Zusammenarbeit zwischen zwei Unternehmen mit Hilfe von Collaboration Engineering

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Theoretische Grundlagen
2.1 Collaboration Engineering
2.2 Sechs-Ebenen-Modell

3 Ist-Analyse des derzeitigen Prozesses
3.1 Beteiligten und Projektteam
3.1.1 Grundlagen und Vorgehen der Stakeholderanalyse
3.2 Struktur des Projektes

4 Anwendung Projekt: Sechs-Phasen-Modell
4.1 Rollenverteilung
4.2 Kollaborationsziele
4.3 Gruppenprodukte
4.4 Gruppenaktivitäten
4.5 Gruppenprozeduren
4.6 Kollaborationswerkzeuge
4.7 Kollaborationsverhalten

5 Zusammenfassung

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1:Sechs-Ebenen-Modell Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Leimeister (Leimeister, 2014, S.58)

Abbildung 2: Übersicht der Stakeholder Analyse

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Standard für Teams-Meeting (Quelle: Eigene Darstellung)

Tabelle 2: interne Stakeholder

Tabelle 3: externe Stakeholder

Abkürzungsverzeichnis

Collaboration Engineering

1 Einleitung

Die Unternehmen, die hier als Studie genutzt werden, um eine mögliche Kooperations­arbeit aufzuzeigen, werden anonym betitelt. Das erste Unternehmen, welches Unterneh­men 1 genannt wird, steht seit über 60 Jahren für Erfolg und innovative Ideen aus den Bereichen Bad, Küche, Wäsche und Wohnen. Die Produkte findet man weltweit im On­linehandel, bei etablierten Versandhäusern sowie im stationären Handel. Es handelt sich um ein mittelständiges Unternehmen. Das kooperierende Unternehmen, welches Unter­nehmen 2 genannt wird, steht für hochentwickelnde Logistik und Innovation in diesem Bereich. Beide möchten und sind eine Kooperation eingegangen, um die Logistikabwick­lung des ersten Unternehmens zu optimieren, da sich dieses rasch entwickelt hat.

Da das Unternehmen in der Vergangenheit öfters Probleme mit anderen Dienstleistern hatte, wird hier deutlich der Fokus auf eine gute Zusammenarbeit gelegt, welche hoch­kommunikativ und effizient ablaufen soll. Kernthema ist dabei die Zusammenarbeit zwi­schen den einzelnen Unternehmen. Die Projektleitung übernimmt der Projektleiter des ersten Unternehmens, durch die Distanz ist seine Affinität zu den vorherrschenden Pro­zessen und Bedingungen reduziert. Die Probleme, die im Abstimmungsgespräch auftre­ten, sind vor allem auf die unterschiedlichen Interessen der Stakeholder zurückzuführen: Der Vertrieb will den Kunden maximale Verfügbarkeit und Flexibilität bieten, die Logistik will Arbeitserleichterung und interne Planungsabteilungen wollen möglichst geringe La­gerbestände. Das Projekt hat derzeit weder eine klar definierte Rolle noch einen Spiel­raum für Standardisierung und Koordination.

So dass sich für diese Hausarbeit das Ziel ist, die Zusammenarbeit der beiden Unter­nehmen unter den Ansätzen des Collaboration Engineering (kurz CE) zu verbessern. Die theoretische Grundlage erfolgt im Kapitel 2. Im Kapitel 3 soll mit Hilfe einer Ist-Ana­lyse ein Überblick verschaffen werden, welcher im Nachlauf in ein System mit Hilfe des Sechs-Ebenen-Modell gebracht werden soll. Zum Schluss erfolgt ein Fazit.

2 Theoretische Grundlagen

Die theoretische Grundlage bildet die Grundlage für die in Kapitel 4 durchzuführende praktische Transformation. Erstens ist der Begriff Collaborative Engineering zutreffender Definition.

2.1 Collaboration Engineering

Collaborative Engineering ist eine Methode zur Entwicklung und Umsetzung kollabora- tiver Prozesse. Der Fokus liegt dabei auf qualitativ hochwertigen und wiederholbaren Aufgaben (Leimeister, 2014, S. 54). Schafft eine Aufgabe einen enormen Mehrwert für das Unternehmen oder geht die Ausführung der Aufgabe mit der Vermeidung großer Verluste für das Unternehmen einher, gilt die Aufgabe als qualitativ hochwertig (Leimeis- ter, 2014, S. 54). Kann eine Aufgabe in einem ähnlichen Prozessablauf mehrfach aus­geführt werden, gilt die Aufgabe als wiederholbar (Bittner, 2015, S. 9). Aufgrund des unverhältnismäßig hohen Arbeitsaufwands wird davon abgeraten, kollaborative Projekte in nicht hochwertigen und sich nicht wiederholenden kollaborativen Prozessen umzuset­zen. Beim Collaboration Engineering gibt es verschiedene Rollen: Moderator, Collabo­ration Engineer und Benutzer. Je nach Art des Kollaborationsprozesses gibt es unter­schiedliche Verantwortungsebenen (Leimeister, 2014, S. 54).

Der Facilitator gilt als neutraler Unterstützer der Teamarbeit. Zu seinen Aufgaben gehö­ren die Planung, methodische und fachliche Vorbereitung, Strukturierung und Durchfüh­rung der Zusammenarbeit im Rahmen eines sich nicht wiederholenden temporären Ko­operationsprozesses (Kock, 2008, S. 60). Förderung ist nicht nur eine Art Anpassung, sondern umfasst auch Aspekte der kollaborativen Systemplanung und -vorbereitung. Der Collaboration Engineer entwickelt den Collaboration-Prozess und schreibt ihn auf. Mit dieser Hilfe kann der Benutzer den Prozess in Zukunft ohne einen professionellen Facilitator durchführen. Der Benutzer erhält den detaillierten Prozess vom Collaboration Engineer. Dies können Mitarbeiter sein, die im Projekt technische und wiederholbare Aufgaben erfüllen (Leimeister, 2014, S.58ff.).

2.2 Sechs-Ebenen-Modell

Zur Entwicklung des kollaborativen Prozesses stellt Collaborative Engineering eine Me­thode in Form eines Sechs-Ebenen-Modells zur Verfügung. Das Modell besteht aus auf­einanderfolgenden Ebenen der Interdependenz, die sich auf die vorherige Ebene bezie­hen. Jede Ebene definiert spezifische Anforderungen und Richtlinien für die Gestaltung kollaborativer Prozesse. Die folgende Abbildung enthält die Ebenen der Kollaborations­ziele, Gruppenprodukte, Gruppenaktivitäten, Gruppenverfahren, Kollaborationstools und Kollaborationsverhalten (Leimeister, 2014, S.58).

1. Kollaborationsziele
2. Gruppenprodukte
3. Gruppenaktivitäten
4. Gruppenprozeduren
5. Kollaborationswerkzeuge
6. Kollaborationsverhalten

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1:Sechs-Ebenen-Modell Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Leimeister (Leimeister, 2014, S.58)

Definiert man Kooperationsziele, um den gewünschten Zustand oder das gewünschte Ergebnis zu beschreiben, das im Fokus des jeweiligen Personals steht. Dabei geht es auch darum, die persönlichen Ziele der Teilnehmer auf eine gemeinsame Basis zu stel­len, damit sie mit ihrer Hilfe eine vorgegebene Aufgabe lösen können.

Um Kooperationsziele zu formulieren, werden die Zieldimensionen, Zielinhalt, Zielum­fang, Zeitbezug und Umfang definiert. Das Kooperationsziel ist Ausgangspunkt für wei­tere Ebenen (Krcmar et al., 2016, S. 77). Die Produkte der Gruppe werden von Koope­rationsziele abgeleitet und stellen im Wesentlichen die Ergebnisse der Zusammenarbeit dar. Durch diese Ableitung können die benötigten Ressourcen und Aktivitäten bestimmt werden. Mit Hilfe des Produkts können Mitarbeiter den Status des Prozesses und den Erfolg nach Abschluss bewerten. Gruppenaktivitäten können aus Gruppenprodukte ab­leiten und extrahieren und präsentieren einzelne machbare Aufgaben (Leimeister, 2014, 58f.). Diese werden in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt. Die Fertigstellung trägt zur Realisierung der Produkte der Gruppe und zur Verwirklichung der Kooperati­onsziele bei. Im Gruppenprogramm werden das Kollaborationsmodell und die Kollabo­rationstechnologie definiert und den zuvor definierten Aktivitäten zugeordnet, um diese schließlich auszuführen. Insgesamt lassen sich sechs Kooperationsmodi festlegen:

- Generierung,
- Reduktion,
- Klärung,
- Organisation,
- Evaluation und Konsensbildung.

Die Collaboration-Technologie ist ein konzeptioneller Baustein, der das zuvor definierte Collaboration-Modell erzeugen soll. Mit deren Hilfe können Gruppenaktivitäten zwischen Menschen aktiviert werden (Leimeister, 2014, S.58f.).

ThinkLets wurde entwickelt, um verschiedene Gruppenprozesse aufzuzeichnen. ThinkLets sind Facilitilationstechniken mit eigenem Namen, die entwickelt wurden, um ein wiederholbares Zusammenarbeitsmodell zu erstellen. Kollaborationswerkzeuge sind Technologien, die darauf zugeschnitten sind, die Aktivitäten der Gruppe bei der Durch­führung ihrer jeweiligen Aktivitäten zu unterstützen. Kollaboratives Verhalten beinhaltet die Art der Zusammenarbeit. Es ist wichtig, das erwartete Verhalten der Mitglieder wäh­rend der Zusammenarbeit sicherzustellen. Setzen Sie dazu das Verhalten auf die Ta­gesordnung. Ergänzt wird die Agenda durch ausführbare Arbeitsanweisungen, Arbeits­ergebnisdarstellungen und Ruhezeitrahmenbedingungen für die Interaktion zwischen den Teilnehmern (Leimeister, 2014, S.58f.).

3 Ist-Analyse des derzeitigen Prozesses

Die eigentliche Analyse des Kooperationsprozesses gliedert sich in verschiedene Teil­bereiche: Neben der Stakeholderanalyse und Rollenbeschreibung des Projekts muss auch die Struktur des Projekts selbst (Umfang, Kommunikationswege, Projektteam) of­fengelegt werden.

3.1 Beteiligten und Projektteam

Mit der Stakeholder-Analyse wird definiert, wer tatsächlich am Projekt beteiligt ist. An früheren Projekttreffen nahmen verschiedene Teilnehmer mit unterschiedlichen Interes­sen und Vorstellungen teil. Neben der Stakeholder-Analyse sollte auch das Projektteam selbst definiert werden, denn manchmal ist nicht klar, welche Mitglieder tatsächlich am Projekt arbeiten.

3.1.1 Grundlagen und Vorgehen der Stakeholderanalyse

Das Stakeholder-Management durchläuft den gesamten Prozess des Projekts. Im Rah­men der Stakeholder-Analyse müssen relevante Stakeholder-Gruppen identifiziert und analysiert werden. Legen Sie dazu zunächst fest, welche Personen zum Projekt und welche Personen zum Projektumfeld gehören (Meyer & Reher, 2016a, S.56-58). Daher ist es notwendig, Strategien für den Umgang mit Stakeholdern und Maßnahmen zu de­ren Einbindung zu definieren (Bea et al., 2011, S. 316). Die Stakeholderanalyse erfolgt in vier Schritten (Kuster et al., 2019, S. 93):

1. Stakeholder identifizieren
2. Stakeholder analysieren

[...]