Workflow Management und Workgroup Computing - Ansätze des inter-organisationalen CSCW

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Basistechnologien des CSCW

3. Workflow Management
3.1 Die Workflow Management Coalition (WfMC)
3.2 Wesentliche Bestandteile eines WfMS
3.2.1 Prozessdefinitionswerkzeug (Definition Tool)
3.2.2 Workflow-Ausführungsservice (Workflow Enactment Service)
3.2.3 Worklist Handler und Benutzeroberfläche
3.2.4 Schnittstellen laut WfMC Referenzmodell
3.2.4.1 Build-time, Run-time und Administration
3.2.4.2 Workflow Application Program Interfaces (WAPI)
3.2.4.3 Schnittstelle 1 – Prozessdefinitionswerkzeuge
3.2.4.4 Schnittstelle 2 – Workflow Client Applikationen
3.2.4.5 Schnittstelle 3 – Aufgerufene Applikationen
3.2.4.6 Schnittstelle 4 – Andere Workflow Ausführungsservices
3.2.4.7 Schnittstelle 5 – Administrations- und Überwachungswerkzeuge
3.3 Kurze Marktübersicht für Workflow Management Systeme

4. Workgroup Computing
4.1 Zeit-Raum Klassifizierung
4.2 Anwendungsorientierte Klassifizierung
4.4 Charakteristika von Groupware Anwendungen
4.5 Kurze Marktübersicht für Groupware Anwendungen

5. Inter-organisationales CSCW
5.1 Anforderungen an inter-oganisationale CSCW Anwendungen
5.2 Standardisierungsinitiativen für inter-organisationales CSCW
5.3 Inter-organisationales CSCW in der Praxis

6. Abschließende Betrachtung und Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Klassifikation von CSCW Anwendungen

Abb. 2 Generische WfMS Produktstruktur

Abb. 3 Das WfMC Referenzmodell

Abb. 4 Chained Services

Abb. 5 Nested Subprocesses

Abb. 6 Peer-to-Peer

Abb. 7 Parallel Synchronisation

1. Einleitung

Zur Unterstützung der Büroarbeit werden in Unternehmen schon seit Jahrzehnten Computer verwendet, dabei werden häufig Daten und Informationen nicht von einem Nutzer allein bearbeitet. Oft sind Nutzer aus verschiedenen Fachabteilungen an der Erstellung und Pflege von Daten und Informationen beteiligt. Die zunehmende Prozessorientierung in Organisationen jeder Größenordnung trägt weiter dazu bei, dass Mitglieder unterschiedlicher Fachbereiche immer enger und vernetzter zusammenarbeiten. Dennoch sind in der betrieblichen Praxis inkompatible Anwendungssysteme in unterschiedlichen Fachabteilungen keine Seltenheit. Informationen werden zwischen den Unternehmensbereichen papierbasiert weitergegeben, was natürlich mit Medienbrüchen und Ineffizienzen verbunden ist, denn Papiere können z.B. verloren gehen oder im Eingangskorb nach unten rutschen. Eine Statuskontrolle von Vorgängen, die sich in Bearbeitung befinden ist ebenfalls schwierig und zeitraubend. (vgl. Strobel-Vogt, 1999, S. 25 f.)

Der Forschungsbereich, welcher sich mit Software beschäftigt, die diese Problematik zu beheben vermag, wird üblicherweise mit dem Begriff Computer Supported Cooperative Work (CSCW) oder Computergestützte Zusammenarbeit beschrieben. Auf interdisziplinärer Basis werden die Zusammenarbeit von Individuen in Gruppen und die Möglichkeiten der informations- (IT) und kommunikationstechnologischen (KT) Unterstützung dieser Zusammenarbeit untersucht. Die Software zur Unterstützung von Gruppenprozessen wird generell als Groupware bezeichnet. (vgl. Borghoff und Schlichter, 1998, S. 88 ff.; vgl. Riempp, 1998, S. 27 f.)

Eine mögliche Basis für die Unterscheidung verschiedener Bereiche innerhalb des CSCW ist in der Art der untersuchten und durch IT/KT zu unterstützenden Prozesse zu sehen. Teufel et al. (1995, in Riempp, 1998, S. 27) haben eine Klassifizierung von CSCW Systemen entsprechend dreier „K“, Kommunikation, Kooperation und Koordination, vorgeschlagen (siehe Abbildung 1).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 Klassifikation von CSCW Anwendungen
(Quelle: Teufel et al., 1995 in Riempp, 1998, S. 27)

In der Literatur wird häufig jede Software aus diesem Dreieck als Groupware bezeichnet, somit wäre ein Workflow Management System eine Unterkategorie des Groupware-Begriffes. Neben Teufel et al. folgen auch zahlreiche andere CSCW Forscher dieser Sichtweise. (siehe Ellis et al., 1991, S. 36 ff.; siehe Grudin, 1994, in Borghoff und Schlichter, 1998, S. 121)

Jedoch hat das Workflow Management in der vergangenen Dekade, sowohl in der betrieblichen Praxis als auch in der Forschung, ein gewaltiges Interesse gefunden. Es lediglich als eine Ausprägung von Groupware unter vielen zu betrachten, würde seiner Bedeutung nicht gerecht werden. Daher sollen für den weiteren Verlauf dieser Arbeit Workflow Management Systeme als eigenständige Anwendungsklasse betrachtet werden, unter dem Begriff Workgroup Computing sollen alle anderen CSCW Anwendungen zusammengefasst werden. Die Bezeichnung Groupware wird dabei als Synonym für Workgroup Computing Software gebraucht. Diese Sichtweise wird auch in der neueren Literatur unterstützt (siehe Schnetzer, 1999, S. 50 f.; siehe Riempp, 1998, S. 27 f.).

Zur Unterscheidung der Bereiche Workflow Management und Workgroup Computing soll die Strukturiertheit und die Wiederholungshäufigkeit der, von den Anwendungen unterstützten, Prozesse dienen. Im Rahmen des Workflow Management werden in der Regel strukturierte, sich häufig wiederholende Prozesse untersucht. Hier ist der Aspekt der Koordination von besonderer Bedeutung. Groupware hingegen unterstützt deutlich unstrukturiertere und nicht ständig gleich ablaufende Prozesse. Der Aspekt der Kooperation ist hier zentral. Das Ziel, die Effizienz dieser Prozesse durch Einsatz von IT und KT zu steigern, ist beiden Bereichen des CSCW gemeinsam. (vgl. Schnetzer, 1999, S. 50 f.; vgl. Riempp, 1998, S. 26 ff.)

In der jüngeren Vergangenheit haben sich in der betriebswirtschaftlichen Praxis deutliche Tendenzen gezeigt Teile der Wertschöpfungskette zum Zweck der Kostensenkung aus dem eigenen Unternehmen auszugliedern und Vertragspartnern zu überlassen. Dieser Trend zum Outsourcing und das Auftreten neuer Formen der Zusammenarbeit von Organisationen, wie Virtual Enterprises und firmenübergreifende Entwicklungsteams, erfordert die Weiterentwicklung von CSCW Anwendungen hin zu Systemen, die organisationale Grenzen überschreiten können. (vgl. Pargfrieder, 2002, S. 2)

Im Rahmen dieser Seminararbeit sollen die beiden Hauptbereiche des CSCW, Workflow Management und Workgroup Computing, kurz vorgestellt, grundsätzliche Bestandteile von Anwendungen aus diesen Bereichen aufgezeigt und letztlich jüngere Entwicklungen im Hinblick auf Anwendungen, die inter-organisationale Interaktionen unterstützen v.a. im Bereich der Workflow Management Systeme, dargestellt werden.

2. Basistechnologien des CSCW

Moderne CSCW Systeme sind aus einer Vielzahl sich ergänzender Technologien der Bürokommunikation und Netzwerktechnik hervorgegangen. Neben dem Vorhandensein geeigneter Hard- und Software sowie einer Netzwerkarchitektur, die computergestützte Zusammenarbeit ermöglicht (Client-Server-Architektur), wird Software zur Erfassung, Bearbeitung und Management von papierbasierten Informationen benötigt. Solche Bildverarbeitungs- und Dokumenten-managementsoftware, idealerweise mit Texterkennungsfähigkeiten, wird benötigt, um eingehende Informationen dem CSCW System zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Zur Speicherung der Informationen werden Datenbanksysteme benötigt, zur Weiterleitung Kommunikationssysteme, vorrangig E-Mail. Des weiteren sind Kalender- und Planungswerkzeuge, sowie Möglichkeiten des Meinungsaustauschs und der Diskussion, wie Bulletinboards, häufig Bestandteile von integrierten CSCW Systemen. Einige fortschrittliche Systeme unterstützen auch die Übertragung von Bild und Ton sowie die Einrichtung und Aufzeichnung von virtuellen Meetings weit verteilter Gruppen. (vgl. WfMC, 1998, S. 9 ff.; vgl. Ellis et al., 1991, S. 34 ff.)

3. Workflow Management

Die begrifflichen Definitionen von Workflow und Workflow Management Systemen gehen, ähnlich der Begriffsabgrenzung zur Groupware, in der Literatur z.T. auseinander (siehe Strobel-Vogt, 1999, S. 23). Für den weiteren Verlauf dieser Arbeit sollen folgende Definitionen gelten.

Unter einem Workflow versteht man i.d.R. einen Geschäftsprozess oder einen Vorgang der wertschöpfend, zielgerichtet, strukturiert und arbeitsteilig abläuft sowie häufig wiederholt wird (vgl. Schnetzer, 1999, S. 17). Im Allgemeinen werden im Zuge eines solchen Vorgangs Dokumente, Informationen oder Aufgaben zwischen Teilnehmern nach einem vordefinierten Schema weitergeleitet (vgl. WfMC, 1998, S. 6).

Grundsätzlich kann ein solcher Vorgang gänzlich ohne Computerunterstützung ablaufen, im Allgemeinen wird man aber nur im Zusammenhang mit der Verwendung eines computerbasierten Workflow Management Systems (WfMS) von Workflows sprechen (vgl. Schnetzer, 1999, S. 17). Ein WfMS soll die verschiedenen Vorgänge in einem Unternehmen abbilden, automatisieren und steuern. Dazu stellt es

„den beteiligten Mitarbeitern alle notwendigen Informationen und Unterlagen zeit- und bedarfsgerecht an ihren elektronischen Arbeitsplätzen zur Verfügung, automatisiert Informations- und Prozessflüsse, verknüpft Arbeitsschritte aktiv und berücksichtigt organisatorische Strukturen.“ (Strobel-Vogt, 1999, S. 25)

Workflow Management wird sehr oft in Verbindung mit Begriffen wie Geschäftsprozessoptimierung oder Business Process Reengineering (BPR) genannt. Die Beziehung zwischen Workflow Management und den genannten Verfahren liegt darin, dass der Einführung eines WfMS häufig, jedoch nicht zwingend, eine solche Optimierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens vorausgeht (vgl. Strobel-Vogt, 1999, S. 19). Ebenso wenig zwingend muss einem BPR-Projekt eine WfMS-Einführung folgen (vgl. WfMC, 1998, S. 6). Führt man sich jedoch die Ziele beider Projektarten vor Augen - nämlich Effizienzsteigerung und Kostensenkung, im ersten Fall durch Optimierung, im zweiten Fall durch weitgehende Automatisierung - so wird klar, dass sich beide Projekte ideal ergänzen und nur in Kombination zu einem bestmöglichen Ergebnis führen. Für die Reihenfolge der Projekte sind mehrere Möglichkeiten denkbar (siehe Strobel-Vogt, 1999, S. 19). Doch am sinnvollsten erscheint es, ein BPR-Projekt in jedem Fall vor der (erstmaligen) Einführung eines WfMS durchzuführen. So werden in dem Workflow Management System nur die neuen, optimierten Geschäftsprozesse abgebildet und am WfMS müssen keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden.

Unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen Gesichtspunkten sollten nur Prozesse in ein WfMS integriert werden, die häufig und stark strukturiert auftreten, eine Vielzahl weit verteilter Ressourcen beanspruchen und so gut beherrschbar bzw. routiniert sind, das eine einfache Steuerung von Ausnahmen (exception handling) ausreicht. Wenig routinierte und sich nicht wiederholende Abläufe, sogenannte Ad-hoc- Prozesse, wie sie in Projekten auftreten, eignen sich nicht zur Abbildung in WfMS, hier sind Workgroup Computing Lösungen besser zur Unterstützung geeignet. (vgl. Müller und Stolp, 1999, S. 137)

Dementsprechend sehen auch die Aufgabengebiete von WfMS in der betrieblichen Praxis aus. Laut einer Studie von Galler et al. (1995, in Krcmar, oJ, S. 2) werden WfMS vor allem für Aufgaben der Auftrags- und Kreditbearbeitung, Vertrieb und Kundendienst sowie in der Qualitätssicherung und im Personalwesen eingesetzt. Der Einsatz in Konstruktion und Forschung und Entwicklung fällt demgegenüber deutlich geringer aus.

3.1 Die Workflow Management Coalition (WfMC)

Die Workflow Management Coalition (WfMC) ist eine 1993 gegründete, nicht-profitorientierte Vereinigung von etwa 300 Herstellern und Verwendern von Workflow Management Technologien, Beratern sowie Forschern aus Universitäten und Forschungszentren, darunter SAP, IDS Scheer, Microsoft, Oracle, Shell und Pricewaterhouse Coopers. Das erklärte Ziel dieses Verbandes ist die Förderung des Workflow Management Konzeptes und der darauf aufbauenden Technologie durch die Formulierung einer einheitlichen Terminologie und der Schaffung von Standards zur Interoperabilität und Konnektivität von Workflow Management Produkten. (vgl. WfMC, 2002) Andere Verbände, wie z.B. die Workflow and Reengineering International Association (WARIA) erkennen die Standards der WfMC voll an (WARIA, 2002). Auch die neuere Literatur zu Workflow Themen nimmt zum größten Teil Bezug auf die Terminologie der WfMC.

3.2 Wesentliche Bestandteile eines WfMS

Im Rahmen ihres Referenzmodells für Workflow Produkte stellt die WfMC die wesentlichen Bestandteile eines Workflow Management Systems, die bei den meisten kommerziellen Produkten vorhanden sind, dar. Abbildung 1 gibt einen Überblick über die Bestandteile eines WfMS und ihre Beziehungen untereinander. Dabei werden die einzelnen Bestandteile in drei Kategorien unterschieden, Software Komponenten des Workflow Produkts, Systemkontrolldaten sowie externe Daten und Softwarekomponenten. Systemkontrolldaten können dabei Prozessdefinitionen oder Workflowkontrolldaten sein, die den Ablauf der Prozesse steuern und überwachen. Des weiteren können Systemkontrolldaten auch Workitems, eine vollständige Worklist oder aber workflowrelevante Daten sein, also Informationen die vom Nutzer zur Bearbeitung des Geschäftsvorfalls benötigt werden. (vgl. WfMC, 1998,S. 12 ff.)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2 Generische WfMS Produktstruktur

(Quelle: WfMC, 1998, S. 13)

3.2.1 Prozessdefinitionswerkzeug (Process Definition Tool)

Prozessdefinitionswerkzeuge beschreiben Geschäftsvorgänge so, dass sie von einem Rechner interpretiert und ausgeführt werden können. Dies können einfache Routingkommandos sein oder eine graphische bzw. formale Beschreibung. Die Prozesse innerhalb einer Organisation können mit Hilfe eines im Workflowprodukt enthaltenen Werkzeugs definiert werden oder mit einer separaten Software, die auch zu BPR-Zwecken verwendet wird, z.B. mit ARIS Toolset der IDS-Scheer AG oder VISIO Business Modeler. (vgl. Müller und Stolp, 1999, S. 32, S. 99 ff.)

[...]