Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems zur zentralen Verwaltung

Inhaltsverzeichnis

I Abbildungsverzeichnis

II Tabellenverzeichnis

III Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen Dokumentenmanagementsysteme
2.1 Definition und Erklärung
2.2 Vorteile eines DMS-Systems
2.3 Recherche zu möglichen DMS-Systemen
2.3.1 Marktlösung
2.3.2 Interne Lösung

3 Auswahl eines DMS-Systems
3.1 Aktuelle Situation
3.2 Beschreibung der Hauptprobleme
3.3 Erstellung der Zielvorgabe
3.4 Auswahlverfahren und Entscheidung
3.5 Vorbereitung zur Einführung des DMS-Systems

4 Fazit
4.1 Weitere Vorgehensweise
4.2 Ausblick

IV Literaturverzeichnis

V Anlage

I Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Beispiel einer Fehlermeldung

Abbildung 2: Fehlermeldung Netzlaufwerke

Abbildung 3: Grundaufbau der neuen Hierarchie

II Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Lastenheft

Tabelle 2: Vor- und Nachteile von Documentum

Tabelle 3: Vor- und Nachteile von MyPortal

Tabelle 4: Vor- und Nachteile von Pergamon

Tabelle 5: Entscheidungsmatrix

III Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Die vorliegende Hausarbeit im Studienfach „Grundlagen der Wirtschaftsinforma­tik“ beinhaltet die Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystem (DMS-System) zur zentralen Verwaltung von Abteilungsdokumenten. Das Unter­nehmen, für das diese Ausarbeitung erstellt wird, ist die BASF SE, Facheinheit für zentrales Engineering (3D-Design und Rohrleitungstechnik). Hauptaufgabe der Facheinheit ist die 3D-Planung von Rohrleitungen im Zuge von Anlagenän­derungen.

„Um die wachsende Informationsflut in der betrieblichen Informationsverarbei­tung zu bändigen, müssen Daten schnell und unproblematisch bearbeitet, wei­tergegeben und entsprechend ihrer Bestimmung verwaltet und archiviert wer- den.“¹

Ziel dieser Hausarbeit ist es, ein für die Anforderungen der Facheinheit entspre­chendes DMS-System zu bestimmen. Diese Ausarbeitung dient als Grundlage die bisherige Netzlaufwerkstruktur, welche diverse Probleme verursacht, zu er­setzen. Durch die Einführung eines DMS-Systems wird eine zeitgemäße Verwal­tung von Dokumenten angestrebt.

2 Grundlagen Dokumentenmanagementsysteme

Zunächst werden allgemeine Grundlagen zum Thema Dokumentenmanage­mentsystem beschrieben. Dabei wird auf einige Begrifflichkeiten sowie auf die Vorteile eines solchen Systems eingegangen.

2.1 Definition und Erklärung

„Ein Dokumentenmanagementsystem stellt ein eine IT-Anwendung dar, die Do­kumente verwaltet und archiviert. [,..]“² Zu diesen Dokumenten zählen unter an­derem E-Mails, Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationen, Videos, PDF und viele mehr. „[Das DMS-System] dient zur Organisation und Koordination der Ent­wicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis hin zu ihrer Vernich­tung. [,..]“³ Es beinhaltet primär Verwaltungsfunktionen und weniger inhaltliche Konzeption.⁴ Hauptaspekte bei Büroarbeiten sind elektrische Ablage sowie Ar­chivierung von Dokumenten. Unter dem Begriff der Ablage versteht man kurz- bis mittelfriste Speicherungen, wohingegen man unter Archivierung das langfris­tige Aufbewahren von Dokumenten beschreibt.⁵ Grundsätzlich sind Dokumen­tenerfassung (Eingabekomponente), Indizierung, Speicherung, Recherche und Ausgabe die Hauptfunktionen des Archivierungsprozesses.⁶

2.2 Vorteile eines DMS-Systems

Die Nutzung einer DMS-Software bringt viele Vorteile. Im Rahmen dieser Haus­arbeit werden Nachteile wie z. B. Kosten, Datensicherheit oder Änderungswider­stand nicht betrachtet. Im Folgenden wird nur auf eine Auswahl von Vorteilen eines DMS-Systems eingegangen:

- Schnelle Wiederauffindbarkeit der Dokumente durch Suchmaschinen mit Hilfe von Verschlagwortung⁷ oder Deskriptoren (sog. Metadaten)
- Zugriffskontrollen durch Rechtevergabe bzgl. Informationssicherheit und Datenschutz (individuelle Lese- und Schreibrechte)
- Verwaltung von Bearbeitungsständen7 durch Versionierung mit Historien- verwaltung⁸
- Verhinderung doppelter Arbeit sowie Speicherung von Dokumenten8
- Verteilung sowie Umlauf der Dokumente (Workflowmanagement)8
- Dezentraler, gleichzeitiger Zugriff mehrerer Peronen8
- Kosteneinsparungen bei Bürobedarf8 (z. B. Kopierer, Regale, Ordner)
- Bessere Informationsbereitschaft und -fähigkeit (intern und extern)7
- Ablage und Archivierung (langfristiger Zugriff)7
- Automatisierung von Geschäftsprozessen7
- Schutz vor Verfälschung, Missbrauch und Vernichtung7

2.3 Recherche zu möglichen DMS-Systemen

Für die Auswahl eins geeigneten DMS-Systems werden Recherchen via Intranet und Internet zu möglichen DMS-Software außerhalb wie auch innerhalb des Un­ternehmens durchgeführt.

2.3.1 Marktlösung

Der deutschsprachige Markt bietet eine große Vielfalt an möglichen Lösungen mit verschiedenen Anforderungen. Diese sind oftmals speziell auf entsprechende Branchen sowie Unternehmensgrößen und Anzahl der Software-Nutzer zuge­schnitten. Aufgrund der großen Auswahl an möglichen Anbietern für Dokumen­tenmanagementsysteme, die der Markt anbietet, wird primär eine bereits im Un­ternehmen funktionierende interne (BASF SE) Lösung forciert.

2.3.2 Interne Lösung

Mittels Intranet-Recherchen werden DMS-Systeme ermittelt, die bereits in ande­ren Einheiten der BASF SE erfolgreich im Einsatz sind. Ziel dieser internen Lö­sung ist es, eine schnelle Eingewöhnung sowie eine von Beginn an hohe Akzep­tanz für das spätere DMS-System zu schaffen. Folgende drei DMS-Lösungen werden laut IT-Facheinheit derzeit intern genutzt:

- Documentum (OpenText)
- MyPortal (Fasihi)
- Pergamon (Ainea)

3 Auswahl eines DMS-Systems

Es folgt eine Beschreibung der aktuellen Dokumentenablage, wobei auf einige der Hauptprobleme näher eingegangen wird. Anschließend werden die zuvor ausgewählten internen DMS-Systeme als Grundlage für eine Gegenüberstellung genutzt.

3.1 Aktuelle Situation

Zurzeit liegen alle Dokumente der Facheinheit in einer Ordnerstruktur (Netzwerk­laufwerk "B.\") unter dem Betriebssystem Windows (8.1 bzw. 10). Im Zuge der stetig wachsenden Digitalisierung nimmt das EDV-gestützte Verwalten von Dokumenten eine wichtige Rolle ein. Diese voranschreitende Digitalisierung (weg von Papier) führt zu einer stets größer werdenden Anzahl an Dokumenten. Hier­bei macht sich immer häufiger bemerkbar, dass die bisherige Netzwerkstruktur an ihre Grenzen stößt. Aufgrund dessen ergeben sich Probleme, auf die im Fol­genden detailliert eingegangen wird.

3.2 Beschreibung der Hauptprobleme

Aus der aktuellen Netzlaufwerkstruktur ist nicht eindeutig definiert, unter welchem Pfad Dokumente gespeichert werden. Nicht jeder Inhalt darf von jedem Mitarbei­ter gesehen bzw. bearbeitet werden (z. B. Leasing-Mitarbeiter). Diese Unklarhei­ten führen dazu, dass Mitarbeiter Dateien in verschiedenen Ordner ablegen. Da­raus resultieren vermehrt Datei-Dopplungen. Verstärkt wird das Ganze durch die Aufteilung der Facheinheit in verschiedene Teams mit unterschiedlichen Aufga­ben (Rollen). Diese Teams greifen aus unterschiedlichen Intensionen auf diesel­ben Dateien zu. Oftmals hat dies zur Folge, dass Dateien lokal gespeichert wer­den, was wiederum dazu führt, dass verschiedene Versionen von Dokumenten im Umlauf sind. Zudem werden benötigte Speicherkapazitäten unnötigerweise blockiert. Hinzu kommt, dass Dateien immer wieder ausgeschnitten statt kopiert, gelöscht, geändert, umbenannt oder verschoben werden.

Ein weiterer Aspekt bildet die auf diese Weise gewachsene Struktur, da mittler­weile sehr viele Unterorder existieren. Daraus ergibt sich eine schwer überblick­bare Struktur, unter der man sich nur sehr schwer zurechtfindet. Die Ablagepfade sind teilweise so lang, dass beim Bearbeiten von Dateien Fehlermeldungen auf­treten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Beispiel einer Fehlermeldung

Die Suche nach gezielten Informationen ist aufwendig, denn Ordner müssen ein­zeln durchsucht werden. Auch der Weg über die Windowssuchfunktion ist nicht optimal, da es aufgrund der großen Datenmenge sehr lange dauert bis ein Su­chergebnis vorliegt. Ein weiterer Nachteil ist, dass Dokumente nicht von mehre­ren Mitarbeitern gleichzeitig geöffnet werden können, wodurch Wartezeiten ent­stehen. Infolge zu hoher Datenlast der Server kommt es zudem vor, dass ein Zugriff auf das Netzlaufwerk nicht gewährleistet werden kann. Dieser Fehler tritt vermehrt bei Nutzung über VPN auf.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Fehlermeldung Netzlaufwerke

Diese Probleme verursachen einen immensen Zeitaufwand, weswegen man sich letzten Endes für die Einführung eines DMS-Systems entschieden hat.

3.3 Erstellung der Zielvorgabe

Nach Benennung der Zielvorgaben werden mit Hilfe der Erstellung eines Lasten­heftes die Anforderungen der Facheinheit (Führungskräfte und Mitarbeiter) an ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem gesammelt. Diese Anfor­derungen gilt es durch die Einführung eines DMS-Systems möglichst abzude­cken. Anhand von Primär- und Sekundäranforderungen wird differenziert, ob die jeweilige Anforderung eine hohe Priorität (1) hat oder ob sie eine untergeordnete Rolle (2) spielt.

Bei der Einführung eines DMS-Systems werden als Grundzielvorgaben die Stei­gerung der Effizienz bei der Informationsnutzung, Wissensabfrage von Kollegen und das Finden von vorhandenen Dokumenten durch Schlagwort-Suche be­stimmt.⁹

Spezifizierte Zielvorgabe:

Die durchschnittliche Anzahl an Minuten, welche ein Mitarbeiter damit verbringt, nach Dokumenten zu suchen, soll innerhalb von drei Monaten nach der Einfüh­rung der neuen DMS-Software um ca. 30% sinken.

[...]

¹ Riggert (2009, S. 51).

² Schüttler (2012, Kap. 3.1).

³ Riggert (2009, S. 54).

⁴ Vgl. Schüttler (2012, Kap. 3.1).

⁵ Vgl. Ellmann (2019, S. 34).

⁶ Vgl. Abts, Mülder (2017, S. 244-245).

⁷ Vgl. Schüttler (2012, Kap. 3.4).

⁸ Vgl. Schüttler (2012, Kap. 3.3).

⁹ Vgl. Steinbrecher, Müll-Schnurr (2010, S.250)