Mitarbeitergespräche. Aufbau, Ablauf und Beispiele

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung

2 Das Mitarbeitergespräch
2.1 Gründe für Mitarbeitergespräche
2.2 Inhalte der Mitarbeitergespräche

3 Aufbau und Ablauf eines Mitarbeitergesprächs
3.1 Vorbereitung für Vorgesetzte
3.2 Vorbereitung für Mitarbeiter
3.3 Durchführung eines Mitarbeitergesprächs
3.3.1 Eröffnen des Mitarbeitergesprächs
3.3.2 Führen des Mitarbeitergesprächs
3.3.3 Beenden des Mitarbeitergesprächs

4 Nutzen der Mitarbeitergespräche
4.1 Für Vorgesetzte und Mitarbeiter
4.2 Für die Verwaltung / das Unternehmen

5 Beispiele für Mitarbeitergespräche
5.1 Zielvereinbarungsgespräch
5.2 Beurteilungsgespräch

6 Fazit

Quellenverzeichnis

1 Einführung

Der Verfasser behandelt im Rahmen des Kurses „Personalmanagement: Lernen und Kommunikation“ des Studiums „Öffentliche Verwaltung“ die Thematik „Mitarbeiter-gespräche“

Nach der Definition „Mitarbeitergespräch“ werden die Gründe und Inhalte des Mitarbeitergesprächs aufgezeigt. Im weiteren Verlauf werden Aufbau und Ablauf des Gesprächs erläutert. Hierbei wird aufgezeigt, wie sich Mitarbeiter und Vorgesetzte auf ein solches Gespräch vorbereiten und dessen Durchführung gestalten sollten.

Als Führungs- und Förderungsinstrument bringt ein erfolgreich durchgeführtes Mitarbeitergespräch sowohl für Vorgesetzte und Mitarbeiter als auch für die Verwaltung oder das Unternehmen Nutzen.

Der Verfasser zeigt diese auf und führt im Anschluss zwei Beispiele von Mitarbeiter-gesprächen auf:

das Zielvereinbarungsgespräch und das Beurteilungsgespräch.

2 Das Mitarbeitergespräch

„Bei dem Mitarbeitergespräch handelt es sich um ein Gespräch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem unter vier Augen. Beim periodisch stattfindenden persönlichen Gespräch erörtert der Vorgesetzte wichtige Entscheidungstatbestände bzw. bedeutsame Vorgänge im Arbeitsablauf seines Tätigkeitsbereiches.“^[1]

2.1 Gründe für Mitarbeitergespräche

Es gibt viele Gründe für ein Gespräch zwischen Vorgesetzte und Mitarbeiter.

Sei es, dass neue Ziele vereinbart werden, Abläufe organisiert, Aufgabenstellungen geklärt oder Maßnahmen geplant werden. Ein Mitarbeitergespräch dient auch dem Beurteilen von Mitarbeitern und die Steigerung deren Motivation.

Jedoch ist nicht jeder „small talk“ zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter ein Mitarbeitergespräch. Entscheidend für ein Mitarbeitergespräch sind die Zieldefinition und das vertrauliche „Vier-Augen-Gespräch“. Ein Mitarbeitergespräch beinhaltet immer ein vom Vorgesetzten oder Mitarbeiter gewünschten Inhalt.

„Mitarbeitergespräche zu führen gehört zum Tagesgeschäft jeder Führungskraft. Hier werden Informationen ausgetauscht, Rückmeldungen gegeben und Aufgaben verteilt.“^[2]

2.2 Inhalte der Mitarbeitergespräche

Den Inhalt eines Mitarbeitergesprächs bestimmt der Mitarbeiter oder der Vorgesetzte.

Diese können – wie die Gründe eines Mitarbeitergespräches bereits aufgezeigt haben – sehr vielfältig sein. Inhalte eines jährlichen Mitarbeitergesprächs können zum Beispiel sein

- Steigerung der Arbeitsfreude
- Förderung der Motivation
- Stärkung der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Vorgesetzten und

Mitarbeiter

- Reflektion und ev. Verbesserung der beruflichen Tätigkeiten
- Anerkennung guter Leistungen
- Klärung des Fortbildungs- und Unterstützungsbedarfs
- Vereinbarung von klaren und überprüfbaren Zielen (Zielvereinbarungsgespräch)
- Verdeutlichung der weiteren beruflichen Perspektiven

(Personalentwicklungsgespräch)

3 Aufbau und Ablauf eines Mitarbeitergesprächs

3.1 Vorbereitung für Vorgesetzte

Für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch ist die ausführliche und gewissenhafte Vorbereitung des Vorgesetzten entscheidend.

„Doch ein gut vorbereitetes und professionell durchgeführtes Mitarbeitergespräch ist eine Kunst, die eine Führungskraft durchaus erlernen kann.“^[3]

Er sollte sich mit dem Führungs- und Förderungsinstrument „Mitarbeitergespräch“ identifizieren. Die Vorteile und Nutzen des Gesprächs kennen und anwenden können. Der Mitarbeiter, mit dem ein solches Gespräch geführt werden soll, muss über die Durchführung des Gesprächs frühzeitig in Kenntnis gesetzt werden. Der Ort und die Zeit des Gesprächs müssen eindeutig festgelegt und eingehalten werden.

Um ein störungsfreies und angenehmes Gespräch führen zu können, sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Störungen sind hierbei bereits im Vorfeld - so weit es möglich ist - zu vermeiden.

Der Vorgesetzte sollte sich auf den Mitarbeiter vorbereiten, sich über ihn informieren, ihn einschätzen und Beispiele für mögliche Argumente sammeln. Fehlverhalten und gute Leistungen sollten nicht mit Floskeln benannt sondern anhand von Beispielen konkretisiert werden. Der Vorgesetzte muss sich im Vorfeld Ziele für den Mitarbeiter überlegen und Ideen zu dessen Weiterentwicklung sammeln.

Nur mit einer guten Vorbereitung kann der Vorgesetzte das Mitarbeitergespräch sinnvoll nutzen.

3.2 Vorbereitung für Mitarbeiter

Der Mitarbeiter sollte sich auf das Mitarbeitergespräch gut vorbereiten, damit er im Gespräch all das ansprechen kann, was ihm für das jeweilige Gespräch wichtig ist.

Zu den optimalen Voraussetzungen zählen

- eine rechtzeitige Terminierung des Gesprächs, um genügend Zeit für die

Vorbereitung zu haben;

- die Terminierung so zu wählen, dass das Gespräch ohne Unterbrechungen und

Zeitdruck erfolgen kann;

- die Terminierung des Gesprächs möglichst nicht am Anfang oder Ende eines

Jahres wählen, da zum Beispiel am Anfang und Ende des Jahres die Ziele noch

nicht bzw. nicht mehr direkt angegangen werden können.

[...]

^[1] Jung, Hans: Personalwirtschaft; 7. Aufl., München/Wien 2006, S. 478.

^[2] Krawiec Consulting: URL: http://www.train-the-trainer-seminar.de/monatstipps/mitarbeitergespraech.htm;

Download vom 10.07.2007.

^[3] Lexikon Aktuell: URL: http://www.lexikon-aktuell.de/themen/mitarbeitergespraech.htm; Download vom

10.07.2007