Controlling in Kleinunternehmen. Aufgaben, Anforderungen und Umsetzung

I. Inhaltsverzeichnis

I. Inhaltsverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

III. Tabellenverzeichnis

IV. Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Definition und Begriffsabgenzung
2.1 Was bedeutet Controlling?
2.2 Quantitative Merkmale von Kleinunternehmen
2.3 Qualitative Merkmale von Kleinunternehmen

3 Controlling in Kleinunternehmen
3.1 Aufgaben von Controllern in Kleinunternehmen
3.2 Anforderungen an Controllern in Kleinunternehmen

4 Umsetzung des Controllings in Kleinunternehmen

5 Fazit

6 Literaturverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Idealtypische Entwicklungsstufen des Rechnungswesens/Controlling- Organisation

Abbildung 2: Planungsfunktion Datev

Abbildung 3: Controllingreport-BWA

III. Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Unternehmensgrößenklassen nach der Europäischen Kommission

Tabelle 2: Unternehmensgrößenklassen nach IfM

Tabelle 3: Unternehmensgrößenklassen nach dem §267 (1) HGB

IV. Abkürzungsverzeichnis

BWA Betriebswirtschaftliche Auswertung

EDV Elektronische Datenverarbeitung

HGB Handelsgesetzbuch

IfM Institut für Mittelstandsforschung

IHK Industrie- und Handelskammer

KfW Kreditanstalt für Wiederaufbau

1 Einleitung

Immer wenn das Wort Controlling fällt, wird direkt an große Unternehmen und Konzerne gedacht. Dies ist auch begründet da das Controlling in Großunternehmen entstanden ist, dies ist wiederzulegen anhand der zahlreichen Controlling Literaturen, die für Großunternehme sind. Doch es ist nicht zu vernachlässigen, dass in Deutschland über 99,4% der Betriebe kleine und mittelgroße Unternehmen sind. In der deutschen Wirtschaft spielen diese eine sehr wichtige Rolle¹. Kleinunternehmen beschäftigten etwa 39,5% der gesamten Arbeitnehmer im Jahr 2018.² Im Laufe dieser Ausarbeitung wird Ihnen vorgestellt, wie das Controlling in Kleinunternehmen aussehen kann.

2 Definition und Begriffsabgenzung

2.1 Was be deutet Controlling?

Der Begriff kommt aus dem Englischen „to control“ und wird heutzutage ohne Übersetzung verwendet. Controlling bedeutet Kontrolle, Lenken und Steuern. Das Controlling unterstützt das Management bei der Entscheidungsfindung und hat eine Steuerungsfunktion.³ Die Aufgaben des Controllings sind Planung, Information, Analyse/ Kontrolle und Steuerung.⁴

2.2 Quantitative Merkmale von Kleinunternehmen

Um Unternehmen als klein, mittelgroß oder groß zu betiteln werden quantitative Kriterien wie zum Beispiel Umsatz, Bilanzsumme, Gewinn und Mitarbeiterzahl in Betracht gezogen. Es ist keine allgemeingültige Definition für die Einteilung der Unternehmen vorhanden. Es sind mehrere Definitionen für Kleinunternehmen vorhanden wie zum Beispiel von der Europäischen Kommission, Institut für Mittelstandsforschung und anhand des Handelsgesetzbuches.

Nach der Europäischen Kommission ist ein Kleinunternehmer definiert als ein Unternehmen, dessen Bilanzsumme zwei Millionen Euro nicht überschreitet, dessen Umsatz unterhalb zwei Millionen Euro im Jahr liegt und dass die Anzahl der Beschäftigten unter 50 beträgt. Mithilfe dieser Definition wird die Zuteilung der Förderprogramme für KMU vorgenommen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Unternehmensgrößenklassen nach der Europäischen Kommission5

Nach dem IfM wird ein Unternehmen als ein Kleinunternehmen klassifiziert, wenn die Anzahl der Beschäftigten nicht mehr als 49 und der Umsatz nicht mehr als zwei Millionen Euro beträgt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Unternehmensgrößenklassen nach IfM6

Dagegen wird nach dem § 267 (1) HGB ein Kleinunternehmen als solches definiert dessen Bilanzsumme nicht mehr als sechs Millionen Euro, dessen Umsatz höchstens zwölf Millionen Euro im Jahr und die Anzahl der Beschäftigten weniger als 50 beträgt. Sobald zwei dieser Parameter überschritten werden, wird das Unternehmen in die nächste Klasse versetzt.^{5 6 7} Die auf der Tabelle drei aufgestellten Größenklassen stehen für Kapitalgesellschaften, gleichgestellte Personengesellschaften und Einzelunternehmen zur Verfügung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 3: Unternehmensgrößenklassen nach dem §267 (1) HGB8

2.3 Qualitative Merkmale von Kleinunternehmen

Damit das Unternehmen als ein Kleinunternehmen klassifiziert werden kann, werden auch qualitative Merkmale untersucht. Dazu zählt die Abhängigkeit von Haftung und Eigentum, sodass es eine enge Verbindung zwischen der Existenz des Eigentümers und des Unternehmens besteht. Die rechtliche und wirtschaftliche Selbstständigkeit zählt ebenfalls zu den qualitativen Besonderheiten. Weitere Aspekte sind der geringe Formalisierungsgrad, flache Hierarchien und ein persönlicher Kontakt zwischen den Mitarbeitern und Unternehmern. Zusätzlich gelten als geeignete qualitative Merkmale in Kleinunternehmen die eingeschränkten personellen und finanziellen Ressourcen.^{8 9} Bei der Betrachtung der qualitativen Merkmale muss berücksichtigt werden, dass diese schwer zu messen sind und daher oftmals die quantitativen Merkmale herangezogen werden.

3 Controlling in Kleinunternehmen

Wie das Controlling organisiert wird hängt von der Unternehmensgröße ab. Das Controlling in Großunternehmen und Kleinunternehmen unterscheiden sich jedoch. Im weiteren Verlauf werden die Ausgestaltungsmöglichkeiten des Controllings in Kleinunternehmen ausgeführt. Grundsätzlich wird zwischen internes und externes Controlling unterschieden.

Internes Controlling

Das interne Controlling besagt, dass die Controlling Funktion im Unternehmen wahrgenommen wird. Im internen Controlling gibt es diverse Möglichkeiten im Hinblick auf die Erfüllung der Controlleraufgaben.

1. Controller: Träger der Controlleraufgaben ist ein zollamtlicher Controller. Im Unternehmen existiert eine Abteilung für das Controlling. Dies ist eine optimale Lösung aber ein Problem könnte sein, dass der Umfang der Controllingaufgaben im Kleinunternehmen eine solche Stelle nicht auslastet. Darüber hinaus könnten Probleme auftauchen bei der Einführung des Controlling-Systems, wenn die Stelle neu geschaffen wird. In diesem Fall kann auch von hohen Kosten ausgegangen werden, die ein Kleinunternehmen nicht tragen kann. Somit würde diese Variante nicht in Betracht kommen oder erst im Übergang vom Kleinunternehmen zum mittelgroßen Unternehmen stattfinden. Daher lohnt es sich nicht eine spezielle Stelle einzurichten, sondern die Stelle generalistisch zu besetzen.¹⁰

2. Aufspaltung der Controlleraufgaben: Die Controlleraufgaben werden nicht von einem Controller wahrgenommen, sondern werden auf bisherige Mitarbeiter zerlegt. Die Controllingaufgaben sind als Nebenaufgabe parallel zu den operativen Aufgaben zu erledigen. Zum Beispiel wird die Buchhaltung in dem Kleinunternehmen nicht extern, sondern selbst erstellt. Der Mitarbeiter, der für die Buchhaltung zuständig ist, übernimmt gleichzeitig die Controllingaufgabe. Da sich hier die meisten notwendigen Informationen befinden, können Kontrollfunktionen ideal gestaltet werden. Die bestehenden EDV-Kenntnisse wird sich auch positiv auf die Einrichtung des Controllingsystems auswirken. Diese Lösung bietet einen Vorteil aufgrund des Kostenaspektes, da die Aufgaben auf vorhandene Mitarbeiter aufgeteilt werden und somit keine großen Kosten anfallen. Aufgrund des breiten Aufgabenfeldes ist der Controller als Generalist gefragt.¹¹ Hier kann man sich das Berufsbild des Biltrollers in Betracht ziehen. Der Begriff Biltroller setzt sich aus Bilanzbuchhalter und Controller zusammen. Das zeigt die immer stärker werdende Verzahnung von Buchhaltung und Controlling. Der Einsatz des Biltroller kann in Abhängigkeit mit der Unternehmensgröße bestimmt werden wie in Abbildung 1.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Zunehmende Crölle des Unternehmens und/oder organisatorische Komplexität (z.ß. Zahl an Geschäftsbereichen, Sortimentsbreite, Wertschöpfungstiefe und -Struktur; Eigentümerstruktur zunehmend anonymisiert über Kapitalmärkte)

Abbildung 1: Idealtypische Entwicklungsstufen des Rechnungswesens/Controlling-Organisation

Umso größer das Unternehmen wird, werden auch die Abteilungen spezialisiert. Für Kleinunternehmen gilt, dass die Abteilungen allgemeiner gehalten werden, sodass das Controlling und die Buchhaltung zusammengeführt werden. Zur richtigen Durchführung der Controllingaufgaben ist der Controller auf die Buchhaltungsdaten angewiesen.^{12 13} Zum Beispiel: Abweichungsanalysen können ohne Zahlen der Buchhaltung nicht durchgeführt werden. Außerdem lassen sich Kennzahlen einfacher verstehen, wenn man die Daten der Buchhaltung versteht. Daraus lässt sich ableiten, dass diese beiden Berufe gut harmonieren. Hier bestehen auch die Optionen einen Biltroller einzustellen oder den vorhandenen Buchhalter fortbilden zu lassen. Bei der IHK gibt es Möglichkeiten sich zum IHK­Controller fortzubilden.¹⁴ Somit entwickelt sich der Buchhalter zu einem Generalisten.

3. Erweiterung der Controlleraufgaben: Wenn das Aufgabenvolumen für einen Controller nicht ausreicht, kann die Erweiterung der Aufgaben geprüft werden. Seine Haupttätigkeit bleibt das Controlling macht aber als Nebenaufgabe noch andere Aufgaben.¹⁵ Mögliche Aufgaben wären Unterstützung der Unternehmensleitung. Wie schon im zweiten Punkt erwähnt, Kleinunternehme benötigen keine Spezialisten vielmehr Generalisten. Kleinunternehmen haben primär die Sicht auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis. Doch es ist nicht zu vernachlässigen, dass der Controller ein hohes Gehalt bezieht und er eventuell zu teuer wird, um Nebenaufgaben zu tätigen, die ein anderer machen könnte. Der Generalist eignet sich in einem Kleinunternehmen da das Controlling nicht wie in mittelgroßen oder Großunternehmen stattfindet.

4. Geschäftsführer: Es besteht noch die Möglichkeit, dass der Geschäftsführer die Controllingaufgaben wahrnimmt.¹⁶ Das setzt voraus, dass der Geschäftsführer kaufmännische Fähigkeiten besitzt. Allerdings sind meist Kleinunternehmen technisch geprägt. Weiter Punkte, die bei den Geschäftsführern auftauchen sind zum Beispiel, dass sie nicht genug Zeit haben. Sie beschäftigen sich mit der täglichen Arbeit. Daher wird der Leiter der Buchhaltung für Controlling zwecke bevorzugt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass alle Lösungsansätze Vor und Nachteile haben. Welche von den oben genannten Optionen integriert werden, ist abhängig von den Unternehmensspezifischen Verhältnisse. Aus den bisherigen Lösungsansätzen lässt sich die zweite Variante, die Aufspaltung der Controlleraufgaben, als optimale Lösung ab. Da es wirtschaftlicher ist den Buchhalter mit dem Controlling zu verantworten.

Externes Controlling

Unter externes Controlling ist zu verstehen, dass ein externer Controller die Controllingaufgaben von außen ausübt. Im Folgenden werden die externen Lösungen vorgestellt. Wann der Einsatz von externen Beratern sinnvoll ist, hängt vom Know-how ab. Der Einsatz ist dann notwendig, wenn im Kleinunternehmen das Wissen für den Aufbau des Controllings-System nicht vorhanden ist.

1. Der Steuerberater¹⁷: Der Steuerberater ist Fachmann in Steuerangelegenheiten. Viele Kleinunternehmen arbeiten mit einem Steuerberater zusammen aufgrund von steuerrechtlichen Angelegenheiten. Der Steuerberater hat aber nicht nur die Aufgabe due steuern zu verwalten, sondern bietet auch Leistungen wie Erstellung des Jahresabschlusses, Lohn und Gehaltsabrechnung, betriebswirtschaftliche Beratung und Finanzbuchhaltung.¹⁸ Kleinunternehmen übergeben die Erstellung der Finanzbuchhaltung den Steuerberater in den meisten Fällen. Da die Steuerberater eine Buchhaltungssoftware haben können Sie auch Zahlen oder Auswertungen in verschiedenen Varianten, die für das Controlling benötigt werden, vorlegen. Der Steuerberater kann auch bei individuellen Entscheidungen dem Kleinunternehmen mit Daten beliefern wie zum Beispiel, Deckungsbeiträge, Wirtschaftlichkeit und Return on Investment. Außerdem besteht noch die Möglichkeit aus dem Programm Datev noch mehr Information rauszuholen, die im Controlling verwendet werden. Darauf wird im Kapitel 4. Umsetzung des Controllings näher eingegangen. Der Steuerberater ist allerdings nicht schnell genug für das alltägliche Geschäft auch auf Dauer ist der Steuerberater teuer. Hinzukommt dass der Steuerberater nicht immer sofort abrufbar und nur mit Termin zu sprechen ist. Der Steuerberater kann die Buchhaltungsdaten nicht täglich erfassen. Die Unterlagen werden dem Steuerberater monatlich, nach dem der Monat abgelaufen ist, zur Verfügung gestellt. Danach werden mit diesen Daten die Buchhaltung erstellt. Dadurch bekommt das Kleinunternehmen keine aktuellen Daten über die Buchhaltung. Die Möglichkeit, die Geschäfte täglich zu erfassen, besteht. Das würde sich aber auf Dauer das Kleinunternehmen nicht leisten können. Die Stundensätze der Steuerberater richten sich nach den Steuerberatervergütung. Es ist auch zu beachten, dass der Steuerberater schnell teurer sein kann, als wenn ein fester Mitarbeiter eingestellt wird.

[...]

¹ Vgl. Statista, 2018

² Vgl. Statista, 2018

³ Vgl. Weber, Jürgen/ Schäffler, Utz: Einführung in das Controlling, S.1

⁴ Vgl. Steinle, Claus/ Bruch, Heike (Hrsg.): Controlling, S.6

⁵ Klett, Christian/ Michael, Pivernetz: Controlling in kleinen und mittleren Unternehmen, 4 Aufl., 2010, S. 3.

⁶ Definition - KMU-Definition des IfM Bonn, URL: https://www.ifm-bonn.org/definitionen-/kmu-definition-des-ifm-bonn

⁷ Vgl. § 267 (1) HGB

⁸ Vgl. Handelsgesetzbuch

⁹ Vgl. Feldbauer-Durstmüller, Birgit/ Niederwimmer, Karin: Controlling in KMU unter besonderer Berücksichtigung der Budgetierung, in: Brauneis, Alexander; Fritz-Schmied, Gudrun; Kanduth-Kristen, Sabine; Schuschnig, Tanja; Schwarz, Reinhard (Hrsg.): Bewertung von Unternehmen, 2016, S. 321-345.

¹⁰ Vgl. Klett, Pivernetz, a.a.O., S. 6

¹¹ Vgl. Kummert, Börge: Controlling in kleinen und mittleren Unternehmen, 2005, S.164-205

¹² https://www.hs-aalen.de/uploads/publication/file/7398/1153_BC_2012_3_Rieg-Gruber-Reissig-Thust_S_100_105.pdf

¹³ Vgl. Treuz, Jochen/ Erichsen, Jörgen: Biltroller-vom Bilanzbuchhalter zum Controller, 2011

¹⁴ Fortbildung zum Controller, URL: https://www.wak- sh.de/index.php?id=85&mandantId=1&typo3=true&produktZusatzdatenId=5821

¹⁵ Vgl. Lanz, Rolf: Controllin kleinen und mittleren Unternehmen, 3. Aufl. 1992, S.322

¹⁶ Vgl. Klett, Pivernetz, a.a.O., S. 6

¹⁷ Vgl. Klett, Pivernetz, a.a.O., S. 7

¹⁸ Befragung eines Mitarbeiters der Steuerkanzlei MPE GmbH