Einführung einer Eigenen Buchführung eines Freiberuflers am konkreten Beispiel

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

1.1 Notwendigkeit einer Buchführung

Die allgemeinen Aufgaben der Buchführung sind die Darstellung des Vermögens und der Schulden durch eine lückenlose und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Vermögensveränderungen. Die Buchführung ermittelt den Unternehmenserfolg durch die Gegen-überstellung von Aufwendungen und Erträgen. Sie ist Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten mit Kunden, Banken, Behörden usw. Die Buchführung liefert Informationen zur Liquidität und zur Rentabilität des Unternehmens. Nicht zuletzt ist die Buchführung durch die Gewinn-ermittlung Grundlage für die Besteuerung des Unternehmens.

Die Einführung eines eigenen Buchführungssystems durch das hier dargestellte Beispielunternehmen einer freiberuflich tätigen Dolmetscherin und Übersetzerin mit kurzzeitiger Unterrichtstätigkeit wurde nötig, um die vom Finanzamt seit Januar 2004 geforderte vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung in Eigenregie vornehmen zu können. Bis 2003 wurde die Buchführung durch ein Steuerbüro erledigt.

1.2 Gewinnermittlungsmethoden

Die Steuergesetzgebung kennt verschiedene Arten der Gewinn-ermittlung. Die zwei wichtigsten sind der Betriebsvermögensvergleich mit Inventur, Inventar und Bilanz, die sogenannte doppelte Buchführung, sowie die Überschußrechnung, meist als Einnahmen-Überschußrechnung oder auch als einfache Buchführung bezeichnet.

Beim Betriebsvermögensvergleich ist der Gewinn der Unterschieds-betrag zwischen dem Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Ende des vorangegangenem Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen. Es handelt sich also letztlich um einen Vergleich des Eigenkapitals zu verschiedenen Zeitpunkten (Bilanzstichtag). Erfordert ein Gewerbebetrieb einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb, so ist nach den Vorschriften des § 140 AO (Abgabenordnung) der Betriebs-vermögensvergleich nach § 5 Abs.1 zu erstellen ("abgeleitete Steuerbilanz"). Es ist das Betriebsvermögen anzusetzen, das nach den handelsrechtlichen GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) auszuweisen ist.

Bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschußrechnung wird unter Gewinn nach § 4 III EStG der Überschuß der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben verstanden. „Da die bilanzielle Feststellung des Eigenkapitals entfällt, sind (doppelte) Buchführung, Bewertung und Inventur entbehrlich.“ (Crezelius, in Kirchhof; 2003; § 4, Rn. 11) Nach Crezelius gilt der § 4 III als eine zentrale Vorschrift für die Gewinnermittlung nicht buchführungspflichtiger und nicht buchführender Unternehmen. Es werden Einnahmen und Ausgaben, also reine Geldbewegungen erfaßt. Dabei ist es unerheblich, in welcher Periode die einer Geldbewegung zugrunde liegende Leistung erbracht wurde. Stille Reserven werden zum Zeitpunkt ihrer Auflösung durch den Zufluß des Veräußerungserlöses oder Entnahme erfaßt.

Trotz aller Unterschiede in der Ermittlung des Gewinnes zwischen den beiden Buchführungs- bzw. Gewinnermittlungsarten sollen beide auf Dauer zum selben Ergebnis führen (Grundsatz der Totalgewinn-identität). Daraus ergibt sich, daß der Bestandsvergleich keine primäre Gewinnermittlungsart ist, sondern vielmehr Bestandsvergleich und Einnahmen-Überschußrechnung gleichwertige Gewinnermittlungs-methoden sind (vgl. Segebrecht, 2000, Rn. 3 S.25).

2. Kurzdarstellung der gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung eines Freiberuflers

Steuerpflichtige, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind Bücher zu führen und auch keine regelmäßigen Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuß der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. (§ 4 III S.1)

Unter diesen Personenkreis fallen auch die Angehörigen der Freien Berufe. Zu diesen gehören nach §18 EStG ausdrücklich auch Dolmetscher und Übersetzer. Auch die unterrichtende Tätigkeit ist der selbstständigen Arbeit als Freiberufler zuzurechnen, da diese „persönliche eigenverantwortliche Lehrtätigkeit“ darstellt und die Eingliederung in die entsprechende (Schul)Organisation begrenzt ist. (vgl. Lambrecht, in Kirchhof EStG §18 Rn. 17; 80; 82)

Zu beachten ist dabei auch die im § 4 III S. 3 verankerte Vorschrift, daß auch bei der Einnahmen-Überschußrechnung die Vorschriften für die Abschreibung für Abnutzung (AfA) und Substanzverringerung zu befolgen sind.

Eine Beachtung der Umsatz- und Gewinnobergrenzen des §141 der Abgabenordnung entfällt im vorliegenden Fall, da hier von einer selbstständigen, freiberuflichen Tätigkeit nach § 18 EStG auszugehen ist. Freiberufler sind unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder Gewinnes von der Pflicht der doppelten Buchführung befreit.

Besondere Formvorschriften für die Einnahmen-Überschußrechnung gibt es nicht. Zu beachten ist aber die Abgabenordnung (AO) sowie das Kleinunternehmerfördergesetz. Durch dieses wird dem § 60 der Einkommenssteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) der neue Abs. 4 eingefügt, in dem es heißt, daß die Einnahmen-Überschußrechnung „nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck“ zu erfolgen hat.

3. Die Einnahmen-Überschußrechnung

3.1 Grundlagen der Einnahmen-Überschußrechnung

Nach Segebrecht gibt es keine allgemein anerkannten Regeln für die Einnahmen-Überschußrechnung.

Wenn es auch keine besonderen Formvorschriften für die Einnahmen-Überschußrechnung gibt, so sind doch die §§ 145 und 146 AO zu beachten. Die Einnahmen-Überschußrechnung hat so zu erfolgen, daß sich ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle machen kann und sie die steuerlichen Zwecke erfüllt. Die Einnahmen-Überschußrechnung muß klar und übersichtlich sein, Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig, richtig und sachlich geordnet erfaßt werden. Zu allen Buchungen müssen Belege vorhanden sein.

Die Einnahmen-Überschußrechnung kann nur durchgeführt werden, wenn der Wert der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben beziffert werden kann.

Der Gewinnermittlungszeitraum für die Einnahmen-Überschußrechnung ist das Kalenderjahr. Ein abweichendes Geschäftsjahr ist für Freiberufler nicht zulässig

Für die Einnahmen-Überschußrechnung gilt das Prinzip der Ist-Besteuerung; Freiberufler und Kleingewerbetreibende werden zum Zeitpunkt des Geldflusses besteuert, dies gilt auch für die Umsatzsteuer.

Bei der Einnahmen-Überschußrechnung gilt das Zu- und Abflußprinzip. Betriebsausgaben und Einnahmen werden erst nach Zahlung gebucht.

Eine Ausnahme stellt der Kauf langlebiger abnutzbarer Wirtschaftsgüter dar, diese dürfen nicht sofort als Betriebsausgabe gebucht werden, sondern müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Geringwertige Güter im Wert von bis zu 410,00 € Netto werden im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben. Auch das nicht abnutzbare Anlagevermögen darf nicht sofort als Betriebsausgabe gebucht werden. Erst beim Verkauf des nicht abnutzbaren Wirtschaftsgutes wird der Verkaufspreis mit den Anschaffungskosten verrechnet und der erzielte Gewinn oder Verlust gebucht.

Das abnutzbare Anlagevermögen ist in einem Anlageverzeichnis aufzuführen. In diesem sind die Bezeichnung des Wirtschaftsgutes, der Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage, die Höhe der Anschaffungs-/Herstellkosten bzw. des Einlagewertes, die Nutzungsdauer und die Höhe der jährlichen Abschreibung einzutragen.

Für das nicht abnutzbare Anlagevermögen ist ein gesondertes Verzeichnis zu führen. Hier entfallen die Angaben über Nutzungsdauer und Abschreibungen.

Entsprechend der „Anleitung zum Vordruck Einnahmenüberschuß-rechnung- EÜR“ sind in diesen Anlageverzeichnissen alle angeschafften, hergestellten und eingelegten Wirtschaftsgüter zu erfassen, also auch geringwertige Güter mit Anschaffungs- bzw. Herstellkosten unter 410,00 €. Die Aufzeichnungspflicht für geringwertige Wirtschaftsgüter in einem besonderen Verzeichnis ergibt sich auch aus § 6 II Satz 4 EStG. Dieser schreibt vor, daß die Bewertungsfreiheit nur für diejenigen Anlagegüter in Anspruch genommen werden kann, welche mit Angabe von Anschaffungs- bzw. Herstellungstagtag und Anschaffungs- oder Herstellkosten in einem besonderen, laufend zu führendem Verzeichnis aufgeführt sind.

3.2 Mögliche Einnahmen-Überschußrechnung- Verfahren

In der Praxis sind nach SEGEBRECHT verschiedene Verfahren der Einnahmen-Überschußrechnung üblich.

Bei der geordneten Belegablage werden die Einzelpositionen nach der Art der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sortiert, mittels Additionsstreifen erfaßt und anschließend die Summen gegen-übergestellt, denn bei der Einnahmen-Überschußrechnung genügt eine geordnete Zusammenstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.

Ebenso ist es möglich, alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben in einem Einnahmen-Ausgaben-Buch in der Form eines amerikanischen Journals festzuhalten. Hierbei bestehen für Einnahmen und Ausgaben Hauptspalten, die durch verschiedene Nebenspalten, z.B. für Datum, Belegnummer, Buchungstext Umsatzsteuer, Vorsteuer, u.a. unterteilt werden.

Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz von speziellen „§ 4 III Rechnungs-Programmen“. Hier werden alle Geschäftsvorfälle nach einem Kontenplan einfach gebucht.

Steuerberater verwenden meist normale Vollbuchführungsprogramme. Sie buchen im Jahresverlauf alle Geschäftsvorfälle doppelt, wobei auf die Verbuchung offener Posten verzichtet wird oder diese vorläufig auf erfolgsneutralen Konten erfaßt werden. Am Jahresende werden dann spezielle Auswertungen ausgedruckt, die nur diejenigen Kontosalden enthalten, die zu Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben im Sinne der § 4 III-Rechnung geführt haben.

Die softwaregestützte Einnahmen-Überschußrechnung hat den Vorteil, daß sich meist verschiedene Arbeitsabläufe automatisieren lassen. Die Verwendung von Umsatzsteuerschlüsseln zur Ausgabe von Brutto- oder Nettobeträgen ohne gesondertes Herausrechnen ist ebenso möglich wie die automatisierte Ausgabe von Auswertungen und der Ausdruck von Steuererklärungen, als Liste zum Übertrag in die amtlichen Formulare, als Ausdruck in die Formulare oder sogar als Komplettdruck.

3.3 Unterschiede in der Buchung bei einfacher und doppelter Buchführung

Bei der doppelten Buchführung wird bereits wie folgt gebucht, wenn die Leistung erbracht und die Ausgangsrechnung erstellt wurde:

Forderungen an Erträge und Umsatzsteuer

Bei Zahlungseingang wird gebucht:

Bank an Forderungen.

Bei der Einnahmen-Überschußrechnung werden die Betriebseinnahmen erst bei Zahlungseingang gebucht.

Bank an Betriebseinnahmen und Umsatzsteuer.

Bei der doppelten Buchführung wird bereits bei Eingang einer Rechnung wie folgt gebucht:

Aufwendungen an Vorsteuer und Verbindlichkeiten

Bei Zahlungsausgang wird gebucht:

Verbindlichkeiten an Bank.

Bei der Einnahmen-Überschußrechnung werden die Betriebsausgaben erst bei Zahlungsausgang gebucht:

Betriebsausgaben und Vorsteuer an Bank

Auch die Umsatzsteuerzahlungen werden unterschiedlich nachgewiesen: Umsatzsteuerzahlungen durch Kunden und Erstattungen durch das Finanzamt sind Betriebseinnahmen, Vorsteuer und Zahlungen an das Finanzamt sind Betriebsausgaben. In der doppelten Buchführung wird die Umsatzsteuer als Verbindlichkeit und die Vorsteuer als Forderung gebucht. (SCHIENER, ERIKA; 2001)

3.4 Vor- und Nachteile der Einnahmen-Überschußrechnung

Zu den Vorteilen der Einnahmen-Überschußrechnung zählt unter anderem, daß sie insgesamt einfacher zu handhaben ist. Inventuren entfallen. Material- und Warenkäufe werden sofort nach Zahlungs-ausgang als Betriebsausgaben gebucht. Da Forderungen und Verbindlichkeiten nicht gebucht werden, entfällt die Bewertung der Forderungen und Verbindlichkeiten zum Jahresabschluß. Zahlungen, die das folgende Jahr betreffen, brauchen nicht abgegrenzt zu werden. Durch die relativ einfache Verlagerung von Einnahmen in das nächste Jahr oder das Vorziehen von Ausgaben kann die Höhe des Gewinnes beeinflußt werden.

Ein Nachteil der Einnahmen-Überschußrechnung ist, daß keine Rückstellungen für künftige Aufwendungen gebildet werden dürfen, die ihre wirtschaftliche Ursache im laufenden Jahr haben. Ansparrücklagen dürfen jedoch gebildet werden.

4.Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

4.1 Betriebseinnahmen

Da das EStG keine Definition des Begriffes Betriebseinnahmen enthält, ist man für eine entsprechende Definition auf die Rechtsprechung angewiesen. Hiernach sind alle Zuflüsse in Geld oder Geldeswert Betriebseinnahmen, welche durch den Betrieb veranlaßt sind. Nur solche Zuflüsse, die wirklich erfolgt und erfolgswirksam sind, sind Betriebseinnahmen. Betriebseinnahmen bilden eine unmittelbare Besteuerungsgrundlage (vgl. Segebrecht; 2000; Rn. 276; S. 145).

Demzufolge sind Betriebseinnahmen alle Erlöse aus Verkäufen, Dienstleistungen und Werkleistungen, die im eigenen Namen und auf eigene Rechnung erzielt wurden. Im Beispielunternehmen zählen dazu u.a. Honorare für Dolmetschertätigkeit, Übersetzungen und Unterrichtstätigkeit, vereinnahmte Umsatzsteuer oder erhaltene Provisionen.

Durchlaufende Posten sind keine Betriebseinnahmen, da sie im Namen und auf Rechnung anderer vereinnahmt wurden. Es muß ein bestimmtes Rechtsverhältnis zum Leistenden bestehen, aufgrund dessen der Unternehmer verpflichtet ist, den Betrag an einen bestimmten Dritten abzuführen. Das Rechtsverhältnis muß nach außen sichtbar sein. Vereinnahmter und verausgabter Betrag müssen gleich sein. (SEGEBRECHT;2000; Rn. 379; S.200) Dies könnte der Fall sein, wenn z.B. Übersetzungsaufträge unentgeltlich und mit Wissen der Auftraggeber an andere Kollegen weitergegeben werden.

Die Umsatzsteuer ist bei der Einnahmen-Überschußrechnung i.S. des §4 III EStG kein durchlaufender Posten, da sie auf eigenen Namen und auf eigene Rechnung vereinnahmt wurde. „Da sie bürgerlich-rechtlich zum Preis gehört(...) fließt sie zusammen mit dem umsatzsteuerrechtlichen Entgelt zu.“ (Segebrecht; 2000; Rn. 277; S.146). Für die Zuordnung der vereinnahmten Umsatzsteuer zu den Betriebseinnahmen ist es ohne Belang, ob die Umsatzbesteuerung nach dem Soll- oder dem Ist-Prinzip erfolgt. Daraus ergibt sich, daß alle Betriebseinnahmen einschließlich Umsatzsteuer zu erfassen sind.

Dabei ist es unerheblich, ob der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht (SEGEBRECHT; 2000; Rn. 460; S. 230).

Entnahmen sind den Betriebseinnahmen hinzuzurechnen. Die Entnahme von Anlagegegenständen erfolgt zum Teilwert nach § 6 I Nr. 4 EStG und ist als (fiktive) Betriebseinnahme anzusetzen. Die eventuell anfallende Absetzung für Abnutzung (AfA) ist bis zum Entnahme-zeitpunkt als Betriebseinnahme anzusehen. Dadurch wird ein eventuell über dem Anschaffungspreis liegender Teilwert als Gewinn/ Wertsteigerung erfaßt und ein unter dem Anschaffungspreis liegender Wert als Verlust realisiert (SEGEBRECHT; 2000; Rn. 397; S. 207-208).

Die Entnahme von Nutzungen oder Fremdleistungen ist als (fiktive) Betriebseinnahme zu erfassen. Die Entnahme kann aber nicht die Arbeitsleistung des Unternehmers selbst betreffen. Hierzu gehört vielmehr u.a. die private Nutzung zum Betriebsvermögen gehörender Fahrzeuge oder anderer Anlagegüter. Auch die private Telefonnutzung wird so erfaßt (SEGEBRECHT; 2000; Rn. 405; S. 210). Die Entnahme von Geld hat laut SEGEBRECHT keinen Einfluß auf den Gewinn. Auch Honorare, die an andere weitergegeben werden, gelten als Betriebseinnahmen. Gemäß §11, Absatz 11 EStG ist für die Besteuerung der tatsächliche Zu- und Abfluß der Honorare maßgeblich (SEGEBRECHT; 2000; Rn. 445; S.225).

Auch Vorschüsse und Abschlagszahlungen zählen ebenso zu den Betriebseinnahmen wie eventuelle Mahnzinsen.

4.2 Betriebsausgaben

Im § 4 Abs. 4 und Abs. 5 Nr. 1-10 EStG ist der Begriff der Betriebsausgaben und der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben festgelegt. Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlaßt sind. Genauer gesagt sind Betriebsausgaben i.S. des § 4 III EStG alle erfolgswirksamen, durch den Betrieb veranlaßten Ausgaben in Geld oder Geldwert, die zum Zeitpunkt ihrer Ausgabe bei der Gewinnermittlung zu berücksichtigen sind. Sie sind eine weitere unmittelbare Besteuerungsgrundlage bei der Ermittlung des Gewinns nach § 4 III EStG, weil hier als Gewinn der Überschuß der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben anzusehen ist (SEGEBRECHT; 2000; Rn. 531; S. 253-254). Der Unternehmer kann frei darüber entscheiden, welche Aufwendungen er für sein Unternehmen machen will. Es sind auch diejenigen Ausgaben als abzugsfähige Betriebsausgaben anzusehen, die für das Unternehmen nicht objektiv notwendig, üblich oder zweckmäßig sind (BFH-U.v.8.10.1987, BStBl II S. 853 zit. nach SEGEBRECHT; 2000; Rn. 532 S. 255). Für den Abzug als Betriebsausgaben ist also lediglich ein irgendwie gearteter betrieblicher Zusammenhang notwendig, eine rein private Veranlassung muß ausgeschlossen sein.

Zu den Betriebsausgaben gehören u.a. Ausgaben für Waren, Versicherungen, die Entlohnung von Arbeitnehmern, Mieten für Geschäftsräume oder Fahrzeuge, Zinsen für Betriebsschulden, Kosten für die Beschaffung von betriebsnotwendigen Krediten, Umsatzsteuer, Ausgaben für betriebliche Fahrzeuge, für Heizung und Beleuchtung, Absetzung für Abnutzung (AfA), zu zahlende Honorare und Gebühren. Zu den Betriebsausgaben zählen auch unfreiwillige und Zwangsausgaben, z.B. Schäden an Betriebsfahrzeugen, Einbruchsschäden oder Diebstahl von Betriebsvermögen. Daß diese Aufzählung nicht vollständig sein kann, ergibt sich aus der Vielzahl der möglichen Ausgabenarten.

Nicht alle Kosten sind als Betriebsausgaben voll abzugsfähig, andere Kosten sind nur teilweise abzugsfähig. Nichtabzugsfähig sind nach §12 EStG alle für die Lebensführung des Unternehmers notwendigen Ausgaben, auch wenn diese mit der besonderen wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Stellung des Unternehmers zusammenhängen. Die im § 4 V Nr. 1-6b EStG genannten Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht oder nur teilweise mindern. Von Bedeutung sind hierbei insbesondere die Regelungen zu Bewirtungskosten, Geschenken, Reisekosten und häusliches Arbeitszimmer. Zu diesen Betriebsausgaben gibt es vielfältige Regelungen und Vorschriften, deren Umfang den Rahmen dieser Arbeit sprengen würde.

Die Anschaffung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens ist auch bei der Einnahmen-Überschußrechnung nach § 4 III EStG nicht sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig, sondern wird im Laufe der Lebensdauer, im Rahmen der AfA, vom Gewinn abgezogen (§ 4 III Satz 3 EStG). Dasselbe gilt für nicht die verrechenbare Vorsteuer auf Anschaffungs- und Herstellungskosten für Güter des Anlagevermögens, denn diese sind den Anschaffungs- und Herstellungskosten zuzurechnen.

Leasingraten sind nur dann Betriebsausgaben für den Leasingnehmer, wenn diesem das Eigentum des Leasinggegenstandes nicht zuzurechnen ist. In diesem Fall ist der Leasingnehmer nicht zur AfA auf den Leasinggegenstand berechtigt.

Vorsteuerbeträge, welche für Anlagevermögen an andere gezahlt werden und abziehbar sind, gelten als Betriebsausgaben.

5. Formular der Einnahmen-Überschußrechnung

Wie bereits oben erwähnt, verlangt der Gesetzgeber, daß die Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschußrechnung nach § 4 III EStG ab dem Wirtschaftsjahr, welches nach dem 31.12.2003 beginnt, „nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck“, zu erfolgen hat. Ausdrückliches Ziel dieser Vorschrift ist ein Bürokratieabbau. Ob durch die Gestaltung des zweiseitigen Formulars nebst vierseitiger Erläuterung dieses Ziel auf allen Ebenen erreicht werden kann, ist strittig. So verlangt z.B. die Bundessteuerberaterkammer eine Rücknahme des Formulars, da es für Kleingewerbetreibende und Freiberufler statt Bürokratieabbau etwa 40 neue Konten bringt, um die erforderlichen Werte eintragen zu können (Bundessteuerberaterkammer 10. Mai 2004, Pressedienst 013/2004).

Auch die Notwendigkeit verschiedener Angaben ist kaum nachzuvollziehen. Als Beispiel sei hier die Zeile 4 - abweichendes Wirtschaftsjahr - genannt, denn für Kleingewerbetreibende und Freiberufler ist ein abweichendes Wirtschaftsjahr gesetzlich nicht zulässig.

6. Auswahl einer geeigneten Form der „§ 4 III EStG- Buchführung“ für das Beispielunternehmen

Im Beispielunternehmen soll eine möglichst einfache, kostengünstige und auch von Personen ohne spezielle Buchhaltungskenntnisse zu bedienende Buchführung eingerichtet werden. Da die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung im Unternehmen selbst durchgeführt werden soll, erscheint der Unternehmerin auch unter Beachtung des Kapitels 3.2 ein EDV-Programm am besten geeignet. Da die „Vollbuchführungsprogramme“ in der Regel gewisse Buchführungs-kenntnisse voraussetzen sowie über eine Vielzahl nicht benötigter Funktionen verfügen, soll die Buchführung mit einem „§ 4 III“-Programm erledigt werden.

Nach Recherche im Internet sollten einige Programme getestet werden. So wurden unter anderem das kommerzielle Programm „Lexware Buchhalter“® und die Freeware/ Shareware Programme „OpenOffice-EÜR“, “EasyCash&Tax“, „Zero-Buchhaltung“, „LBC-Kombi“, „RS Ein-/Ausgaben“ und „Unibuch“ ausgewählt. Da sich die Programme“, „RS Ein-/Ausgaben“ und „Unibuch“ nicht sofort und ohne Probleme installieren ließen, wurden sie nicht weiter getestet. Auch das Programm „OpenOffice-EÜR“ ließ sich nicht starten. Da aber ein großer Schwerpunkt bei der Auswahl eines geeigneten EDV- Programms bei der leichten Bedienbarkeit lag, wurde beim Kurztest auf alle Programme verzichtet, welche bereits bei der Installation Probleme bereiteten. Auf das Programm „Zero-Buchhaltung“ wurde verzichtet, da ein Eindruck der Daten in die Formulare des Finanzamtes nicht möglich ist. LBC-Kombi ist ein Programm, mit dem sich sowohl die Einnahmen-Überschußrechnung als auch eine doppelte Buchführung durchführen lassen. Das Programm ist mandantenfähig und netzwerkfähig. Durch den Funktionsumfang wirkt es aber unübersichtlich, sodaß dieses Programm auch nicht genutzt werden soll. Die Wahl fiel auf das Programm “EasyCash&Tax“. Es handelt sich hierbei um ein reines Einnahmen-Überschußrechnungs- Programm, welches speziell für Freiberufler gedacht ist. Mit diesem Programm läßt sich die Umsatzsteuervoranmeldung in das Formular eindrucken, verschiedene Mehrwertsteuersätze sind ebenso möglich wie automatisierte Dauerbuchungen oder die Abschreibung des Anlagevermögens. Das Programm bietet alle notwendigen Funktionen, ohne durch unnötige Funktionen zu verwirren. Ein Kontenrahmen ist nicht vordefiniert, es lassen sich aber je 100 Einnahmen- und Ausgaben-Konten anlegen. Nur beschränkt abzugsfähige Kosten lassen sich durch den „Privat-Split“ gleich getrennt verbuchen.

7. Aufbau des Kontenplanes unter Berücksichtigung steuerlicher Fragen

Aufgrund der Neuen Regelungen des § 60 EStDV, nach der im Rahmen der Einkommenssteuererklärung die Einnahmenüberschußrechnung nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck zu erfolgen hat, soll bei der Einrichtung des Kontenplanes der Aufbau des Vordruckes berücksichtigt werden.

Für die Verbuchung aller anfallenden Einnahmen und Ausgaben werden die entsprechenden Konten angelegt, wobei auch die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze der Einnahmen berücksichtigt werden müssen.

Um die Informationen für die Zeilen17 und 18, 64 und 65 zu erhalten, werden die Einnahmenkonten Auflösung von Rücklagen nach §6b EStG, Auflösung von Rücklagen nach §7g III- VI EStG sowie die Ausgabenkonten Rücklagen nach §6b EStG und Rücklagen nach §7g III- VI EStG angelegt. Eine Berücksichtigung der Zeilen 19 und 66 erscheint mir nicht notwendig, da es sich hier um Angaben zu Existenzgründerrücklagen handelt und die freiberufliche Tätigkeit bereits seit einigen Jahren ausgeübt wird. Es werden die Ausgabenkonten Privatnutzung KFZ und Privatnutzung Telefon angelegt, Zeilen 13 und 14 des Vordruck zur Einnahmen-Überschußrechnung. Notwendig ist auch die Erfassung der AfA und sonstiger Abschreibungen. Dazu werden die Ausgabenkonten AfA ohne KFZ und Gebäude, AfA KFZ, Sonderabschreibungen nach §7 I, II EStG, Absetzung für außergewöhnliche Abnutzung nach §7g I S.6 eingerichtet, Zeilen 32 bis 36 des Vordrucks zur Einnahmen-Überschußrechnung

Auf dem Konto Durchlaufende Posten wird bei Einnahme ein positiver Betrag gebucht und bei Auszahlung ein negativer Betrag. Dadurch wird das Konto erfolgsneutral. Beim Jahresabschluß müssen eventuelle Bestände dieses Kontos unberücksichtigt bleiben.

Erläuterungen zum Kontenplan

Die Zahlen stellen keine Kontonummern dar, sondern dienen der Zuordnung der Konten zu den entsprechenden Spalten des Vordrucks zur Einnahmen-Überschußrechnung. Die Zuordnung der durchlaufenden Posten ist willkürlich.

Literaturverzeichnis

CREZELIUS,GEORG; Kommentar zum EStG §4 III, in: Kirchhof, Paul(Hrsg.), EStG KompaktKommentar, Einkommenssteuergesetz, 3. erweiterte und bearbeitete Auflage, Heidelberg, 2003

LAMBRECHT, CLAUS, Kommentar zum EStG §18, in: Kirchhof, Paul(Hrsg.), EStG KompaktKommentar, Einkommenssteuergesetz, 3. erweiterte und bearbeitete Auflage, Heidelberg, 2003

SEGEBRECHT, HELMUT, Die Einnahmen-Überschußrechnung nach §4 III EStG, 10.Auflage, Herne/Berlin, 2000

SCHIENER, ERIKA, Buchführung und Einnahmen-Überschußrechnung, gekürztes Vortragsmanuskript, Neubrandenburg, 2001

Pressemitteilung der Bundessteuerberaterkammer vom 10. Mai 2004 Nr. 013/2004

Anhangsverzeichnis

Kontenplan

Vordruck zur Einnahmen-Überschußrechnung

Kontenplan

Name

Adresse

Einnahmenkonten

8 Vereinnahmte Honorare Unterricht 16%

10 Vereinnahmte Honorare Unterricht 0%

8 Einnahmen Übersetzungen

8 Einnahmen Dolmetschen

21 Vereinnahmte Umsatzsteuer

22 Umsatzsteuererstattungen des Finanzamtes

13 Privatnutzung KFZ

14 Privatnutzung Telefon

12 Sachentnahmen

15 Sonstige Entnahmen

16 sonstige Einnahmen

17 Auflösung von Rücklagen § 6b

18 Auflösung von Rücklagen § 7g

durchlaufende Posten

Ausgabenkonten

28 Waren 16%

29 Waren 7%

30 bezogene Leistungen

31 Löhne

32 AfA ohne KFZ

34 GWG

35 Absetzung §7g I

36 Sonderabschreibungen

37 Restbuchwert ausgegl. AV

41 KFZ Kosten

42 AfA KFZ

46 Miete

52 Werbe- Repräsentations- und Reisekosten

53 Geschenke

54 Bewirtung

57 Zinsen AV Finanzierung

58 Instandhaltung und Reparatur (ohne KFZ)

60 Büromaterial

60 sonstige Ausgaben

62 abziehbare VSt.

63 an FA zu zahlende Umsatzsteuer

64 Rücklagen §6b

65 Rücklagen§7g

74 angeschaffte Anlagegüter

Formular für Einnahmenüberschußrechnung

Leider nur als PDF beim BMF herrunterzuladen