Zeitmanagement als ganzheitlicher Methodikansatz in der Erwachsenenbildung

Inhaltsverzeichnis

I. Einleitung

II. Hauptteil
1. Das individuelle Zeitbewusstsein
2. Die linke und rechte Gehirnhälfte
3. Lesen
4. Planungsmethoden
4.1 „ALPEN“-Methode
4.2 Zielplanung
5. Zeitregeln
5.1 Zeitaufwand-Ergebnis-Rege
5.2 Prioritäten setzen (u.a. „PEPE-Regel“)
6. Perfektionismus
7. Effizienz und Effektivität
8. Zeit und Geld – Zusammenhänge
9. Zeitdiebe/Zeitfallen
10. Zeitblöcke
11. Wer nein sagt, sagt ja zu sich selbst
12. Schlafhygiene
13. Lästern/Tratsch/Klatsch/Sensationslust
14. Zeitmanagement ist Selbstmanagement

III. Nachwort

IV. Literaturnachweis

V. Erklärung

[Einführung: Partnervorstellungsrunde – Zeitvorgabe: möglichst genau 1 Minute, Erwartungsabfrage, Eingehen auf Wünsche der Teilnehmer durch selektive Inhalte]

I. Einleitung

Fast immer kann man davon ausgehen, dass die Zeit Grundbedingung jeder Erfahrung ist. Immerhin ist Zeit das am häufigsten benutzte Substantiv der deutschen Sprache.^[1]

„Kant sieht die Zeit als apriorische Form der Anschauung, eine notwendige Vorstellung, die allen Anschauungen zugrunde liegt. Die Zeit ist somit ein Mittel, mit dem wir die Realität strukturieren und systematisieren. In der Zeit drückt sich unser Verhältnis aus, mit dem wir auf die uns umgebende Umwelt reagieren. Die Zeit ist letztlich grundlegend, universeller als jedes andere Prinzip.“^[2]

Global betrachtet steht uns immer mehr Zeit zur Verfügung, weil wir statistisch gesehen immer älter werden. Doch trotzdem haben wir subjektiv gesehen immer weniger Zeit und viel mehr zu tun, als wir erledigen können. Deshalb gewinnt Zeitplanung bzw. Zeitmanagement an Bedeutung, wobei diese Begriffe unscharf sind und streng genommen nicht existieren. Zeit lässt sich weder planen, managen, sparen, vermehren, unterdrücken, noch verdrängen. Zeit vergeht unwiderruflich mit steter Gleichmäßigkeit und ist nicht beeinflussbar (innerhalb eines begrenzten Raumes).

Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren (= „zu managen“), dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.^[3]

Aber immer dann, wenn wir von Zeitmanagement sprechen, meinen wir eigentlich Selbstmanagement. Auch in vielen Seminarankündigungen der Erwachsenenbildung kommt dies zum Tragen. Wir müssen lernen, unser Leben so zu organisieren, dass wir mit unserer begrenzten Zeit bewusster umgehen und unser persönliches Tempo finden.

Was versprechen wir uns für Vorteile vom Zeitmanagement? – Vielleicht ein ausgeglichenes Leben führen, den Stress im Leben vermindern, mehr Energie und Selbstdisziplin haben, mehr Antrieb haben – weg vom „Ich kann nicht“ zum „Ich kann“ – Denken usw. Jeder mag da andere Vorteile sehen.

Neben theoretischen Reflektionen über die Zeit kommen auch einige Tipps, Ratschläge und Methoden nicht zu kurz, die nicht nur in der Erwachsenenbildung Verwendung finden dürften. Anregungen habe ich mir neben der angegebenen Fachliteratur darüber hinaus aus dem Internet geholt (google-Suche: Erwachsenenbildung + Seminar + Zeitmanagement).

Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen (Lucius Annaeus Seneca).

II. Hauptteil

1. Das individuelle Zeitbewusstsein

Plattner (1993) zufolge lässt sich das Phänomen Zeit nicht definieren, denn alles, was ist und was wir tun, wird von der Zeit „eingerahmt“.

Zeit ist nur der Rahmen dessen, was sich darin abspielt. Aber ohne Rahmen keine Inhalte (Roland Kops).

Jeder Einzelne von uns hat eine „innere Uhr“, ein unterschiedlich ausgeprägtes Zeitbewusstsein, welches sich je nach Situation verändert. In unserem Kulturkreis setzt es sich aus drei Bestandteilen zusammen:

1. Umgang mit der Zeit

Hierbei sind unsere Tätigkeiten in der Zeit gemeint. Der Mensch führt gewisse Tätigkeiten aus, setzt Termine, hält sich an Pläne oder auch nicht und füllt auf diese Weise Zeiträume aus.

Nicht wenige Menschen haben Probleme, sich die Zeit einzuteilen. Andere wiederum erscheinen immerzu unpünktlich, weil sie die Zeitdauer nicht richtig einzuschätzen vermögen.

2. Zeiterleben

Die Unfähigkeit pünktlich zu sein, korreliert mit dem individuellen Zeitbewusstsein oder Zeitempfinden. Es geht dabei darum, ob man die Zeit als solche überhaupt achtet und ob man das Gefühl hat, dass die Zeit schnell oder langsam verstreicht.

Wir kennen alle das Sprichwort: „Dem Glücklichen schlägt keine Stunde.“ Das bedeutet, dass der Glückliche die Zeit vergisst, sie für ihn unwichtig ist. So geht es auch Menschen, die in Arbeit vertieft sind oder sich interessant unterhalten.

Wenn eine arbeitsame Woche vor uns liegt und der Terminkalender prall gefüllt ist, scheint die Zeit zu verfliegen. Gewähren wir einen Rückblick auf diese vergangene Woche, kommt es uns vor, als läge alles schon lange hinter uns. Je mehr die vor uns liegende Zeit schon verplant ist, desto weniger offene „Zeitfenster“ haben wir. Die vor uns liegende Zeitstrecke nehmen wir als begrenzt wahr, und deshalb erscheint sie uns auch als (zu) kurz und vergeht scheinbar besonders schnell.

Rückschauend erachten wir die gleiche Woche jedoch als lang, weil die vielen Ereignisse, die in dieser Zeit stattgefunden haben, sie in der subjektiven Wahrnehmung dehnen. Umgekehrt betrachtet haben wir bei wenigen vor uns liegenden Aufgaben den Eindruck, viel Zeit zu haben. Eine zeitliche Durchstrukturierung ist nicht nötig, es bleiben Freiräume.

3. Zeitperspektive

Mit Zeitperspektive meint Plattner (1993) das Zukünftige und das Vergangene:

Einerseits schmieden wir mit der Zeit Pläne, haben Ziele, Wünsche, Hoffnungen, Erwartungen und Befürchtungen auf die Zukunft gerichtet, andererseits beziehen wir uns mit ihr auf vergangene, zurückliegende Erfahrungen, Umstände und Ereignisse. Lässt man die Komplexität des Zeitbewusstseins nicht außen vor, leuchtet ein, dass die Schwierigkeiten des Einzelnen im Umgang mit der Zeit nicht lediglich „mit genormter Zeitplanung und Zeiteinteilung zu tun haben“ – wie manche Ratgeber es einseitig für bare Münze erklären – und damit allein auch nicht zu lösen sind.

Das Zeitbewusstsein bezieht sich auf mehr als nur die messbare (Uhr-) Zeit, es „nimmt den ganzen Menschen ein“ und muss abhängig von seinem Lebenslauf und seinem aktuellen Umfeld gesehen werden. Ferner bleibt festzuhalten, dass es die „Eigenzeit“ gibt (als das ganz Subjektive/Individuelle) und den gemeinsamen „Faktor Zeit“, auf den sich die individuellen „Zeitbewusstseine“ beziehen.

Es ist nicht einfach, das Phänomen Zeit separat nach den beiden Perspektiven zu behandeln. Die Komplexität im Umgang mit der Zeit beruht nicht zuletzt auf der Korrelation zwischen den beiden Momenten: dem ganz persönlichen individuellem und dem „normierten“ Moment der Zeit (dem sich das Individuum ja nicht entziehen kann).^[4] [Methodik: Text gemeinsam lesen, reflektierende Diskussion, Einbringung eigener Erfahrungen der Teilnehmer]

2. Die linke und rechte Gehirnhälfte

In einigen Büchern und manchen Seminaren wird zwischen „linken“ und „rechten“ Zeitmanagement-Typen unterschieden, angelehnt an unsere zwei Gehirnhälften, der linken, die gut mit Texten oder Zahlen umgehen kann, und der rechten Hemisphäre, deren Bilder das „Steckenpferd“ sind.

So sind bei 99 % der Menschen entweder die linken oder aber die rechten Gehirnhälften dominant, bei lediglich 1 % sind beide gleich stark. Um jedoch beide Gehirnhälften zu trainieren, empfiehlt sich das Mind Mapping als Visualisierungsmethode. Mind Mapping koordiniert die vielfältigen Möglichkeiten sprachlichen Denkens und fördert das ganzhirnig kreative Arbeiten . [Methodik: Vorstellung des Mind Mapping als bildhafte Strukturhilfe in Beruf und Alltag, die Zeit spart] ^[5]

3. Lesen

„Die meisten Manager lesen offenbar eine bis drei Stunden täglich. Einen großen Teil dieser Zeit lesen sie Schriftstücke, um festzustellen, ob sie diese lesen müssen, und wenn sie ausgelesen haben, lautet die Antwort oft: „Das hätte ich nicht lesen müssen.“ […] Der gesunde Menschenverstand sagt jedem, nie eine Arbeit auf sich zu nehmen oder ein Buch zu lesen, ohne sich die Frage zu stellen: „Lohnt dies die Lebenszeit, die ich dafür opfere?“^[6]

Um die Flut von unnötigem Lesestoff einzudämmen, tut man gut daran, so etwas wie eine Checkliste zur Papier-Reduzierung aufzustellen. Auf doppelte oder dreifache Informationen (Stichwort: Informationsmanagement), die ich sowohl per Papier-Post, Fax als auch per eMail bekomme, kann ich verzichten. Entscheiden Sie sich für ein Medium!

- Lassen Sie Ihren Namen auf internen Verteilerlisten streichen! Gleiches gilt für externe Adressenlisten für irgendwelche Postsendungen.

- Halten Sie Ihre Kollegen an, sich auf das Nötigste zu beschränken!

- Wo erforderlich, lassen Sie weniger wichtige Papiere an andere Stellen leiten.

- Sprechen Sie mit Anderen, statt zu schreiben!

- Bitten Sie Arbeitskollegen, nur in Ausnahmefällen Berichte zu schreiben!

- Senden Sie unnütze Papiere (Postwurfsendungen etc.) an den Absender zurück!

- Verringern Sie den Umfang an Papieren, die Ihren Schreibtisch verlassen!

- Geben Sie Ihre eMail-Adresse nur gegenüber solchen Personen an, die Ihnen wirklich wichtig sind. Andernfalls sind Missbräuche nicht auszuschließen, z. B. Kettenbriefe, Spam-Mails etc.

- Auf Post bzw. eMails wie „weitergeleitet“, „durchschriftlich“, „nur zur Kenntnis“, „nur zur Info“ können Sie weitestgehend verzichten. Teilen Sie dies den Absendern mit!^[7]

Durch solch eine Checkliste konnten Sie schon eine Menge an unnützen Informationen vorbeugen. Nun ist Ihr Ordnungssinn gefragt! Sie wissen ja: Ordnung ist das halbe Leben. Und Sie haben doch einen viel besseren Überblick auf Ihrem Schreibtisch, wenn alles ordentlich sortiert ist und sie wissen, wo Sie etwas finden.

Ein probates Mittel erscheint mir hier die „Fünf-Stapel-Methode“.

- Der erste Stapel heißt „Lesen“. Hier legen Sie übereinander, was zwingend gelesen werden muss, das heißt: „Irgendwann mal anschauen, wenn Zeit ist“ gehört niemals auf diesen Stapel!

- Der zweite Stapel ist der „Erledigen“-Stapel. Grundsätzlich ist hier nur Ihr Tagespensum abzulegen, was noch zu erledigen ist. Dinge, die bis übermorgen oder nächste Woche Zeit haben, schicken Sie entweder in die Wiedervorlage oder legen diese durch eine Markierung getrennt unter den „Erledigen“-Stapel.

- Der dritte Stapel nennt sich „Rücksprache“. In einem eingespielten Team sollte er nach Möglichkeit klein sein. Dafür sehen Sie am besten einen separaten Arbeitszeitblock vor, mit dem der Stapel möglichst vollständig abgetragen wird.

- Der vierte Stapel heißt „Wegwerfen“. Trauen Sie sich, Dinge zu entsorgen, die sie nicht mehr brauchen, es befreit ungemein: Reklame, Einladungen von Veranstaltungen, die passé sind oder die Sie eh nicht besuchen werden, Memos aus der Kategorie „Gelesen und gelacht“, und irgendwelche Ablichtungen von allem möglichen Kram, den Ihnen irgendjemand im aufrichtigen Bemühen um Ihre Bildung zukommen lässt.

- Der fünfte und letzte Stapel heißt „Ablage“. Hier werden die am Tag bereits erledigten Unterlagen zunächst zusammen getragen und können anschließend gelocht, sortiert und in die entsprechenden Ordner abgeheftet werden, Postausgänge können von dort ebenfalls ausgehen.^[8]

4. Planungsmethoden

4.1 „ALPEN“-Methode

Eine gute Planung gibt unserem Tag Struktur, engt uns aber nicht ein und lässt Raum für Abweichungen, d. h. so genannte „Pufferzeiten“ und Zeitreserven sollten stets eingeplant werden, denn: Es kommt oft anders, als man denkt; und manche Termine dauern halt wider Erwarten etwas länger als angenommen.

Welche Planungsmethoden betreiben Sie und für welche Art von Planungen – Geburtstagsfeiern, Firmenpartys, Sportveranstaltungen planen, Veranstaltungen der Erwachsenenbildung?

Haben Sie Schwierigkeiten bei der Planung? Schieben Sie bestimmte Dinge auf die „lange Bank“, weil Sie Ihnen unangenehm erscheinen?

Planen Sie unangenehme Dinge zuerst. Das hat den Vorteil, dass Sie anschließend einen freien Kopf haben und sich auf diejenigen Planungen freuen können, deren Durchführung Ihnen Freude macht.

Planen Sie größere Dinge zeitlich parallel? – Lassen Sie es! Machen Sie eins nach dem anderen. – Das hat den Vorteil, dass Sie sich voll und ganz auf eine Sache konzentrieren können und verringert die Gefahr, dass Dinge „untergehen“, unerledigt bleiben.

Eine bewährte Methode zur Planung ist die ALPEN-Methode (man stelle sich das gleichnamige Gebirge mit 5 Berggipfeln vor):

Stufe 1: A ufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben. Schreiben Sie die zu erledigenden Aufgaben mit ihrer Priorität sowie alle Termine und Aufgaben des Tages auf. Dies lässt sich auch mit einer To-Do-Liste kombinieren.

Stufe 2: L änge schätzen und festlegen. Blockieren Sie der geschätzten Länge der Aufgaben gemäß genug Zeit in Ihrem Terminkalender oder Zeitplanbuch.

Stufe 3: P rioritäten setzen, Platz für reaktive Aufgaben lassen. Verplanen Sie nur höchstens 60 Prozent Ihrer gesamten Zeit. Planen Sie genug Zeit für Unvorhergesehenes ein (à Zeitpuffer).

Stufe 4: E ntscheidungen treffen. In diesen 60 Prozent sollten Sie die wichtigsten Aufgaben gemäß Ihrer Priorität erledigen.

Stufe 5: N achkontrollieren. Kontrollieren Sie kritisch den Erledigungsstand.

4.2 Zielplanung

Eine weitere Planungsmethode ist die Zielplanung.

Ihre Werte sind die Grundlagen Ihres Handelns. Deswegen sollten Sie sich zuerst über Ihre Werte klar werden, damit Sie für Ihren Weg einen Ausgangspunkt haben, von dem aus Sie zu Ihren Zielen starten können. Hier kann z. B. ein Wunschzettel helfen. Formulieren sie Ihre Ziele konkret und positiv, sodass sie einen gezielten Anreiz darstellen. Und greifen Sie nicht direkt nach den Sternen, sondern achten Sie auf Überschaubarkeit und das Realisierungspotential der Ziele. Versuchen Sie, Ihre Stärken zu erkennen und bei der Umsetzung der Ziele mit Ihren persönlichen Ecken und Kanten zu glänzen. Sinnvoll ist es auch, Ziele mit anderen abzustimmen, gerade wenn es sich um den beruflichen Aspekt Ihres Lebens dreht.

Stellen Sie einen Jahreszielplan auf! Er verbindet das langfristige Leitbild Rollendefinitionen und die kurzfristigen Wochen- und Tagesprioritäten. Die Etappenziele für das nächste Jahr werden nach der SMART-Formel festgelegt:

S – Spezifisch: Ziele werden konkret, eindeutig und präzise formuliert.

M – Messbar: Ziele und deren Erreichbarkeit müssen überprüfbar sein.

A – Aktionsorientiert: Ziele sollen Ansatzpunkte für Veränderungen beinhalten.

R – Realistisch: Ziele sollen zwar hoch gesteckt werden, aber trotzdem erreichbar

bleiben.

T – Terminierbar: Ziele müssen einen festen Endzeitpunkt haben.

Wann immer Sie sich ein Ziel oder eine Vorgabe setzen, sorgen Sie dafür, dass es alle fünf Elemente beinhaltet. [Methodik: Jeder Teilnehmer schreibt auf ein Moderatorenkärtchen ein beliebiges Ziel auf, pinnt es an die Wand und verteidigt die o. g. fünf Elemente]

5. Zeitregeln

5.1 Zeitaufwand-Ergebnis-Regel (Pareto-Prinzip)

Den Erfolg für langfristige Planung erntet man nie sofort. Das ist auch die Ursache, warum so viele mit einem reaktiven statt aktiven Ansatz an die Frage des Zeit-Managements herangehen. Dringende und unmittelbare Aufgaben garantieren stets eine sofortige Belohnung, während bei einem längerfristigen, pro-aktiven Ansatz das Ergebnis erst einmal auf sich warten lässt, jedoch stets ungleich höher sein wird.^[9]

Die Bedeutung der Festlegung von Zielen und einer zielorientierten Sondierung der täglichen Aufgaben soll anhand des Pareto-Prinzips veranschaulicht werden.

Das Pareto-Prinzip geht auf den italienischen Volkswirtschaftler Vilfredo Pareto (1848-1923) zurück, der herausfand, dass 20 % der Bevölkerung 80 % des Volksvermögens besaßen. Diese 20:80-Prozent-Regel ist darüber hinaus in vielen anderen Bereichen, vor allem der Wirtschaftspraxis, feststellbar. 80 % Ihrer Leistungen ergeben sich aus 20 % des Papiers, mit dem Sie arbeiten, und umgekehrt werden 20 % des Berichtes, den Sie lesen müssen, Ihnen 80 % der Informationen geben, die Sie benötigen; 20 % der Produkte erzeugen 80 % der Umsätze; in einem Fünftel der Zeit von Besprechungen sind bereits vier Fünftel der Beschlüsse vorweggenommen usw.

In der Praxis ist die Zeitaufwand-Ergebnis-Regel ein gutes Problemlösungsmittel. Die 80:20-Prozent-Regel eignet sich vortrefflich sowohl zur Auswahl von Projekten und Alternativen als auch bei der Ermittlung von Problemursachen.^[10] [Methodik: Partnerübung; Nacherzählung eines gehörten längeren Textes mit wichtigen und belanglosen Informationen. Schwerpunkt: Wiedergabe nur der wichtigen Infos] ^[11]

5.2 Prioritäten setzen (u. a. PEPE-Regel)

Das auf den US-General Dwight Eisenhower gründende Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches, praktisches Hilfsmittel, insbesondere dann, wenn schnell entschieden werden muss, welchen Aufgaben der Vorrang einzuräumen ist. Prioritäten werden nach den Kriterien „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ gesetzt. Dringende Aufgaben müssen per definitionem zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein und können auch von Ihren Zielen unabhängig sein. Je mehr dringende Aufgaben Sie haben, desto mehr sitzt Ihnen der Tyrann „Zeitdruck“ im Nacken. Ist dieser Druck notwendig oder was passiert, wenn die Aufgabe nicht zum vereinbarten Termin gelöst ist?

Anstelle sich Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu nehmen, wird unsere Energie oft durch dringliche, aber minder wichtige Dinge in Anspruch genommen. Nicht aus heiterem Himmel kommt der Satz, dass die wichtigen Dinge nie eilig und die eiligen Dinge selten wichtig sind.^[12]

Anhand einer weiteren einfachen Entscheidungsregel, der PEPE-Regel, können wir uns das Wesentliche der Prioritätensetzung merken:

P riorität vor E iligkeit, vor P erfektion, vor schnellem E rfolg! Die PEPE-Regel sagt Ihnen wie das Eisenhower-Prinzip, dass wichtige vor dringenden Aufgaben zu erledigen sind.^[13]

Schließlich gibt es noch die ABC-Analyse als verbreitete Methode der Prioritätensetzung. Hierbei werden zu erledigende Dinge nach Wichtigkeit unterteilt. A-Aufgaben sind sehr wichtige Aufgaben, die nur Sie selbst erledigen können, und die in direktem Zusammenhang mit Ihren Zielen stehen. Beginnen Sie den Tag mit A-Aufgaben, wenn Sie noch frisch und ausgeruht sind.

B-Aufgaben sind von mittlerer Wichtigkeit, stehen in engerer Verknüpfung mit Ihren Zielen und sollten nicht per se delegiert werden. Auch A-Aufgaben, die aber zeitlich nicht dringend sind, ordnet man B-Aufgaben zu. C-Aufgaben sind hingegen meist Routineaufgaben und oft dringlich. Diese zu delegieren, verschafft Ihnen Luft für die Erledigung der A- und B-Aufgaben. Wenn Sie Zeit haben, diese selbst zu erledigen, können Sie dies effektiver gestalten, indem Sie die C-Aufgaben bündeln oder in Leistungstiefs abhandeln. [Übung: Rückschau auf die vergangene Arbeitswoche; z. B. Einteilung der absolvierten Tätigkeiten/Aufgaben in dringende und wichtige Aufgaben und A-, B- und C- Aufgaben]

6. Perfektionismus

Es ist nicht immer erforderlich, alle Arbeiten 100%ig auszuführen. Hin und wieder reichen auch 80 oder 90 Prozent aus, und es ist nicht nötig, die oft mühsamen und zeitraubenden 10 Prozent Kleinarbeit zu investieren, um eine Sache perfekt zu machen. Wenn Sie dahingehend tendieren, immer perfekt zu arbeiten und vielleicht darüber hinaus dazu neigen, Ihre Arbeit zu kontrollieren (Stichwort: Kontrollzwänge), kann es gut sein, dass diese Angewohnheit am schwersten zu ändern ist.

Dennoch ist es für Ihre eigene Gesundheit wichtig, daran zu arbeiten. Katie Jones meint in Ihrem Buch^[14], keinesfalls absichtlich in Schlamperei zu verfallen oder Dinge stets nur halbherzig zu verrichten. Ich denke, Frau Jones will aufzeigen, dass uns nicht Schwermut befallen sollte, wenn wir trotz Arbeitseifer keine 100% Leistung zeigen sollten. Wir sollten ein gesundes Selbstbewusstsein zu uns haben und unser Licht nicht unter den Scheffel stellen.

7. Effizienz und Effektivität

Effizienz bedeutet, die Aufgabe richtig zu erledigen. Effektivität bedeutet, die richtige Aufgabe zu erledigen (Peter Drucker).

Zeitmanagement kann eher als effektiv (die richtigen Aufgaben zur rechten Zeit bewältigen) denn als effizient (Aufgaben möglichst rationell erledigen) bezeichnet werden.

So sollte es unser Bestreben sein, zunächst zu überdenken, für welche Aufgaben und Aktivitäten wir Lebenszeit aufwenden möchten, also die Frage nach der Effektivität zu klären. Als nächster Schritt kann uns das Zeitmanagement dabei helfen, diese „richtige“ Aufgabe richtig, d. h. effizient zu erledigen. Dienlich in Sachen Effizienz ist neben anderen Aspekten die Ordnung. Ordnung gibt Ihrem Leben Struktur. Wenn alles an seinem Platz ist, weiß man, wo man es findet und muss nicht mehr suchen. Einige Schlaumeier, die sich für genial halten und nichts mit Ordnung am Hut haben, mögen munkeln: „Nur das Genie beherrscht das Chaos.“ – Aber wie viel besser könnte sich das Genie in einer ordentlichen Umgebung zurechtfinden? Man muss sich das Leben doch nicht unnötig erschweren!

8. Zeit und Geld - Zusammenhänge

„Zeit ist Geld, aber Zeit ist nicht käuflich“ – so ein weises Sprichwort aus Russland.

Je mehr Geld wir haben, desto weniger Zeit haben wir. Grund: Mit Geld kann man viel unternehmen, sich viel kaufen – sowohl Produkte erwerben als auch Dienstleistungen konsumieren. Die Hautevolee ist aber nicht nur damit beschäftigt, Geld auszugeben, nein: Vor allem damit, wie man aus dem Vermögen ein noch größeres machen kann. So investiert man in Projekte, lässt sich von Anlageexperten beraten, verfolgt die Börsenkurse und macht das Pekuniäre schließlich zu seinem Hobby.

Sicherlich ist es gut und richtig, wenn man sowohl im Berufs- als auch im Privatleben Preise vergleicht, um möglichst wenig Geld zu bezahlen. Verkommt dies aber zur Hauptaufgabe, sehe ich die Gefahr, keine Zeit mehr zu haben für Partner, Familie, Hobbys, Freunde treffen usw.

„Geldgierige“ können meiner Ansicht nach nicht genießen, weil sie stets hinterfragen wie viel was kostet und ihnen das Kosten-Nutzen-Prinzip bzw. das Preis-Leistungs-Verhältnis über alles geht.

Sehen Sie das ähnlich? – Welche Meinung vertreten Sie? [Methodik: kurzes Feedback „Blitzlicht“, ggf. Diskussion und Erfahrungsaustausch]

Verlorenes Geld kannst du wieder finden, verlorene Zeit nie. (Fu Tu, chin. Lyriker 712 – 770)

9. Zeitdiebe / Zeitfallen

Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und doch dem Menschen das Kostbarste stehlen: Die Zeit. (Napoleon Bonaparte)

Die Bandbreite der Dinge, die uns Zeit „stehlen“ und von der eigentlichen wichtigen Arbeit ablenken, ist schier endlos. Nach Treacy (1999) sind die 10 häufigsten Zeitverschwender: Dinge verlieren, Besprechungen, Telefon, Unterbrechungen, Verzögerungen und Verschleppen, Unnützer Papierkram, Krisen, Umgekehrtes Delegieren, Perfektionismus und Ablenkungen. Der 1. Schritt zur Bekämpfung von Zeitfallen ist, dass Sie zunächst erkennen müssen, dass hier ein „Zeitfresser“ am Werk ist. Das kann aber von Individuum zu Individuum und je nach Situation unterschiedlich sein! Im 2. Schritt beschäftigen Sie sich mit der Beseitigung der Unannehmlichkeit. Man unterscheidet interne und externe Störfaktoren.

Ein interner Faktor wäre z. B. wenn Sie zu Saumseligkeit neigen, d. h. öfter herumtrödeln, nachlässig sind und Dinge hinauszögern und auf die lange Bank schieben („Aufschieberitis“). Wir alle kennen ja den bekannten Spruch: „Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf Morgen.“ – Aber handeln wir danach? Nein, wir tricksen uns mit folgender Sentenz selbst aus: „Aufgeschoben ist nicht aufgehoben.“

Sie sollten in diesem Falle in Ihrem Innersten nachforschen, warum dies so ist und an Ihrer inneren Einstellung arbeiten.

Bearbeiten Sie unangenehme Aufgaben zuerst – wenn Sie diese hinter sich haben, werden Sie in besserer Stimmung sein und mehr Motivation für andere Aufgaben haben.

Verfallen Sie schon mal in Tagträumereien, lassen Sie bestimmte Gedanken nicht los? Schreiben Sie die Gedanken auf und beschäftigen Sie sich nach getaner Arbeit damit. Andernfalls ist ein konzentriertes Arbeiten kaum möglich. Erstellen Sie zudem einen Zeitplan! Zusätzlich stellen Sie sich einen Wecker, der abläuft, wann welche Tätigkeiten erledigt sein sollten. Auf diese Weise haben Sie eine bessere Kontrolle über sich selbst.

Auch der Umgang mit externen Störenfrieden ist bedeutsam: Dies kann der unangemeldete Verwandtenbesuch an der Haustür sein, die nicht zu stoppende „Quasselstrippe“ am anderen Ende der Telefonleitung, die geschwätzige Nachbarin im Treppenhaus usw.

Lassen Sie sich Ihre Zeit nicht stehlen! Reagieren Sie stets überlegt auf solche Störungen, höflich, aber mit der nötigen Entschlossenheit und Härte. Niemand ist so wichtig, dass Sie sich zu viel Zeit nehmen für Ihren Störenfried und sich im Anschluss noch abhetzen müssen, Ihre dringenden Termine noch wahrzunehmen.

Leben Sie nach dem Motto „Reduce-to-the-max“ – beschränken Sie sich auf das Wesentliche! Streichen Sie unnütze Dinge auf Ihrer Liste; folgen Sie dem KUB-Prinzip (= k urz u nd b ündig) In der Kürze liegt oft die Würze! Weniger ist oft mehr. Ich persönlich denke da an nicht enden wollende Vorträge, und frage mich, wann kommt der Redner endlich auf den Punkt…

Ein „Mehr“ ist oft ein „Weniger“, zumal kurze, prägnante Aussprüche besser im Gedächtnis hängen bleiben als Unmengen von diffusen Textpassagen.

Aber niemand von uns wird sich von Zeitfallen gänzlich freisprechen können. Da kann er noch so viele Bücher lesen und Seminare besuchen! Es gibt Zeitfallen, da haben wir keinen Einfluss darauf, z. B. Zugverspätungen, Verkehrsstau auf der Autobahn. Aber was können wir dagegen tun? Die Antwort: Nehmen Sie sich nicht zuviel vor; packen Sie Ihren Terminkalender nicht zu voll! Planen Sie stets Zeitreserven bzw. Zeitpuffer ein, sodass Ihre Vorhaben nicht so leicht ins Schleudern geraten. Sie kennen ja das folgende Bonmot: Es kommt oft anders, als man denkt! [Methodik: Teilnehmer schreiben Dinge auf, wodurch ihre Zeit verschwendet wird. Auf anderen Kärtchen sollen sie Dinge darlegen, wofür sie (mehr) Zeit übrig haben wollen. Im Anschluss geführte Moderation, Erfahrungsaustausch, individuelle Vorschlagsunterbreitungen]

10. Zeitblöcke

Vielleicht haben Sie schon des Öfteren die Erfahrung gemacht, dass es effektiver ist, eine Reihe gleichartiger Dinge in einem bestimmten Zeitabschnitt zu erledigen, als in dem gleichen Zeitfenster sehr viele verschiedene oder sogar gegensätzliche Arbeiten zu verrichten. Die Bildung fester Zeitblöcke führt nach Wieke (2004) zu einem „Pawlowschen Reflex“. Wenn bestimmte Tätigkeiten immer zu einer bestimmten Stunde durchgeführt werden, wird diese Stunde bereits zum Reizauslöser, um an die Erledigung dieser Arbeitsaufgabe zu gehen. Die Methode der festen Zeitblöcke empfiehlt sich insbesondere bei unliebsamen Arbeiten. Je besser man durch die Regelmäßigkeit konditioniert ist, desto weniger Kraft benötigt man, um den inneren Schweinehund zu überwinden und desto rascher gehen einem die Arbeiten von der Hand.^[15]

11. Wer nein sagt, sagt ja zu sich selbst

Kaum eine andere Methode erscheint geeigneter, so viel Zeit zu gewinnen und effektiv zu nutzen wie das einfache Wörtchen „nein“. Man muss nur in der Lage sein, es auch wirklich und ohne schlechtes Gewissen zu sagen, wenn man mal wieder um einen Gefallen gebeten wird usw.

Ich denke, jeder von uns hat sich schon des Öfteren dabei ertappt, wie er etwas „abgenickt“ hat, obschon er dies eigentlich gar nicht wollte.

Dies kann mehrere Gründe haben:

- Menschen mit „Helfersyndrom“, die sich dazu berufen fühlen, helfen zu müssen.
- Man möchte niemanden beleidigen oder zurückweisen.
- Die Person möchte überall dabei sein, hat Angst, etwas zu verpassen.
- Beschäftigt sein, gibt einem das Gefühl der Wichtigkeit oder Sicherheit.
- Wenn ich verneine, mögen mich die Anderen nicht.
- Ich genieße es, viel zu tun zu haben.
- Mir fällt es schwer, überzeugend nein zu sagen.
- Ich liebe das Gefühl, gebraucht zu werden.
- Andere Leute akzeptieren kein „Nein“.
- Es ist stetes Geben und Nehmen unter guten Freunden oder Bekannten. Wir helfen uns immer gegenseitig. Allezeit.^[16] [Methodik: Brainstorming, Zusammentragen der Punkte auf Tafel/Flipchart]

Vielen von uns fehlt eine „gesunde Portion“ Egoismus, eine positive Eigenliebe. Für Andere da sein, gebraucht zu werden, ist gut und schön. Aber hin und wieder auch mal etwas absagen, verneinen, ist immens wichtig, um sein Leben zu meistern. Wohl die wenigsten von uns haben ernsthaft Spaß daran, sich für Andere abzurackern und zum Knecht zu machen. Im Nachhinein betrachtet denken Viele: „Hätte ich doch nur auf meine innere Stimme gehört, hätte ich doch das gemacht, was mir gefallen hätte.“

Was mit der Fähigkeit „Nein sagen zu können“ zusammen hängt, ist ein großes Selbstbewusstsein. Denken Sie einmal darüber nach: Ist das Leben Ihrer Mitmenschen wertvoller als Ihres? – Natürlich nicht! Deshalb sollten Sie sich selbst als wichtigsten Menschen in Ihrem Leben fühlen und danach handeln! Es ist Ihre Zeit! Es ist Ihr Leben!

12. Schlafhygiene

Sind Sie jemand, der schlecht einschlafen kann, weil Sie Ihre Probleme mit ins Bett nehmen und nicht abschalten können – und auf diese Weise viel erholsame Zeit verschenken? Sind Sie am Morgen unausgeruht, manchmal übernächtigt und hundemüde? Fehlt Ihnen die Zeit, weil Sie am Nachmittag oder frühen Abend Ihren fehlenden Nachtschlaf nachholen müssen? Abhilfe können Yoga, autogenes Training oder anstrengender Sport schaffen, indem Sie sich so richtig auspowern. Sie müssen für sich selbst herausfinden, wann der für Sie günstigste Zeitpunkt der sportlichen Betätigung ist. Sorgen Sie für eine ruhige Atmosphäre, dunkeln Sie Ihr Schlafgemach ab, schließen Sie ggf. das Fenster und schalten Sie störende Geräusche ab, sofern Sie darauf Einfluss haben. Gehen Sie nach Möglichkeit zu regelmäßigen Zeiten ins Bett (nicht zu spät), essen Sie einige Stunden vor dem Zubettgehen nichts mehr und spielen Sie Musik mit Meeresrauschen oder Sphärenklängen ab. Auf diese Weise werden ihre Gedanken in ruhigere Bahnen gelenkt. Sie starten frisch und fit in den neuen Tag – und so schnell rennt Ihnen die Zeit nicht mehr weg!^[17]

13. Lästern / Tratsch / Klatsch / Sensationslust…

Wie können wir noch Zeit sparen? Indem wir es unterlassen, über andere Menschen herzuziehen und zu tratschen. Dieses negative Gerede ist wenig produktiv, bringt einen in seiner Entwicklung in keiner Weise voran, außer etwa, dass man gemeinsam einen Sündenbock gefunden hat, dem man die Schuld in die Schuhe schieben kann. Wie toll!

Dann gibt es noch – vorwiegend der reiferen Frauengeneration zugetan – die vielen „illustren Illustrierten“ mit Reportagen über Königshäuser, Promis, Berichte über die „Reichen und Schönen“ und Fernsehsendungen wie Daily-Talks, Reality-TV usw., über deren seichten Nährwert ich mich hier nicht näher auslassen möchte.

Weiterhin sind da noch die sensationshungrigen Gaffer unterschiedlichster Couleur, die z. B. bei Verkehrsunfällen auf der Autobahn extrem langsam fahren und zähflüssigen Verkehr produzieren, um das Szenario auf der Gegenfahrbahn auch genau verfolgen zu können, aber andererseits einen dringenden Geschäftstermin wahrnehmen müssen, um im Anschluss daran das Gaspedal voll durchzudrücken und die selbst eingebüßte Zeit wieder „herauszuholen“.

Dem römischen Kaiser und Philosophen Marc Aurel (121 – 180) entstammt folgender Aphorismus, der über die Jahre nichts an seiner Aktualität verloren hat:

„Wie viel Zeit könnte ein jeder sparen, wäre er nicht damit beschäftigt, was die Anderen tun, sagen oder denken, sondern nur damit, selber ein aufrechter und gerechter Mensch zu sein.“

Wenn Sie nun nicht zu denen gehören, die über die Anderen lästern und auch kein Schaulustiger sind, so sind Sie vielleicht jemand, der seinen Mitmenschen gerne berichtet, wie beschäftigt er ist.

Robert Lembke, ein „Meilenstein“ deutscher Fernsehunterhaltung („Was bin ich?“) sagte einmal: „Kein Mensch ist so beschäftigt, dass er nicht die Zeit hat, überall zu erzählen, wie beschäftigt er ist.“

Möglicherweise geben einige Menschen dies von sich preis ohne konkrete Absichten. Andere wiederum setzen diese Strategie bewusst ein, um sich zu verkaufen, um Selbstmarketing zu betreiben, um geschätzt und geachtet zu werden.

14. Zeitmanagement ist Selbstmanagement

„In unserer Management- und Erfolgsgesellschaft wirken Menschen unheimlich wichtig, die niemals Zeit haben, die ständig von einem Termin zum anderen hetzen und unter der Last ihrer Verpflichtungen beinahe zusammenbrechen. Menschen, die unter Zeitmangel leiden, gelten als tüchtig und erfolgreich. Sie werden von der Gesellschaft entsprechend anerkannt. Es ist schon fast so etwas wie ein Ritterschlag, wenn man über jemanden sagt, er (oder sie) arbeite, ohne auf die Uhr zu sehen. Dabei übersieht man, welches Armutszeugnis im Grunde mit diesem „Ritterschlag“ ausgestellt wird. Wer erfolgreich ist und dennoch Zeit hat, dem haftet der Ruch an, unverdient zum Erfolg gekommen zu sein. Noch immer gilt, was der Soziologe Niklas Luhmann vor 30 Jahren schrieb, „wer zugibt, zu viel Zeit zu haben, disqualifiziert sich selbst“. Deswegen wehren sich viele Menschen – oft unbewusst – gegen ein effektives Zeitmanagement. Hätten sie plötzlich mehr Zeit, würde Ihr [sic.] Selbstwertgefühl untergraben; sie fürchten außerdem, die Gesellschaft würde ihnen die Anerkennung versagen, wenn sie nicht mehr das Bild des gestressten Managers abgeben, der von früh bis spät eingespannt ist, um erfolgreich zu sein.

Wer plötzlich mehr Zeit hat als seine Kollegen, fürchtet vielleicht auch, dass er prompt auch wieder mehr Arbeit aufgehalst bekommt – manch einer mag hier an eine gerechte Umverteilung denken…“^[18]

Ehe Sie sich nun konkret mit der Thematik Zeitmanagement befassen, überdenken Sie Ihre Entscheidung, ob Sie tatsächlich mehr Zeit haben wollen und auch wofür!

Sollten Sie diese Frage nicht vorab mit sich selbst geklärt haben, könnte es sein, dass Sie sich selbst boykottieren. In diesem Fall bringen dann sämtliche Zeitspartechniken nichts. Macht sich in Ihnen eine unbestimmte Abneigung gegen mehr zeitliche Selbstbestimmung breit, suchen Sie nach den Ursachen für diesen Selbstboykott. Schreiben Sie alle Gründe auf und ziehen Sie die Konsequenzen.^[19]

III. Nachwort

Zeit gewinnen, heißt nicht mehr Tempo machen! Dies hat auch Lothar J. Seiwert in seinem Buch „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“ wieder einmal eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Lassen Sie sich von der Hetzkrankheit, auch Hurry Sickness genannt, nicht befallen. Bedingt durch Hektik passieren oft Fehler und unterm Strich schafft man auch nicht mehr! Gerade in der Beschleunigung liegt oft die Ursache für unsere Zeitnot. Die Methode „mehr desselben“ (Paul Watzlawick), kann dazu führen, dass die vermeintliche Lösung des Problems selbst zum Problem wird. „Mehr desselben“ meint hier mehr Planung, mehr Disziplin, mehr Augenmerk in punkto Prioritäten, die Zeit noch besser auskosten, den Terminplan noch voller packen usw. löst unter Umständen den gegenteiligen Effekt aus: Wir schnüren uns selbst in ein viel zu enges Korsett, verlieren somit jegliche Souveränität über die Zeit und nehmen uns hinter lauter „Voreinstellungen“ die Freiheit zu entscheiden.

Nur in der Ruhe liegt die Kraft. Es ist allemal besser, wenige Dinge mit vollem Elan und ganzer Kraft zu bewerkstelligen (das sollten die wichtigen Dinge sein, die Sie am besten können und wofür Sie stehen) als unter einer Vielzahl von Tätigkeiten zusammenzubrechen.

Und wenn Sie eine Arbeit überdurchschnittlich gut bewältigt haben und Sie stolz auf sich sein können, tun Sie auch gut daran, sich selbst zu belohnen: Loben Sie sich selbst, dann tun es auch andere.^[20]

Schalten Sie mal ab, lassen Sie die Seele baumeln. Und genießen Sie, genießen Sie den Augenblick! - Was auch immer das sein mag.

Nun haben Sie die Zeit im Griff! Seien wir auch dankbar, dass es die Zeit überhaupt gibt! John A. Wheelers führte dazu treffend aus: „Zeit ist, was verhindert, dass alles auf einmal passiert.“

Ich wünsche Ihnen allzeit eine gute Zeit!

IV. Literaturnachweis

1) Atkinson, Jacqueline: Zeitplanung im Beruf. München: Knaur 1994
2) Beyer, Günther: Zeitmanagement. Arbeitstechnik, Zeitplanung und Selbststeuerung. Düsseldorf; Wien; New York; Moskau: ECON 1992
3) Bossong, Clemens: Zeit-Management. Mehr leisten in weniger Zeit. München: Compact 1991
4) Briese-Neumann, Gisa: Zeitmanagement im Beruf. Niedernhausen/Ts.: Falken 1997
5) Jones, Katie: Zeit professionell managen. Landsberg am Lech: mvg 2000
6) Josephs, Ray: Ihr persönlicher Zeitmanager. München: Mosaik 1992
7) Kitzmann, Arnold: Persönliche Arbeitstechniken und Zeitmanagement. Ehningen bei Böblingen: expert 1992
8) Lewis, David: Ab heute hab´ ich immer Zeit. Berlin: Urania 1997
9) Scott, Martin: Zeitgewinn durch Selbstmanagement. Schlankheitskur für Zeitfresser. Frankfurt/Main; New York: Campus 1993
10) Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche. 15. Aufl., Landsberg/Lech: Moderne Industrie 1993
11) Seiwert, Lothar J.: Wenn Du es eilig hast, gehe langsam. 6. Aufl., Frankfurt/Main; New York: Campus 2000
12) Treacy, Declan: Perfektes Zeitmanagement in 7 Tagen. Landsberg am Lech: mvg 1999
13) Wieke, Thomas: Erfolgreiches Zeitmanagement. Frankfurt am Main: Eichborn 2004

V. Erklärung

„Ich versichere, dass ich die Hausarbeit selbstständig und nur unter Verwendung der angegebenen Quellen und Hilfsmittel angefertigt und die benutzten Quellen wörtlich oder inhaltlich entnommenen Stellen als solche kenntlich gemacht habe.“

Datum Roland Kops

[...]

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^[1] vgl.: Rowohlts Bunte Liste, Reinbek b. Hamburg 1980, zit. nach: Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, S. 21

^[2] Kitzmann, Arnold: Persönliche Arbeitstechniken und Zeitmanagement, S. 36-37

^[3] vgl.: Seiwert, a.a.O., S. 14

^[4] vgl.: Briese-Neumann, Gisa: Zeitmanagement im Beruf, S. 31-32

^[5] siehe hierzu: Beyer, Günther: Zeitmanagement, u.a. S. 33 ff. und URL: http://www.laum.uni-hannover.de/ilr/lehre/Ptm/Ptm_KreaMindMap.htm [Stand: 20.10.2005]

^[6] Scott, Martin: Zeitgewinn durch Selbstmanagement, S. 57

^[7] vgl.: Treacy, Declan: Perfektes Zeitmanagement in 7 Tagen, S. 28

^[8] vgl.: Wieke, Thomas: Erfolgreiches Zeitmanagement, S. 93-94

^[9] vgl.: Treacy, Declan: Perfektes Zeitmanagement in 7 Tagen, S. 53

^[10] vgl.: Bossong, Clemens: Zeit-Management. Mehr leisten in weniger Zeit, S. 21

^[11] siehe auch: Lewis: S. 117

^[12] vgl.: Seiwert: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 138

^[13] siehe hierzu: Bossong: S. 46

^[14] vgl.: Jones, Katie: Zeit professionell managen, S. 36

^[15] siehe hierzu: Beyer, Günther: Zeitmanagement, S. 80 f.

^[16] vgl.: Atkinson, Jacqueline: Zeitplanung im Beruf, S. 178 f.

^[17] siehe hierzu: Josephs, Ray: Ihr persönlicher Zeitmanager, S. 189 f.

^[18] Wieke, a.a.O., S. 16

^[19] vgl.: Wieke, a.a.O., S. 17

^[20] siehe hierzu: Cavelius, Andrea-Anna: Lob dich selbst, dann tun´s auch andere. Wie Sie durch Eigenlob weiterkommen. München: Midena 2000