Implementierung eines Betriebskostenkennzahlensystems in der Wohnungswirtschaft

Inhaltsverzeichnis

Einführung in das Thema Betriebskostenmanagement

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Bedarf eines kennzahlgesteuerten Betriebskostenmanagements
1.1 Immobilienwirtschaft
1.1.1 Funktion und Institution
1.1.2 Charakteristik der Immobilien
1.2 Wohnungswirtschaft
1.2.1 Definition und Abgrenzung
1.2.2 Daten zur Wohnungswirtschaft
1.3 Betriebskosten
1.3.1 Betriebskostenverordnung
1.3.2 Betriebskosten als Erfolgsfaktor
1.3.3 Neue Aufgaben des Betriebskostenmanagements

2 Aufbau und Verwendung von Kennzahlen
2.1 Charakteristik von Kennzahlen
2.2 Klassifizierung von Kennzahlen
2.3 Absolute Zahlen (Grundzahlen)
2.4 Verhältniszahlen (Relativzahlen)
2.4.1 Beziehungszahlen
2.4.2 Gliederungszahlen
2.4.3 Indexzahlen (Messzahlen)
2.5 Kennzahlensysteme
2.5.1 Ordnungssysteme
2.5.2 Rechensysteme
2.6 Benchmarking
2.7 Bedeutung für das Management

3 Fallstudie
3.1 Ausgangssituation
3.1.1 Untersuchter Bestand
3.1.2 Systemlandschaft
3.2 Betriebskostenbenchmarking
3.2.1 Auswahl der Objekte mittels Selektion
3.2.2 Auswahl relevanter Kostenarten
3.3 Die Technische Umsetzung des Betriebskostenkennzahlensystems
3.3.1 Stammdaten
3.3.2 Bewegungsdaten
3.4 Verbindung von Daten zu einem Betriebskostenkennzahlensystem
3.4.1 Bezugsgrößen
3.4.2 Oberste Zielkennzahl
3.4.3 Detailkennzahlen
3.4.4 Messgrößen für Betriebskostenkennzahlen
3.4.5 Aufbau des wohnungswirtschaftlichen Kennzahlensystems

4 Schlussbetrachtung

Literaturverzeichnis

Einführung in das Thema Betriebskostenmanagement

Die Wohnungswirtschaft befindet sich derzeit in einer Phase, die durch niedrige Renditen und teils gestiegene Leerstandsraten gekennzeichnet ist. Während in der Vergangenheit noch hohe Erträge zu verzeichnen waren, wandelt sich seit Mitte der 1990er Jahre der Wohnungsmarkt, bedingt durch eine subventionsinduzierte Angebotserweiterung, vom Anbieter- zum Nachfragermarkt. Verstärkt wird dieser Trend durch den bevorstehenden demographischen Wandel sowie durch Prognosen, die zwar von einer deutlichen Steigerung der Anzahl der Haushalte bis ca. 2020 ausgehen, ab 2030 allerdings einen beschleunigten Rückgang der Wohnflächennachfrage voraussagen (vgl. Spieker 2005: 181 ; Just 2005: 10).

Aktuell zeigen sich gestiegene Abgaben und Energiepreise verantwortlich für eine rasante Steigerung der Mietnebenkosten und wirken sich so zunehmend negativ auf den Unternehmensgewinn aus. Laut Aussagen des Deutschen Mieterbunds entfallen inzwischen rund 37% der Gesamtwohnkosten auf die Betriebskosten (vgl. Deutscher Mieterbund.e.V. 2008). Immer mehr Vermieter erkennen die Bedeutung der sogenannten „zweiten Miete“ und sehen sie nicht länger als reinen Durchlaufposten. Somit dienen verhältnismäßig niedrige Betriebskosten als positives Vermietungsargument und helfen die Leerstände zu reduzieren. Zudem erhöhen sie auch – da der Mieter meist mit der Gesamtbelastung rechnet – die Möglichkeit für Erhöhungen der Grundmiete und steigern somit den Nettoertrag des Eigentümers.

Ziel dieser Hausarbeit ist es aufzuzeigen, dass durch eine Optimierung der Nebenkosten unter Zuhilfenahme eines Kennzahlensystems Wohnungswirtschaftsunternehmen auch zukünftig in der Lage sein werden, höhere Erträge zu generieren, um sich somit am Wohnungsmarkt behaupten zu können. Die grundsätzliche Vorgehensweise orientiert sich an der Einführung eines Betriebskostenkennzahlensystems für Wohnimmobilien. Die daraus resultierenden Kennzahlen und Erkenntnisse sollen als leistungsfähiges Kosteninformationssystem dem Management als Entscheidungsgrundlage dienen, um somit von einer nachhaltigen Verbesserung der Kostensituation zu profitieren.

Im ersten Kapitel werden Begriffe und Gegebenheiten definiert und beschrieben, um ein notwendiges Verständnis über Funktion und Situation der Immobilien- und Wohnungswirtschaft zu erhalten. Anschließend wird gezeigt, welchen Status Betriebskosten als nachhaltiger Erfolgsfaktor in einem Wohnungswirtschaftsunternehmen einnehmen.

Das zweite Kapitel befasst sich mit den Grundlagen von Kennzahlen und deren Bedeutung für die Immobilien- und Wohnungswirtschaft, wobei speziell auf die Voraussetzungen für ein Betriebskostenkennzahlensystem eingegangen wird. Die Ausführungen werden durch branchenspezifische Formeln und Kennzahlen veranschaulicht.

Im dritten Kapitel wird am Beispiel eines Wohnungswirtschaftsunternehmens eine mögliche Lösung dargestellt, wie ein Kennzahlensystem für den Bereich Betriebskosten implementiert werden kann. Dazu wird im ersten Schritt mittels Benchmarking und Portfoliobildung eine Vergleichbarkeit der heterogenen Immobilien hergestellt. Diese auf Detailebene durchgeführte Selektion und Segmentierung ermöglicht das Auffinden von Einzelkennzahlen und die anschließende Überführung in ein Kennzahlensystem, welches dem Management eine ganzheitliche Betrachtung erlaubt.

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Wohnungsbestand je 1.000 Einwohner (Quelle: Statistisches Bundesamt, Fachserie 5, R3, 2007)

Abbildung 2: Entwicklung der Wohnungsmieten (Quelle: Statistisches Bundesamt, Fachserie 17, R7, 11/2007)

Abbildung 3: Kennzahlen im Entscheidungsfluss (Quelle: Preißler 2008: 4)

Abbildung 4: Kennzahlen u. Kennzahlensysteme (Quelle: Preißler 2008: 12)

Abbildung 5: Verhältniszahlen (In Anlehnung an: Preißler 2008: 14)

Abbildung 6: Ordnungssystem für Immobilien (Quelle: eigene Darstellung)

Abbildung 7: Kennzahlenpyramide, dargestellt am Beispiel Ist-Mieterlöse (In Anlehnung an: Schulte, Thomas 2007: 231)

Abbildung 8: Auszug eines ADABAS Daten Reportes (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)

Abbildung 9: Kennzahlenpyramide für BK (Quelle: Hellerforth 2007: 80)

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Immobilienanlagevermögen in Deutschland (Quelle: Seilheimer 2007: 84)

Tabelle 2: Betriebskostenartensystem (Quelle: Gondring, Wagner 2007: 76)

Tabelle 3: Strukturierung der Untersuchungsobjekte (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)

Tabelle 4: Kostenartensystem für Betriebskosten (Quelle: Erndt 2006: 171)

Tabelle 5: Objekt-Stammdaten (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)

Tabelle 6: Stammdaten Code-Plan (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)

Tabelle 7: Alternative Messgrößen (Quelle: Erndt 2006: 185)

Tabelle 8: Einflussfaktoren auf die Kostenart Wasser (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)

Tabelle 9: Abweichungsanalyse Top 10 auffällige Objekte (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Bedarf eines kennzahlgesteuerten Betriebskostenmanagements

Die systematische Erfassung von Betriebskostenarten sowie das Auffinden von Vergleichskennzahlen sind Voraussetzungen, um eine spezifizierte Entscheidungsgrundlage für das Vermietungsmanagement zu schaffen. Mit Hilfe der ermittelten Kennzahlen soll eine nachhaltige Verbesserung der Kostensituation herbeigeführt werden. Für den Mieter kann dies zu einer höheren Nutzerzufriedenheit und für den Vermieter zu Ertragssteigerungen führen. Für das Verständnis der Thematik sind Definition und Abgrenzung bestimmter Begriffe sowie eine Beschreibung von Gegebenheiten und tendenziellen Entwicklungen notwendig.

1.1 Immobilienwirtschaft

Obwohl die Immobilienwirtschaft in Deutschland der größte Teilmarkt der gesamten Volkswirtschaft ist, wird ihr in der Öffentlichkeit nur eine untergeordnete Aufmerksamkeit zu teil (vgl. Lechelt 2001: 13). Das deutsche Volksvermögen wies im Jahr 2005 einen Kapitalstock von ca. 8,4 Bil. € auf, hiervon sind 7,14 Bil. € (85%) in Immobilien angelegt (vgl. Seilheimer 2007: 83).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Immobilienanlagevermögen in Deutschland (Quelle: Seilheimer 2007: 84)

1.1.1 Funktion und Institution

Die Bereiche der Immobilienwirtschaft lassen sich am Lebenszyklus einer Immobilie abgrenzen und festmachen (vgl. Viering et al. 2007: 2 f.). Zu unterscheiden ist hierbei zwischen Funktionen und Institutionen der Immobilienwirtschaft. Zu den Funktionen zählen die Projektentwicklung, die Grundstücksbeschaffung, die Finanzierung, die Vermietung und Verpachtung, die Verwaltung und Bewirtschaftung sowie der Verkauf von Immobilien. Bewerkstelligt werden diese Funktionen von den Institutionen der Immobilienwirtschaft, die sich in ihren Tätigkeitsfeldern oft überschneiden und aus diesem Grund eine präzise Abgrenzung nicht ermöglichen. Auszugsweise sind hier insbesondere Bauträger, Architekten, Bauunternehmen, Immobilienmakler, Immobilienfondsgesellschaften, Immobiliengesellschaften jeglicher Rechtsform sowie Wohnungsunternehmen aufzuzählen (vgl. Brauer 2006: 18 f. ; Lechelt 2001: 13).

1.1.2 Charakteristik der Immobilien

Wie in der Einführung bereits dargestellt, befinden wir uns im Immobilienmarkt zum größten Teil in einem „gesättigten Markt“. Kennzeichnend für gesättigte Märkte ist eine Verschiebung des Käuferinteresses von objektiv bewertbaren Produkteigenschaften zu individuellen Nutzenerwartungen (vgl. Liebchen 2002: 10).

Allerdings erschwert der Immobilienmarkt aufgrund seiner Beschaffenheit dem Immobilienmanagement, die durchaus spezifizierten Kundenanforderungen flächendeckend umzusetzen und im Rahmen eines Kennzahlensystems in reale Messgrößen zu überführen. Während man beispielsweise in der Automobilindustrie noch zu einem gewissen Grad von Homogenität der Produkte sprechen kann, handelt es sich bei der Immobilienwirtschaft um einen heterogenen und vielschichtigen Markt.

Dies zeigt sich an den Besonderheiten des Wirtschaftsguts Immobilie. So zählt zu ihren wesentlichen Merkmalen die Einmaligkeit und Standortgebundenheit. Dies hat zur Folge, dass die Immobilie an die wirtschaftlichen Gegebenheiten wie Arbeitsmarkt und demographische Entwicklung der Region angepasst werden muss. Kann die Immobilie nicht an ihrem Standort genutzt werden, ist sie nahezu wertlos (vgl. Brauer 2006: 26).

Ein weiteres Merkmal von Immobilien ist die lange Produktionsdauer. Zwischen der Planung und der Realisierung können je nach Größe des Projektes 2 bis 5 Jahre liegen (vgl. Kampe 2006: 27). Somit kann nur mit Zeitverzögerung auf eine veränderte Nachfrage reagiert werden. Aufgrund dieser Zeitverzögerung besteht die Gefahr, dass Immobilien selbst dann noch auf den Markt drängen, wenn bereits eine Sättigung der Nachfrage erreicht ist, was einen mehr oder weniger drastischen Preisverfall zur Folge hat.

Abschließend sind noch Merkmale wie hohe Kapitalbindung verbunden mit einer meist schlechten Verzinsung des eingesetzten Kapitals sowie ihre lange Zweckbindung, meist 20 – 100 Jahre, und damit verbundene Instandhaltungskosten zu erwähnen (vgl. Brauer 2006: 27f).

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