Selbst- und Zeitmanagement. Eisenhower-Methode, ALPEN-Methode und Pomodoro-Methode

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Aufgabe: Drei Methoden des Selbst- und Zeitmanagements
1.1 Die Eisenhower-Methode
1.2 Die ALPEN-Methode
1.3 Die Pomodoro-Methode

2. Aufgabe: Kritische Reflektion zum Thema PowerPoint Präsentation
2.1 Die Geschichte des Präsentationsmediums PowerPoint
2.2 Was ist Power Point
2.3 Probleme und Kritik
2.3 Positive Aspekte und Alternativen zu PowerPoint

3. Aufgabe: Zeit hat eine psychosoziale Dimension
3.1 Definition Zeit
3.2. Vorstellung von Zeit aus der Sicht der Wissenschaft
3.3 Chronobiologie
3.4 Zeitbewusstsein
3.5 Praxisbeispiel und Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Eisenhower-Methode, eigene Darstellung

1. Aufgabe: Drei Methoden des Selbst- und Zeitmanagements

1.1 Die Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode auch Eisenhower Matrix genannt, führt auf den gleichnamigen General und späteren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück¹. Er diente als Namensgeber für die Eisenhower-Methode. Eisenhower soll einmal gesagt haben²: „Ich habe zwei Arten von Problemen. Die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend"³. Hierbei ist zu erwähnen, dass es keine Nachweise dafür gibt, dass der namensgebende US-Präsident die Methode auch selbst praktiziert oder gelehrt hat. Das Ziel der Eisenhower Methode ist es, sich die eigenen Aufgaben im Alltag, Beruf oder auch Studium nach den Parametern "Wichtigkeit und Dringlichkeit" einzuteilen. Dadurch wird schnell klar, welche Aufgaben umgehend erledigt werden sollten und welche auf einen späteren Zeitpunkt gelegt werden können. Die Aufgaben werden nach der Eisenhower-Methode anhand einer vier Dimensionen-Matrix unterteilt. Sie besteht aus den Bereichen A, B, C und D.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 - Eisenhower-Methode, eigene Darstellung

Wenn diese Methode auf ein Praxisbeispiel einer Person, die neben dem Beruf noch ein Fernstudium absolviert projiziert wird, kann folgendes daraus entnommen werden:

Aufgabe A: wichtig und eilig

Hier werden alle Aufgaben eingeordnet, die sowohl wichtig sind als auch schnellstmöglich erledigt werden müssen. Darunter fallen bspw. Hausarbeiten, die bereits am Folgetag abgegeben werden müssen, oder Onlinevorlesungen, welche zu einer festen Uhrzeit stattfinden und nicht verschoben werden können.

Aufgabe B: wichtig, aber nicht dringlich

Hier werden alle Aufgaben eingeordnet, die wichtig aber nicht dringend bzw. eilig sind. Am Beispiel des vollzeitbeschäftigten Fernstudenten könnte man hier die Bachelorarbeit nennen. Diese ist sehr wichtig für den Abschluss, kann aber im ersten Semester noch nicht bearbeitet werden, ist also nicht so dringlich.

Aufgabe C: nicht wichtig, aber dringlich

Hier werden alle Aufgaben eingeordnet, die wichtig, aber nicht dringlich sind. In den meisten Fällen finden sich hier Aufgaben wieder, die ohne Probleme an eine dritte Person delegiert werden können. Im Fernstudium ist der Aufgabenbereich C sehr schwer umzusetzen. Die zu erlernenden Bereiche im Studium sind nicht delegierbar. Hausarbeiten, Einsendeaufgaben und Klausuren müssen für einen erfolgreich anerkannten Abschluss vom Studierenden selbst verfasst werden. Der Studierende könnte allerdings im privaten Bereich einige Aufgaben an den Partner oder die Familie delegieren wie bspw. Einkäufe.

Aufhaben D: nicht wichtig und nicht dringlich

In der Kategorie D handelt es sich um Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind. Bezogen auf ein Fernstudium sind hier Aufgaben gemeint, welche im privaten Bereich des Studierenden liegen wie bspw. Freizeitgestaltung oder Hobbies.

Wie bereits in den o. g. Aufgaben A, B, C und D erwähnt, macht eine Umsetzung der Eisenhower-Methode auf Studierende Sinn. Gerade am Anfang eines Studiums ist die Priorisierung der einzelnen Module nach Wichtigkeit und Dringlichkeit schwer. Die Reizüberflutung und damit verbundene Überforderung machen sich oft negativ in den Bereichen Konzentration und Leistungsfähigkeit bemerkbar. Um das zu vermeiden und strukturiert an das Studium herangehen zu können, sollte man sich bewusst machen, welche Aufgaben den Vorrang haben. Den Spagat zwischen Arbeit, Studium und Privatleben zu bewältigen ist nicht einfach, da viele private Vergnügen in der Studienzeit hintenanstehen müssen, sie werden also als nicht wichtig und nicht dringlich priorisiert. Durch die eigene Einteilung der zu erledigenden Aufgaben nimmt der Studierende sich selbst den Druck, alles und jedem gerecht werden zu wollen und fokussiert sich auf die Bereiche, welche für ihn wichtig sind.

1.2 Die ALPEN-Methode

Entwickelt wurde die ALPEN-Methode ursprünglich vom deutschen Wissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert. Sie zählt zu den populärsten Zeitmanagement-Methoden unserer Zeit. ALPEN ist ein Akronym und steht für die fünf Elemente aus dem Selbst- und Zeitmanagement.

Das A steht dafür, sich die anstehenden Aufgaben aufzuschreiben. Als anstehende Aufgaben wird alles bezeichnet, was an diesem Tag erledigt oder bearbeitet werden muss. Vergleichbar mit einer To-Do-Liste werden die Aufgaben nicht nach einem Schema oder nach einer Reihenfolge, wie bei der Eisenhower-Methode sortiert. Es ist also egal, welcher Punkt zuerst oder zuletzt auf der Liste steht. Diese Liste sollte, wenn möglich, immereinen Tag im Voraus verfasst werden.

Das L steht für die Länge bzw. Dauer der notierten Aufgaben. Hier sollte man versuchen, möglichst realistisch zu bleiben. Dieser Vorgang kann etwas Übung erfordern. In manchen Fällen ist es aber auch so, dass die zu erledigenden Aufgaben bereits einmal in der Vergangenheit bearbeitet wurden. Das kann bei der Planung von enormer Wichtigkeit sein und als Orientierungshilfe dienen. Aufgaben und deren Ablauf sollen außerdem mit einer konkreten Uhrzeit notiert werden, da sie nicht flexibel innerhalb der Planung verschoben werden können. Aufgaben, die nicht wichtig sind, sollten auch nicht mit einer zu langen Zeitangabe kalkuliert werden. Das Notieren der Dauer einer Aufgabe kann im Nachhinein aufzeigen, wie gut die eigene Selbsteinschätzung funktioniert

Das P steht für den einzuplanenden Puffer, um die gesetzten Ziele realistisch erreichen zu können. Der Zeitpuffer sollte mit ungefähr 40 Prozent der vorhandenen Zeit eingeplant werden, da es immer wieder zu ungeplanten Störungen während der Bearbeitung der Aufgaben kommen kann. Es ist zu beachten, dass in diesen 40 Prozent keine Pausen eingeplant sind. Diese müssen separat geplant werden.

Das E steht für die Entscheidung. Hierbei handelt es sich um den wichtigsten Schritt der ALPEN-Methode. Hier wird entschieden, welche Aufgaben wichtig sind und welche nicht. Die Entscheidung über Aufschub oder sofortige Erledigung muss getroffen werden, denn es ist unerlässlich, in diesem Bereich Prioritäten zu setzen. Aufgaben, die nicht wichtig sind, werden von der Liste gestrichen, an andere delegiert oder auf einen anderen Tag verschoben. Hier finden sich wieder Parallelen zu der oben genannten Eisenhower-Methode. Es zeigt sich, dass die Eisenhower-Methode in diesem Schritt unterstützend genutzt werden kann.

Das N steht für die Nachkontrolle. Es ist wichtig, sich selbst reflektieren zu können. Sobald die genannten Aufgaben am Ende eines Tages erledigt wurden, wird eine Bilanz gezogen. Die Planung wird in diesem Schritt nochmal kontrolliert. Fehleinschätzungen und Planungsfehler gehören zu den Erfahrungen, an denen man bei dieser Methode wächst. Durch die Selbstreflektion lernt man seine persönliche Leistungskurve kennen. Dementsprechend braucht man zu bestimmten Tageszeiten etwas länger, oder erledigt dort besser Routineaufgaben. Diese Erfahrungen fließen ebenfalls in die nächste Tagesplanung mit ein4.

Für Studierende eignet sich diese Methode aufgrund ihrer Strukturiertheit. Die ALPEN-Methode benötigt für die Umsetzung bzw. die Auswertung teilweise zwar viel Zeit, ist aber im Endergebnis effektiv. Man lernt Störmanöver schneller zu erkennen und diese auszublenden. Die Zeiteinteilung kann dem Studierenden helfen, besser mit dem Druck zwischen Arbeit und Studium umzugehen. Durch die Priorisierung von Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und Aufgaben, die auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden können, bearbeitet der Studierende die wichtigen Aufgaben gewissenhafter und konzentrierter.

1.3 Die Pomodoro-Methode

Die Pomodoro-Methode wurde im Jahr 1980 von dem Italiener Cirillo entwickelt, um Aufgaben effektiver erledigen zu können. Um produktiver zu werden, wechseln Phasen konzentrierter Arbeit mit regelmäßigen Pausen ab. Diese Intervalle nennt Cirillo Pomidori. Das Ziel der Methode ist es, die eigene Produktivität und vor allem Effizienz zu steigern. Bei der Pomodoro-Methode werden die vorhandene Zeit und das geplante Arbeitspensum in mehrere Abschnitte bzw. Teilaufgaben zu je 25 Minuten eingeteilt. Nach jeder Einheit wird eine kurze fünfminütige Pause eingelegt. In den Pausen sollte man nicht an die bevorstehende Arbeit denken, sondern versuchen zu entspannen. Nach jeder Pause wird die Uhr erneut auf 25 Minuten gestellt und in dieser Zeit hoch konzentriert gearbeitet. Durch die relativ kurze Arbeitszeit von 25 Minuten, soll die Produktivität kontinuierlich auf einem hohen Level gehalten werden. Dieser Ablauf wird viermal wiederholt. Nach der vierten Einheit wird eine größere Pause von 30 Minuten eingelegt. Für Studenten eignet sich diese Methode besonders. Sie ist eine leicht umsetzbare Methode des Zeitmanagements und kann helfen, Stress- und Überforderung aufgrund Zeitmangels zu reduzieren, wodurch sich ein effizienteres Arbeiten erreichen lässt. Durch die festen Arbeits- und Pausenphasen hat das Gehirn Zeit, das Gelernte aufzunehmen und zu verarbeiten. Die Methode bringt zusätzlich ein hohes Maß an Struktur in den Tagesablauf der jeweiligen Person. Durch diese Struktur lassen sich Störungen eher ausblenden und vermeiden. Wer Ablenkungen erfolgreich vermeidet, erledigt seine zentrale Aufgabe fokussierter.

Zu Beginn wird nur eine Küchenuhr, ein Stift und ein Blatt Papier benötigt. Selbstverständlich können neben den mechanischen Hilfsmitteln wie der Küchenuhr auch digitale Medien wie bspw. YouTube bei der Umsetzung helfen. In jedem Fall ist es wichtig die Zeiten genauestens einzuhalten. Durch die vorherige Unterteilung der Teilaufgaben wird versucht, eine Überforderung der Person zu vermeiden. Nach jeder Einheit kann eine Teilaufgabe, welche man sich im Voraus notiert hat, gestrichen werden, wodurch dem Studierenden das Gefühl eines Erfolges vermittelt wird. Diese Methode erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin

2. Aufgabe: Kritische Reflektion zum Thema PowerPoint Präsentation

2.1 Die Geschichte des Präsentationsmediums PowerPoint

Die Geschichte der PowerPoint Präsentation findet ihren Ursprung bei ihrem Vorgängermodell, dem Overheadprojektor. Dieser wurde jahrelang als Medium für Präsentationen verwendet. Mithilfe einer Folie und einem Stift, konnte man so die wichtigsten Informationen eines Vortrags schriftlich festhalten oder auch bildhaft veranschaulichen. Die Folie wurde durch den Overheadprojektor an die Wand projiziert und war so für das ganze Publikum sichtbar. Zu Beginn stand die Vereinfachung der Folienerstellung im Vordergrund. Diese Idee wandelte sich im Laufe der Zeit von dem ursprünglichen Vereinfachen eines Vortages, bis hin zu einer kompletten Präsentation, die über den PC erstellt werden konnte, ohne dabei mechanische Hilfsmittel zu Hilfe zu nehmen. Im Jahr 1987 setzte sich die PowerPoint Präsentation unter dem Namen Presenter, als dominierendes Präsentationsmedium durch. Nachdem die Firma Microsoft das Programm gekauft hatte, musste sie aus urheberrechtlichen Gründen den Namen von Presenter auf PowerPoint abändern.

2.2 Was ist Power Point

Computergestützte Programme haben sich in den letzten Jahren explosionsartig ausgebreitet. Viele Unternehmen aber auch Privatpersonen wie bspw. Studierende greifen bei Vorträgen oder Präsentationen auf das bekannte Programm PowerPoint zurück. Mittlerweile zählt PowerPoint zu den am häufigsten verwendeten Präsentationsprogrammen unserer Zeit. Im Jahr 2018 wurde deutschlandweit eine Umfrage mit 1.022 Befragten zwischen 18 und 69 Jahren gestartet. Die Auswertung hat ergeben, dass 23,9 Prozent PowerPoint mehrmals die Woche für die Erstellung von Präsentationen verwenden. 17,4 Prozent der Befragten nutzen das Programm sogar täglich. Lediglich drei Prozent der Befragten haben angegeben, das Programm selten bzw. nie zu verwenden

PowerPoint ist ein Präsentationsprogramm, das einfach und intuitiv zu bedienen ist. Die Präsentationen sind vergleichbar mit Diashows. Um eine Botschaft oder eine Geschichte zu vermitteln, teilen Sie diese in Folien auf. Jede Folie ist dabei am Anfang ein leerer Zeichenbereich für Bilder, Wörter, Grafiken oder Tabellen. Durch das Befüllen der Folien mit Informationen, soll die Geschichte so gut wie möglich erzählt und dem Publikum vermittelt werden.

PowerPoint ist aus vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Sowohl Präsentationen als auch Tabellen oder Grafiken können hierüber abgebildet werden. Bei der Erstellung der PowerPoint Präsentation ist, wie auch bei anderen Präsentationsmedien, darauf zu achten, dass sie für das Publikum sowohl interessant als auch nachvollziehbar ist.

PowerPoint Präsentationen sind meist komplexer als man auf den ersten Blick vermuten würde. Um eine Präsentation anschaulich und auch verständlich für das Publikum zu gestalten, gilt es einige Vorschläge bzw. Empfehlungen zu beachten. Die Qualität einer Präsentation ist einerseits abhängig von der Gestaltung und dem Inhalt aber auch von der Kommunikation zwischen Präsentator und Publikum.

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¹ Vgl. Mai (2018), S. 180

² Vgl. Frey (2016)

³ Vgl. Elsenhower Präsident von 1953 bis 1961