oder € angegeben. Hierzu muss die Menge aller Vermögensgegenstände körper- lich erfasst werden. Da dies schon in kleinen Unternehmen wochenlange akribi- sche Arbeit bedeuten würde, sind gewisse Vereinfachungsmethoden erlaubt.

Nach § 241 HGB dürfen anerkannte mathematische Methoden zur Ermittlung der Lagermengen herangezogen werden. Dies bedeutet man darf auch messen und wiegen, muss dies jedoch durch Stichproben überprüfen.

Trotz dieser Vereinfachungsmethoden ist eine körperliche Inventur zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt gar nicht möglich. Hier Räumt der Gesetzgeber die soge- nannte Rückrechnung, drei Monate vor, oder 3 Monate nach der Bilanz ein.

Ist die Körperliche Inventur abgeschlossen, sind alle erfassten Positionen in DM oder € Beträgen nach dem Mindestwertprinzip zu bewerten und in der Bilanz zu erfassen.

2.2 Die permanente Inventur

Auch die permanente Inventur hat zum Ziel alle Vermögensgegenstände in einem Inventar zusammen zu fassen und ihre Werte in DM oder € der Bilanz zuzuführen.

Hier wird jedoch auf eine körperliche Inventur zum Ende des Geschäftsjahres ver- zichtet, da man laufend die Lagerbestände fortschreibt, und so immer weiß, wel- che sonstigen Vermögensgegenstände sich im Lagerkreislauf des Unternehmens befinden.

Diese sogenannte Skontraktionsmethode¹ ist in Unternehmen anzuwenden wel- che in Einzel- oder Serienfertigung produzieren. Ein Materialeingang wird mit der dazugehörigen Menge und dem dazugehörigen Lagerplatz in das Warenwirt- schaftssystem eingebucht. Bei jeder Entnahme wird nun ein Materialabgang er- fasst.

Dieser Abgang wird gleich mit weiteren Daten, wie Kostenstelle und Auftrags- nummer gebucht. So kann zusätzlich eine einfache Nachkalkulation durchgeführt werden.

Am Ende des Geschäftsjahres bekommt man durch saldieren einen Soll Lagerwert. Dieser ist wiederum durch Stichproben nachzuprüfen.

Sind alle Vermögensgegenstände im Inventar zusammengefasst, ist dieses wieder Position für Position nach dem Mindestwertprinzip zu bewerten und in die Bilanz einzustellen.

3. Die Lagerhaltung

Die Lagerhaltung umfasst die Versorgung des Betriebs mit Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, sowie mit Halbfabrikaten und Handelswaren. Ihr Ziel ist es Schwankungen in Beschaffung, Produktion und Absatz auszugleichen und die Nachfrager bedarfsgemäß zu bedienen.

3.1 Die ABC-Analyse

Um die Lagermengenentscheidung zu treffen muss eine Klassifizierung der zu la- gernden Güter stattfinden. Um eine brauchbare Einteilung zu finden wird die ABC- Analyse nach Reichwald und Dietel herangezogen. Bei dieser Analyse werden Lagerkosten und Beschaffungskosten als gegebene Faktoren angesehen.

Um eine Einteilung in drei Produktkategorien zu finden, werden die Werte der ein- zelnen Materialarten inklusive ihrer Lagerkosten, in welchen auch die Zinskosten enthalten sind, ins Verhältnis gesetzt mit ihrem mengenmäßigen Bedarf nach Plankosten.

Teurere Produkte welche in kleineren Mengen benötigt werden sollten eher be- darfsbezogen geordert werden, da ihre Beschaffungskosten unter den Lagerkos- ten liegen.

Billigere Produkte mit einem mengenmäßig höheren Teil sollten eher verbrauchsbezogen, zum Beispiel nach den Jahresplanzahlen bezogen werden. Bei ihnen liegen die Lagerkosten unter den Beschaffungskosten.

Dieser Wert- und Mengenanteilige Zusammenhang wird auch in der Lorenz’schen Konzentrationskurve dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 : Konzentrationskurve nach Lorenz

Nach den vorangegangenen Prämissen der ABC-Analyse sollten

- A-Güter möglichst bedarfsbezogen
- B-Güter bedarfsorientiert und
- C-Güter nach gröberen Schätzungen disponiert werden.

In der Praxis ist die ABC-Analyse weit verbreitet, jedoch birgt sie methodische Schwächen. Einige Kosten, wie zum Beispiel Raumkosten sind in der produzierenden Industrie nicht oder nur geringfügig abhängig von dem Wert der Güter. Diese Beliebigkeit der Klassenbildung wird häufig kritisiert.¹

Nach der Theorie der ABC-Analyse eignen sich also Produkt der C-Gruppe besonders gut für die Vorratslagerhaltung. Um diese Lager zu bewirtschaften sind verschiedene Ansätze in der Praxis anzutreffen.

3.2 Die manuelle Lagerhaltung

Bei der manuellen Lagerhaltung wird auf den Einsatz von elektronischer Datenverarbeitung verzichtet. Sie wird selbst in Betrieben mit relativ niederem Warenaufkommen nur noch selten genutzt.

Der Wareneingang wird von einem Mitarbeiter erfasst und mit dem Lieferschein abgeglichen. Er legt eine Materialkarte an, kennzeichnet die Ware mit der Materialnummer und kommissioniert sie in seinem Lager.

Vorteile:

- Aufwand im Wareneingang gering
- Einlagerung der Ware kann flexibel gestaltet werden

Nachteile:

- Der Lagerplatz ist nicht bekannt
- Entnahmen werden nicht erfasst
- Die Bestandsmenge ist nicht bekannt
- Der Meldebestand wird unbemerkt unterschritten
- Umständliche Inventurprozedur

Zusammengefasst ist die manuelle Lagerhaltung für ein modernes Unternehmen mit Tausenden Rohmaterialien nicht mehr tragbar. Als Hauptkritikpunkt muss in jedem Falle der fehlende Überblick über den Warenbestand gesehen werden.

Dieser fehlende Überblick verursacht zur Jahresinventur einen überdurchschnitt- lich großen Aufwand, da die kompletten sonstigen Vermögensgegenstände Position für Position manuell in Menge und Wert erfasst werden müssen.

3.3 Die EDV gestützte Lagerhaltung

Bei der EDV gestützten Lagerhaltung wird die Ware normal von einer Person im Wareneingang geprüft und mit dem Lieferschein oder der Bestellung verglichen. Befindet man sie für OK, wird sie in das Warenwirtschaftssystem eingebucht. Hier werden zusätzliche Daten, wie Menge, Verpackungseinheit, Eiserne Reserve und Meldebestand mit eingegeben. Das System weist nun einen Lagerplatz, der Ware zu. Es hat hinterlegt, welche Plätze frei sind und welcher Lagerplatz für welches Gut geeignet ist. Dies kann je nach Angabe der Ware ein Silo-, Bunker- oder Tanklagerplatz, ein Europalettenlagerplatz, ein Hochregallagerplatz oder ein Klein- teile-Lagerplatz sein. Zu letzt wird nun die Ware mit einem Bar Code absolut ge- kennzeichnet.

Jede Bestandsveränderung wird von einem Handscanner dokumentiert. Entnimmt man dem jeweiligen Gebinde Ware wird die Anzahl am Handscanner eingegeben und durch ablesen des Bar Codes wird automatisch ein Funkabgleich mit dem Warenwirtschaftssystem getätigt.

Nun kann zeitgleich mit der Entnahme eine Bestandsveränderung im Warenwirtschaftssystem beobachten.

Werden bei der Entnahme weitere Daten wie zum Beispiel Auftragsnummern, Personalnummern oder Kostenstellen mit eingespeist können zusätzliche Abläufe, wie etwa eine Kostenzuordnung, automatisiert werden.

Vorteile:

- Entnahmen sind genau dokumentiert und können den jeweiligen Kosten- stellen zugeordnet werden.
- Die Lagerplätze sind klar ersichtlich. Die Bestände sind immer bekannt. Dadurch wird das Bestellwesen deutlich beschleunigt und kann automatisiert werden.
- Eine leichtere rückwirkende Analyse des Materialbedarfs durch Daten die zur Errechnung von Kennzahlen dienen.
- Die permanente Bestandsüberwachung wird als Inventur anerkannt. Kein zusätzlicher Personalaufwand fällt zum Ende des Geschäftsjahres an.

Nachteile:

- Unflexibles handeln im Lager. Es können keine Entnahmen ohne Entnah- meautorisierung getätigt werden.
- Bei einer etwaigen technischen Störung sind die Lagerplätze unbekannt.
- Hoher Technisierungsgrad, und die aufwendigen Lagermöglichkeiten, wie zum Beispiel Normbehälter, sind teuer.

Die permanente Inventurmethode wird sich mehr und mehr durchsetzten da die Anforderungen an die Warenwirtschaftssysteme immer komplexer und allumfassender werden.

So steht früher oder später jede produzierende Unternehmung vor der Implementierung eines solchen Systems.

4. Die Implementierung

Die Einführung eines solchen Systems muss detailliert geplant und organisiert werden. In der Umstellungsphase fällt für alle beteiligten Personen ein deutliches Mehr an Arbeit an. Die Projektgruppe bestehen aus allen partizipierenden Abteilungen und muss klar von einer verantwortlichen Person geleitet werden.

Der zeitliche Rahmenplan sollte auf ein Geschäftsjahr angelegt sein. In einer ers- ten Phase muss über die softwaretechnische Seite nachgedacht werden, erst in einer zweiten viel längeren Phase sind praktische Änderungen im Ablauf der Lagerhaltung nötig.

Zur letztendlichen Umstellung bietet sich das Ende des Geschäftsjahres an, da hier die Bestände durch die durchgeführte Inventur ohnehin bekannt sind. Die tatsächliche Umstellung ist dann nur noch reine Formsache. Zum ersten Tag des neuen Geschäftsjahres wir mit der neuen Lagermethode gearbeitet.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Aufwandsverteilung bei einem Zeitrahmen von einem Jahr.

4.1 Problemstellung Software

In der Vorbereitungsphase sind softwaretechnische Probleme zu lösen. Welches Lagersystem soll zum Einsatz kommen? Soll auf ein erweiterbares Warenwirtschaftsystem umgestiegen werden? Ist eine separate Software nötig, kann ich mein genutztes System mit integrieren oder verwenden?

Sind diese Fragen ausführlich geklärt muss eine verbindliche Entscheidung getroffen werden. Die weiteren Schritte, vor allem die Umstellung der Lagerorganisation hängen hiervon ab.

Sehr vorteilhaft ist natürlich auch die Beschaffung der Software zu diesem frühen Stadium der Planung. Man kann dann sein Personal intensiver im Vorab Schulen und etwaige Schwächen des Programms finden und ausmerzen.

4.2 Problemstellung Lager

Die Lagerseite wird entscheiden von den Möglichkeiten der Software geprägt.

- Wer soll eigentlich entscheiden wo die Ware gelagert wird?
- Ist für unsere Lagerhaltung eventuell ein chaotisches Lager interessant?
- Wie wird die Ware in das System aufgenommen und gekennzeichnet.
- Ist die Infrastruktur in den Lagern vorhanden? Stehen genügend Computer- stationen zu Verfügung?

In jedem Fall werden Arbeiten wie die absolute Kennzeichnung der Lagerflächen anfallen. Die Beschaffung und Einführung von Normbehältnissen für bestimmte Güter, sowie die Neuorganisation der Einlagerung hat zu erfolgen.

Sehr kapitalintensiv wird die Investition in die Hardware sein. Handscanner, BarCode-Drucker und Computerterminals müssen gekauft und vernetzt werden.

Diese Phase der Schaffung der Voraussetzungen ist relativ langatmig und wird mehr als zwei drittel der gesamt projektierten Zeit in Anspruch nehmen. Jedoch werden durch eine genaue Vorbereitung etwaige Anlaufschwierigkeiten des neuen Systems früh erkannt. Hier sind durchaus auch Probelaufe mit durchlaufenden Produkten angebracht.

4.3 Die Umstellung

Wie in Abbildung zwei schon erkennbar, ist die tatsächliche Umstellung zeitlich nicht relevant. Mit Beginn des neuen Geschäftsjahres wird die erste Warenbewegung mit dem Neuen System gebucht.

5. Zusammenfassung

Sicherlich ist die Tatsache ob ein produzierendes Unternehmen ein ausgeklügel- tes Lagerwirtschaftsystem besitzt kein Qualitätsmerkmal für eine besonders vor- bildhafte Unternehmung. Interessant ist jedoch, dass selbst die Banken beim Ra- ting ihrer Kunden mehr und mehr auf die interne Ablauforganisation Wert legen. Hierbei werden zunehmend die Effizienz des Kapitaleinsatzes und somit der La- gerorganisation beachtet.

Da es für Mittelständler in diesen Raitings sehr schwierig ist ordentliche Ergebnis- se zu erzielen, ist eine vorbildhafte interne Organisation zumindest nicht nachtei- lig.

Literaturverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

[...]

¹ Vgl. Wöhe, Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, 20. Auflage 2000, S.1111

¹ Vgl. Tempelmeier, H., Material-Logistik, 3. Auflage, Berlin 1995, S13.