Einsatz von Robotic Process Automation in einem ERP-System

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Begriffliche Grundlagen

3. Vorteile und Nachteile eines automatisierten ERP-Systems
3.1 Vorteile
3.2 Nachteile

4. Auswahl des Geschäftsprozesses
4.1 Automatisierungspotenzial identifizieren
4.2 Erstellung eines Machbarkeitskonzept (Proof of Concept)
4.3 Prozessanalyse

5. Entwicklung des Roboters mit der Software UiPath
5.1 Modellierung des Geschäftsprozesses
5.2 Validierung von Ergebnissen
5.3 Effizienzmessung

6. Kritische Betrachtung

7. Fazit

8. Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Geschäftsprozess „Zeit erfassen“

Abbildung 2: Buchungsbericht

Abbildung 3: Screenshot - Aktivitäten in UiPath

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Evaluierung von Ergebnissen

Abkürzungsverzeichnis

ERP Enterprise Ressource Planning

IRPAAI Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence

KI Künstliche Intelligenz

ROI Return of Investment

RPA Robotic Process Automation

SPA Smart Process Automation

1. Einleitung

Automatisierung ist ein zentraler Begriff im Unternehmensumfeld, wenn es um Prozesseffizienz- und Optimierungen geht. Ein neuer Trend, der immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist die Automatisierung von Geschäftsabläufen im Büro, die auch unter dem Begriff Robotic Process Automation zu finden ist. Die Roboter stehen in virtueller Form zur Verfügung und unterstützen Menschen in der Abwicklung von digitalen Geschäftsprozessen. Gerade im ERP-Bereich bietet RPA ein enormes Potenzial, denn durch die Robotisierung von Geschäftsprozessen entfallen manuelle wiederkehrende Arbeitsschritte, für die sich der Mensch eher weniger eignet.¹ Softwareroboter unterscheiden sich weniger von den physischen Roboter, denn sie verfolgen gleiche Ziele, indem sie Geschäftsprozesse optimieren, Kosten reduzieren und die Qualität steigern. Während Unternehmen die Entwicklung neuer Technologien begrüßen, sammelt sich in den Kreisen der Angestellten Skepsis, dass die Automatisierung sie eines Tages überflüssig auf dem Arbeitsmarkt machen wird. Mit der Weiterentwicklung der künstlichen Intelligenz steigen auch die Sorgen, dass die intelligenten Maschinen Millionen von Arbeitsplätzen vernichten werden. Laut einem Beitrag von zeit.de könnten in den USA bis im Jahre 2030 rund 47 Prozent aller Arbeitsplätze durch Automatisierung verloren gehen.² Dass dieses Szenario eintreten könnte, zeigt einen aktuellen Beitrag des Job-Futuromats des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung, dass Maschinen heute sogar in der Lage sind, Tätigkeiten eines Steuerfachangestellten zu übernehmen.³ Das könnten auf dem ersten Blick alarmierende Zeichen sein, dass durch die Maschinen eine Bedrohung entstehen könnte, aber in der Entwicklung solcher Roboter, insbesondere bei RPA stecken andere gute Gründe. Sie kommen zum Einsatz, um Mitarbeiter beispielweise in Controlling oder Buchhaltung zu entlasten und ggf. bei der manuellen Eingabe eines Berichts zu unterstützen. Mitarbeiter sind die wichtigste, knappste und wertvollste Ressource in einem Unternehmen, deshalb soll deren Potenzial und Zeit nicht mit wiederholenden Routinetätigkeiten verschwendet werden, die in der Regel zu Fehlern und geringer Qualität führen können.⁴

Ziel dieser Arbeit ist es, den Einsatz von Robotic Process Automation in ERP-Systemen zu erläutern, geeignete Geschäftsprozesse zu analysieren und deren Automatisierung mit Roboter zu demonstrieren.

2. Begriffliche Grundlagen

Für den Einstieg in das Thema ist es erforderlich einige Begrifflichkeiten zu klären.

Robotic Process Automation (RPA)

Laut dem Institut für Robotic Process Automation und Artificial Intelligence (IRPAAI) wird Robotic Process Automation wie folgt definiert:

Definition: „Robotic Process Automation (RPA) is the application of technology that allows employees in a company to configure computer software or a ‚robot‘ to capture and interpret existing applications for processing a transaction, manipulating data, triggering responses and communicating with other digital systems.”⁵

Der programmierte Roboter ist nichts anderes als eine Software, die auf eine definierte Benutzeroberfläche, Anwendung oder einen Browser zugreifen und manuelle Arbeitsschritte automatisch ausführen kann. Ziel von RPA ist es nicht, Mitarbeiter im Unternehmen zu ersetzen, sondern sie bei monotoner und fehleranfälliger Arbeit zu unterstützen und ihnen mehr Freiraum zu geben, sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren zu können. Eine Besonderheit bei der Verwendung von Robotersoftware in Geschäftsprozessen besteht darin, dass keine wesentlichen Änderungen an der vorhandenen IT-Infrastruktur vorgenommen werden müssen, da in der Regel dieselbe Benutzeroberfläche verwendet wird.⁶

Enterprise Ressource Planning (ERP)

Definition:“ Unter ERP (Abkürzung von engl.: enterprise resource planning) versteht man eine aus mehreren Komponenten bestehende integrierte betriebliche Anwendungssoftware, die die operativen Prozesse in allen wesentlichen betrieblichen Funktionsbereichen unterstützt (Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb). Die Integration wird dabei von einer zentralen Datenbank getragen, wodurch Datenredundanzen vermieden und integrierte Geschäftsprozesse ermöglicht werden.“⁷

3. Vorteile und Nachteile eines automatisierten ERP-Systems

In diesem Kapitel werden die Vor- und Nachteile von Robotic Process Automation in ERP-Systeme betrachtet.

3.1 Vorteile

Robotic Process Automation kann die Qualität von Prozessen verbessern, da durch Automatisierung, Fehler vermieden werden, die durch eine menschliche Arbeitskraft entstehen könnten. Menschen verursachen bei sich wiederholenden Aktivitäten Fehler. Im Gegensatz zu Roboter werden Fehler vermieden, da sie strikt nach ihrer Programmierung Tätigkeiten ausführen. Mit steigender Komplexität im Unternehmen und hoher Anzahl an Prozessen werden Menschen überfordert. Darüber hinaus steigt die Gefahr, dass Qualitätsprobleme nicht mehr in den Griff zu bekommen sind. Automatisierung leistet einen großen Beitrag zur Qualitätssteigerung und hilft bei der Reduzierung der Anzahl an Prozessen.⁸ Fehler erfordern meistens großen Aufwand, um sie zu korrigieren und zu überarbeiten. Dies führt automatisch zu steigenden Kosten, Kundenverlusten und Umsatzeinbußen. Aber nicht nur Fehler wirken sich negativ auf die Qualität aus. Der Einsatz neuer Mitarbeiter im Prozess aufgrund eines Ausfalls oder Abwesenheit eines anderen Mitarbeiters kann als Nachteil betrachtet werden, da diese Entscheidungen meistens zu Qualitätsmängeln führen können, die bei einem existierenden Roboter nicht auftreten würden.⁹ Nicht zu vernachlässigen, ist selbstverständlich die Geschwindigkeit, mit der Geschäftsprozesse abgewickelt werden. Eine höhere Prozessgeschwindigkeit führt zu einer höheren Zufriedenheit bei den Lieferanten und Kunden. Wenn die Prozesse beschleunigt werden und deren Verarbeitungszeit gering ausfallen, dann ergeben sich meistens weniger Kosten. Da die Geschwindigkeit eines Robots von den bestehenden IT-Systemen und ihre Reaktionszeit abhängt, müssen Prozessanpassungen- und Optimierungen vorgenommen werden, um letztendlich eine höhere Geschwindigkeit zu erzielen, mit denen oft Aufgaben in wenigen Minuten abgeschlossen werden, für die Menschen einige Tage brauchen würden.¹⁰

Die Einführung von RPA erweist sich als eine gute Investition in Unternehmen, von der am meisten die Mitarbeiter zu profitieren haben.¹¹ Durch Automatisierung wird mehr Zeit gewonnen, um zum Beispiel den Kundenerlebnis zu verbessern oder eine fachlichere Kundenberatung vorzubereiten.¹² Laut einem Beitrag von der-bank-blog.de, der auf eine Studie von Forrester Consulting verweist, gaben 60 % der befragten Mitarbeiter an, dass sie bei der Arbeit kreativer wurden und mehr Zeit für die Entwicklung neuer Geschäftsideen hatten. Darüber hinaus ergab die Studie zwei wichtige Erkenntnisse: Einerseits können erfolgreiche RPA-Projekte durch bereits engagierte und zufriedene Mitarbeiter umgesetzt werden, andererseits können Probleme im Betrieb und psychologische Barrieren das Potenzial von RPA bremsen.¹³ Durch den Einsatz von Robotic Process Automation können große Kostenblöcke reduziert werden. Durch die rund um die Uhr Einsetzbarkeit des Roboters und die Tatsache, dass er das Äquivalent von drei oder mehrere Mitarbeiter sein kann, ergibt sich eine erhöhte Verfügbarkeit und Produktivität im Prozess. Programmierkenntnisse sind keine Voraussetzung für die Implementierung von RPA in Geschäftsprozessen. Dies ist ein großer Vorteil dieser Technologie, denn mit den aktuellen Softwarelösungen lassen sich Roboter in kürzester Zeit entwickeln. Änderungen an den vorhandenen IT-Systemen sind nicht notwendig. Der Roboter führt im Hintergrund nichts aus, sondern greift nur auf bestehende Benutzeroberflächen zu. Dies stellt sicher, dass die Einführung von RPA weder riskant noch zu komplex wird. RPA verhilft bei der Zeiteinsparung. Mit Einsatz virtueller Roboter lassen sich nicht nur große Mengen an Aufgaben bewältigen, sondern es können auch große Mengen an Arbeitsstunden gespart werden. Treten im Prozess Änderungen auf, können Maschinen schnell und einfach daran angepasst werden. Die Anpassung an neuen Änderungen führt bei den Menschen zu mehreren Tagen oder Wochen, bis sie in voller Einsatzbereitschaft gelangen.¹⁴

[...]

¹ Vgl. Tripathi, A. M., Learning Robotic Process Automation, ( 2018)., S. 6.

² Vgl. zeit.de (2016).

³ Vgl. vkb.de (2021).

⁴ Vgl. Koch, C., Fedtke, S., Robotic Process Automation, ( 2020)., S. 1-2.

⁵ IRPAAI (2019).

⁶ Vgl. Smeets, M. u. a., Robotic Process Automation (RPA) in der Finanzwirtschaft, ( 2019)., S. 7-8.

⁷ Hansen, H. R. u. a., Wirtschaftsinformatik, ( 2019), S. 166.

⁸ Vgl. Türkoğlu, C., Robotik-Prozessautomatisierung mit SAP Intelligent RPA (2020). S. 130.

⁹ Vgl. Koch, C., Fedtke, S., Robotic Process Automation, ( 2020)., S. 22-23.

¹⁰ Vgl. Koch, C., Fedtke, S., Robotc Process Automation, (2020), S. 24-25. ebd..

¹¹ Vgl. ebd., S. 12.

¹² Vgl. kofax.de (2019).

¹³ Vgl. der-bank-blog.de (2019).

¹⁴ Vgl. Tripathi, A. M., Learning Robotic Process Automation, ( 2018), S. 12-14.