Software zur Optimierung der HACCP-Maßnahmen. Einführung in einem Hotelrestaurant

Gliederung

1.Einleitung

2. Betriebsbeschreibung: Hotel Restaurant XX

3. Ziele der Projektarbeit

4. Ist-Situation
4.1 Aufbau der Checklisten
4.2 Vorgehensweise
4.3 Personalzufriedenheit
4.4 Zufriedenheit des Amtes für Veterinärwesen und Lebensmittelüberwachung

5. HACCP-Definition
5.1 HACCP-Ziele
5.2 Entstehung des Qualitätsmanagements
5.3 Fazit/Bedenken zu HACCP

6. Softwareauswahl
6.1 Flowtify
6.2 easyhaccp
6.3 Check de Cuisine
6.4 Entscheidungsmatrix
6.4.2 Entscheidungsbegründung
6.5 Schwierigkeiten bei der Suche nach Programmen

7. Betriebseinführung
7.1 Anfänge
7.2 Nutzungsweise der Software
7.2.1 Login-Bereich
7.2.2 Erstellen von Checklisten
7.3 Prüfberichte erstellen
7.4 Nutzungsschwierigkeiten
7.5 Probechecklisten

9. Mitarbeitergespräche

10. Allgemeine Vorteile der Online-Checklisten
10.1 Allgemeine Nachteile der Online-Checklisten

11. Fazit

Literaturverzeichnis

1.Einleitung

Wie lange wird es Hotels und Restaurants, so wie sie gegenwärtig bekannt sind, geben?

Im Hinblick auf die hohe Anzahl an Paragraphen und Vorschriften ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich die Gastronomie in ihrer derzeitigen Form verändern muss.

In dieser Projektarbeit wird das Thema „Einführung der Software für die

Optimierung der HACCP¹ -Maßnahmen im Betrieb „Hotel Restaurant Goldener

Adler“‘ behandelt.

Des Weiteren werden die Zeitersparnis sowie die Anzahl der Beanstandungen durch das Amt für Veterinärwesen und Lebensmittelüberwachung des Landkreises Aurich im Zeitraum vom 01.03.2020 bis zum 16.03.2020 mit den Daten aus dem Zeitraum vom 01.01.2019 bis zum 31.01.2019 verglichen. Für den Monat März waren zu diesem Zeitpunkt keine Checklisten Verfügbar.

Durch die stetig komplexer werdenden Lebensmittelhygiene-Verordnungen ist es in der Gastronomie schwer geworden, alle Richtlinien ohne zusätzliches Personal einzuhalten, das nur die Einhaltung der Lebensmittelhygiene-Verordnung sowie Allergenkennzeichnungen etc. überwacht. Die Prüfberichte, die das Amt für Veterinärwesen und Lebensmittelüberwachung erstellt, werden nicht veröffentlicht, können aber auf Wunsch eingesehen werden.

Die Online-Plattform Topf Secret bietet jedem Nutzer an, kostenlos und innerhalb von Minuten einen Kontrollbericht anzufordern und diesen auf der Website des Anbieters Foodwatch zu veröffentlichen, der durch ein Projekt der Bundesregierung ins Leben gerufen wurde. Die Zahl der Antragssteller ist seit Veröffentlichung der Website stark gestiegen. Durch die Veröffentlichung eines negativ ausgefallenen Prüfungsberichtes kann es für jeden Gastronom, dessen Prüfbericht (vom Amt für Veterinärwesen und Lebensmittelüberwachung) auf der Website veröffentlicht wird, zu starken Einbußen der Gästezahlen kommen. Aus diesem Grund ist es von enormer Bedeutung, eine lückenlose HACCP-Dokumentationskette nachweisen zu können.

In kleinen Betrieben, wie dem Hotel Restaurant XX in Emden, ist es aus personeller und logistischer Sicht kaum möglich, die Einhaltung aller Verordnungen und Vorschriften durchgängig und sachgerecht zu dokumentieren.

Daher wird dringend eine Methode zur Vereinfachung dieses Dokumentationsprozesses benötigt, die in dieser Arbeit geplant wird.

Ein Beteiligtes Unternehmen in dieser Projektarbeit ist die Voss Hotelbetriebe GmbH, die sich bereit erklärt, das Hotel Restaurant XX sowie das Personal für die Dauer der Projektdurchführung zur Verfügung zu stellen.

Außerdem übernehmen die Voss Hotelbetriebe jegliche Kosten, die während des Projektes anfallen.

Weitere Beteiligte sind die Flowtify GmbH und die maxINTime GmbH, die jeweils eine Software zur HACCP-Kontrolle unter der Projektleitung von Christian Pohlmann sowie die Erstellung und Durchführung einer Mitarbeiterschulung anbieten.

Während des Projektes werden drei verschiedene Anbieter mit einer ähnlichen

HACCP-Software verglichen, mithilfe einer Entscheidungsmatrix wird die geeignetste Software ausgewählt. Nach der Auswahl wird die Software-Lizenz, die sich besser für die Nutzung in dem Betrieb eignet, erworben und eingerichtet.

Zudem wird eine Schulung für die Mitarbeiter erstellt und durchgeführt, um eine selbständige Nutzung durch diese zu gewährleisten. Um einen Unterschied zur früheren Methode der Kontrolle nach HACCP-Standards aufzuzeigen, wird der Zeitraum vom 01.03.2020 bis 16.03.2020 mit den Kontrolllisten aus dem Zeitraum vom 01.01.2019 bis 31.01.2019 verglichen.

Durch die Einführung einer Software wird die Erhöhung der dokumentierenden sowie die Steigerung der durchgängig dokumentierten Tage angestrebt.

2. Betriebsbeschreibung: Hotel Restaurant XX

Das Hotel und Restaurant XX liegt mitten in der Seehafenstadt Emden.

Das Hotel besteht seit über 160 Jahren.

Während des Zweiten Weltkrieges wurde das Ursprungsgebäude zerstört und 1995 an der heutigen Stelle wiederaufgebaut. Geführt wird das Hotel von der Voss Hotelbetriebe GmbH. Es verfügt über ein Restaurant mit ca. sechzig Sitzplätzen, eine im Sommer genutzte Innenhof-Terrasse sowie über ein Separee der „Delftlounge“, der auch als Tagungsraum genutzt wird. Im Jahr 2018 wurden das ehemalige Separee die Friesenstube, sowie die Toilettenräume abgerissen.

Daraus entstand ein großer Raum, in dem ein Frühstücksbuffet bereitgestellt wird. Aus der ehemaligen Friesenstube sind moderne Gasttoiletten entstanden. Außerdem wurde die ehemalige ostfriesische Brandkasse aufgekauft, um eine Erweiterung des Restaurantbereiches zu ermöglichen. Im Januar 2020 wurde der ehemalige Personalraum in den Keller der ehemaligen ostfriesischen Brandkasse versetzt, um Platz für ein neues Kühlhaus zu schaffen. Dieses wurde innerhalb weniger Tage aufgebaut und in Betrieb genommen. Das Hotel Restaurant verfügt über drei Kühlhäuser, zwei Schubladensysteme mit Kühlfunktion, einem Tiefkühlhaus und zwei Tiefkühltruhen. Die Menge an Kühleinheiten ist verhältnismäßig groß, für ein Unternehmen dieser Größe.

Jeden Tag werden ein Frühstücksbuffet, ein Mittagessen von 12 Uhr bis 14:30 Uhr sowie ein Abendessen von 17:30 Uhr bis 21:30 Uhr angeboten. Die traditionsbewussten Ostfriesen können den Nachmittag regelmäßig mit einer Tasse schwarzem Tee sowie Kuchen verbringen. Außerdem werden ein wiederkehrendes Catering für Tagungen im ostfriesischen Landesmuseum sowie für das Musical-Dinner übernommen. Weiterhin werden diverse Arrangements wie zum Beispiel das Schlemmerwochenende offeriert, das zwei Übernachtungen inklusive Frühstücksbuffet enthält. Am Freitagabend erhalten die Gäste ein Drei-Gänge-Menü und am Samstag ein Candlelight-Dinner, bestehend aus vier Gängen. Betrieben wird das Hotel und Restaurant XX von R. A. und seiner Ehefrau E. A..

Das Küchenpersonal besteht aus drei Vollzeitkräften, einer Teilzeitkraft, einem Auszubildenden und diversen Küchenhilfen. Je nach Belegung im Restaurant arbeiten zwischen zwei und fünf Mitarbeiter in der Küche sowie ein Mitarbeiter am Frühstücksbüfett. Im Service arbeiten sieben Vollzeitkräfte sowie diverse Aushilfen. Die Aufgaben der Servicemitarbeiter beinhalten neben dem Bedienen der Gäste auch die Arbeit an der Rezeption. Die Reinigung des Restaurants und der Hotelzimmer übernimmt das Haus-Keeping. Je nach Auslastung des Restaurants sind zwischen zwei und sechs Mitarbeiter im Service beschäftigt. In den Wintermonaten werden die Gäste auf dem Emder Weihnachtsmarkt zusätzlich durch einen Food-Truck, den Kleinen Adler, mit deftigen Speisen wie Oldenburger Grünkohl oder Steckrübeneintopf versorgt. Dieser kann umgerüstet werden, sodass mit ihm verschiedene Speisen auf diversen Veranstaltungen serviert werden können.

3. Ziele der Projektarbeit

Für diese Projektarbeit wurden klare Ziele gesetzt. Ob diese erreicht worden oder ob sie verfehlt worden sind, wird im Fazit erläutert. Ziele geben vor, welcher Unterschied zwischen der Ausgangssituation und der Zukunft erreich werden sollen. Um Ziele klar zu definieren wurde die SMART-Formel entwickelt.

Die Ziele sind in dieser Projektarbeit nach dem SMART-Prinzip von George T. Doran aufgestellt, das bedeutet, sie sind spezifisch, messbar, attraktiv/akzeptiert, realistisch und terminiert.

- Die Zahl der dokumentierenden Mitarbeiter soll zwischen dem 01.03.2020 und dem 31.03.2020 um 30 % steigen.
- Im Zeitraum vom 01.03.2020 bis zum 31.03.2020 sollen nicht mehr als drei Tage undokumentiert bleiben.
- Während einer Kontrolle durch das Gesundheitsamt im Zeitraum vom 01.03.2020 bis zum 31.03.2020 sollen maximal zwei Beanstandungen erteilt werden.
- Die Software darf jährliche Kosten von 350 € nicht überschreiten.

4. Ist-Situation

Bestimmte Hygienemaßnahmen werden unregelmäßig und nach Aufforderung des Küchenchefs durchgeführt. Alltägliche Reinigungsarbeiten werden selbstständig und eigenverantwortlich vom Personal übernommen und in der Regel nicht von einer vorgesetzten Person kontrolliert. Ein Ordner, in dem die HACCP-Maßnahmen dokumentiert werden, ist vorhanden. Dennoch erfolgt die Dokumentation äußerst selten und wird üblicherweise rückwirkend eingetragen, meistens werden in den HACCP-Checklisten über mehrere Monate keine Einträge vorgenommen. Die Checklisten wurden vom Küchenchef selbst erstellt und werden selten an neue Bestimmungen, Richtlinien und neuwertige Küchengeräte angepasst.

4.1 Aufbau der Checklisten

Die bisher geführten Checklisten umfassen vier DIN-A4-Seiten, diejenigen für die Dokumentation der Reinigungsarbeiten schließen jeweils eine Woche ein. Letztere beinhalten die Reinigung im gesamten Küchenbereich, die sich in die Bereiche Saucier, Entremetier, Gardemanger und Spüle unterteilt. Erledigte Aufgaben werden in der jeweiligen Spalte abgehakt und mit einem Datum versehen. Außerdem geben die Listen vor, wie die Reinigung korrekt durchgeführt werden und welches Reinigungsmittel dafür verwendet werden muss. Überdies werden bisweilen sogenannte ,besondere Maßnahmen‘, wie zum Beispiel die Reinigung der Abzugshaube oder die Grundreinigung der Kühlhäuser, vorgenommen und mit einem Datum ergänzt. Die Checkliste für die Temperaturkontrolle wird monatlich geführt und bezieht sich auf die Kontrolle der Kühleinheiten in der Küche. Kühl- und Tiefkühleinheiten, die sich im Magazin befinden, werden in der Checkliste nicht aufgeführt. Diese Liste ist seit Januar 2019 nicht mehr notwendig, da der Betrieb die Kontrolle der Temperaturen mithilfe von Funkthermometern durchführt, jedoch werden die Checklisten zur Kontrolle weitergeführt. Auf keiner der Checklistenseiten wird die kontrollierende Person zur Bestätigung per Unterschrift aufgefordert. Aus diesem Grund können Erstere bei einer Kontrolle durch das Amt für Veterinärwesen und Lebensmittelüberwachung beanstandet werden, da keine Belege für eine korrekte Durchführung der Reinigungs- beziehungsweise Kontrollarbeiten vorhanden ist.

4.2 Vorgehensweise

Die Reinigung der im vorherigen Absatz genannten Bereiche wird in der

Regel von der für dieses Einsatzfeld zugeteilten Person übernommen. Diese Zuständigkeiten sind üblicherweise mit einem Koch(-auszubildenden) oder einer Küchenhilfe besetzt.

Die Personen in den verschiedenen Küchenbereichen sind dazu verpflichtet, den jeweiligen Teil stets hygienisch einwandfrei zu halten, allerdings besteht keine feste Regelung, wann und wie die Dokumentation erfolgen soll. Die Reinigung des Küchenbodens wird typischerweise von Auszubildenden durchgeführt und nicht dokumentiert. Reinigungsarbeiten, die im Magazin oder in den Kühl- und Tiefkühlhäusern durchgeführt werden, verfügen über keine für die Reinigung und Kontrolle verantwortliche Person. Wird ein Objekt bei den täglichen

Reinigungsarbeiten vergessen, kommt es häufig vor, dass dieses über mehrere Tage oder Wochen nicht vom Personal gereinigt wird. Die daraus entstehende Belastung durch krankheitserregende Keime oder andere Mikroorganismen kann eine außerordentlich hohe Gefahr für Gäste und Mitarbeiter darstellen.

4.3 Personalzufriedenheit

Um herauszufinden, wie zufrieden das Personal mit der derzeitigen Situation ist, wurde je nach Gelegenheit mit einem Mitarbeiter gesprochen und diesen nach seiner Einschätzung der derzeitigen Situation gefragt. Dabei stellte sich heraus, dass ein großer Teil der Aushilfskräfte der Küche keine Kenntnis über das vorhandene HACCP-Konzept besitzt.

Das Personal, das vom Konzept wusste, wertet dieses gewöhnlich mit der Begründung, „Das sollen die anderen doch machen“, ab. Trotz dieser Äußerungen sind die Mitarbeiter zufrieden mit dem derzeitigen System. Der Grund hierfür besteht wohl darin, dass der Küchenchef selbst die einzige Person ist, die die Checklisten regelmäßig nachträgt. Dieser Umstand wird von diesem nach eigener Aussage mehr oder weniger hingenommen.

4.4 Zufriedenheit des Amtes für Veterinärwesen und Lebensmittelüberwachung

Obwohl die Checklisten nicht zeitnah bis seltengeführt werden, ist es in den Jahren 2018 und 2019 im Hotel Restaurant XX zu keiner Beanstandung durch das Amt für Veterinärwesen und Lebensmittelüberwachung

gekommen. Diese Listen werden in der Regel nur angefordert, wenn beim genannten Amt eine Verbraucherbeschwerde über den Betrieb vorliegt. Durch dieses Wissen können die Mitarbeiter im Bereich der Küche problemlos moralisch vertreten, keine Checklisten für die Dokumentation zu führen, und ausschließlich die Daten, die das Amt für Veterinärwesen und Lebensmittelüberwachung für optimal hält, in die Kontrolllisten einzutragen. Das Wissen, das erforderlich ist, um solche Kontrolllisten zu „fälschen“, wird Köchen während ihres ersten Lehrjahres bei der Behandlung des Themas der Warenlagerung beigebracht. Jedoch wird Auszubildenden im Beruf des Koches nicht explizit beigebracht, wie das Amt für Veterinärwesen und Lebensmittelüberwachung betrogen werden kann.

5. HACCP-Definition

Während in den USA die Vorbereitungen für die bemannte Raumfahrt begannen, wurde für die Verpflegung der Besatzung ein System gesucht, das die Gesundheit der Raumfahrer während ihres Fluges garantierte. Eine Lebensmittelvergiftung während des Fluges hätte fatale Folgen haben können. Aus diesem Grund entwickelte die amerikanische Raumfahrtbehörde NASA zusammen mit der Pillsbury Company² ein Null-Fehler-System. Dieses war der Beginn des HACCP-Systems.

Das HACCP ist keine feste Verordnung im eigentlichen Sinne, sondern fasst verschiedene Gesetze und Regelungen zusammen. Diese hängen von der

Einrichtung und vom Reglungsbedarf ab. Das HACCP kann wie ein Baukastensatz verstanden werden, dessen Teile aus verschiedenen Behältern zusammengesucht werden, um den Bau eines Objektes zu ermöglichen. Der Grund für

diesen Aufbau des HACCP-Systems liegt in der Vielfältigkeit der Einrichtungen, die je nach Art und Tätigkeit unterschiedliche Bedingungen erfüllen müssen. Eine Großküche, die am Tag eine hohe Anzahl an Speisen produziert und gegebenenfalls andere Unternehmen beliefert, muss mehr reglementiert werden, als eine mittelständige Brauerei, die nur ein bestimmtes Produkt herstellt.

Würde ein festes HACCP-Gesetz geschaffen, wären die Regelungen für einige Betriebe zu streng und nicht durchführbar, für andere Betriebe wären diese wiederum zu locker und dadurch nutzlos. Das Baukastensystem des HACCP gestattet die Schaffung einer flexiblen und auf allen Anforderungen angepassten Handlungsanweisung, die hygienische Standards vorgibt.

5.1 HACCP-Ziele

Das HACCP-System verfolgt mehrere Ziele, die in Abbildung 2 veranschaulicht und im folgenden Text erklärt werden.

Betriebe, die mit Lebensmitteln arbeiten, unterliegen einer besonderen Sorgfaltspflicht. Diese verpflichtet sie, alle Möglichkeiten auszuschöpfen, um die vom Betrieb ausgegangenen Lebensmittel einwandfrei zu verzehren und eine korrekte Kennzeichnung aufzuweisen. Dadurch sollen Verbraucher geschützt und eine Täuschung soll verhindert werden.

In den 1990er Jahren sollte dieser hohe Hygienestandart erreicht werden, indem die Endprodukte durch Stichproben kontrolliert wurden. Ausschließlich stichprobenartige Kontrollen der Endprodukte waren in der Lebensmittelbranche nicht länger zeitgemäß, da die Prozesse und Verflechtungen der

Unternehmen zu hohe Verbraucherrisiken darstellen, die heutzutage nicht toleriert

werden können. Da es nicht möglich war, jedes einzelne Endprodukt auf Qualität und Güte zu prüfen, wurden Kontrollprozesse eingeführt, die die Überprüfung und Einhaltung jedes einzelnen Produktionsschrittes bereits ermöglichten. Diese basierten auf der Überlegung, dass das Endprodukt fehlerfrei ist, wenn jeder einzelne Produktionsschritt korrekt ausgeführt wird und die Zwischenprodukte frei von Fehlern sind. Erfahrungen mit diesem System haben gezeigt, dass durch dieses die Lebensmittelqualität erheblich verbessert werden und der Ausschuss verringert werden konnte.

Diese beiden Punkte sind insbesondere aus wettbewerbs- und kostenstrategischen Gründen relevant.

Verbraucherschutz

Ziele des HACCP

International

einheitliche

Hygieneregeln

Sicherheitskonzept beim Umgang mit Lebensmitteln

[...]

¹ Abkürzung für: Hazard analysis of critical control points

² Lebensmittellieferant der NASA