Grundlagen der Beschaffung

1. Einleitung

Es gibt eine Vielzahl von Bezeichnungen für den Begriff Beschaffung.

Einige Beispiele hierfür sind Einkauf, Materialwirtschaft, Warenwirtschaft oder Logistik. Wenn man nun den Begriff Beschaffung in seine drei Teilbereiche aufteilt, den Waren- und Dienstleistungsmarkt, den Arbeitsmarkt und den Geld- und Kapitalmarkt, so läßt sich der Begriff der Beschaffung relativ weit fassen und darunter die für den gesamten Leistungsprozeß erforderlichen Investitionsgüter, Betriebsstoffe, Handelswaren, Dienstleistungen, Arbeitsleistungen und Rechte verstehen.

An dieser Stelle soll nun der Begriff Beschaffung abgegrenzt werden. Die Beschaffungsobjekte sind so verschieden, daß die Beschaffungsmaßnahmen anderen Unternehmensbereichen zugeordnet werden. Besonders die Beschaffung von Arbeitskräften und Finanzmittel wirft eigene Probleme auf, für deren Lösung der Personalbereich und der Finanzbereich zuständig sind.

Nach der hier erläuterten Abgrenzung umfaßt der Begriff Beschaffung die Versorgung des Betriebes mit Roh-, Hilfs-, und Betriebsstoffen. Diese Einteilung erscheint sinnvoll, da die Beschaffung der Materialien ein kontinuierlich oder periodisch Wiederkehrendes Problem darstellt. Bei der Beschaffung von Dienstleistungen und Investitionsgütern handelt es sich in der Regel um einmalige Entscheidungen.

Ausgangspunkt jeglicher Beschaffung von Werkstoffen ist die exakte Festlegung des Produktionsprogrammes, das heißt welche Produkt mit welcher Anzahl hergestellt werden sollen. Ist dieser Prozeß erfolgreich abgeschlossen, kann man sich mit dem eigentlichen Beschaffungsvorgang beschäftigen. Grundlegendes Problem der Beschaffung¹ ist somit, die benötigte Materialart und Qualität in der benötigten Menge zur rechten Zeit am rechten Ort zu beschaffen und nachfolgend für die Produktion bereitzustellen.

2.1 Das Beschaffungsobjekt

Steht nach der Produktionsplanung fest welcher Werkstoff beschafft werden muß um die festgelegte Menge herzustellen, muß das für die Produktion geeignete Beschaffungsobjekt ausgesucht werden. Grundlegend kann man 2 verschiedene Beschaffungsarten unterscheiden:

a) Der Werkstoff wird selbst hergestellt, was für das Unternehmen Unabhängigkeit vom Markt bedeutet, und der Werkstoff optimal an die Produktion angepaßt werden kann. Jedoch ist diese Art der Materialbeschaffung sehr kostenaufwendig.
b) Der Werkstoff wird am freien Markt beschafft, das heißt Werkstoffe werden von anderen Unternehmen bezogen, was in den meisten Fällen die billigste Methode darstellt, aber zu einer gewissen Abhängigkeit von den Lieferanten führt.

Die optimal Beschaffungsart ist jedoch sehr abhängig vom Produkt da manche Werkstoffe nicht am Markt beschafft werden können und somit selbst produziert werden müssen. Kann das Beschaffungsobjekt am Markt beschafft werden, so muß noch der richtige Lieferant am Markt ausgesucht.

2.2. Der Beschaffungsmarkt

Der Beschaffungsmarkt stellt die Anzahl der potentiellen Lieferanten für das benötigte Beschaffungsobjekt dar. Um den optimalen Lieferanten auszusuchen müssen die vielen Lieferanten gegeneinander bewertet werden, um sich ein klares Bild über den Beschaffungsmarkt machen zu können. Dabei ist zu ermitteln, ob und inwieweit sich Lieferanten eignen, die gestellten

Anforderungen der Produktion zu erfüllen. Diese Lieferantenbewertung² umfaßt sowohl die Selektion aus der Vielzahl potentieller Anbieter (= Lieferanten- auswahl), als auch die permanente Überprüfung der Lieferleitung ausgewählter Lieferanten (= Lieferantencontrolling).

Aus dem gestellten Problem des riesigen Beschaffungsmarktes lassen sich somit folgende Ziele der Lieferantenbewertung ableiten:

- Auswahl der besten Lieferanten
- Steuerung der Lieferantenbeziehung durch Lieferkontrolle
- Pflege und Entwicklung von Lieferantenbeziehungen
- Erhaltung und Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit des Abnehmers
- Sicherung der Versorgung

2.3. Lieferantenauswahl und Lieferantencontrolling

Hat man sich nun einen Überblick über den Beschaffungsmarkt verschafft, gilt es, den richtigen Lieferanten aus dieser Menge auszuwählen und dessen Leistungen zu kontrollieren.

Die Lieferantenauswahl umfaßt nun die Entscheidung den geeigneten Lieferanten nach gewissen Faktoren wie zum Beispiel Lieferzeit, Preis, Kosten und anderen Gesichtspunkten auszuwählen. Ist dieser Prozeß abgeschlossen, so kann der Kontakt zu diesem aufgenommen werden.

Nachdem die Lieferanten ausgewählt worden sind, ist es notwendig ihre Lieferleitung ständig zu beobachten. Dies geschieht im Rahmen des Lieferantencontrolling³: Zu dessen wichtigsten Aufgaben zählen:

- Überwachung der Lieferantenleistung
- frühzeitiges Erkenne von Lieferschwierigkeiten

[...]

¹ Wöhe, Einführung in die allgemeine BWL, Vahlen, , Seite 424

² vgl. Strub, Das große Handbuch Einkauf- und Beschaffungsmanagment, MI, Seite 80

³ vgl. Strub, Das große Handbuch Einkauf- und Beschaffungsmanagment, MI, Seite 82