Der Projektbegleiter

Inhalt

1. Projekt, Idee und Ideenfindung
Projekt?
Vision, Idee, Ziel / Ideenfindung
Der Projektauftrag
Ideenfindung und Problemlösung

2. Projektorganisation/Entscheidungen
Grundfragen und Regeln
Die Rolle der Projektleitung
Projektteam und das Projektumfeld

3. Projektplanung
Grundsätzliches
Standortbestimmung / Fixpunkt / Meilenstein
Planungsmittel

4. Projektrealisation
Realisation im Team
Widerstände, Probleme, Stolpersteine

5. Projektevaluation/Nachbearbeitung

6. Literatur

7. Anhang
Arbeitsblatt «Projektvision»
Arbeitsblatt «Projektauftrag»
Arbeitsblatt «Projektorganisation»
Checkliste «Terminplanung»
Arbeitsblatt «Gesamtplanung»
Checkliste «Nachbearbeitung/Evaluation»

1. Projekt, Idee und Ideenfindung

1.1. Projekt?

Projekte und Projektarbeit gibt es überall. Ob in der Schule zu einem Thema eine Projektarbeit erstellt, ein Haus gebaut, eine Ausstellung organisiert, eine grosse Fabrikationsmaschine konstruiert oder gekauft wird oder ob ein privates Fest veranstaltet wird; all dies sind einzelne «Projekte», die von einer oder mehreren Personen durchgeführt werden.

Natürlich gibt es kleine Projekte, die schnell und problemlos organisiert sind. Ein kleines privates Fest zum Beispiel. Geht es aber um grosse Vorhaben, dann sind die meisten Menschen schnell überfordert. Beispiele dafür sind ein Hausbau, eine grosse Feier, die Anschaffung einer neuen Produktionsmaschine in einer Firma oder auch die Organisation einer Landesausstellung, der Expo02. An zu vieles muss gedacht werden, zu viele Fehler können passieren. Meist ist auch die Zeit ein Problem. Allzu häufig müssen gerade grosse Vorhaben verschoben werden oder sie kosten plötzlich viel mehr, weil alles länger dauert, als geplant worden ist. Am schwierigsten aber wird es dann, wenn erst eine Idee oder eine Vision da ist. Wenn also noch gar nicht genau klar ist, was am Ende das Resultat der Projektarbeit sein soll.

Projektarbeit, in der Berufswelt häufig auch englisch «project management» genannt, will also gelernt sein. Es gibt sogar Berufe in diesem Bereich. Man muss aber nicht immer gleich eine ganze Ausbildung machen. Es gibt bei jeder Projektarbeit gewisse Grundregeln und Wege, wie man sich organisieren kann, ohne dass etwas «verloren geht». Dieser Projektbegleiter soll dabei Hilfe und Unterstützung bieten.

1.2. Vision, Idee, Ziel / Ideenfindung

Natürlich: Am Anfang und eben auch am Ende steht ein Resultat. Vielleicht ist es nur eine Vision, eine konkrete Idee oder sogar ein ganz genaues Ziel.

Vision (lateinisch: «Sicht»)

- Der Begriff «Vision» wird bei uns sehr vielfältig verwendet. Im Zusammenhang mit Projektarbeit kann er aber folgendes bedeuten:
- Vision ist eine langfristige, strategische Absicht
- Vision ist eine unwiderstehliche Beschreibung eines idealen Zustandes.
- Vision ist ein kühner Versuch, ein Ziel zu erreichen, welches nie ganz erreicht werden kann.
- Vision ist ein Ziel, welches alle in der Projektgruppe gemeinsam erreichen wollen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Idee («Urbegriff»)

Im Gegensatz zu einer Vision ist eine Idee konkreter. Man hat eine Vorstellung davon, was man machen könnte, was man erreichen könnte. Eine Idee kann auch eine Möglichkeit sein, WIE man nahe an die Vision herankommen könnte. Eine Idee kann also auch ein Weg sein. Ein Weg zum Erreichen eines Zieles oder zum Lösen eines Problems.

Allerdings ist eine Idee ein «Geistesblitz». Eine Idee kommt einem in den Sinn, ohne dass alle Dinge, die noch dazu gehören, miteinbezogen worden sind. An einer Idee muss man deshalb arbeiten.

Eine Idee muss realisiert, umgesetzt werden. Man muss aus der Idee ein konkretes Ziel machen.

Ziel:

Das Ziel einer Projektarbeit ist ein genau definiertes Resultat. Es ist das, was man konkret erreichen will.

Bei einem Ziel kann man genau sagen, wie es genau aussieht, wer etwas damit zu tun haben soll, wo am Schluss was genau wie geschieht, wer am Schluss was genau wann tut und wie viel alles zusammen gekostet hat.

Das Ziel einer Projektarbeit muss vor der eigentlichen Organisation des Projektes klar sein. Teile des Ziels dürfen sich während der Projektarbeit verändern. Wie man mit diesen Änderungen umgeht, muss aber auch zu Beginn klar sein.

Zu definieren gilt es aber auch das Endprodukt. Ist es eine schriftliche Arbeit? Eine Präsentation? Die Konstruktion eines Werkes? Oder eine Kombination davon? Oder etwas anderes?

ÜBUN G Schreiben Sie sich die Antworten für folgende Fragen auf und diskutieren Sie sie danach in Ihrer Projektgruppe:

- Welche Idealvorstellung habe ich von diesem Projekt?
- W as möchte ich persönlich für mich alleine mit diesem Projekt erreichen?
- W as möchte ich im Team mit den anderen Mitarbeitenden erreichen?
- Welche Arbeitsatmosphäre (Arbeitsteilung, Zusammenarbeit, Arbeitsorte) wäre für mich ideal? Diskutieren Sie nun in der Projektgruppe die Antworten der Reihe nach und versuchen Sie gemeinsam auf jede Frage EINE Antwort zu geben, mit welcher alle voll und ganz einverstanden sind.

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1.3. Der Projektauftrag

Manchmal steht am Anfang eines Projektes ein konkreter Auftrag. Von einer Lehrperson, einem Arbeitgeber, einer vorgesetzten Person oder einem externen Auftraggeber, das heisst man wird von Kundinnen und Kunden beauftragt, ein bestimmtes Projekt zu realisieren.

Der Projektauftrag sollte bereits gemeinsam mit der eigentlichen Projektleitung erstellt werden. Voraussetzung dafür ist eine Situationsanalyse und eine genaue Zielformulierung. Zudem werden Eckdaten (englisch: terms of reference) vereinbart.

Diese Eckdaten sind:

- Beschreibung der Ausgangslage/des Problems
- Ziele des Projektes (welche Ziele sollen mit welchen Mitteln und unter welchen Bedingungen erreicht werden?)
- Defintion des Endproduktes (falls nicht klar vorgegeben)
- Aufführung aller am Projekt beteiligten Personen, Stellen und Bereiche (wer arbeitet mit, wer muss informiert werden, wer/was ist vom Projekt betroffen?)
- Kostenrahmen für das gesamte Projekt (von der Entwicklung bis zum Ziel)
- Grobfassung des Projektablaufes und wichtigste Entscheidungspunkte, «Meilensteine» oder Fixpunkte
- Kompetenzen für alle Beteiligten (wer entscheidet was, wer befiehlt wem?)
- Termine mit Zeithorizont für das ganze Projekt und Abschlusstermin

ÜBUN G Füllen Sie das Formular «Projektauftrag» für Ihr Projekt aus und diskutieren Sie es in Ihrer Gruppe. Was macht Sinn? Was müssen Sie für Ihr Projekt abändern? Müssen Sie ein eigenes Projektformular kreieren?

1.4. Ideenfindung und Problemlösung

Manchmal ist am Anfang einer Projektarbeit überhaupt nichts klar. Diese Situation entsteht häufig vor allem in der Schule, wenn einfach die Aufgabe gestellt wird «eine Projektarbeit zu einem selbstgewählten Thema» zu machen. Möglich ist aber auch, dass mitten in einem Projekt ein Problem auftaucht, zu dem man einfach keine Lösung findet – man weiss nicht mehr weiter.

Um damit umzugehen, gibt es sogenannte «Kreativitätstechniken» und «Strategien zur Problemlösung». Hier einige Ideen:

«Brainstorming»

Wörtlich auf deutsch übersetzt bedeutet dieser Begriff «Gehirnsturm» – und genau darum geht es. Einfach so, aus dem «Nichts» heraus, soll man aufschreiben, was einem in den Sinn kommt. Dies kann man in der Gruppe oder alleine tun. Gehen Sie so vor:

- Nehmen Sie ein weisses, leeres Blatt Papier (keine Häuschen!).
- Schreiben Sie irgendwo eingerahmt die Fragestellung auf, zu der Sie Ideen suchen.
- Stellen Sie einen Wecker oder eine Uhr neben sich und stellen Sie die Zeitschaltuhr auf fünf, eventuell auch zehn Minuten.
- Notieren Sie nun alles, auch das, was Ihnen vielleicht unsinnig vorkommt auf dem Blatt. Qualität ist nicht wichtig, Quantität ist wichtig!
- Nach den fünf oder zehn Minuten (unbedingt durchhalten!) fangen Sie an, Ihre Begriffe, Wörter, Ideen usw. zu bewerten. Aber erst nachher!

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«Systematische Problemlösung in der Gruppe»

Um in einer Projektgruppe ein Problem zu lösen, benötigt man die Mitarbeit und das Mitdenken von allen Gruppenmitgliedern. Gehen Sie ganz geordnet so vor:

- Problemerkennung: Alle schreiben auf einem Blatt auf, was Ihrer Meinung nach das Problem ist. Findet jemand, es gebe kein Problem, so schreibt er dies auch auf, und dann gibt es bereits das Problem, dass man sich nicht einig ist – auch das ist ein Problem.
- Problembenennung: Nun muss die gesamte Gruppe das Problem in einem einzigen Satz formulieren, mit dem alle in der Gruppe einverstanden sind.
- Analyse der Problemursache: Alle schreiben wiederum auf, was Ihrer Ansicht nach die Ursache des Problems ist. Auch Teilaspekte, Symptome, Wurzeln und Folgen gehören dazu. Die Notizen werden wiederum gemeinsam in einem Satz zusammengefasst, mit dem alle einverstanden sind.
- Problemlösungsvarianten: Gemeinsam wird durch einen bestimmten Schreiber eine Liste aller möglichen Lösungsvorschläge erstellt.
- Entscheidungsfindung: Von all diesen Vorschlägen wird jener gewählt und umgesetzt, welche am ehesten von allen mitgetragen werden kann.