Wie kann Scrum als Vorgehensmodell des agilen Projektmanagements Risiken im Projekt der Einführung der E-Akte in Bundesbehörden reduzieren?
Die Umstellung von Papierakte auf E-Akte ist nicht nur ein technisches, sondern auch ein organisatorisches Projekt, sodass zur Gewährleistung einer zielführenden Organisation Projektmanagement essentiell ist. Während in der Software- und Produktentwicklung inzwischen agile Projektmanagementansätze etabliert sind, hat das BVA für das Projekt der Einführung der E-Akte-Bund ein Vorgehensmodell entwickelt und sich dabei am klassischen Projektmanagement orientiert. Trotz der Existenz eines Vorgehensmodells wurde das Ziel der flächendeckenden Einführung der E-Akte-Bund zum 01.01.2020 verfehlt. Der Beginn der Pilotierungsphase wurde aufgrund von wiederholt auftretenden Hindernissen mehrfach verschoben, weshalb die E-Akte-Bund seit Erlass des EGovG bisher in nur fünf Bundesbehörden (BfJ, BMF, BMJV, BpB, StBa) pilotiert wurde (BMI (2), 2020; BVA, 2018: 26, 115). Die gesammelten Erfahrungen werden derzeit noch ausgewertet und aufbereitet.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Vorgehensmodell zur Einführung der E-Akte-Bund
2.1 Die Phasen des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte-Bund
2.2 Einordnung des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte-Bund
3 Risiken des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte Bund
3.1 Mangelnde Berücksichtigung weicher Faktoren als Risiko bei der Einführung der E-Akte-Bund
3.2 Fehlende Flexibilität als Risiko bei der Einführung der E-Akte-Bund
4 Agiles Projektmanagement als Alternative zum klassischen Projektmanagement bei der Einführung der E-Akte-Bund
4.1 Das Vorgehensmodell Scrum
4.2 Risikoreduktion bei der Einführung der E-Akte-Bund durch Scrum
5 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Risiken des klassischen Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte in Bundesbehörden und evaluiert, inwieweit agile Methoden, insbesondere Scrum, zu einer Risikoreduktion beitragen können, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.
- Analyse des bestehenden Vorgehensmodells der E-Akte-Bund
- Identifikation von Risiken wie mangelnder Flexibilität und fehlender Berücksichtigung weicher Faktoren
- Erarbeitung der Funktionsweise und Potenziale des agilen Rahmenwerks Scrum
- Diskussion über die hybride Anwendung von Scrum in einem klassischen Projektumfeld
- Bewertung der Risikoreduktion durch iterative Vorgehensweisen
Auszug aus dem Buch
4.2 Risikoreduktion bei der Einführung der E-Akte-Bund durch Scrum
Um das iterative Vorgehen von Scrum anzuwenden, ist das Projekt der Einführung der E-Akte-Bund in Teilprojekte zu unterteilen. Eine Fokussierung erfolgt auf die Voraussetzungs- und Durchführungsphase, da vor allem dort Risiken auftreten. Prozesse und Funktionen können sukzessive in die E-Akte-Bund eingepflegt werden, indem in einem Sprint eine Organisationseinheit (z. B. ein Referat) und im nächsten Sprint eine andere Organisationseinheit einbezogen wird (Büchter, 2020: 271). So tritt durch permanente Wiederholung eine iterative Entwicklung ein und aktuelle Prioritäten sowie Bedürfnisse der Beschäftigten in den Organisationseinheiten werden berücksichtigt (Kuster et al., 2019: 197). Am Ende jedes Sprints steht dann ein erarbeitetes Inkrement für die jeweilige Organisationseinheit und somit auch ein Teil der E-Akte-Bund (Zwischenergebnis).
Essentiell für die Arbeit in den Sprints ist, dass Mitglieder des eingespielten Projektkernteams zur Schaffung von Stabilität nicht ausgetauscht, aber durch ausgewählte Beschäftigte aus der jeweils wechselnden Organisationseinheit unterstützt werden (Büchter, 2020: 277). Grund hierfür ist, dass vor allem Beschäftigte selbst am besten wissen, worauf es beim Aufbau der E-Akte in der eigenen Organisationseinheit fachlich ankommt. Scrum-Teams sind zwar grundsätzlich geschlossen, jedoch ist die Definition des Scrum-Teams für die Anwendung von Scrum bei der Einführung der E-Akte-Bund an dieser Stelle zwingend anzupassen (ebd.).
Integration von Beschäftigten aus wechselnden Organisationseinheiten hat den Vorteil, dass Fachabteilungen voneinander lernen, weil Erfahrungen aus dem Sprint in den nächsten Sprint mitgenommen und auf das Einpflegen der dortigen Funktionen und Prozesse übertragen werden (Büchter, 2020: 277). Zudem werden insbesondere Transparenz, Kommunikation, Zusammenarbeit und Akzeptanz der Beschäftigten gestärkt und Expertenwissen bzw. frühzeitiges Feedback aus den Fachbereichen gewonnen (ebd.: 280).
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung führt in die gesetzlichen Grundlagen zur E-Akte-Einführung ein und definiert die zentrale Forschungsfrage hinsichtlich der Risikoreduktion durch Scrum.
2 Vorgehensmodell zur Einführung der E-Akte-Bund: Hier wird der organisatorische Handlungsleitfaden des Bundesverwaltungsamtes vorgestellt, der das Projekt in fünf Phasen gliedert.
3 Risiken des Vorgehensmodells zur Einführung der E-Akte Bund: Dieses Kapitel analysiert Defizite des klassischen Ansatzes, insbesondere die Vernachlässigung menschlicher Faktoren und eine mangelnde Flexibilität.
4 Agiles Projektmanagement als Alternative zum klassischen Projektmanagement bei der Einführung der E-Akte-Bund: Es erfolgt die Untersuchung von Scrum als agile Methode zur Risikominderung sowie die Diskussion der praktischen Umsetzbarkeit in Bundesbehörden.
5 Fazit: Die Arbeit schließt mit der Erkenntnis, dass ein hybrider Ansatz, der klassische Strukturen mit agilen Elementen verbindet, die optimale Lösung für die E-Akte-Einführung darstellt.
Schlüsselwörter
E-Akte-Bund, Projektmanagement, Agiles Projektmanagement, Scrum, Risikoreduktion, Bundesverwaltung, Veränderungsmanagement, Wasserfallmodell, Iterative Entwicklung, Organisationseinheit, Digitale Transformation, Beteiligung, Prozessoptimierung, Hybrides Projektmanagement, Softwareentwicklung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) in der deutschen Bundesverwaltung und den Herausforderungen des dabei angewendeten klassischen Projektmanagements.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themenfelder umfassen klassisches versus agiles Projektmanagement, Veränderungsmanagement, Risikomanagement in IT-Projekten sowie die spezifischen Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es zu untersuchen, ob und wie die Einführung von Scrum als agiles Vorgehensmodell Risiken reduzieren kann, die bei der aktuellen Umsetzung der E-Akte-Bund auftreten.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine literaturbasierte Untersuchung, die auf wissenschaftlichen Fachbüchern, Gesetzestexten, Internetrecherchen bei Bundesämtern und Fachplattformen basiert.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil analysiert das bestehende Vorgehensmodell, identifiziert spezifische Risiken wie mangelnde Flexibilität und Einbindung, und diskutiert Scrum als potenzielle Alternative zur Risikominimierung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird maßgeblich durch Begriffe wie E-Akte-Bund, Scrum, Risikoreduktion, Agilität, klassisches Projektmanagement und Beteiligungsmanagement charakterisiert.
Warum ist die späte Einbindung der Beschäftigten laut Autor kritisch?
Laut Autor führt die späte Einbindung zu einem Akzeptanzverlust und verhindert, dass wertvolle Expertise der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen bereits in der Konzeptionsphase genutzt werden kann.
Warum empfiehlt die Arbeit ein hybrides Vorgehensmodell?
Die Arbeit empfiehlt einen hybriden Ansatz, da die starre Struktur des klassischen Modells einerseits Stabilität bietet, während agile Elemente andererseits notwendig sind, um Flexibilität zu erhöhen und weiche Faktoren besser zu berücksichtigen.
Inwiefern ist das Scrum-Framework laut Arbeit in Behörden anpassbar?
Obwohl das Scrum-Framework theoretisch unveränderlich ist, schlägt der Autor vor, es an die spezifischen Anforderungen und Hierarchien der Behörden anzupassen, etwa durch die Einbindung wechselnder Fachkräfte in die Sprints.
- Citar trabajo
- Anonym (Autor), 2020, Die Einführung der E-Akte in die Bundesverwaltung. Agile Projektmanagementansätze als Alternative zum klassischen Projektmanagement, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1187532
