Die Einführung der E-Akte in die Bundesverwaltung. Agile Projektmanagementansätze als Alternative zum klassischen Projektmanagement


Hausarbeit, 2020

21 Seiten, Note: 1,0

Anonym


Leseprobe

Gliederung

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Hinweis zur Genderneutralität

1 Einleitung

2 Vorgehensmodell zur Einführung der E-Akte-Bund
2.1 Die Phasen des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte-Bund
2.2 Einordnung des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte-Bund

3 Risiken des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte Bund
3.1 Mangelnde Berücksichtigung weicher Faktoren als Risiko bei der Einführung der E-Akte-Bund
3.2 Fehlende Flexibilität als Risiko bei der Einführung der E-Akte-Bund

4 Agiles Projektmanagement als Alternative zum klassischen Projektmanagement bei der Einführung der E-Akte-Bund
4.1 Das Vorgehensmodell Scrum
4.2 Risikoreduktion bei der Einführung der E-Akte-Bund durch Scrum

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Phasen des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte Bund

Abbildung 2: Vereinfachter Scrum-Prozess

Abbildung 3: Eingelagerter Scrum-Prozess im Vorgehensmodell zur Einführung der E-Akte-Bund

Abkürzungsverzeichnis

BfJ Bundesamt für Justiz

BMF Bundesministerium der Finanzen

BMI Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

BMJV Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz

BpB Bundeszentrale für politische Bildung

BVA Bundesverwaltungsamt

E-Akte Elektronische Akte

EGovG Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung

EVerwFG Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften

StBA Statistisches Bundesamt

Hinweis zur Genderneutralität

Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird die Sprachform des generischen Maskulinums verwendet. Die Verwendung der männlichen Form wird geschlechtsunabhängig verstanden.

1 Einleitung

Für Bundesbehörden wurde die elektronische Aktenführung ab dem 01.01.2020 gem. §6EGovG i. V. m. Art. 31 Abs. 5 EVerwFG gesetzlich vorgeschrieben. Zum Zeitpunkt des Erlasses des EGovG am 25.07.2013 führten 70 % der Bundesbehörden noch keine elektronische Akte (BMI (1), 2020).

Die Umstellung von Papierakte auf E-Akte ist nicht nur ein technisches, sondern auch ein organisatorisches Projekt, sodass zur Gewährleistung einer zielführenden Organisation Projektmanagement essentiell ist. Während in der Software- und Produktentwicklung inzwischen agile Projektmanagementansätze etabliert sind, hat das BVA für das Projekt der Einführung der E-Akte-Bund ein Vorgehensmodell entwickelt und sich dabei am klassischen Projektmanagement orientiert (vgl. Bea et al., 2020: 420). Trotz der Existenz eines Vorgehensmodells wurde das Ziel der flächendeckenden Einführung der E-Akte-Bund zum 01.01.2020 verfehlt. Der Beginn der Pilotierungsphase wurde aufgrund von wiederholt auftretenden Hindernissen mehrfach verschoben, weshalb die E-Akte-Bund seit Erlass des EGovG bisher in nur fünf Bundesbehörden (BfJ, BMF, BMJV, BpB, StBa) pilotiert wurde (BMI (2), 2020; BVA, 2018: 26, 115). Die gesammelten Erfahrungen werden derzeit noch ausgewertet und aufbereitet (ebd.; ebd.).

Die beschriebene Ausgangssituation schafft einen Anlass zur Untersuchung des Vorgehensmodells auf Risiken, die einen erfolgreichen Projektverlauf gefährden, um basierend darauf zu diskutieren und abschließend zu bewerten, ob und wie agile Projektmanagementansätze eruierte Risiken reduzieren können. Dabei erfolgt eine Fokussierung auf das Prozessrahmenwerk „Scrum“, das dem Management von komplexer Projektarbeit dient. Demnach lautet die zentrale Forschungsfrage der Hausarbeit wie folgt:

„Wie kann Scrum als Vorgehensmodell des agilen Projektmanagements Risiken im Projekt der Einführung der E-Akte in Bundesbehörden reduzieren?“

Bei dieser Hausarbeit handelt es sich um eine literaturbasierte Untersuchung. Ausgehend vom Inhalt der Vorlesungen des Moduls wurde vom Literaturangebot der Online-Bibliothek der Uni Kassel „KARLA“ Gebrauch gemacht sowie im Internetangebot verschiedener Bundesämter und den Internet-Plattformen projektmagazin sowie scrum.org – The Home of Scrum recherchiert.

2 Vorgehensmodell zur Einführung der E-Akte-Bund

Das BVA hat am 28.08.2018 ein Vorgehensmodell zur Einführung der E-Akte in Bundesbehörden veröffentlicht, nachdem zunächst nur individuelle Einführungsprojekte initiiert wurden. Das Vorgehensmodell stellt einen organisatorischen Handlungsleitfaden dar und gliedert das Projekt in fünf Phasen:

Abbildung 1: Phasen des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte Bund

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung basierend auf BVA, 2018: 4.

Jede Projektphase beinhaltet Steckbriefe, die Verantwortlichkeiten und Rollenzuordnungen sowie Arbeitspakete mit definierten Zielen beschreiben. Die Arbeitspakete sollen in chronologischer Abfolge abgearbeitet werden (BMI, 2019). Nachfolgend werden die Projektphasen kurz beschrieben.

2.1 Die Phasen des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte-Bund

In der Anbahnungsphase sollen der Projektauftrag erstellt, Ziele und Strategien genau definiert sowie personelle und finanzielle Ressourcen freigegeben werden (BVA, 2018: 8f.). Die personellen Ressourcen werden genau festgelegt, sodass das Projektteam bereits in der Anbahnungsphase aufgestellt wird und eine klare Aufgabenverteilung erfolgt (ebd.: 11). Die Zusammenstellung des Projektteams basiert auf projektspezifischen Faktoren wie bspw. Anzahl und Umfang zu optimierender Geschäfts-, Kern- und Unterstützungsprozesse und der geplanten Projektdauer oder Projektorganisation (ebd.: 13). Daher werden auch die projektspezifischen Faktoren bereits in der Anbahnungsphase genau definiert.

In der Initialisierungsphase arbeitet sich das Projektteam thematisch ein (ebd.: 18). Darunter fällt das Aufsetzen des Wissensmanagements, das Veränderungsmanagement, Projektplanung und Projektcontrolling sowie das Risikomanagement (ebd.: 19ff.).

In der Voraussetzungsphase beginnen organisatorische und technische Vorbereitungen (ebd.: 46). Es folgt eine Bestandsaufnahme zur Erhebung notwendiger Informationen, um anschließend aus den gewonnenen Ergebnissen die einzelnen Themen zu konzipieren (ebd.). So wird unter anderem der Ist-Geschäftsgang erhoben (z. B. verwendete Dokumente und genutzte Hard- und Software) und systematisch analysiert, damit ein digitaler Soll-Geschäftsgang festgelegt werden kann (ebd.: 48ff.). Dabei soll darauf abgezielt werden, Schwachstellen und Mängel des Ist-Geschäftsgangs möglichst vollständig zu beseitigen (ebd.: 49).

Vor Beginn der Durchführungsphase wurden alle technischen, organisatorischen und rechtlichen Vorbereitungen getroffen, sodass diese Phase die Einführungs- und Umsetzungsphase darstellt und eine Testphase der behördenspezifischen Konfigurationen, die Pilotierung und den Rollout der E-Akte-Bund beinhaltet (ebd.: 104f.). Im Wesentlichen besteht sie aus den in der Reihenfolge der Anwendung variierenden Teilbereichen: „Betreiben“, „Testen“, „Einführen“, „Schulen“ und „Reflektieren“, wobei die konkreten Vorgehensweisen für die ersten vier genannten Bereiche bereits in der Voraussetzungsphase herausgearbeitet und bestimmt wurden (ebd.: 105). Im Teilbereich „Reflektieren“ sollen Konzepte und Zeitpläne basierend auf gemachten Erfahrungen kontinuierlich angepasst werden (ebd.). Dazu dient insbesondere das Feedback der einführenden Organisationseinheit, um aus den existierenden organisatorischen und technischen Schwierigkeiten geeignete Maßnahmen abzuleiten, die im Rollout umgesetzt werden (ebd.). Damit Inhalte der Schulungen zur E-Akte-Bund bei den Beschäftigten auch zum Zeitpunkt der praktischen Anwendung noch präsent sind, sollen sie unmittelbar vor der Pilotierung oder dem Rollout durchgeführt werden (ebd.: 31).

In der Abschlussphase ist die E-Akte-Bund in der gesamten Behörde im Einsatz. Gewonnene Erkenntnisse werden dokumentiert und das Projekt evaluiert, um eine Abschlussdokumentation für die Behördenleitung zu erstellen (ebd.: 108f.). Weiterhin relevante Aufgaben werden in die Linienorganisation übergeben und das Projekt gilt als abgeschlossen (ebd.: 108).

2.2 Einordnung des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte-Bund

Auffällig sind die detaillierte Planung und die strukturierte Unterteilung in einzelne, in sich geschlossene und aufeinanderfolgende Phasen. Es existiert ein klarer Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen. Das Vorgehen in Phasen und die Strukturierung in Arbeitspakete sind bewährte Elemente des klassischen Projektmanagements (vgl. Kuster et al., 2019: 12). Bei diesem wird häufig die Wasserfallmethode angewendet, bei der zu Beginn ein genauer Plan erstellt wird und das Projekt von einer abgeschlossenen Projektphase in die nächste übergeht (vgl. Wirdemann, 2019). Insbesondere die genau definierten, aufeinanderfolgenden Phasen und die in den Steckbriefen enthaltenen Arbeitspakete verdeutlichen die Anlehnung des Vorgehensmodells am klassischen Projektmanagementmodell (vgl. hierzu auch: Kuster et al., 2019: 12, 18). Im nächsten Kapitel werden mögliche Risiken herausgearbeitet, die aus der beschriebenen Vorgehensweise resultieren und das Projekt möglicherweise negativ beeinflussen.

3 Risiken des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte Bund

Planmäßig sollte die elektronische Aktenführung bereits seit dem 01.01.2020 flächendeckend in Bundesbehörden implementiert worden sein. Jedoch wurde die E-Akte-Bund erst Ende des Jahres 2019 in der fünften Bundesbehörde pilotiert und das Projekt noch immer nicht erfolgreich abgeschlossen. Dies verdeutlicht, dass die Einführung nicht problemlos verläuft.

Als mögliche Hauptprobleme des Projektes werden im Vorgehensmodell technische und organisatorische Schwierigkeiten aufgeführt (BVA, 2018: 106). Risiken, die das Projekt behindern können, sollen planmäßig schon in der Initialisierungsphase identifiziert werden, wobei als mögliche Risikokategorien Politik/Strategie, Fachlichkeit, Projektmanagement, Personal sowie Haushalt definiert werden (ebd.: 36ff.). Grundsätzlich wird allerdings, insbesondere hinsichtlich der Hauptprobleme, folgender Ansatz verfolgt: „In der Regel werden Lücken in der Vorbereitung spätestens in der Einführungsphase sichtbar. Kein Projektteam kann im Vorhinein alle Eventualitäten bedenken.“ (ebd.: 106). Das Vorhandensein von Lücken und Risiken wird demnach zunächst bewusst hingenommen und ihre Ursachen nicht explizit thematisiert.

Im Folgenden wird eruiert, ob das Vorgehensmodell Risiken birgt, die bereits im Vorhinein bedacht werden können, um darauf basierend im nächsten Kapitel herauszuarbeiten, ob und wie agiles Projektmanagement ebendiese Risiken reduzieren kann. Berücksichtigt wird dabei, dass Projekte nicht geradlinig verlaufen, bereits aufgrund ihrer Komplexität und der häufig weiten Ausrichtung in die Zukunft mit Risiken behaftet sind und insbesondere durch stetige Veränderungen beeinträchtigt werden (vgl. Bea et al., 2020: 60). Risiken des klassischen Projektmanagements sind oftmals weiche Faktoren (bspw. mangelnde Kommunikation und zwischenmenschliche Probleme) sowie die eher starren und lediglich plangetriebenen Methoden (vgl. Trepper, 2012: 106).

3.1 Mangelnde Berücksichtigung weicher Faktoren als Risiko bei der Einführung der E-Akte-Bund

Mithilfe des Veränderungsmanagements sollen weiche Faktoren in der Initialisierungsphase berücksichtigt werden. Veränderungsmanagement soll Akzeptanz für die Veränderung schaffen und sie systematisch planen und steuern (BVA, 2018: 28). Dies ist essentiell, da die Umstellung von der Papierakte zur E-Akte Arbeitsweisen erheblich verändert und Beschäftigte somit direkt betrifft. Die anstehende Umstellung kann daher nur gelingen, wenn Beschäftigte der Veränderung offen gegenübertreten und sie unterstützen (vgl. Lauer, 2019: 3). Beschäftigte sind folglich entscheidend für Erfolg oder Misserfolg des Projektes und müssen deshalb für das Vorhaben sensibilisiert, überzeugt und in das Projekt eingebunden werden.

Nach dem Vorgehensmodell sollen Beschäftigte unter dem Grundsatz : „Aus Betroffenen müssen Beteiligte werden“ (BMI, 2019) für die Nutzung der E-Akte-Bund motiviert und der Projektverlauf transparenter gemacht werden (BVA, 2018: 29). Dies soll ein aus dem Projektteam ausgewählter Veränderungsmanager, der außerdem eine Ansprechperson für Bedenken seitens der Beschäftigten darstellt, gewährleisten (ebd.).

Trotzdem bleibt zu befürchten, dass an den Beschäftigten vorbei entwickelt und der Grundsatz nicht adäquat umgesetzt wird (Steinbrecher, 2020: 101). Dafür spricht bspw., dass Schulungen für Beschäftigte erst unmittelbar vor der Pilotierung oder dem Rollout durchgeführt werden (BVA, 2018: 31). Direkte Berührungspunkte seitens der Beschäftigten entstehen erst in einer späten Projektphase, in der Veränderungsbedarf schwieriger zu berücksichtigen und die Einwirkungsmöglichkeiten aufgrund der fortgeschrittenen Umsetzung bereits geringer sind. So wurde nach der Voraussetzungsphase der Ist-Geschäftsgang bereits erhoben und auch der digitale Soll-Geschäftsgang vom Projektteam konzipiert. Damit geht möglicherweise auch ein Akzeptanzverlust für das Projekt einher, da Beschäftigte in gewissem Maße vor vollendete Tatsachen gestellt werden (Steinbrecher, 2020: 101). Außerdem kann wertvolle Expertise verloren gehen, da vor allem die Beschäftigten selbst über das Wissen und die Erfahrung verfügen, welche Voraussetzungen die E-Akte erfüllen sollte, um als Arbeitserleichterung dienen zu können. Folglich liegt ein Risiko in der späten Einbindung der Beschäftigten.

3.2 Fehlende Flexibilität als Risiko bei der Einführung der E-Akte-Bund

Das Vorgehensmodell beinhaltet Arbeitspakete, die in Form des Wasserfallmodells umgesetzt werden. Dies birgt große, versteckte Risiken, da die exakte Einhaltung der Planung höhere Priorität als die Umsetzung im Sinne der Beschäftigten hat (vgl. Wirdemann, 2019). Die Anwendung des Wasserfallmodells geht einher mit der Annahme, dass die Anforderungen an ein Projekt bereits zu Beginn vollständig beschrieben werden können (vgl. auch Preußig, 2020: 10). Ein typisches Problem ist hierbei die mangelnde Offenheit für Anpassungen sowie spätes Feedback der Beschäftigten, was zur Folge haben könnte, dass nicht benötigte Ergebnisse erzielt werden (vgl. auch: Wirdemann, 2019).

Theoretisch können Beschäftigte zwar ihre Erwartungen, Anregungen und Bedenken an den Veränderungsmanager herantragen, allerdings sind ihre Möglichkeiten, sich in das Projekt einzubringen eher begrenzt. Dies liegt daran, dass erste direkte Berührungspunkte mit der E-Akte entstehen, wenn die Voraussetzungsphase bereits abgeschlossen ist. Laut Vorgehensmodell sollen zwar in der Durchführungsphase im Teilbereich „Reflektieren“ Konzepte und Zeitpläne kontinuierlich angepasst werden, jedoch ist fraglich, ob eine Anpassung zu einem derart späten Zeitpunkt im Projekt noch ohne weiteres möglich ist, wenn bereits eine vollumfängliche Form der E-Akte zum Test und zur Pilotierung vorgelegt wurde. Außerdem konkretisieren oder verändern sich Projektziele im Projektverlauf (bspw. durch politische Vorgaben), wodurch eine detaillierte, für den gesamten Projektverlauf festgelegte Planung mit Risiken behaftet ist (vgl. Bea et al., 2020: 63).

Gerade vor dem Hintergrund, dass Projekte nicht geradlinig verlaufen, liegt das Defizit in der starren Planung in der daraus resultierenden fehlenden Flexibilität des Vorgehensmodells. Die klassische, sequenzielle Vorgehensweise hat zwar auch Vorteile, indem sie eine klare Struktur schafft und einen chaotischen Projektverlauf verhindert, jedoch zeigen sich konkrete Risiken im Projekt erst spät, da vorher keine messbaren Ergebnisse vorliegen (Preußig, 2020: 23).

Aufgrund der herausgearbeiteten Risiken, die das am klassischen Projektmanagement angelehnte Vorgehensmodell birgt, sollte alternativ die Möglichkeit der agilen Vorgehensweise in Betracht gezogen werden. Auch wenn klassische Vorgehensweisen weit verbreitet sind, kommen agile Ansätze vor allem in der Softwareentwicklung und der Produktentwicklung zum Einsatz (vgl. Kuster et al., 2019: 18).

[...]

Ende der Leseprobe aus 21 Seiten

Details

Titel
Die Einführung der E-Akte in die Bundesverwaltung. Agile Projektmanagementansätze als Alternative zum klassischen Projektmanagement
Hochschule
Universität Kassel
Note
1,0
Jahr
2020
Seiten
21
Katalognummer
V1187532
ISBN (Buch)
9783346622518
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Projektmanagement, agiles Projektmanagement, klassisches Projektmanagement, Vergleich, agil, klassisch, Scrum, öffentliche Verwaltung, Bundesverwaltung, E-Akte, elektronische Akte
Arbeit zitieren
Anonym, 2020, Die Einführung der E-Akte in die Bundesverwaltung. Agile Projektmanagementansätze als Alternative zum klassischen Projektmanagement, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1187532

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