Diseño e implementación del área de compras y abastecimiento en la empresa Roldeg

Índice General

N° Descripción Pág.

1. Antecedentes

2. Justificación

3. Objetivos
3.1 Objetivo General
3.2. Objetivos Específicos

4. Presentación de la empresa

5. Situación actual del proceso de compras en la empresa Roldeg

6. Estrategia del proyecto

7. Información Financiera
7.1 Información Financiera año 2017
7.2 Información Financiera hasta Julio 2018

8. Conclusiones

9. Recomendaciones

Bibliografía

Anexos

Índice de Figuras

N° Descripción Pág.

1 Evolución de Roldeg

2 Localizacion de Roldeg

3 Flujograma de banano deshidratado dices + harina de banano

4 Flujograma de mango deshidratado

5 Logo de Roldeg

6 Departamento funcional

7 Evaluación de desempeño a proveedores

8 Selección de proveedores

9 Solicitud de compras

10 Solicitud de pago

11 Indicadores de gestión

12 Cuadro de mando integral

13 Cuadro de mando integral proyectado

14 Diagrama de Gantt

Índice de Tablas

N° Descripción Pág.

1 Análisis FODA

2 Artículos de limpieza 2017

3 Pallets, esquineros de cartón y fundas quintaleras 2017

4 Papelería 2017

5 Cerone, actelic, maduthrel y ethrel 2017

6 Combustible 2017

7 Artículos de limpieza 2018

8 Pallets, esquineros de cartón y fundas quintaleras 2018

9 Papelería 2018

10 Cerone, actelic, maduthrel y ethrel 2017

11 Combustible 2018

Índice de Anexos

N° Descripción Pág.

1 Organigrama actual Roldeg

2 Encuesta de satisfacción

Resumen

El objetivo principal de esta investigación es implementar el área de compras para la empresa Roldeg en base a la utilización de herramientas de gestión que le permitan mejorar la productividad de la empresa e introducirse y expandirse a mercados nacionales e internacionales. Dentro del marco teórico se menciona la importancia de hablar del desarrollo del departamento de compras para la empresa Roldeg, y se hace necesario hablar de la forma en que una organización debe estructurar sus procesos antes y durante el desarrollo de las actividades diarias que le competen. La metodología utilizada para alcanzar los objetivos propuestos, responder a la pregunta planteada y arribar a las conclusiones, es una investigación de tipo descriptiva explicativa. Se ha propuesto analizar las necesidades concretas de la empresa a la hora de implementar herramientas, sistemas y nuevos procesos ya que éstas deben estar acorde a la madurez y nivel de formación de sus recursos humanos. En segundo lugar, proponemos que la empresa realice capacitaciones y actualizaciones constantes, tanto contratadas como internas, acorde a las necesidades reales de gestión, productividad y competitividad.

1. Antecedentes

Roldeg CIA Ltda, nace bajo la visión de dos jóvenes empresarios el 10 de Abril del 2012, con la proyección de crear una empresa que genere valor al medio local y que aporte un bienestar a sus colaboradores. Con esta Visión, Roldeg Ltda establece como su rubro principal la distribución de vegetales, mientras que en paralelo comercializaba harina de hueso y arroz en diferentes provincias del Ecuador.

A partir del mes de Septiembre del 2013, Roldeg Ltda evoluciona y entra al mundo de los deshidratados como nueva línea de negocios. Esta nueva etapa se fue gestionando en una primera instancia como maquiladores y distribuidores directos de la marca WAYU _ (te infusión de frutas). Roldeg Ltda emprendió en este negocio, gracias al arriendo de una planta deshidratadora propiedad de la Sra. Ana Maria Olea, ubicada en la ciudad de Montecristi - Manabí. A partir de Enero del 2014, la buena aceptación de los frutos deshidratados y una importante alianza estratégica que se realizó con Agroapoyo S.A., permite que Roldeg Ltda realice una oferta por el horno deshidratador para una posterior compra.

Durante los meses de Feb - Mayo del 2014 se logra cerrar el acuerdo final con AGROAPOYO, logrando de esta manera una fusión que aumentaría en conjunto la capacidad de fruta deshidrata tanto para el mercado local como internacional. Parte de este acuerdo, es aprovechar el horno de Roldeg y ubicarlo en la costa, (en la ciudad del Carmen) y así minimizar los costos logísticos que implicaría si la planta queda algo más alejada de la zona de la fruta, el objetivo de elegir el Carmen vs ciudades aledañas como Sto Domingo, es puntualmente potenciar e impulsar la zona de Manabí, con el objetivo de generar y fomentar el cambio en la matriz productiva del país.

Dicha alianza con AGROAPOYO S.A. permite ampliar el portafolio de productos a ofrecer por parte de ROLDEG Ltda, logrando precios competitivos en conjunto gracias a la ubicación geográfica de las dos plantas.

Durante el año 2015 la empresa paso por un proceso de cambio de ROLDEG Ltda a ROLDEG SA, este cambio se realizó con el objetivo de agregar como rubro principal el deshidratado de frutas y vegetales y además para abrir las puertas a inversionistas y/o aporte de terceros. Gracias a la alianza estratégica con AgroApoyo y al desarrollo comercial de ROLDEG SA durante el año 2016 se logró avances importantes con el cliente WHOLE SOME VALLEY FOOD (BARNANA / www.barnana.com) (ver anexo) con el cual se terminó cerrando un contratoenEnerodel2017por12contenedoresanualesporunperiodode5 años.

EnlaactualidadRoldegSA,eselprincipalcompradordebananodeindustria, proveniente de las asociaciones bananeras de Máchalas con las cuales se aseguró la proveeduría por medio de un contrato. El volumen de procesamiento mensualesde120.000KgsdeBananoFrescoloqueequivaleauncontenedor de Banano deshidratado en un periodo de 25 días, siendo así con la fábrica deshidratadoradeBananomásgrandeelpaís.HoyendíaROLDEGSAcuenta con una familiade 22 personas y genera un impacto en la comunidad que beneficiaacercade100familiasadicionales,siendotodoestoposiblegraciasal trabajoenequipodecadaunodesuscolaboradores.

Gráfico de Evolución

Las ilustraciones han sido retiradas por los editores por razones de derechos de autor.

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Figura 1. Evolución de Roldeg. Información tomada de Roldeg. Elaborado por el autor.

2. Justificación

Para lograr este objetivo, se realiza un análisis de los procesos en el área de compras, siendo nuestra finalidad la de demostrar que el problema es la gestión deficiente en las compras; dicho resultado inicial sirve para saber cómo se encuentra el actual entorno de compras y describir y analizar los problemas hallados. Mediante el diagnóstico obtenido, realizamos un análisis sobre las actividades, procedimientos, costos, tiempos, funciones, procesos, maneras y formas como se vienen ejecutando en el área de compras y el tiempo que les demanda realizarlas; con la finalidad de realizar una propuesta de mejora para la gestión compras, utilizando herramientas, flujogramas, técnicas y análisis de procesos idóneos para lograr nuestros objetivos.

La función de compras y aprovisionamientos representa la fase inicial del flujo de adquisiciones en la empresa. Con esto se garantiza el abastecimiento de materiales, equipos, productos y servicios que se necesitan, todo ello en las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, tiempo y precio.

La aplicación del proceso de compras es uno de los más importantes en el seno de la empresa en cuanto a la gran cantidad de intereses que entran en juego, sobre todo los de tipo económico, que requieren la máxima atención por parte de la alta dirección. La empresa debe implantar un conjunto de controles en el proceso, asegurándose que el producto adquirido cumple los requisitos de compra específicos y además se deberán evaluar y seleccionar los proveedores.

Este proyecto pretende ofrecer una propuesta que facilite el desarrollo de las actividades de compras de la empresa Roldeg, los mecanismos que permitan adquirir una clara idea y comprensión de los objetivos y los principios fundamentales de la función compradora, así como los medios y los responsables de su ejecución.

3. Objetivos

3.1.ObjetivoGeneral

Diseñar e implementar el área de compras para mejorar los procesos de abastecimiento en la empresa Roldeg Organic Food Ecuador.

3.2.Objetivos Específicos

- Realizar un diagnóstico inicial de la compañía mediante la observación directa que indique el comportamiento de las compras en la empresa Roldeg.
- Ofrecer una propuesta que facilite el desarrollo de las actividades de comprasenRoldeg.
- Desarrollarlosprocesosdeimplementaciónyevaluacióndelproyectopor medio de procesos de capacitación y formulación de indicadores de gestión.
- Elaborar un conjunto de controles en el proceso de compras, asegurándosequeelproductoadquiridocumplelosrequisitosdecompra.

4. Presentación de la empresa

Roldeg SA, empresa líder en el desarrollo de productos alimenticios de alta calidad, para generar un valor social al medio local y beneficio económico a sus colaboradores y a sus accionistas.

La empresa está ubicada en la provincia de Manabí Ecuador, su principal actividad económica está enfocada en la exportación de productos orgánicos deshidratados de frutas y vegetales con los estándaresdecalidadmásaltospara cumplir 100% con laexigencia de todos los mercados.

Cuentancondosplantasdeprocesounaubicada en lazonaaltadel Ecuador y otra ubicada en la zona tropical para poder tener acceso eficiente a todos los productos de ambas zonas. Tenemos más de 6 años de experiencia en el mercado ysomos líderes de la industria ennuestro país.

Su principal producto de exportación es la Banana deshidratada en sus diferentes presentaciones.

Localización

La empresa Roldeg se encuentra ubicada en Edificio Business Center Manta- Ecuador, comose muestra a continuación:

La figura fue retirada por los editores por razones de derechos de autor.

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Figura 2. Localización de Roldeg. Información tomada de Roldeg. Elaborado por el autor.

Misión

Generar valor agregado a todos los productos orgánicos terminados y al permanente desarrollo de productos nutricionales, estableciendo alianzas estratégicas con diferentes empresas que se encuentren en el rubro de alimentosafindegarantizarunproductodealtacalidad.

Visión

RoldegSA,lídereneldesarrollodeproductosorgánicosalimenticiosdealta calidad, que generar valor social al medio local y beneficio económico a sus colaboradoresyasusaccionistas.

Estructura Organizacional Roldeg

La estructura organizacional de ROLDEG (Anexo 1) está focalizada en el trabajo en función de resultados y al crecimiento constante de cada uno de sus integrantes,suponeladelimitaciónprecisadelastareasyresponsabilidadesde cadaunadelaspersonasqueintervienenenlosprocesos,asícomoladefinición delosplanesdetrabajoqueminimizantiempos,costosypersonalderespaldo.

DentrodeldepartamentodeTalentoHumanoycomopolíticadeladirección deROLDEGSA,lagestiónseconcentraengenerar:

- Un Óptimo Ambiente Laboral.
- Baja rotación de colaboradores.
- Desarrollo de un Plan de Carrera Interno para cada uno de sus integrantes.
- Actualización Constante de Conocimientos.

Creación del día ROLDEG (Solidificar el conceptoFAMILIA ROLDEG)

Roldeg debe reflejar los objetivos y planes derivados de su actividad económica, establecer una estructura clara y definida para el área de compas queseacapazdeformularobjetivos,políticas yplanesquerespalden elobjetivo inicial de la empresa, delegar a cada jefe de departamento o división la autoridad necesaria para el cumplimento de los objetivos ylas actividades.

Entre los valores que fomenta el desarrollo organizacional en las empresas encontramos:

- El desarrollo del potencial humano
- La valorización de las necesidades de los empleados
- Puntualizar en la colaboración y no en la competencia
- La creación de un ambiente laboral de confianza en donde se puedan expresar los sentimientos.

Valores Empresariales

Lafamilia de ROLDEGSA, se identifica con los siguientes valores corporativos:

- Solidaridad. - Nos sentimos comprometidos con el acontecer de la Empresa asumimosque nuestras acciones afectana los demás.
- Participación. - Somos una organización horizontal, donde cada persona tiene incidencia en la toma dedecisionese igualdad de oportunidades.
- Honestidad. - Realizamos todas las operaciones con transparencia y rectitud.
- Lealtad. - Somos fieles a la Empresa y buscamos su desarrollo y permanencia en eltiempo.
- Responsabilidad. - Obramos con seriedad, en consecuencia con nuestros deberes y derechos, acorde con nuestro compromiso con La Empresa.
- Respeto. - Escuchamos, entendemos y valoramos al otro, buscando armonía en las relaciones interpersonales, laborales ycomerciales.
- Mística. - Realizamos nuestro trabajo bien desde el principio, con la convicción de entregar lo mejor.
- Confianza.- Cumplimosconloprometidoalofrecerlosmejoresproductos yservicios a un precio justo y con responsabilidad social.
- Trabajo en Equipo. - Con el aporte de todos los que intervienen en los diferentes procesos de La Empresa buscamos el logro de los objetivos organizacionales.
- Calidad. - Nos enfocamos en entregar un producto final de alta calidad para satisfacer los mercadosmás exigentes.

Análisis FODA

La matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) resume las cuestiones claves sobre el análisis del entorno empresarial y la capacidad estratégica que laempresa Roldeg puedenafectaraldesarrollo de la estrategia. Al hablar de capacidad estratégica, nos referimos a la adecuación y ajuste de los recursos y competencias de la empresa para que ésta pueda sobrevivir yprosperar.

La matriz comprende el análisis interno de la organización (fortalezas y debilidades)yelanálisisexterno(oportunidadesyamenazas).Elobjetivodeesta herramientaesvalorarenquégradolasactualesfortalezasydebilidadesson relevantesycapacesdesuperarloscambiosqueseestánproduciendoenel entorno empresarial.

Tabla 1. Análisis FODA

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Información adaptada de Roldeg. Fuente: elaborado por el autor

5. Situación actual del proceso de compras en la empresa Roldeg.

En la actualidad vivimos en un mundo donde las empresas son constantemente innovadoras, donde se busca reducir tiempos en los procesos y operaciones, maximizar las ganancias y minimizar costos de producción y gastos, aumentar su productividad y demanda de clientes atendida.

En toda empresa, como se sabe, el departamento o área de compras es de suma importancia porque ella es la principal gestora de la disminución de costos a nivel bienes y/o servicios que pueda adquirir la empresa; con la finalidad de incrementar la productividad de la empresa.

Un sistema de planeación de compras nos establecerá las reales necesidades de materia prima, insumos y la real necesidad de pedido con los proveedores, con la finalidad de racionalizar recursos. Estos procesos no lo veamos solamente a la compra de productos, es algo más complejo, implica planeamiento, organización, control y funciones a nivel gerencial o jefatura que demandan habilidades desde la capacidad de análisis hasta la buena negociación.

La empresa no cuenta con un personal específico que se dedique a la función de compras, en la gran mayoría de casos el gerente general es el que realiza los requerimientos y ejecuta las compras; es importante que exista una persona calificada y capacitada para que realice dichas funciones la misma que aportara experiencia, conocimiento y garantizara una eficiente gestión compras.

Es por tal motivo que se espera desarrollar e implementar de manera exitosa del departamento de compras, para responder a la necesidad generada por parte de la empresa Roldeg, en donde se evidencie el mejoramiento de su competitividad y el descubrimiento de habilidades para negociar y llevar a cabo una excelente planeación estratégica.

El proyecto tiene como objetivo evidenciar la reducción de costos y gastos generados a lo largo de la cadena de valor dentro de la empresa, mediante estrategiasnegociaciónquegenereunvaloragregadoalaoperación.

Roldeg debe estructurar sus procesos antes y durante el desarrollo de las actividadesdiariasquelecompeten.

En el presente trabajo de investigación que se viene realizando se busca encontrar y analizar los problemas que viene afrontando la gestión compras dentro de empresa; para ello nos enfocaremos en la disminución de los costos, lareduccióndelostiempos,mejoraenlaentregadelosproductos;todoellolo lograremosconlaimplementacióndecontrolesinternosenlagestióncompras.

Dichos problemas que afectan la productividad de la empresa se llegaron a determinar después de la reunión que se tuvo con los dueños que tienen participación directa con las actividades que involucran la gestión compras.

Deshidratación de frutas

Ladeshidrataciónesunadelasformasmásantiguasdeprocesaralimentos. Consisteeneliminarunabuenapartedelahumedaddelosalimentos,paraque nosearruinen.

Seconsiderademuchaimportancialaconservacióndealimentospuesesto nos permite alargar la vida útil de las frutas y poder tener acceso a mercados más distantes, otra de las importancias de conservar frutas deshidratadas es debido a que podremos contar con frutas en épocas que normalmente no se producen, logrando así mejores precios.

Por medio del calor se elimina el agua que contienen algunos alimentos mediante la evaporación de esta. Esto impide el crecimiento de las bacterias, que no pueden vivir en un medio seco, por ejemplo a las piñas, manzanas y banano.

Los alimentos deshidratados mantienen gran proporción de su valor nutritivo original si el proceso se realiza en forma adecuada.

El agua es uno de los componentes principales en la mayoría de los productos alimenticios. Su importancia radica en que sirve de transporte para sustancias, además de ser clave en el desarrollo de microorganismos, principales agentes de deterioro de los alimentos. La disminución del agua presente en un alimento ha sido una estrategia utilizada desde la antigüedad para conservar la calidad durante los períodos de almacenamiento.

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Figura 3. Flujograma banano deshidratado dices + harina de banano. Información tomada de Roldeg. Elaborado por el autor.

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Figura 4. Flujograma de mango deshidratado. Información tomada de Roldeg. Elaborado por el autor.

Estrategias generales empresa Roldeg

Estrategia Financiera

La estrategia financiera de ROLDEG SA, está basada en el orden esquematizado de separar las necesidades financieras por tipo de operación, es decir, se financia actividades de forma independiente, logrando de esta manera tener un control exacto y minucioso de las inversiones, gastos y costos operativos que la empresa genera. Para poder estar preparados y tener la mejor toma de decisión posible, la empresa trabaja constantemente en 3 puntos básicos para soportar la estrategia financiera, esos puntos son:

- Realizar de manera periódica un análisis de las razones financieras y de esta manera poder medir la economía de la empresa.
- Analizar periódicamente los estados financieros para poder tomar adecuadas decisiones.
- Realizar evaluaciones de manera periódica sobre opciones de financiamiento con tal de poder invertir en la empresa y mantener el crecimiento constante de la misma.

En la actualidad ROLDEG SA ha realizado una inversión superior a los usd 200.000 entre aportes en maquinarias, infraestructura y capacitaciones del personal. El objetivo durante el año 2018 es regularizar los aportes de los accionistas y capitalizar la empresa acorde a los libros contables actuales.

Estrategia Comercial

Dentro de la estrategia comercial, ROLDEG SA alinea su visión a los mercados internacionales y al mundo moderno,de tal manera que busca clientes y proveedores que se alineen al concepto de empresa verde y al desarrollo constante de sus colaboradores.

Con el objetivo de garantizar un producto orgánico de excelente calidad, ROLDEG SA trabaja constantemente en el desarrollo e innovación de sus productos y de sus proveedores, ROLDEG SA ha definido su estrategia comercial en 3 etapas:

Etapa (1) (2015 - 2016)

- Elaboración de un producto comerciable, resguardando la proveeduría y el mercado internacional. (Mango - Banano)
- Vde clientes localeenta de Mango durante temporada.
- Búsqueda s para las ventas durante los meses que no hay mango.
- Búsqueda de cliente internacional para las ventas durante los meses que no hay mango.
- Certificación BPM.

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