Vor- und Nachkalkulation im Rahmen von lagergestützten Abrufaufträgen am Beispiel von Großhandelsbetrieben

I Inhaltsverzeichnis

II Abkürzungsverzeichnis

III Abbildungsverzeichnis

1 Einführung
1.1 Problemstellung
1.2 Aufbau der Untersuchung

2 Begriffsbestimmung
2.1 Definition des Begriffspaares Vor- und Nachkalkulation
2.2 Aufgabe der Vor- und Nachkalkulation bei Abrufaufträgen

3 Einflussfaktoren auf lagergestützte Abrufaufträge
3.1 Kundenanfrage
3.2 Vertragslaufzeit
3.3 Produktabmessung
3.4 Produktbeschaffenheit
3.5 Warenwert
3.6 Konditionenpolitik
3.7 Lieferantenauswahl
3.8 Handlungskosten

4 Berechnung von lagergestützten Abrufaufträgen
4.1 Handelskalkulation
4.2 Kalkulationsvorbereitung
4.3 Durchführen einer Vorkalkulation
4.4 Durchführen einer Nachkalkulation

5 Zusammenfassung und Entwicklungstendenzen

6 Literaturverzeichnis

II Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

III Abbildungsverzeichnis

1 Kalkulationsschema einer Vor- und Nachkalkulation

2 Aufbereitete Beispielübersicht einer Kundenanfrage

3 Beispielausschnitt einer Lieferantenangebotspreisübersicht

4 Beispielübersicht von erforderlichen Handlungskosten

5 Vorkalkulation mit Microsoft Excel

6 Nebenrechnung zur Nachkalkulation mit Microsoft Excel

7 Nachkalkulation mit Microsoft Excel

1 Einführung

1.1 Problemstellung

Im Zuge der weltweiten Globalisierung und einhergehender Konzentration von Betrieben wird der Wettbewerbsdruck zunehmend für alle Unternehmen größer. Im besonderen Maße trifft dies alle kleinen und mittelständischen Betriebe im Inland, die nicht, wie international agierende Großkonzerne, kurzerhand ihren Standort oder die Produktion an einen gewinnträchtigeren Ort verlagern bzw. die Verluste von Tochtergesellschaften verrechnen können. Ebenso drängt verstärkt internationale Konkurrenz auf den heimischen Markt und zwingt die ansässigen Unternehmen noch intensiver über die eigene Verkaufspreisgestaltung und Kostenstruktur nachzudenken.

Aus diesem dynamischen Umfeld heraus ermitteln viele Großhändler ihre Verkaufspreise in der heutigen Zeit immer noch auf der Basis der einstufigen Zuschlagskalkulation, unabhängig davon ob es sich um Renner oder Penner Artikel bzw. Lager-, Abruf- oder Direktgeschäfte handelt. Das Augenmerk liegt hierbei auf der einfachen Erfassung und Summierung der Gemein- und Einzelkosten, übertragen auf ein einzelnes Produkt. Im Ergebnis steht oft ein Produktpreis, der zwar alle Kosten einschließlich des angestrebten Gewinns deckt, aber nicht mehr einen marktgerechten Verkaufspreis widerspiegelt. Durch solch eine Preisermittlung kalkulieren sich nicht wenige Großhändler selber und unbewusst aus dem Markt. Im Ergebnis führt dies nicht selten zu einer schleichenden finanziellen Schieflage des Unternehmens. Auch wird die klassische Aufgabe des Großhandels, große Warenlosgrößen anzukaufen und diese dann an Einzelhändler und Endverbrauchern in kleineren Stückzahlen weiterzuveräußern, zunehmend erweitert durch wachsende Logistikaufgaben. Während die Hersteller und Großkunden die Lagerkapazität stark reduzieren, besteht für den Großhandel hier die Chance diese Lücke auszufüllen. Der Großhandel kann daher durch Abrufaufträge den Kunden, im Gegensatz zu Herstellern, dank seiner umfangreichen Lagerhaltung auch kurzfristig mit kleinen Mengen aus einem Großauftrag beliefern.

Hierbei handelt es sich oft um kundenbezogene und lagergestützte Abrufaufträge. In einem solchen Auftrag müssen viele Parameter Berücksichtigung finden, um diesen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten überhaupt beurteilen zu können. Eine Vernachlässigung bzw. Unterschätzung der Einflussgrößen kann im Ergebnis nicht selten zu finanziellen Einbußen führen oder im schlimmsten Fall sogar Verlustaufträge hervorbringen. Daher ist es wichtig die wesentlichen Einflussfaktoren für einen lagergestützten Abrufauftrag zu kennen, um diese in eine verkaufspreisermittelnde Vorkalkulation einfließen zu lassen. Nach Erfüllung des Auftrages stellt sich dann nicht selten die Frage, welchen Erfolg der Auftrag für das eigene Unternehmen beigetragen hat. Hinlänglich kann dies oft nur mit der Durchführung einer Nachkalkulation festgestellt werden. Auch hier ist es notwenig die wesentlichen Einflussgrößen zu kennen, um sie berücksichtigen zu können.

Die Aufgabe dieser Hausarbeit besteht darin, die wesentlichen Einflussfaktoren zu beleuchten und darzulegen, wie beispielhaft eine Vor- und Nachkalkulation von lagergestützten Abrufaufträgen erfolgreich durchgeführt werden kann.

1.2 Aufbau der Untersuchung

In dieser Hausarbeit soll zu Beginn die Charakteristik der Vor- und Nachkalkulation dargelegt werden, um darauf aufbauend die eigentliche Aufgabe der Vor- und Nachkalkulation bei lagergestützten Abrufaufträgen definieren zu können. Insbesondere wird anschließend auf die essentiellen Faktoren aufmerksam gemacht, die auf die Durchführung und das Ergebnis einen maßgeblichen Einfluss nehmen. Alle diese Faktoren beeinflussen unmittelbar und nachhaltig die Kalkulationen und damit den Erfolg. Um eine wirtschaftliche Aussage treffen zu können, bedienen sich die Großhändler häufig der Handelskalkulation. Auf dieser Basis wird zum besseren Verständnis zum Ende hin beispielhaft eine Vor- und Nachkalkulation durchgeführt.

2 Begriffsbestimmung

2.1 Definition des Begriffspaares Vor- und Nachkalkulation

Die Vorkalkulation bezieht sich jeweils auf eine einzelne Leistungseinheit oder auf einen individuellen Auftrag und ermittelt die jeweiligen zu erwartenden Sollkosten zu einem vorherbestimmten Kalkulationszeitpunkt (vgl. FRIES 2003: 186). Charakteristisch ist, dass es sich um noch nicht gefertigte oder erworbene Produkte handelt. Ihnen fällt die Aufgabe zu, alle anfallenden Kosten vollständig und wertmäßig zu erfassen, um daraus im nächsten Schritt die für die weitere Kalkulation so wichtigen Selbstkosten zu ermitteln. Aus dieser Basis heraus lassen sich z. B. Preisuntergrenzen, Deckungsbeiträge oder Angebotspreise erstellen. Die Ergebnisse einer Vorkalkulation stellen lediglich eine Prognose aus vergangenheitsbezogenen Werten dar. Je nach zu Grunde gelegtem Zeitfenster werden die Unsicherheiten größer oder kleiner. Ebenso kann es durch die Verdichtung von Zahleninformationen zu Fehleinschätzungen und Fehlkalkulationen kommen. Die zukünftige Veränderung der notwendigen und beteiligten Leistungseinheiten ist nicht gänzlich vorherzusehen. Dieses unvermeidbare Dilemma darf bei der Verwertung von Ergebnissen aus der Vorkalkulation nie außer Acht gelassen werden.

Auch die Nachkalkulation bezieht sich, wie bereits die Vorkalkulation, auf eine einzelne Leistungseinheit oder auf einen individuellen Auftrag (vgl. FRIES 2003: 186). Die primäre Aufgabe besteht allerdings abweichend in der Kontrollfunktion. Dabei wird ein bereits abgeschlossener Vorgang mit seinen entstandenen Istkosten den im Vorwege prognostizierten Sollkosten gegenübergestellt, um mögliche aufgetretene Abweichungen festzustellen und Kostentreiber identifizieren zu können. Eine Nachkalkulation schließt sich i. d. R. an jede durchgeführte Vorkalkulation an. Aus dem Ergebnis lassen sich wichtige Erkenntnisse aus dem zu untersuchenden Vorgang gewinnen, die in zukünftige Kalkulationen einfließen können bzw. erheblichen Einfluss besitzen. Die zur Erhebung notwenigen Leistungsdaten sind vergangenheitsbezogen und unterliegen zum größten Teil keiner unvorhergesehenen Schwankung mehr. Ebenfalls besteht auch hier die Gefahr, dass es durch die Verdichtung von Zahlen zu Fehleinschätzungen kommt und in der Folge zukünftige Aktionsmaßnahmen falsch abgeleitet werden.

2.2 Aufgabe der Vor- und Nachkalkulation bei Abrufaufträgen

Jedem einzelnen Abrufauftrag geht häufig ein Angebot voraus, auf dessen Basis der Kunde dem Großhändler seinen Auftrag erteilt. Um ein entsprechendes Angebot überhaupt unterbreiten zu können, muss sich der Großhändler über seine Kostensituation genau im Bilde befinden, wenn er keine finanziellen Einbußen in Zukunft erleiden möchte. Die Vorkalkulation hat daher die Aufgabe, unter zu Hilfenahme der Daten aus der Arbeitsvorbereitung und dem Rechnungswesen, den Selbstkostenpreis für jeden Auftrag zu ermitteln (vgl. FREIDANK 2007: 155). Je sorgfältiger die Kalkulation durchgeführt wird, desto risikofreier ist das Ergebnis zu bewerten. Zzgl. einem Gewinnaufschlag erhält der Kunde dann sein individuelles Angebot. Womöglich bekommt der Großhändler den Auftrag aus Preisgründen nicht. Dann ist es möglich, anhand der vorliegenden Vorkalkulation detailliert nach Optimierungsmöglichkeiten zu suchen, um kurzfristig ein verbessertes Angebot nachlegen zu können, oder aber auch aus Kostengründen darauf zu verzichten.

Nach Erfüllung des Abrufauftrages stellt sich die Frage, ob dieser gewinnbringend für das Unternehmen verlief oder nicht. Die Beantwortung ist wichtig, weil vielfach unveränderte Anschlussaufträge folgen und sich eingeschlichene Verluste womöglich unentdeckt fortsetzen würden bzw. die angestrebte Gewinnerwartung sich nicht erfüllt. Hier hat die Nachkalkulation die Aufgabe, zusammen mit den feststehenden Istkosten der Vergangenheit (vgl. FRIES 2003: 186), das prognostizierte Ergebnis der Vorkalkulation zu überprüfen. Im besten Fall können die Berechnungen bestätigt werden und eine Anpassung der Auftragsparameter ist nicht erforderlich. Kommt es zum Gegenteil, sind die entsprechenden Kostentreiber zu identifizieren und die Gründe für die Abweichung aufzuspüren. Sind die aufgetretenen Zusatzkosten nicht kompensierbar, muss für den Folgeauftrag dem Kunden womöglich ein neues Angebot unterbreitet werden. Der Großhändler verspricht sich durch den Abschluss von lagergestützten Abrufaufträgen Wettbewerbsvorteile gegenüber seinen Marktbegleitern. Durch einen solchen Auftrag ist es ihm möglich, eine relative Preisstabilität für den vereinbarten Zeitraum gepaart mit einer Lieferterminsicherheit zu erreichen. Die damit verbundene Auftrags- und Umsatzvereinnahmung stärkt die Kundenbindung und schafft Synergien für den Verkauf weiterer Produkte aus seinem Sortimentportfolio.

3 Einflussfaktoren auf lagergestützte Abrufaufträge

In nahezu allen Großhandelsbetrieben sind lagergestützte Abrufaufträge anzutreffen. Hier haben die Unternehmen das Feld aufgegriffen, welches die Produzenten nur bedingt abdecken können. Der Schwerpunkt der Hersteller liegt in der Produktion und nicht in der Logistik. Große zentrale Fertigwarenlager sind unflexibel und kostspielig in der Unterhaltung. Der Transport in kleinen Einheiten über weite Strecken macht ein Produkt sehr teuer und damit unwirtschaftlich. Der logische Schritt ist daher oft eine dezentrale Lösung, in der die Großhändler eine wichtige Rolle spielen. Sie verfügen zusätzlich zu ihrer örtlichen Nähe zum Kunden vielfach über einen besseren Kontakt, was nicht selten auf die schnelle Reaktionszeit und den angebotenen zusätzlichen Service zurückzuführen ist. Viele Kunden gehen daher gezielt auf den Großhändler zu, um ihre Abrufaufträge dort zu platzieren. Mögliche Beweggründe dafür können sein (vgl. HUTZSCHENREUTER 2007: 208):

Vorteile: - freisetzen von eigener Lagerkapazität

- höhere Liquidität durch geringere Kapitalbindung
- reduzieren von Lieferterminverzögerungen
- geringe bis keine Preisschwankungen während der Vertragsdauer
- dezimieren des Verwaltungsbedarfs und der verbundenen Kosten
- stärken der Verhandlungsposition bei Auftragsbündelung

Nachteile: - zunehmende Abhängigkeit

- platzieren von Folgeaufträgen aus Bequemlichkeit
- offenlegen von sensiblen Firmendaten und Produktdetails
- Lieferantenwechsel nur mit erheblicher Verzögerung möglich

Trotz der nicht von der Hand zu weisenden Nachteile, sind lagergestützte Abrufaufträge sehr stark nachgefragt. Bei der Auftragsvergabe handelt es sich oft um C und wenige B Artikel, deren Ausgliederung an dritte relativ unproblematisch verläuft. Auch profitiert der Kunde von den gewährten Rabatten der Hersteller, die den Großhändlern auf Grund ihrer kumulierten Bestellmengen eingeräumt werden. Um einen lagergestützten Abrufauftrag wirtschaftlich darzustellen und ausführen zu können, sind nachfolgend bedeutsame Einflussfaktoren für die Vor- und Nachkalkulation eines Großhändlers näher beleuchtet.

3.1 Kundenanfrage

Die Kundenanfrage ist für jede Angebotserstellung von zentraler Bedeutung (vgl. KLEINALTENKAMP 1999: 27 ff). Sie gibt den Umfang und die spezifischen Produkteigenschaften vor, die vom Kunden gewünscht und vom Großhändler umzusetzen sind. In diesem Zusammenhang sind alle Anfragepunkte, die das zu erstellende Angebot eines lagergestützten Abrufauftrages tangieren könnten, zu berücksichtigen. Je ausführlicher die Kundenanfrage ausfällt, desto mehr Parameter stehen der Vorkalkulation für das Erstellen des Angebots zur Verfügung. Im Ergebnis steht dann immer noch ein Angebot, das unvermeidbar mit einem Restrisiko behaftet ist. Je mehr Details bekannt sind, desto kleiner und kalkulierbarer wird das Risiko. Um mögliche Unsicherheiten weiter zu verringern, ist es wichtig, alle noch fehlenden Informationen für die Vorkalkulation vom Kunden noch vor der Angebotserstellung einzufordern. Jeder vergessene oder schwammig formulierte Punkt in der Kundenanfrage birgt die Gefahr, dass es im Auftragsverlauf zu unvorhersehbaren Problemen kommt, die häufig mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Die Beseitigung von Unstimmigkeiten muss daher unbedingt bereits während der Kundenanfragephase erfolgen.

Die Angaben der Kundenanfrage sind ebenfalls wichtig für die sich anschließende Nachkalkulation. Sie bilden einen Teil der Soll-Werte für die Berechnung. Nach Erfüllen des lagergestützten Abrufauftrages werden die Soll-Werte der Anfrage bzw. des Angebots mit den Ist-Werten des durchgeführten Auftrages verglichen (vgl. Mumm 2008: 189 ff). Im besten Fall stimmen die Details, und die Nachkalkulation bestätigt die Angaben der Vorkalkulation im vollen Umfang. Im negativen Fall treten Abweichungen auf, die nachweislich auf ungenauen oder sogar falschen Kundenangaben beruhen. In den meisten Problemfällen kommt es zu einer Überschreitung der vereinbarten Vertragslaufzeit. Dieser Umstand kann womöglich als Vertragsverletzung angesehen werden und zu finanziellen Nachforderungen des Großhändlers an seinen Kunden führen. Vor diesem Hintergrund ist es sehr wichtig im Dialog mit dem Kunden schon im Vorwege Uneinigkeiten und vorhersehbare Probleme auszuräumen. In der Anfragephase verläuft dieses i. d. R. konfliktfreier als am Ende des Abrufauftrages. Eine unnötige Belastung der Geschäftsbeziehung kann so sehr leicht vermieden werden.

3.2 Vertragslaufzeit

Ein Abrufauftrag wird vielfach über einen zuvor gemeinsam festgelegten Zeitraum abgeschlossen (vgl. LARGE 2006: 202 ff). Bei lagergestützten Abrufaufträgen steht i. d. R. die gesamte Auftragsmenge am Lager des Großhändlers zur Verfügung. Die meisten Kunden bezahlen aber lediglich die Teilpartien, die jeweils abgerufen und angeliefert werden. Somit ist der Großhändler gezwungen die gesamte Charge nach Eingang in seinem Lager vorzufinanzieren. Die Höhe der Zinsenaufwendung steht im direkten Zusammenhang mit der Auftragslaufzeit. Ebenfalls sind die anfallenden monatlichen Lagerkosten davon abhängig. Es ist somit wichtig festzulegen, in welchem Zeitraum der Kunde gedenkt die Produkte abzurufen, um die entsprechend auftretenden Kosten bestimmen zu können. Bei einem Abrufauftrag zu einem völlig neuen Kundenprojekt kann die Laufzeit nur schwer prognostiziert werden. Die vom Kunden gemachten Laufzeitangaben sind daher mit der gebotenen kaufmännischen Vorsicht zu bewerten, da diese häufig vom Großhändler nicht überprüfbar sind. Geht der Abrufauftrag aber als Folgeauftrag aus einer getätigten Nachkalkulation hervor, sind die Auftragsparameter weitestgehend bekannt. Auf dieser Basis sind relativ verlässliche Vorhersagen über die anzunehmende neue Vertragslaufzeit möglich.

Die Vertragslaufzeit bei lagergestützten Abrufaufträgen beeinflusst direkt die Lagerungsmöglichkeiten eines jeden Großhändlers. Jeder Auftrag bindet Lagerfläche und reduziert die Möglichkeit weitere Aufträge anzunehmen. Sollte die Kapazität des eigenen Lagers erschöpft sein, könnte zusätzlich kostenpflichtige Lagerkapazität angemietet werden. Ein Großhändler ist daher bestrebt seine Lagerbestände möglichst gering zu halten, ohne dabei die Lieferbereitschaft zu gefährden (vgl. VAHRENKAMP 2005: 89). Hier besteht z. B. die Möglichkeit nach außen den Jahresauftrag zu bedienen und nach innen diese in gestaffelte Einzelaufträge aufzuspalten. Je nach Abverkauf und festgelegtem Mindestbestand füllt der Großhändler den Lagerbestand wieder selbstständig auf, um jederzeit lieferbereit zu sein. Durch diese Maßnahme kann der Lagerbestand bei sehr großen lagerplatzintensiven Abrufaufträgen erheblich reduziert werden. Problematisch könnte es sein, wenn es auf Grund höherer Gewalt zu beträchtlichen Lieferverzögerungen kommt, oder der Kunde einen kurzfristig höheren Bedarf anmeldet. Für solche Fälle muss der Großhändler hinreichende Vorkehrungen und Vorsichtsmaßnahmen treffen.

3.3 Produktabmessung

Am Markt werden die unterschiedlichsten Waren gehandelt. Abhängig vom Kundenkreis besitzen diese Produkte unterschiedliche Formen und Abmessungen. Trotz des Versuchs durch die Logistik genormte Ladungsträger einzusetzen (vgl. MARTIN 2006: 73 ff), um die Waren vereinfacht stapeln, lagern und versenden zu können, weisen dennoch viele individuelle Dimensionen auf. Nicht selten handelt es sich hierbei um Sonderserien und Spezialgrößen, deren Abmessungen nicht auf Standards anzupassen sind. Als Beispiel kann an dieser Stelle die Möbelbranche genannt werden, da in ihrem Warenbereich nur die wenigsten Produkte sich ähnlich sind und somit nur erschwert genormte Ladungsträger zum Einsatz kommen können.

Die Produktabmessung hat somit einen direkten Einfluss auf die anfallenden Logistikkosten, die sich aus Transport-, Lager- und Handlingskosten zusammensetzen (vgl. GUDEHUS 2005: 148). Je voluminöser und gewichtiger die Produkte oder Produkteinheiten sind, desto höher fallen die Transport- und Lagerkosten aus und desto größer sind die Handlingskosten, die beim Umschlagen der sperrigen Produkte anfallen. Jeder hat schon einmal Berichte über spektakuläre Schwertransporte gesehen. Es liegt auf der Hand, dass der Transport, die Lagerung und das Handling dieser Produkte mit erheblichen Mehrkosten verbunden ist, als wenn die Möglichkeit besteht, die Waren mit standardisierten EURO-Paletten zu befördern. Da jedes Produkt bzw. jede zusammengefasste Produkteinheit eine spezifische Abmessung besitzen kann, müssen die dadurch verursachten Kosten auch individuell in der Vor- und Nachkalkulation erfasst werden.

Ebenfalls ist zu prüfen, ob die eigene Logistik die neu einzulagernden Produkte überhaupt umschlagen kann. Sind die Versandeinheiten womöglich zu groß oder zu schwer, müssten z. B. die vorhandenen Gabelstapler, Regal- und Transportsysteme ersetzt oder den neuen Bedingungen angepasst werden. Diese Kosten sind bereits in der Angebotsphase zu bestimmen. Bei einem einmaligen und kurzfristig angelegten Auftrag ist der Umbau vielfach nicht wirtschaftlich und führt beim Umlegen der gesamten Kosten auf nur einen Auftrag zu einer überteuerten Angebotsabgabe. Um den Kunden dennoch kostengünstig bedienen zu können, wäre das Anfragen und Vergeben des Auftrages an einen externen Logistikdienstleister eine mögliche Option.

[...]