Textverarbeitung mit Word 2007

Inhaltsverzeichnis

Textverarbeitung mit Word 2007
Inhaltsverzeichnis
Vorwort

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung
Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkungen
2. Was ist ein Textprogramm – Wie wird damit gearbeitet?
3. Arbeiten mit Tastatur und Maus
4. Schriftarten (Schriftfamilien)
5. Das Textprogramm Microsoft Word 2007
5.1 Starten und Beenden von Word
5.2 Die Benutzeroberfläche
5.2.1 Die Office-Schaltfläche
5.2.2 Die Schnellzugriffsleiste (Symbolleiste für den Schnellzugriff)
5.2.3 Die Multifunktionsleiste (Ribbon = Band)
5.2.4 Die Minisymbolleiste
5.2.5 Die Statusleiste
6. Texte schreiben und bearbeiten
Anhang 1: Tastaturkombinationen
Anhang 2: Begriffserklärungen
Anhang 3: Übungstext

Teil 2: Registerkarte Start - Basisfunktionen
Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkung
2. Text eingeben und formatieren
2.1 Zeichenformatierung
2.2 Absatzformatierung
2.3 Aufzählungen/Nummerierungen
2.4 Einsatz von Tabulatoren
3. Arbeiten mit der Zwischenablage
4. Suchen und Ersetzen
5. Rahmen und Linien
Anhang 1: Tastaturbefehle
Anhang 2: Begriffserklärungen
Anhang 3: Lösungen

Teil 3: Registerkarte Start – Mit Formatvorlagen arbeiten
Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkungen
2. Das Prinzip der Formatvorlagen
3. Formatvorlagen in Word 2007
3.1 Formatvorlagen-Kataloge
3.2 Formatvorlagensätze
4. Formatvorlagen anwenden
4.1 Formatvorlagen aufrufen und zuweisen
4.2 Formatvorlagensätze verwenden
4.3 Der Schnellformatvorlagen-Katalog
4.4 Der Formatvorlagen-Katalog
4.5 Formatvorlagen ändern und löschen
5. Eigene Formatvorlagen
5.1 Neue Vorlagen aus vorhandenen erstellen
5.2 Neue Formatvorlage mit dem Formatvorlagen-Katalog
5.3 Neue Formatvorlagen von Auswahl
6. Dokumentvorlagen
Lösungen
Nachbemerkung

Teil 4: Die Tabellenfunktion
Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkungen
2. Tabellen einfügen und bearbeiten
2.1 Einfügen einer Tabelle
2.2 Mit Tabellen arbeiten
2.2.1 In Tabellen navigieren, Zellen markieren
2.2.2 Tabelle mit Inhalten füllen
2.3 Festlegen der Tabelleneigenschaften (Formatieren)
2.3.1 Zellengröße verändern mit Hilfe der Maus
2.3.2 Formatieren über das Kontextmenü – Tabelleneigenschaften
3. Die Word-Tabellentools
3.1 Tabellentools, Registerkarte Entwurf
3.1.1 Gruppe Optionen für Tabellenformat
3.1.2 Gruppe Tabellenformatvorlagen
3.1.3 Gruppe Rahmenlinien zeichnen
3.2 Tabellentools, Registerkarte Layout
4. Mit dem Inhalt einer Tabelle arbeiten
5. Kurzübersicht über die wichtigsten Tabellenfunktionen
Nachbemerkung
Lösungen

Teil 5: Grafiken und Bilder in Word
Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkungen
2. Grafiken einfügen und bearbeiten
2.1 Grafik einfügen (aus Datei)
2.2 ClipArts einfügen
2.3 Einfügen vom Scanner oder einer Kamera
2.4 Formen, SmartArt und Diagramme einfügen
2.4.1 Formen
2.4.2 SmartArt-Grafiken
2.4.3 Diagramme
2.5 Textfelder und WordArt
2.5.1 Textfelder
2.5.2 WordArt
3. Tools zur Bearbeitung grafischer Objekte
3.1 Bildtools
3.2 Zeichentools
3.3 SmartArt-Tools
3.4 Diagrammtools
3.5 Textfeldtools
3.6 WordArt-Tools
Nachbemerkung
Übungstext
Lösungen zu den Aufgaben und zur Übung

Teil 6: Dokumente einrichten - Seitenlayout
Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkungen
2. Dokumenteigenschaften
3. Dokumentvorlagen
3.1 Dokumentvorlagen anwenden
3.2 Neue Dokumentvorlagen erzeugen
3.2.1 Neue Dokumentvorlage aus einer vorhandenen
3.2.2 Neue Dokumentvorlage aus einem Dokument
4. Das Seitenlayout
4.1 Die Gruppe Designs
4.2 Die Gruppe Seite einrichten
4.2.1 Seitenränder festlegen
4.2.2 Seitenformat festlegen
4.2.3 Seitenlayout festlegen
4.2.4 Spalten festlegen
4.2.5 Umbrüche einfügen
4.3 Die Gruppe Seitenhintergrund
4.4 Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen
5. Einige ausgewählte Layout-Regeln
Lösungen zu den Fragen und Übungen

Teil 7: Verzeichnisse und Seriendokumente
Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkungen
2. Die Registerkarte Verwei]se
2.1 Ein Inhaltsverzeichnis anlegen
2.2 Fuß- und Endnoten einfügen
2.3 Literaturverzeichnis und Zitate
2.3.1 Das Literaturverzeichnis
2.3.2 Zitate einfügen
2.4 Beschriftungen, Verweise und Indexeinträge
2.4.1 Beschriftungen einfügen
2.4.2 Abbildungsverzeichnisse erzeugen und ändern
2.4.3 Querverweise einfügen und bearbeiten
2.4.4 Indexeinträge einfügen und bearbeiten
3. Registerkarte Sendungen - Seriendruckfunktion
3.1 Adressdateien anlegen und nutzen
3.2 Seriendruck starten
3.2.1 Serienbriefe versenden
3.2.2 Briefumschläge, Etiketten und Verzeichnisse drucken
4. Registerkarten Überprüfen/Ansicht/Add-Ins
Lösungen
Nachwort

Literaturverzeichnis und Index
Index

Vorwort

Die Office-Suite 2007 ist die neueste Version des Microsoft Office-Paketes. Sie enthält neben anderen Programmen, wie Excel und Powerpoint das Textprogramm Word 2007. Heutige Textprogramme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die weit über die reine Textverarbei- tung hinausgehen und Word 2007 wurde gegenüber Word 2003 noch weiter aufgerüstet.

Microsoft ist mit seiner Office-Suite 2007 neue Wege gegangen. Die bisher bekannte Menü- leiste ist einer sogenannten Multifunktionsleiste gewichen. Alle anderen Office-Pakete auf dem Markt arbeiten nach wie vor mit Menüleisten. Diese Tatsache erschwert den Umstieg auf die neue Version.

Vor allem für perfekte Office-Nutzer ist die Umstellung nicht ganz einfach. Wer lange mit den Word-Versionen bis Word 2003 gearbeitet hat und versiert damit umgehen kann, wird schwer zum Umsteigen zu bewegen sein, da nutzen auch die Neuerungen und angepriesenen Erleichterungen wenig. Dies ist wahrscheinlich der Grund, warum – vor allem Betriebe und Institutionen – nicht umsteigen und sich die neue Version dort nur schleppend durchsetzt.

Die nachfolgenden Ausführungen richten sich vorrangig an Einsteiger in die Arbeit mit einem Textprogramm und dann speziell an Word 2007-Anwender. Deshalb wird bei den Grundlagen angefangen. Bekanntermaßen ist es leichter, etwas neu zu lernen, als umzulernen. Aber auch gestandene Word-Anwender können dazulernen, wenn sie offen für Neues sind. Die bekann- ten Funktionen der Word-Vorgänger-Versionen sind auch im neuen Word alle vorhanden. Darauf wird an entsprechender Stelle hingewiesen. Wer unvoreingenommen an das neue Word herangeht, egal ob Neuling oder erfahrener Word-Anwender, wird für sich eine Reihe von Vorteilen entdecken.

Die Darlegungen zur Nutzung von Word beginnen bei den Grundlagen und enden bei der Beschreibung der Seriendruckfunktion, also vom Einstieg bis zur professionellen Nutzung.

Die Anleitung zum Einsatz von Word 2007 ist in sieben Teile (Kapitel) untergliedert. Jeder Teil ist in sich abgeschlossen, baut jedoch auf die vorhergehenden auf. Der Leser kann also, seinem Vorwissen entsprechend, die für ihn relevanten Kapitel auswählen.

Jedem Kapitel ist das zugehörige Inhaltsverzeichnis vorangestellt. Die Unterkapitel und Ab- bildungen sind nur innerhalb eines Teils durchnummeriert und nicht über die gesamte Publi- kation.

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung

1. Vorbemerkungen

Für Arbeitsgänge, die früher mit der Schreibmaschine erledigt wurden, benutzen wir heute Computer. Die meist genutzten Computer-Programme sind Textverarbeitungs- und Büropro- gramme. Das aktuellste Textverarbeitungsprogramm auf dem Markt ist Word 2007 als Be- standteil von Microsoft Office 2007. Dieses Büropaket wird in sieben verschiedenen Office- Paketen ausgeliefert, die auf die unterschiedlichen Anwendergruppen zugeschnitten sind. In allen Suiten ist Word 2007 enthalten. Wer das neue Office 2007 nur für Text und Tabellen- kalkulation nutzen will, ist mit der Grundversion (Office Basic) gut bedient. Diese enthält Word (Textprogramm), Excel (Tabellenkalkulation) und Outlook (Email-Programm). Vor dem Kauf einer der Office-Pakete sollte sich jeder Office-Anwender darüber informieren, welche Variante die benötigten Programme enthält In diesen Ausführungen wird vorausgesetzt, dass der Anwender sich mit Windows ab Version 95 auskennt. Office 2007 sollte aber erst ab Windows XP installiert werden. Nach der Instal- lation und der Aktivierung des Office-Paketes ist Word unter Start / Alle Programme/Office 2007 / Word 2007 zu finden. Die nachstehenden Erläuterungen zeigen die Arbeit mit Word 2007 unter Windows-Vista. Die Unterschiede zu Word 2007 unter Windows XP sind ver- nachlässigbar. Sie betreffen auch nur das Outfit auf dem Desktop und im Startmenü. Wenn es Unterschiede gibt, wird darauf hingewiesen.

2. Was ist ein Textprogramm – Wie wird damit gearbeitet?

Im Zeitalter der elektronischen Kommunikation haben Computer die Aufgaben übernommen, die früher mit Schreib- und Rechenmaschinen erledigt wurden. Ein Textverarbeitungspro- gramm ist ein Computerprogramm zum Verfassen von Textdokumenten, wie Arbeitsunterla- gen, Briefe, Broschüren, Flyer und anderes. Textverarbeitungsprogramme gehören zu den Standardprogrammen, mit denen in Büros und Privathaushalten jede Art von Schriftverkehr erledigt wird. Um mit Textprogrammen arbeiten zu können, wird ein Computer, eine Compu- tertastatur und eine Computermaus benötigt. Wird ein Laptop (Notebook) benutzt, sind beide Eingabegeräte nicht explizit erforderlich, da diese Computer über eine Tastatur und als Mau- sersatz über ein Touchpad verfügen. Dennoch besteht die Möglichkeit, beides anzuschließen.

Mit einem Textverarbeitungsprogramm werden Texte geschrieben, korrigiert, bearbeitet, auf einen Datenträger gespeichert und gedruckt. Die gespeicherten Texte können elektronisch archiviert und geordnet werden. Sie sind jederzeit abrufbar und können nach Bedarf auch spä- ter ausgedruckt werden. Die einfachen Korrekturverfahren ermöglichen ein zügiges Arbeiten. Auch der fertige Text kann noch korrigiert werden wenn sich nachträglich Fehler finden. Im Textprogramm wird flüssig und ohne Unterbrechungen bis zum jeweiligen Absatzende ge- schrieben, für die Zeilen- und Seitenumbrüche sorgt das Programm automatisch. Es ist also unnötig, am Zeilenende ein Return (Zeilenumbruch) einzugeben, das ergäbe ein unsauberes Schriftbild. Auf dem Computer entspricht ein Return immer einem Absatzumbruch, es wird eine Absatzmarke gesetzt, aber nicht angezeigt.

Textprogramme ermöglichen es, auf einfache Weise anspruchsvolle Dokumente zu gestalten, indem Grafiken, Bilder, Tabellen in den laufenden Text eingefügt werden. Die Schriftgestal- tung bietet einen breiten Spielraum für kreatives Arbeiten. Den Texten können unterschiedli- che Schriftgrößen und verschiedene Farben zugewiesen werden. Alle modernen Textpro- gramme sind mit einer automatischen Rechtschreibprüfung versehen. Rechtschreibfehler kön- nen während des Schreibens angezeigt werden oder aber erst nach Fertigstellung von Ab- schnitten bzw. des gesamten Textes. Das unterstützt die Fehlersuche und -korrektur. Ist die Silbentrennungsfunktion eigestellt, trennt das Programm nach festen Regeln automatisch die Wörter die nicht mehr auf eine Zeile passen. Die meisten Textprogramme verfügen auch über eine Thesaurus-Funktion. Hiermit werden Synonyme für Begriffe gesucht, die sich im Text vielleicht mehrfach wiederholen oder nicht dem gewünschten Stil entsprechen. Die Tabellen- funktion erleichtert das Erstellen optisch und inhaltlich ansprechender Tabellen. Innerhalb der Tabellen kann nach verschiedenen Kriterien sortiert und über Spalten summiert werden. Das Einfügen von mathematisch korrekten Formelzeichen ist ebenso möglich wie das Einfügen von auf der Tastatur nicht vorhandenen Sonderzeichen und Symbolen. Die Aufzählungsfunk- tion ermöglicht es, Aufzählungshierarchien zu automatisieren. Für Texte die fremdsprachige Schriftzeichen benötigen, so z. B. kyrillisch, gibt es die entsprechenden Zeichensätze zusätz- lich zu erwerben.

In den Grundfunktionen ähnelt die Arbeit mit Textprogrammen der Arbeit mit der Schreibma- schine, die Computertastatur hat in ihrem Hauptteil einen mit der Schreibmaschinentastatur vergleichbaren Aufbau. Die Tastatur wird als Eingabegerät bezeichnet, ein weiteres Eingabe- gerät ist die Computermaus.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Die Eingabegeräte Tastatur und Maus

3. Arbeiten mit Tastatur und Maus

Die Kommunikation mit dem Computer erfolgt über die Eingabegeräte Tastatur und Maus. Die Tastatur wird, wie von der Schreibmaschine gewohnt, benutzt. Die Maus ist ein Eingabe- gerät zur Steuerung der Texteingabe und -bearbeitung. Auch die Tastatur hat Steuerungsfunk- tionen, zum Beispiel über die Richtungstasten (Pfeil- bzw. Cursortasten), so dass es jedem Nutzer überlassen bleibt, welches Eingabegerät er vorwiegend benutzt. Beide Eingabegeräte gibt es kabelgebunden und als Funkvariante - also kabellos.

Die Computertastatur

Mit Hilfe der Tastatur wird Text eingegeben. Die meisten Tasten sind von der Schreibma- schine her bekannt und haben die gleiche Anordnung, soweit es sich um eine deutsche Tasta- tur handelt. Ausländische Tastaturen, zum Beispiel die mit englischem oder amerikanischem Layout, haben eine andere Anordnung der Sonderzeichen sowie der Buchstaben z und y, de- ren Positionen vertauscht sind, außerdem kennen sie keine Umlaute und kein ß.

Neben den von der Schreibmaschine her bekannten Tasten gibt es eine Reihe wichtiger Com- puter-Tasten, wie Löschen, Entfernen, Strg, Alt und die Windows-Taste. Moderne Tastaturen verfügen zusätzlich über eine €- und @-Taste (E-Mail). So können diese Zeichen direkt ein- getippt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Tastaturfunktionen

Funktionen der Computertastatur

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Computertastaturen haben vier Funktionsteile (siehe Abbildung 2), den Haupttastaturblock, den Navigationsblock in der Mitte, den Ziffernblock rechts und die Funktionstasten (F1 bis F12) in der obersten Reihe.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Haupttastaturblock

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Navigations- und Ziffernblock

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Funktionstasten

Die Maus

Die Maus ist ein Eingabe- und Navigationsgerät. Wird sie auf der Unterlage (Mauspad oder Schreibtischplatte) verschoben, übertragen sich ihre Bewegungen auf die Position des Maus- zeigers auf dem Monitor (Computerbildschirm). Auf dem Desktop und in allen Menüs der Programme hat der Mauszeiger die Form eines nach links oben gerichteten [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] Pfeils. Innerhalb der Schreib- fläche des Textprogrammes verwandelt er sich in einen senkrech- ten Strich mit kleinen waagerechten Balken oben und unten I. Mit einem Klick auf die linke Maustaste wird die Schreibposition fest- gelegt, es erscheint ein blinkender senkrechter Strich ohne Schnör- kel, die Einfügemarke (Cursor), die die Schreibposition markiert. An dieser Position kann nun Text eingegeben oder korrigiert wer- den. Wird die Einfügemarke mit einem Klick in bereits vorhandenen Text gesetzt, kann hier Text zwischengeschoben oder auch heraus gelöscht werden. Je nach dem, wie viel Text ein- gegeben oder gelöscht wird, verschiebt sich der nachfolgende Text entsprechend automatisch, so dass das Schriftbild erhalten bleibt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Eine Computermaus hat in der Regel zwei, drei oder fünf Tasten und/oder ein Scrollrad. Mit Hilfe des Scrollrades wird der Text nach oben oder unten über den Monitor gerollt (gescrollt). Mit der Maus kann jede Position innerhalb des Textes angesteuert werden, das geht meistens schneller, als sich mit Hilfe der Pfeiltasten durch den Text zu navigieren.

Standard-Maustasten sind die linke und die rechte. Zusätzlich vorhanden Tasten können per Programm, das mit der Maus geliefert wird, Funktionen zugeordnet werden. Dazu gehören zum Beispiel Datei öffnen oder schließen, die Suchen -Funktion und Ähnliches. Mit der linken Maustaste wird, wie bereits beschrieben, im Textprogramm gearbeitet. Die rechte Maustaste wird benötigt, um beispielsweise für einen ausgewählten Text oder eine Grafik das Kontext- Menü zu öffnen (siehe Abschnitt Kontextmenü).

4. Schriftarten (Schriftfamilien)

Ein Neuling auf dem Gebiet der Computer-Textverarbeitung sieht sich einigen neuen Begrif- fen und Bezeichnungen gegenüber, die er von der Schreibmaschine her nicht kennt. Wer mit einem Textprogramm arbeitet, sollte sich auch mit den zur Verfügung stehenden Schriftarten und deren Charakteristik auskennen. Anders als bei der Schreibmaschine, stellt ein Textpro- gramm eine große Anzahl verschiedener Schriftarten zur Verfügung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6: Auszug aus den in Windows installierten Schriftarten

Der Begriff Schriftart, Schriftfamilie (oder Font) stammt aus der Typografie, er bezeichnet eine Gruppe zusammengehören- der Schriftformen. Die bekanntesten sind Arial, Times, Book- man, Futura, Symbole. Fonts werden von Schriftdesignern ent- worfen und dürfen nur gegen ein Entgelt genutzt werden. Die in Windows und Office enthaltenen Schriften stehen frei zur Ver- fügung, sie wurden mit dem Kauf der Software erworben. Die in Windows verwendeten Fonts sind TTF-Fonts (True Type Fonts). True Type Fonts (true = echt, type = Schrift), setzen den geschriebenen Text, so wie er auf dem Monitor erscheint, für den Drucker um, unabhängig vom Druckermodell und egal ob Tintenstrahl- oder Laserdrucker.

Die Schriftarten werden in zwei große Gruppen eingeteilt, in Serifen- und Serifenlose Schriftarten.

Serifenschriften (Serif) sind Schriftarten deren Zeichen (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) an den Enden mit einem kleinen Häkchen versehen sind, den Serifen. Eine Serifenschrift ist zum Beispiel die Schrift in dem vorliegenden Text. (Times New Roman). Serifenschriften eignen sich besser für längere Texte, Serifen erleichtern das Lesen.

Serifenlose Schriften (Sans Serif) , dazu gehört zum Beispiel die Arial, haben keine Schnör- kel und sind für kürzere Texte bzw. technische Beschreibungen besser geeignet.

Die bereits erwähnten Windows-Standardschriftarten Times New Roman und Arial sind so- genannte Proportionalschriften. Neben diesen gibt es die von der Schreibmaschine her be- kannten nichtproportionalen Schriften.

Nichtproportionale Schriftarten

Sie werden auch als Schreibmaschinenschriften bezeichnet, weil auf Schreibmaschinen mit nichtproportionalen Schriften gearbeitet werden muss, da die Typen immer den gleichen Ab- stand haben. Diese Schriften besitzen eine feste Zeichenbreite, unabhängig davon, welche Form das einzelne Zeichen hat, auch die Leerzeichen haben die gleiche Breite: i o. Die bekannteste nichtproportionale Schrift ist die Courier.

Proportionalschriftarten

Hier nimmt jedes Zeichen genau die Breite ein, die es optisch braucht: i o. Schmale Zeichen brauchen weniger Platz, breite Zeichen mehr. Die meisten auf Computern installierten Schrif- ten sind Proportionalschriften. Beim Schreiben einer Zeile auf dem Computer ist zu beobach- ten, dass im Laufe des Schreibens der Platz, den die einzelnen Zeichen auf der Zeile einneh- men, einschließlich der Leerzeichen, ständig etwas variiert. Erst wenn die Zeile fertig ge- schrieben ist, stellt sich die Zeichenbreite endgültig ein, d. h. der Computer berechnet wäh- rend des Schreibens ständig die erforderlichen Abstände der geschriebenen Zeichen. Es ist wichtig, über diese Computer-Schriften-Charakteristik Bescheid zu wissen, um zu verstehen, dass zum Beispiel beim Schreiben von Listen nicht mit Leerzeichen auf die nächste Position gewechselt werden sollte. Da auch die Breite der Leerzeichen von der Gesamtzeilenlänge abhängt, gelingt es in der Regel nicht, Zahlen oder Buchstaben exakt untereinander zu posi- tionieren wie das bei der Schreibmaschine möglich war. Deshalb sollte in diesen Fällen im- mer mit dem Tabulator zur nächsten Position gesprungen werden.

Schriftschnitt

Jede Schriftart verfügt über mehrere Schriftschnitte, darunter verstehen wir im einfachsten Fall fett, kursiv, unterstrichen. Die möglichen Schnitte sind von Schriftfamilie zu Schriftfami- lie unterschiedlich. Einige bieten nur die bereits genannten drei Schnitte, wie die Times New Roman, andere haben keine Fettschrift, wieder andere bieten die ganze Palette von sehr dünn über dünn, normal, fett, sehr fett, kursiv und kursiv fett usw.

Beispiele für die Schriftart Arial.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Das Zuweisen von Farben ist unabhängig von den Schriftarten. Jeder Schrift können alle Far- ben aus der Farbpalette zugewiesen werden. Schriftfamilien heißen auch Zeichensätze.

Symbole und Sonderzeichen einfügen

Viele der auf dem Computer installierten Schriftarten enthalten Sonderzeichen, die auf der Tastatur nicht vorhanden sind. Hierfür stehen spezielle Zeichensätze zur Verfügung, die über das Aufklappmenü Symbole genutzt werden können. Das Verfahren wird auf Seite 13 be- schrieben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 7: Sonderzeichen der Schriftart WinDings

Schriftgrößen

Die Größe der Computerschriften wird in pt (Punkt) gerechnet. Diese Größenbezeichnung leitet sich vom Bleisatz her. Ein pt entspricht 0,351 mm. Die Schriftgrößen sind in der Regel stufenlos einstellbar. Einige Zeichensätze stellen nicht alle Größen zur Verfügung, das heißt, das Schriftdesign sieht besonders große, besonders kleine oder Zwischengrößen nicht vor oder verfügt über keine Fettschrift. Die fehlenden Größen und Schnitte sind dennoch einstell- bar, allerdings nicht in der sehr guten Qualität der designten Größen und Schnitte, da sie in diesem Fall vom Computer berechnet werden. Da nur für Bildverarbeitungs- und Grafikpro- gramme eine besonders hohe Qualität wichtig ist, vor allem wenn die Schriftzeichen stark vergrößert werden, wird nicht näher auf dieses Problem eingegangen In Textprogrammen fallen diese Unterschiede kaum auf und sind deshalb nicht relevant.

5. Das Textprogramm Microsoft Word 2007

5.1 Starten und Beenden von Word

Klicken Sie auf die Start -Schaltfläche und in dem nun geöffneten Startmenü auf Alle Prog- ramme, es öffnet sich die Liste der installierten Programme. Mit dem Klick auf Microsoft Office werden alle im aktuellen Office-Paket installierten Programme angezeigt. Hier klicken Sie auf Microsoft Word 2007 und Word wird gestartet. Programme, mit denen häufig gearbei- tet wird, werden vom System im Menü Start abgelegt, so dass der Umweg über Alle Prog- ramme entfallen kann. Wer oft mit dem gleichen Programm arbeitet, ist gut beraten, wenn er das Programmsymbol auf dem Desktop ablegt. Das geht folgendermaßen: Ein Klick mit der rechten Maustaste auf das zu wählende Programm im Startmenü (in unserem Fall Word 2007) öffnet ein Menü, in dem über die Funktionen Senden an / Desktop (Verknüpfung erstellen) das Word-Symbol (Icon) auf dem Windows-Desktop abgelegt wird. Wichtig: Nach diesem Verfahren wird nicht das Programm verschoben sondern nur eine Verknüpfung angelegt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 8: Arbeitsgänge zum Ablegen des Programmsymbols auf dem Desktop

Ist Word 2007 gestartet steht die Schreibfläche für die Arbeit zur Verfügung, nun kann Text eingegeben oder eine vorhandene Datei geöffnet werden. Bevor die Arbeit beendet oder un- terbrochen wird, sollten Sie die Datei speichern. Wollen Sie die aktuelle Datei schließen, kli- cken Sie auf Schließen (im Startmenü). Haben Sie Ihre Datei noch nicht gespeichert, öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob Sie die Datei speichern wollen. Hier sollten Sie auf ja kli- cken, da sonst alle Eingaben seit dem letzten Speichern verloren gehen. Danach wird die Da- tei geschlossen, das Word-Programm bleibt aber geöffnet. Soll Word 2007 geschlossen wer- den, klicken Sie auf die Office-Schaltfläche / Startmenü / Statuszeile auf X Word beenden: [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] oder auf das kleine Kreuz X (Schließfeld) rechts oben im Arbeitsfenster.

Zusätzlich zu den bereits erwähnten Methoden ist es möglich, Dateien mittels Tastaturkombi- nationen zu öffnen, zu schließen, zu speichern oder Word zu beenden. Die Tastenkombination Strg+F12 zeigt das Fenster zum Öffnen einer Datei, Strg+S speichert die aktuelle Datei, F12 öffnet das Fenster Speichern unter. Drücken Sie die Tasten Strg+F4 um die aktuelle Datei zu schließen und Alt+F4, um Word zu beenden. Die Tastenkombinationen finden Sie im An- hang 1.

5.2 Die Benutzeroberfläche

Neben der reinen Schreibfläche bietet die Benutzeroberfläche eine Reihe von Hilfsmitteln für die Bearbeitung von Texten und die Ausarbeitung auch umfangreicher Dokumente.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 9: Die Benutzeroberfläche von Word 2007

Die Benutzeroberfläche ist unterteilt in die Schreibfläche, die Titelleiste, die Multifunktions- leiste, das Office-Symbol, die Schnellzugriffs- und die Statusleiste. Rechts neben der Schreib- fläche befindet sich die Bildlaufleiste mit den Bildlaufpfeilen oben und unten. Mit Hilfe der Maus kann so das Bildschirmbild nach oben oder unten gerollt werden. Bildlaufleiste und Pfeile finden wir auch am unteren Rand der Arbeitsfläche in waagerechter Anordnung. Hier kann das Bild nach rechts oder links gerollt werden. Über dem oberen Bildlaufpfeil am rech- ten Rand des Arbeitsfensters befindet sich die Schaltfläche, mit der die Lineale ein- bzw. aus- geschaltet werden können. Unter dem unteren Bildlaufpfeil sind zwei Doppelpfeile und zwi- schen ihnen ein kleiner Kreis zu sehen. Mit den Doppelpfeilen kann im Text seitenweise nach oben oder unten geblättert werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Dieser Kreis bietet eine komfortable Suchfunktion: Wird auf ihn mit dem Mauszeiger geklickt, öffnet sich das links gezeigte Menü, das verschiedene Suchoptionen zur Verfügung stellt. Das gleiche errei- chen Sie über die Tastenkombination Alt / Strg / Pos 1. Zeigt der Mauszeiger auf eins dieser Symbole, wird unterhalb der Schaltflä- chen angezeigt, welche Suchfunktion sich dahinter verbirgt.

Wenn Word geöffnet wird, zeigt sich die Benutzeroberfläche immer so wie in Abbildung 10 dargestellt, nämlich mit den Befehlsschaltflächen für die Textverarbeitung (Registerkarte Start), unabhängig davon, in welcher Ansicht Word geschlossen wurde. Die Multifunktions- leiste stellt die meisten Funktionen für die Arbeit mit Word bereit, sie ist unterteilt in die Standardregisterkarten Start, Seitenlayout, Verweise, Sendungen, Überprüfen, Ansicht und Add-Ins. Zu erwähnen sind noch die Programmregisterkarten, die kontextbezogenen Regis- terkarten und die Kontextmenüs. Diese werden erst angezeigt, wenn ein Arbeitsgang sie er- forderlich macht. Dazu genügt es, mit der Maus auf ein Objekt, z. B. eine Grafik, zu klicken

5.2.1 Die Office-Schaltfläche

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Wird auf die Office-Schaltfläche geklickt, öffnet sich ein Menü, in dem wichtige Befehle für die Arbeit mit Word angezeigt werden. In weiterfüh- renden Menüs befinden sich z. B. die Funktionen für das Einrichten eines neuen Dokumentes und seiner Eigenschaften.

Die Office-Menübefehle: Neu – Anlegen einer neuen Datei, Öffnen – einer vorhandenen Datei, Speichern – speichert die aktuelle Datei unter dem be- reits zugewiesenen Namen , Speichern unter – speichert die aktuelle Datei unter einen neuen Namen , Drucken – öffnet das Druckmenü zur Auswahl eines Druckers auf den die Datei dann gedruckt wird , Schließen – schließt die aktuelle Datei , vorbereiten – bereitet das Dokument für die Verteilung vor , Senden – sendet das Dokument als email oder Fax , Veröffentlichen – organisiert die Weiterleitung des Dokuments an andere Benutzer.

Neben der Office-Schaltfläche befindet sich standardmäßig die Schnellzu- griffsleiste, die nach Belieben des Nutzers eingerichtet werden kann.

5.2.2 Die Schnellzugriffsleiste (Symbolleiste für den Schnellzugriff)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff befindet sich rechts neben der Office-Schaltfläche und ermöglicht, wie der Name suggeriert, einen schnellen Zugriff auf wichtige, oft genutzte Befehle. Standardmäßig stehen die Funktionen Speichern Rückgängig und Wiederholen zur Verfügung.

Der kleine nach untern zeigende Pfeil rechts neben der Schnellzugriffsleiste öffnet ein Menü, in dem mit der Funktion weitere Befehle eine Reihe von Befehlsschaltflächen in die Symbol- leiste für den Schnellzugriff eingefügt werden können, je nach Bedarf des Nutzers. Die Stan- dardposition der Schnellzugriffsleiste kann aber auch auf die Position unterhalb der Multi- funktionsleiste verschoben werden. Mit einem Rechtsklick in die Registerebene der Multi- funktionsleiste öffnet sich das Menü, in dem unter anderem der Befehl Symbolleiste für den Schnellzugriff unter (über) der Multifunktionsleiste anzeigen zur Verfügung steht. Es gibt eine weitere Möglichkeit, Symbole, die oft benötigt werden, in die Schnellzugriffsleiste ein- zufügen. Mit einem Klick auf die Microsoft Office-Schaltfläche links oben öffnet sich das (Datei)-Menü. In der Statusleiste dieses Menüs findet sich die Schaltfläche Word-Optionen. ein Klick darauf und im nächsten Fenster auf Anpassen führt zum Fenster, in dem die Befehle für die Schnellzugriffleiste ausgewählt werden können. Hier kann gewählt werden, ob alle Befehle anzuzeigen sind oder nur die häufig verwendeten. Aus den angezeigten Befehlen kann dann ausgewählt werden, welche in die Schnellstartleiste eingefügt werden sollen.

5.2.3 Die Multifunktionsleiste (Ribbon = Band)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 10: Die Multifunktionsleiste so wie sie nach jedem Start von Word 2007 angezeigt wird

Die Multifunktionsleiste zeigt sich ständig (wenn sie nicht abgeschaltet wird) wie ein Band oberhalb der Schreibfläche, sie wird deshalb auch als Ribbon bezeichnet. In ihrer oberen Rei- he befinden sich die sieben Standardregisterkarten: Start, Seitenlayout, Verweise, Sendungen, Überprüfen, Ansicht und Add-Ins. Wird eine der Registerkarten angeklickt, zeigt die Multi- funktionsleiste die zugehörigen Befehlsschaltflächen an. Diese sind in Gruppen zusammenge- fasst in denen die Word-Funktionen logisch geordnet sind. Die Namen der Gruppen werden am unteren Rand der Multifunktionsleiste angezeigt. Einige Befehlsschaltflächen führen einen Befehl sofort aus, andere (mit einem kleinen Pfeil gekennzeichnet) öffnen ein Menü mit wei- teren Befehlen. Beim Start von Word 2007 hat die Multifunktionsleiste immer das in Abbil- dung10 gezeigte Aussehen, also die Befehlsschaltflächen der Registerkarte Start.

Über die Multifunktionsleiste lassen sich fast alle Befehle des Bürogramms aufrufen. Jede Registerkarte bezieht sich auf eine bestimmte Aktivität, z.B. Schreiben oder Grafiken bearbei- ten. Wird auf (irgend)eine Schaltfläche in der Multifunktionsleiste gezeigt, öffnet sich ein kleines Fenster mit einer Kurzbeschreibung der Funktion dieses Symbols. Jeder weiß sofort, welche Funktionen für die gewählte Tätigkeit zur Verfügung stehen.

Die Multifunktionsleiste beansprucht Platz auf der Arbeitsfläche. Deshalb gibt es die Mög- lichkeit, wie oben bereits erwähnt, sie auszuschalten. Die Schreibfläche vergrößert sich um den Platz, den die Multifunktionsleiste eingenommen hat. Um das , zwischenzeitlich unsich- tbar zu machen, genügt ein Klick mit der rechten Maustaste auf irgendein Register. Es öffnet sich das Kontextmenü, mit folgenden Aktionen zur Auswahl: Symbolleiste für Schnellzugriff anpassen, Symbolleiste für den Schnellzugriff über der Multifunktionsleiste anzeigen, Multi- funktionsleiste minimieren. Ein Klick auf diesen Befehl lässt die Multifunktionsleiste ver- schwinden. Das ist zu empfehlen, wenn z. B. ein längerer Text zu schreiben ist, der erst später formatiert werden soll. Wenn nötig, wird die Multifunktionsleiste auf dem gleichen Weg (Rechtsklick auf eine Registerkarte) wieder eingeschaltet. Eine minimierte Multifunktionsleis- te öffnet sich beim Klick auf eine Registerkarte, sie schließt sich wieder automatisch.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Registerkarte Start beinhaltet alle Funktionen, die für das Schreiben und das Formatieren von Texten benötigt werden.

Einfügen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Mit einem Mausklick auf die Registerkarte Einfügen ändert sich die Multifunktionsleiste in die Leiste mit den Befehlen für das Einfügen. Neben dem Einfügen von Grafiken, Bildern, Cliparts und Ähnliches, werden hier auch Seitenzahlen sowie Kopf- und Fußzeilen festgelegt .

Seitenlayout

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Registerkarte Seitenlayout stellt alle Funktionen für das Einrichten einer Seite zur Verfü- gung dazu gehören u.a. Hoch- oder Querformat, Seitenränder und Silbentrennung.

Verweise

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Wenn mit komplexen Dokumenten gearbeitet wird, finden Sie hier die benötigten Befehle. So können Inhaltsverzeichnisse, Literaturverzeichnisse und Fußnoten erzeugt werden.

Sendungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Unter der Registerkarte Sendungen sind alle Funktionen zusammengefasst, die für den Se- riendruck erforderlich sind.

Überprüfen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Registerkarte Überprüfen enthält die Prüfwerkzeuge, wie Rechtschreibung, Grammatik, Thesaurus und Werkzeuge für Fremdkorrekturen und Kommentare.

Ansicht

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Über die Ansichtsregisterkarte können Dokumente in verschiedenen Ansichten angezeigt werden sowie Lineale und Gitternetzlinien ein- oder ausgeschaltet werden.

Add-Ins

Add-Ins sind Zusatzprogramme, die in Word integriert werden. Sind Add-Ins installiert, bei- spielsweise ein PDF-Konverter, werden sie hier angezeigt. Sind keine Add-Ins installiert, bleibt diese Multifunktionsleiste leer.

Programmregisterkarten

Zu Programmregisterkarten wechselt Word, wenn zu einer bestimmten Dokumentendarstel- lung umgeschaltet wird. In dem Fall werden Programmregisterkarten anstelle der Standardre- gisterkarten angezeigt. Programmregisterkarten enthalten, wie auch die Standardregisterkar- ten, Befehlsgruppen und die Befehlsgruppen Schaltflächen für die verschiedenen Aktionen. Als Beispiel dient die die Registerkarte Seitenansicht.

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Wenn Sie die Office-Schaltfläche anklicken, auf Drucken zeigen und dann auf Seitenansicht klicken, werden die Schaltflächen der Registerkarte Seitenansicht eingeblendet. Die Funktio- nen für die Seitenansicht werden in Form einer eigenen Registerkarte gezeigt. Die Standard- registerkarten werden ausgeblendet, solange Sie sich in dieser Darstellungsart des Dokumen- tes befinden. Hier können Ränder, Seitenformat, Seitenausrichtung (Hochformat/Querformat) eingestellt werden. Diese Funktionen ermöglichen eine letzte Begutachtung und Aktualisie- rungen bevor das Dokument gedruckt oder weitergegeben wird.

Kontextbezogene Registerkarten

Registerkarten, die sich nach Bedarf ein- bzw. ausblenden, zeigen, wie bereits erwähnt, immer nur die Befehle, die in einem bestimmten Arbeitsschritt benötigt werden. Die kontextbezoge- nen Registerkarten verfolgen das gleiche Ziel. Sie stellen, abhängig davon, was im aktuellen Dokument markiert ist oder wo hinein geklickt wird, die Kontexttools zur Verfügung.

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Abbildung 11: Kontextbezogene Registerkarte für Grafikanwendungen

Die Bezeichnung der jeweiligen Registerkarte wird oberhalb der Registerkartenleiste ange- zeigt. Ein Mausklick auf sie öffnet die zugehörigen Tools. Die Kontextregisterkarten werden von Word aus- und die Standard- registerkarte wieder eingeblendet, wenn mit dem Mauszeiger auf ein anderes Objekt, beispielsweise in den Text geklickt wird. Schneller geht es noch wenn Sie einen Doppelklick auf das Objekt, zum Beispiel eine Grafik, ausführen. Dann öffnet sich die Kon- textbezogene Registerkarte sofort.

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Abbildung 12: Ausschnitt aus Abbildung 11

Kontextmenüs

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Abbildung 13: Kontextmenü für Text

Ein Klick mit der rechten Maustaste auf ein Objekt öffnet das zugehörige Kontextmenü. Arbeiten Sie mit einer modernen, sprich Windows-Tastatur, genügt ein Klick auf die Kontextme- nütaste. In Abhängigkeit davon, in welchen Bereich geklickt wird, enthält das Kontextmenü die verschiedenen Befehle zur aktuellen Auswahl. Ist eine Grafik markiert, öffnet sich das Kon- textmenü zur Bearbeitung von Grafiken. Mit dem Klick auf ei- nen Text erscheinen im Kontextmenü die wichtigsten Befehle für die Textbearbeitung. Innerhalb des Kontextmenüs gibt es weitere Auswahlmöglichkeiten. Funktionen, die mit drei Punk- ten oder einem nach rechts zeigenden Pfeil versehen sind, öffnen Untermenüs. Beim Klick mit der rechten Maustaste in einen Text öffnet sich zusätzlich zum Kontextmenü auch die Mini- symbolleiste, siehe Bild 14. Wird die Kontextmenü-Taste be- nutzt, öffnet sich nur das Kontextmenü. Diese unterschiedlichen Verfahren sollten Sie einfach ausprobieren.

5.2.4 Die Minisymbolleiste

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Abbildung 14: Minisymbolleiste transparent und normal

Wird in einem Word-Dokument Text markiert, blendet Word automatisch die halbtransparente Minisymbolleiste ein. Hier finden Sie alle Funktionen, mit deren Hilfe Sie Schriftarten und Schriftgrößen, Schriftfarben usw. fest- legen können. Sowie Sie mit dem Mauspfeil in die Mini- symbolleiste zeigen, ist sie nicht mehr transparent und es kann mit ihr gearbeitet werden. Wird die automatische Anzeige der Minisymbolleiste als störend empfunden, kann sie unter Word-Optionen ausgeschaltet werden.

5.2.5 Die Statusleiste

Die Statusleiste enthält Hinweise zum aktuellen Programmstatus. Der Anwender bestimmt den Inhalt. Mit einem Klick der rechten Maustaste auf die Leiste kann über das Kontextmenü Statusleiste bestimmt werden, welche Informationen angezeigt werden sollen. Hier finden sie auch zwei praktische neue Schaltflächen, die Ansichtssteuerung und den Zoomregler.

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Ansichtssteuerung

Sie bietet die Möglichkeit, schnell zwischen den verschiedenen Ansichten zu wechseln. Diese Befehle finden sich außerdem hier wie auch in den Vorgängerversionen von Word 2007 unter dem Menü Ansicht.

Zoom-Regler

Der Zoom-Regler ermöglicht das stufenlose Vergrößern/Verkleinern des Dokumentes je nach Bedarf über einen Schieberegler. Es gibt aber auch weiterhin die bekannten Zoomeinstellun- gen im Register Ansicht.

Smarttags

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Abbildung 15: Smarttag für die Einfügen-Funktion

Smarttags (intelligente Etiketten) bieten die Mög- lichkeit, kontextbezogene Befehle schnell auszu- führen. Sie sind nur am Monitor sichtbar und können nicht gedruckt werden. Smarttags er- scheinen automatisch im Text wenn zum Beispiel kopierter Text oder eine kopierte Grafik in den Text eingefügt wird, ein Klick auf das Smarttag- Symbol öffnet ein kleines Kontextmenü, in dem ausgewählt werden kann, ob die Formatierung des eingefügten Textes beibehalten oder geändert werden soll und welche Formatierung der eingefügte Text erhalten soll. Word stellt Smarttags nur für die Einfügen- und für die Autokorrektur-Optionen zur Verfügung. Der Smarttag der Autokorrekturoption ermöglicht die Entscheidung, ob eine automatische Korrektur ange- nommen oder verworfen wird.

6. Texte schreiben und bearbeiten

Ist das Wordprogramm gestartet, steht die Schreibfläche zum Schreiben bereit. Der Cursor befindet sich standardmäßig links oben am Anfang des Arbeitsblattes. Bevor mit dem Schrei- ben begonnen wird, sollten Sie die automatische Rechtschreibprüfung aktivieren, damit das System Sie bereits während des Schreibens auf Tippfehler aufmerksam macht. Klicken Sie auf folgende Funktionen: Office-Schaltfläche / Word Optionen / Dokumentenprüfung in dem Kästchen Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen können Sie die automatische Rechtschreibprüfung aktivieren oder deaktivieren. Ist diese Funktion aktiviert, unterstreicht Word jedes Wort, das als falsch interpretiert wird mit einer roten Schlangenlinie. Ist ein Be- griff mit einer grünen Schlangenlinie markiert, wird ein Grammatik- oder Stilfehler angezeigt. Die angezeigten Fehler können sofort oder auch später korrigiert werden. Hilfreich ist es auch, die Silbentrennungsfunktion zu aktivieren. Dies geht am einfachsten mit dem Register Seitenlayout. Wird dieses Register angeklickt kann in der Gruppe Seite einrichten die automa- tische Silbentrennung aktiviert werden.

Nach diesen Vorbereitungen kann mit dem Schreiben begonnen werden. Schreiben Sie den Text aus Anhang 1. Wenn Sie das Zehnfingersystem beherrschen, sollten Sie es auch einset- zen. Absätze werden fortlaufend bis zum Absatzende geschrieben - ohne den bei der Schreibmaschine üblichen Wagenrücklauf (Return) am Zeilenende. Das Programm fügt selbstständig die Zeilenumbrüche ein und setzt, sofern aktiviert, auch automatisch die Silben- trennungen (Die Silbentrennungen sollten kontrolliert werden, Word trennt nicht immer rich- tig). Die Methode des fortlaufenden Schreibens erleichtert die Arbeit, insbesondere wenn nachträglich Text zugefügt oder gelöscht wird. In diesen Fällen berechnet Word die Zeilen- länge jedes Mal neu und fügt die Umbrüche sinnvoll ein, so dass Sie sich darum nicht zu kümmern brauchen. Nur jeweils am Absatzende muss ein Return (Enter) eingegeben werden. Sollten Sie sich vertippt haben, genügt es, den Cursor mit den oben bereits erwähnten Pfeil- tasten oder mit der Maus in die Fehlerposition zu bringen und entweder durch Löschen (BackSpace) die falschen Zeichen links vom Cursor oder durch Entf (Del) die Zeichen rechts vom Cursor zu entfernen und dann dafür die richtigen einzusetzen. In den zu schreibenden Text sind Tippfehler eingebaut, die Sie bitte mitschreiben dann korrigieren.

Korrekturmöglichkeit 1: Setzen Sie den Cursor direkt hinter das falsche Zeichen, klicken Sie auf die linke Maustaste und betätigen die Taste Löschen einmal.

Korrekturmöglichkeit 2: Setzen Sie den Cursor hinter das falsche Wort und betätigen die Löschtaste so oft bis das Word gelöscht ist. Danach schreiben Sie das richtige Wort an der durch das Löschen entstandenen Cursorposition

Korrekturmöglichkeit 3: Markieren Sie das falsche Wort mit der Maus, indem Sie den Mauscursor davor setzen und dann die Maus mit gedrückter Maustaste über das Wort ziehen. Der Text sollte jetzt blau unterlegt sein. Nun kann das Wort entweder mit der Löschen- oder mit der Entf-Taste gelöscht werden. Auch hier wird an der aktuellen Cursorposition das rich- tig geschriebene Wort eingesetzt

Für das Schreiben und Korrigieren des Textes aus dem Anhang ist es nicht erforderlich, die Standardeinstellungen von Word zu ändern. Als Grundlage für die Texteingabe sind die Stan- dardwerte ausreichend. Schrift- und Absatzeinstellungen, also das Formatieren von Texten, Absätzen und Dokumenten wird im später ausführlich beschrieben.

Anhang 1: Tastaturkombinationen

Eine Reihe von Funktionen können über die Tastatur gesteuert werden, das ist manchmal ein- facher und geht schneller als diese Funktionen mit der Maus über ein Menü oder eine Schalt- fläche aufzurufen.

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Strg ist die Abkürzung für Steuerung, da diese Taste für die Steuerung von Arbeitsgängen benutzt wird. Auf englischen Tastaturen heißt diese Taste Ctrl als Abkürzung für das engli- sche Wort Control. Die Umschalttaste heißt auf englischen Tastaturen Shift.

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Darstellung der Multifunktionsleiste nach Drücken der Taste Alt

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Darstellung der Multifunktionsleiste nach Drücken der Tasten Alt und R

Anhang 2: Begriffserklärungen

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Anhang 3: Übungstext

Produktbeschreibung zu dem Buch „Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Word“.

Aus der Amazon.de-Redaktion *

Wer bei der Erstellung einer wissenschaftlichen Arbeit Microsoft Word einsetzt und problem- los beherrscht, hat schon den halben Weg zur erfolgreichen und formal einwandfreien Arbeit zurückgelegt. Was immer es auch für Kritikpunte an Word geben mag - es dürfte das mit Ab- stand das meistgenutze Textverarbeitungsprogramm zur Erstellung von wissenschaftlichen Arbeiten sein. Damit steigt jedoch auch die Zahl derer, die ohne jegliches Vorwissen anfan- gen zu tippen und dann unter Termindruck feststellen, dass das Programm nicht das macht, was es eigentlich machen sollte. Das lässt sich vermeiden. Zumindest wenn man mit Ralf Albrecht und Natascha Nicol zusammenarbeitet. Oder mit ihrem Buch. Wer sich mit Wissen- schaftliche Arbeiten schreiben mit Word auf dem Tisch ans Schreiben macht und die Tipps und Empfelungen der Autoren befolgt, dürfte, wenn auch nicht vor sich selbst, so doch zu- mindest vor den Tücken des Programms einigermaßen sicher sein.

Die Betreuung ist umfassend: Angefangen bei der angemesenen Planung einer Arbeit bis hin zu den nodwendigen Formalien reicht der programmunabhängige Einstieg Einstieg. Dann kommen die Einstellungen, Sicherungsmöglichkeiten, Virengefahren und programmabhängi- ge Vorgehensweisen. Diretk im Anschluss die Arbeitserstellung: Gliederung, Kopf- und Fuß- zeilen, der Einsatz von Tabellen, Bildern und Diagramme sowie die richtige Technik und formale Ordnung von Quellen und Zitaten. Aber auch der Einsatz von matemathischen und schemischen Formeln umfasst zwei Kapitel, bevor es dann an den Druck geht. Am Ende ste- hen dann die Titelseite, die Verzeichnisse und die professionelle Fehlerkontrolle. Als Bonus: Dokumentvorlagen, Formateinstellungen und programmierte Abläufe samt Makros für che- mische Formeln und Reaktionsgleichungen auf der CD-ROM.

Ein Buch, das jedem Verfasser wissenschaftlicher Arbeiten mitgegeben werden sollte. Die Anschaffung lohnt sich allein wegen der nicht durch Versuche verschwendeten Zeit, ganz zu schweigen vom vermiedenem Frustpotenzial vermeidbarer Programmeskalationen. Ruhig schlafen, wenn man weiß wie es geht. Das ist unbezahlbar. --Wolfgang Treß

* Der Text ist einer Buchbeschreibung aus amazon.de entnommen.

Die Tippfehler wurden nachträglich eingefügt!

Teil 2: Registerkarte Start - Basisfunktionen

1. Vorbemerkung

In diesem Teil 2 der Anleitung zum Einsatz von Word 2007 werden die Funktionen und Be- fehle der Registerkarte Start ausführlich beschrieben. Diese Registerkarte enthält alle für die Textbearbeitung relevanten Funktionen.

Wie schon in Teil 1, Grundkenntnisse Textverarbeitung, ausgeführt, ist die Texteingabe bei Nutzung von Computerprogrammen einfach. Werden die Standardeinstellungen von Word genutzt, sind keine weiteren Arbeitsschritte erforderlich. Die so geschriebenen Texte können gespeichert, korrigiert und gedruckt werden. Für Übungszwecke ist dieses Verfahren durch- aus sinnvoll und sollte auch solange durchgeführt werden, bis Sie sicher bei der Texteingabe und der Durchführung einfacher Korrekturen sind. Wer mit einem Computer-Textprogramm arbeitet, ist jedoch daran interessiert, dessen vielfältige Möglichkeiten auch zu nutzen. Wollen Sie also anspruchsvolle Dokumente erstellen, sollten Sie sich mit den umfangreichen Funk- tionen vertraut machen, die Word bietet. Es gibt eine große Anzahl von Funktionen, mit de- nen sich die Arbeit von Word automatisieren lässt, sodass man Routinearbeiten einfach dem System überlassen kann. Leider haben Computerprogramme aber manchmal die lästige An- gewohnheit, eine Reihe von Funktionen zu automatisieren, ohne nachzufragen. Ein Beispiel dafür ist die Aufzählungsfunktion. Der Anwender sollte wissen, wie diese Automatismen ab- zuschalten sind wenn sie nicht benötigt werden. Darum wird auch darauf eingegangen, wie standardmäßig automatisch ablaufende Arbeitsgänge deaktiviert bzw. auch wieder aktiviert werden können. Weiterhin ist zu beachten, dass die meisten Befehle auf unterschiedliche Ar- ten ausführbar sind. Bei allen hier beschriebenen Funktionen werden die verschiedenen Me- thoden vorgestellt. Jeder Anwender von Computerprogrammen, insbesondere Word 2007, sollte die unterschiedlichen Arbeitsweisen austesten, um die für ihn günstigste Methode he- rauszufinden; denn in der Regel arbeitet jeder - wenn die Arbeit erst einmal Routine gewor- den ist - immer nach dem gleichen Prinzip.

Ein Wort zur Handhabung dieser Anleitung: Wenn von „Mausklick“ die Rede ist, egal ob einfach oder mehrfach, ist immer die linke Maustaste gemeint. Soll der Klick mit der rechten Maustaste ausgeführt werden, steht immer rechte Maustaste dabei. Für Linkshänder können die Maustasten unter Systemsteuerung / Hardware und Sound (Windows Vista) / Drucker und andere Hardware (Windows XP) / Maus / Primäre und Sekundäre Maustaste umschalten vertauscht werden. Für diese Personengruppe steht die linke Maustaste für rechts und die rechte für links. Bitte beachten!

2. Text eingeben und formatieren

Die wichtigsten Funktionen eines Textverarbeitungsprogramms sind die Befehle für die Text- eingabe und für das Formatieren. Die Registerkarte Start der Word-2007-Multifunktionsleiste enthält alle Befehlsschaltflächen für das Formatieren von Zeichen und Absätzen

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2.1 Zeichenformatierung

Unter dem Begriff Zeichenformatierung verstehen wir die Zuordnung von Schriftattributen zu einzelnen Zeichen (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) oder Zeichengruppen (Wörter oder Sätze) Die Erläuterungen zu den Schriftarten (Fonts) und ihren Attributen finden Sie im Teil 1 dieser Anleitung.

Wer Teil 1 durchgearbeitet hat, ist in der Lage, nach dem Öffnen von Word einfache Texte einzutippen und zu korrigieren. Der Text aus Teil 1 wird, nachdem die Fehler korrigiert wur- den, jetzt für die weitere Arbeit genutzt. Zunächst ändern Sie die Schriftart der Überschrift, dann weisen Sie der Überschrift neue Schriftattribute zu, also einen anderen Schriftschnitt, eine neue Schriftgröße und eine Farbe. Dazu ist es erforderlich, die Überschrift zu markieren. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Markieren Methode 1: Setzen Sie den Mauscursor knapp vor den ersten Buchstaben der Überschrift und ziehen den Cursor mit gedrückter Maustaste nach rechts über den Über- schrifttext. Wenn der Arbeitsgang funktioniert hat, ist jetzt der Text blau hinterlegt, also mar- kiert. Ebenso funktioniert der umgekehrte Weg. Den Mauscursor hinter den letzten Buchsta- ben der Überschrift setzten und den Cursor mit gedrückter Maustaste nach links über den Text ziehen.

Markieren Methode 2: Soll nur ein Wort markiert werden, genügt ein Doppelklick auf das Wort. Wenn Sie mehrere zusammenhängende oder auch nicht zusammenhängende Wörter markieren wollen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken nacheinander doppelt auf die einzelnen Wörter.

Markieren Methode 3: Setzten Sie den Cursor in den linken Rand vor den zu markierenden Text. In der richtigen Position verwandelt sich der Cursor in einen nach rechts oben zeigenden Pfeil und ein Mausklick markiert die ganze Zeile.

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Nachdem die Zeile markiert ist, gibt es zwei Möglichkeiten, dem Text eine andere Größe, Farbe und/oder einen neuen Schnitt zuzuweisen.

Schriftattribute Methode 1: Die Registerkarte Start der Multifunktionsleiste enthält in der Gruppe Schriftart alle Befehle für die Text(Zeichen)formatierung. Hier können Sie die erfor- derlichen Einstellungen zu Schriftarten, -größen, -schnitten, -farben usw. vornehmen. Wenn Sie mit der Maus auf einen der Befehle zeigen, öffnet sich ein kleines Hilfefenster, in dem die Funktion des jeweiligen Befehls beschrieben wird. Zusätzlich wird die Tastenkombination angezeigt, mit der diese Funktion auch ohne Maus ausgeführt werden kann. Die Tastenkom- binationen zur Zeichenformatierung finden Sie zusammengefasst im Anhang.

Ehe Sie mit dem Formatieren beginnen ist anzuraten, einmal mit dem Mauszeiger auf die ein- zelnen Befehlsschaltflächen zu zeigen, um sich die Funktionen erläutern zu lassen. Neben den Befehlsschaltflächen zu Schriftart, Schriftgröße, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen gibt es hier noch die Befehlsschaltflächen für hoch- und tiefgestellte Zeichen, Umwandlung des Textes in Groß- bzw. Kleinbuchstaben, Schrift- und Hintergrundfarbe sowie die Möglichkeit, die gesamte Formatierung zu löschen. Siehe Abbildungen 1 und 2.

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Abbildung 1: Gruppe Schriftart

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Abbildung 2: Gruppe Schriftart mit Erläuterungen

Übung: Ändern einer Schriftart: Wenn Sie also die Überschrift, wie auf Seite 29 gezeigt, markiert haben, ändern Sie nun die angezeigte Schriftart New Times Roman in Cambria. Hierzu genügt ein Klick auf den kleinen Pfeil rechts neben der Schriftbezeichnung. Ein Menü mit den verschiedenen Schriftarten öffnet sich. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf Cambria und sehen in der Voransicht die Veränderung der markierten Schrift.

Mit einem Mausklick auf Cambria wird der Überschrift diese Schriftart zugewiesen. Um die Schriftgröße zu ändern, klicken Sie in dem Schriftgrößenfenster rechts auf den kleinen Pfeil. Es öffnet sich das Menü mit den verschiedenen Schriftgrößen. Hier zeigen Sie auf die Zahl 16, das entspricht 16 pt (siehe Schriftgrößen aus Teil 1). Bewegt sich der Mauszeiger über die gewünschte Punktgröße, wird der markierte Text sofort in dieser Größe angezeigt (Voransicht für die ausgewählte Funktion), aber erst ein Mausklick weist die Größe auch zu, ebenso wie bei Auswahl der Schriftart. Auf diese Weise können mehrere Varianten ausprobiert werden, ohne dass der Text wirklich formatiert wird. Also, erst begutachten, dann klicken!

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Abbildung 3: Auswahl der Schriftgröße

Schriftgrößen können auch in Zweierschritten über die Schaltflächen [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] zugewiesen wer- den. Ein Klick hierauf vergrößert oder verkleinert den markierten Text um jeweils 2 pt. Die Voransicht für die ausgewählte Funktion steht nur nach Methode 1 zur Verfügung.

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Abbildung 4: Farbpalette

Nachdem die Schriftgröße neu definiert ist, wird dem Text – der im- mer noch markiert ist – der Schriftschnitt Fett zugeordnet. Auch dies funktioniert nach beiden beschriebenen Methoden. Den Mauszeiger auf Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten, ein Klick und die Fettschrift ist zugewiesen. Nun fehlt noch die Farbe als Hervorhebung. In der Gruppe Schriftarten weisen Sie der Schrift eine dunkelblaue Farbe zu. Ein Klick auf den kleinen Pfeil neben dem öffnet die Farbpalette für die Schriftfarben. Hier kli- cken Sie auf eine dunkelblaue Farbe. Der markierte Text wird jetzt in der gewählten Farbe angezeigt und die Überschrift ist fertig forma- tiert.

Jetzt wenden Sie sich dem laufenden Text zu. Die Arbeit beginnt wieder mit dem Markieren, diesmal einen ganzen Absatz. Die Möglichkeiten, wie bereits bekannt: Mauscursor vor den ersten oder letzten Buchstaben setzen, die Maus mit gedrückter Maustaste über den gesamten Absatz ziehen und loslassen.

Das andere Verfahren: Den Mauszeiger in den linken Rand neben den zu markierenden Text setzen bis er sich in den nach rechts oben zeigenden Pfeil verwandelt. Um den ganzen Absatz zu markieren, wird nun zweimal kurz hintereinander mit der linken Maustaste geklickt.

Nachdem der Absatz markiert ist, weisen Sie dem Text die Schriftart Arial zu. Mit den beiden folgenden Absätzen wird ebenso verfahren. Nun ist der gesamte laufende Text mit der Schriftart Arial formatiert, die Überschrift mit der Schriftart Cambria. Im ersten Absatz gibt es den Text "Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Word". Diesen Textteil formatieren Sie neu.

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Abbildung 5: Schriftart zuweisen

Weisen Sie bitte nach dem Markieren diesem Textteil die Schriftart Century Schoolbook, die Schriftgröße 14 pt, kursiv und die Farbe rot zu. Der Absatz hat jetzt folgendes Aussehen:

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Um den gesamten Text eines Dokumentes zu markieren, genügt es, mit der Maus im Rand links neben dem Text dreimal kurz hintereinander zu klicken oder Strg+ einmal klicken. Eine weitere Möglichkeit bietet die Tastenkombination Strg+A außerdem kann in der Gruppe Be- arbeiten (ganz rechts in der Multifunktionsleiste) der Befehl Markieren / Alles markieren ge- nutzt werden.

Merke: Für die Zeichenformatierung ist es immer erforderlich, den in Frage kommenden Text zu markieren.

Methode 2: Mit einem Klick auf die rechte Maustaste öffnet sich das Kontextmenü für die Textverarbeitung einschließlich der Minisymbolleiste. Im Kontextmenü finden Sie alle Befeh- le, die auch die Multifunktionsleiste zur Verfügung stellt und zusätzlich weitere Schriftattri- bute, zum Beispiel Umriss, Relief, Gravur (Outline-Formate) sowie Versalien (Großbuchsta- ben) und Kapitälchen (siehe Anhang 2). Mit einem Klick auf den Befehl Schriftart wird das Fenster Schriftart geöffnet, in dem alle Einstellungen vorgenommen werden können.

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Abbildung 6: Kontextmenüs Schriftart

2.2 Absatzformatierung

Unter Absatzformatierung ist das Zuweisen von Eigenschaften zu verstehen, die einen ganzen Absatz betreffen. Das sind Eigenschaften, die nur über Absatzformate zuzuweisen sind, zum Beispiel die Absatzausrichtung (links, rechts, zentriert oder Blocksatz), die Absatzabstände, Aufzählungen, Hintergrundfarben und Umrandungen. Hier genügt es, den Cursor mit einem Mausklick in den betreffenden Absatz zu setzen. Ein Markieren des Textes, wie zuvor be- schrieben, ist nicht erforderlich. Auf diese Art wird jeweils ein Absatz markiert.

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Abbildung 7: Absatzformate

Methode 1: Die Funktionen zur Formatierung von Absätzen befinden sich in der Gruppe Ab- satz rechts neben der Gruppe Schriftart. Zeichen- und Absatzformatierungen sind immer ge- trennt vorzunehmen. Auf Formatvorlagen, mit deren Hilfe Zeichen- und Absatzformate in einem Arbeitsgang zuge- wiesen werden können, wird im nächsten Teil eingegan- gen. Die Gruppe Absatz enthält die Befehlsschaltflächen für Links-, Rechts-, Mitte- und Blocksatzausrichtung eines Absatzes, Zeilenabstand, Hintergrundfarbe, Umrandung, Aufzählungszeichen und Nummerierungen, sowie Einzü- ge, verkleinern, vergrößern und eine Sortierfunktion, siehe Abbildungen 7 und 8. Außerdem befindet sich in dieser Gruppe die Schaltfläche zur Anzeige der Steuerzeichen ¶

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Abbildung 8: Absatzformatierung und Erläuterungen

Als Erstes wird die Überschrift formatiert. Ursprünglich nahm die Überschrift nur eine Zeile in Anspruch. Durch die Vergrößerung der Schriftart hat Word einen Zeilenumbruch einge- fügt. Inhaltlich und optisch befindet sich dieser Zeilenumbruch nicht an der richtigen Position. Die neue Zeile sollte mit dem Titel des Buches beginnen. Um das zu erreichen, benutzen Sie die Tastenkombination für den Zeilenumbruch (Line Feed) innerhalb eines Absatzes (siehe Teil 1). Setzen Sie also den Cursor direkt hinter das Wort Buch, klicken einmal, löschen mit der Taste Entf das Leerzeichen vor den Anführungsstrichen und drücken an dieser Position die Tasten 6 +Return. Jetzt haben Sie den Zeilenumbruch an einer sinnvollen Position, der Absatz ist aber erhalten geblieben. Dies ist für den folgenden Arbeitsgang wichtig, da die Überschrift als Absatz formatiert werden soll. Sie sollte in die Mitte gerückt werden, damit sie als Überschrift besser ins Auge fällt. Dazu setzen Sie nun den Cursor auf irgendeine Position in diesen Text und klicken einmal. In der Gruppe Absatz der Multifunktionsleiste klicken Sie nun auf die zweite Befehlsschaltfläche von links zentrieren (oder Strg+E). Wird auf die je- weils benötigte Befehlsschaltfläche gezeigt, öffnet sich ein kleines Hilfefenster, das die Funk- tion erklärt und auch die Tastenkombination angezeigt. Alle für die Text- und Absatzmarkie- rung relevanten Tastenkombinationen werden im Anhang 1 aufgeführt.

Um zu kontrollieren, ob ein einfacher Zeilenumbruch oder ein Absatzende (Return) eingefügt wurde, markieren Sie die Schaltfläche ¶ Absatzmarken und Formatierungssymbole anzeigen (oben rechts in der Gruppe Absatz). Word blendet nun die Steuerzeichen ein, die nur auf dem Monitor angezeigt und nicht gedruckt werden können (nichtdruckbare Steuerzeichen).

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Abbildung 9: Nichtdruckbare Steuerzeichen

Auf dem gleichen Weg, mit einem Klick auf die genannte Schaltfläche, wird die Anzeige der nichtdruckbaren Steuerzeichen wieder ausgeschaltet. Auch über die Tastenkombination [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] können Sie die Anzeige dieser Steuerzeichen ein- bzw. ausschalten.

Für das weitere Formatieren der Absätze setzten Sie die Einfügemarke mit einem Klick in den zweiten Absatz und formatieren diesen im Blocksatz, das heißt, der Text wird am linken und am rechten Textrand gerade ausgerichtet. Ist ein Text im Blocksatz formatiert, sollte kein Zei- lenwechsel (Line Feed) eingefügt werden. Ein Zeilenwechsel wird immer innerhalb eines Absatzes eingefügt und Word versucht nun in der Standardeinstellung, den Rest der Zeile vor dem Zeilenumbruch wieder am rechten Rand auszurichten. Die Folge ist eine lang gezo- gene lückenhafte Zeile. Line Feed ist deshalb nur in links-, rechts- oder zentriert ausgerichte- ten Absätzen sinnvoll. Trotzdem gibt es eine Lösung. Um das Auffüllen der Zeile beim Ein- fügen von Line Feed im Blocksatz zu verhindern, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken auf die Office-Schaltfläche, dann auf Word-Optionen am unteren Fensterrand und hier auf Erwei- tert. Im Menü Erweiterte Optionen für die Arbeit mit Word ziehen Sie die Bildlaufleiste bis ganz nach unten. Am unteren Rand befindet sich der Eintrag Layoutoptionen. Mit einem Klick in das Kästchen vor dem Eintrag öffnen Sie das Layoutoptionen-Menü. Hier suchen Sie nun den Eintrag Zeichenabstände in Zeilen, die mit UMSCHALT- EINGABE enden, nicht er- weitern und markieren ihn. Damit ist dieses Problem behoben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Wie bereits im Kapitel Textformatierung empfohlen, sollten Sie auch hier probeweise den Mauszeiger über die einzelnen Befehlsschaltflächen bewegen, um sich die Hilfefenster Word Optionen mit den Erläuterungen der Funktionen anzeigen zu lassen.

Merke: Für das Markieren einzelner Absätze genügt es, mit der linken Maustaste in den frag- lichen Absatz zu klicken, ein durchgängiges Markieren des Absatztextes wie bei der Zeichen- formatierung ist nicht erforderlich. Erst wenn Sie mehrere Absätze gleichzeitig formatieren wollen, müssen diese markiert werden. Dafür reicht es aus, wenn mindestens ein Zeichen der betreffenden Absätze markiert wurde.

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