Die vorliegende Hausarbeit im Studienfach „Grundlagen der Wirtschaftsinformatik“ beinhaltet die Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystem (DMS-System) zur zentralen Verwaltung von Abteilungsdokumenten. Das Unternehmen, für das diese Ausarbeitung erstellt wird, ist die BASF SE, Facheinheit für zentrales Engineering (3D-Design und Rohrleitungstechnik). Hauptaufgabe der Facheinheit ist die 3D-Planung von Rohrleitungen im Zuge von Anlagenänderungen.
Ziel dieser Hausarbeit ist es, ein für die Anforderungen der Facheinheit entsprechendes DMS-System zu bestimmen. Diese Ausarbeitung dient als Grundlage die bisherige Netzlaufwerkstruktur, welche diverse Probleme verursacht, zu ersetzen. Durch die Einführung eines DMS-Systems wird eine zeitgemäße Verwaltung von Dokumenten angestrebt.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundlagen Dokumentenmanagementsysteme
2.1 Definition und Erklärung
2.2 Vorteile eines DMS-Systems
2.3 Recherche zu möglichen DMS-Systemen
2.3.1 Marktlösung
2.3.2 Interne Lösung
3 Auswahl eines DMS-Systems
3.1 Aktuelle Situation
3.2 Beschreibung der Hauptprobleme
3.3 Erstellung der Zielvorgabe
3.4 Auswahlverfahren und Entscheidung
3.5 Vorbereitung zur Einführung des DMS-Systems
4 Fazit
4.1 Weitere Vorgehensweise
4.2 Ausblick
Zielsetzung und Themen
Die vorliegende Arbeit verfolgt das Ziel, ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Facheinheit „3D-Design und Rohrleitungstechnik“ der BASF SE zu identifizieren, um die ineffiziente Netzlaufwerkstruktur abzulösen. Die Forschungsfrage konzentriert sich darauf, wie durch den Einsatz eines DMS die Verwaltung, Suche und Zusammenarbeit an Abteilungsdokumenten optimiert werden kann.
- Analyse der Grundlagen und Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen
- Identifikation und Bewertung interner DMS-Lösungen (Documentum, MyPortal, Pergamon)
- Detaillierte Untersuchung der aktuellen Probleme in der Dateiverwaltung
- Erstellung eines Anforderungskatalogs (Lastenheft) zur Systemauswahl
- Entwicklung einer Strategie zur Implementierung und Neustrukturierung der Dokumentenablage
Auszug aus dem Buch
3.2 Beschreibung der Hauptprobleme
Aus der aktuellen Netzlaufwerkstruktur ist nicht eindeutig definiert, unter welchem Pfad Dokumente gespeichert werden. Nicht jeder Inhalt darf von jedem Mitarbeiter gesehen bzw. bearbeitet werden (z. B. Leasing-Mitarbeiter). Diese Unklarheiten führen dazu, dass Mitarbeiter Dateien in verschiedenen Ordner ablegen. Daraus resultieren vermehrt Datei-Dopplungen. Verstärkt wird das Ganze durch die Aufteilung der Facheinheit in verschiedene Teams mit unterschiedlichen Aufgaben (Rollen). Diese Teams greifen aus unterschiedlichen Intensionen auf dieselben Dateien zu. Oftmals hat dies zur Folge, dass Dateien lokal gespeichert werden, was wiederum dazu führt, dass verschiedene Versionen von Dokumenten im Umlauf sind. Zudem werden benötigte Speicherkapazitäten unnötigerweise blockiert. Hinzu kommt, dass Dateien immer wieder ausgeschnitten statt kopiert, gelöscht, geändert, umbenannt oder verschoben werden.
Ein weiterer Aspekt bildet die auf diese Weise gewachsene Struktur, da mittlerweile sehr viele Unterorder existieren. Daraus ergibt sich eine schwer überblickbare Struktur, unter der man sich nur sehr schwer zurechtfindet. Die Ablagepfade sind teilweise so lang, dass beim Bearbeiten von Dateien Fehlermeldungen auftreten.
Die Suche nach gezielten Informationen ist aufwendig, denn Ordner müssen einzeln durchsucht werden. Auch der Weg über die Windowssuchfunktion ist nicht optimal, da es aufgrund der großen Datenmenge sehr lange dauert bis ein Suchergebnis vorliegt. Ein weiterer Nachteil ist, dass Dokumente nicht von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig geöffnet werden können, wodurch Wartezeiten entstehen. Infolge zu hoher Datenlast der Server kommt es zudem vor, dass ein Zugriff auf das Netzlaufwerk nicht gewährleistet werden kann. Dieser Fehler tritt vermehrt bei Nutzung über VPN auf.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Einführung in die Zielsetzung der Hausarbeit bei der BASF SE und Begründung für die Einführung eines DMS zur Bewältigung der wachsenden Informationsflut.
2 Grundlagen Dokumentenmanagementsysteme: Definition von DMS sowie Darstellung der zentralen Vorteile, wie verbesserte Suchbarkeit, Zugriffskontrolle und Prozessautomatisierung.
3 Auswahl eines DMS-Systems: Analyse der bestehenden Probleme in der Netzlaufwerkstruktur und systematische Gegenüberstellung von internen Softwarelösungen anhand eines Lastenhefts.
4 Fazit: Zusammenfassende Bewertung der ausgewählten Software „MyPortal“ als optimale Lösung sowie Ausblick auf die geplante Testphase und Implementierung.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagementsystem, DMS, BASF SE, Netzlaufwerk, Datenmanagement, Wissensmanagement, Workflowmanagement, Systemauswahl, Digitalisierung, Lastenheft, MyPortal, 3D-Design, Rohrleitungstechnik, Prozessoptimierung, Unternehmenssoftware
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Auswahl und Einführung eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems (DMS) für eine Facheinheit im Bereich 3D-Design und Rohrleitungstechnik der BASF SE.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die Schwerpunkte liegen auf der Analyse der aktuellen Ablagestruktur, der Erstellung eines Anforderungskatalogs (Lastenheft) und dem Vergleich verschiedener intern verfügbarer Softwarelösungen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Hauptziel ist die Ablösung der fehleranfälligen und ineffizienten Windows-Netzlaufwerkstruktur durch ein zeitgemäßes DMS, um die Dokumentenverwaltung zu optimieren.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es erfolgt eine qualitative Untersuchung mittels Intranet-Recherchen, einer Ist-Analyse der Probleme sowie eine strukturierte Nutzwertanalyse (Entscheidungsmatrix) zur Auswahl des DMS.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil befasst sich mit der Definition von DMS, der Identifikation von Problemen der aktuellen Dateistruktur, der Erstellung von Zielvorgaben sowie dem detaillierten Vergleich von drei Software-Alternativen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit ist durch Begriffe wie Dokumentenmanagementsystem, Datenmanagement, Prozessoptimierung und Digitalisierung gekennzeichnet.
Warum fiel die Entscheidung bei der Softwareauswahl auf „MyPortal“?
MyPortal erfüllt die meisten Anforderungen des Lastenhefts, bietet eine hohe Nutzerakzeptanz, ist bereits im Unternehmen etabliert und ermöglicht kundenindividuelle Anpassungen.
Wie soll die Einführung des DMS in die Praxis umgesetzt werden?
Nach der Auswahl erfolgt zunächst eine Neustrukturierung der Dokumente in vier Hauptkategorien, gefolgt von einer Testphase, in der Feedback durch die Mitarbeiter gesammelt wird.
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- Anonym (Author), 2020, Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems zur zentralen Verwaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1061407
