Mit „Wissen“ ist im Wesentlichen das an Personen gebundene Erfahrungswissen gemeint . Wissen besteht aus verdichteten und bewerteten Informationen. Es stellt diese Informationen in einen Zusammenhang und Bezugsrahmen . In Organisatio-nen ist Wissen funktional. Es kann, sofern von anderen Personen nachvollziehbar, gespeichert und verteilt werden . Unter Wissensmanagement versteht man ein Managementkonzept, das Wissen als Ressource in Unternehmen begreift und das mit gezielten Strategien darauf abzielt, diese Ressource unter Einsatz von organisationalen Maßnahmen zur Optimierung und Steigerung des Unternehmenserfolges zu nutzen. Wesentliche Elemente hierbei sind Wissensaufbau, Wissenserwerb, Wissensverteilung und –steuerung .
Archivare, von Berufs wegen Informationsmanager, sind nicht zwangsläufig auch Wissensmanager. Archive, gewohnt im Umgang mit der Weitergabe von Informationen, aber auch mit Vermittlung von Wissen bspw. im Rahmen Historischer Bildungsarbeit, praktizieren nicht immer Wissensmanagement. Woran liegt das?
Zum einen hat Wissensmanagement im Gegensatz zur Wirtschaft und Industrie wenig Bekanntheitsgrad im öffentlichen non-profit-Bereich und zum anderen ist es noch nicht allzu lange Gegenstand der archivfachlichen Diskussion . Außerdem mögen Vorbehalte bestehen dass Wissensmanagement in non-profit-Unternehmen – und das sind Archive in der Regel – nicht einsetzbar sei um damit das Ziel eines verbesserten wirtschaftlichen Erfolges erreichen zu können. Doch angesichts zunehmender Ressourcenknappheit in der Archivlandschaft ist überlegenswert, ob Wissensmanagement nicht doch als zusätzliches Managementkonzept angepeilt, angedacht, „ins Boot geholt“ und umgesetzt werden kann, um in den Bereichen archivischen Arbeitens effektiver und effizienter zu sein.
Archive als Wissenspools für historische Wirklichkeit zur Schaffung und Stärkung der eigenen regionalen Identität müssen lernen ihr Wissen auch zum Wohle ihrer Einrichtung einsetzen zu können. Wer sich weiter hinauswagt, kann sogar darüber hinaus sein Wissen anderen Branchen offensiv anbieten und zugänglich machen.
Im Folgenden soll dargelegt werden, welche Methoden und konkrete Angebote für Wissensmanagement in Archiven überhaupt denkbar wären und wie sie sich umsetzen lassen.
Eine kritische Würdigung beschließt die Arbeit.
Inhaltsübersicht
Einleitung
1. Wissenssituation analysieren
2. Wissensziele definieren
3. Wissensziele umsetzen
3.1. Angebote für WM in Archiven
3.1.1. Angebote auf der Ebene „Mensch:
3.1.2. Angebot auf der Ebene „Organisation“:
3.1.3. Angebote auf der Ebene „Technik“:
3.2. Methoden für WM in Archiven
3.2.1. Einsatz von Wissensmanagement bei den archivischen Kernaufgaben
3.2.1.1. Erschließung (Ordnung und Verzeichnung)
3.2.1.2. Bewertung
3.2.1.3. Nutzbarmachung von Archivgut
3.2.1.4. Schriftgutverwaltung
3.2.1.5. Aktenübernahmen
3.2.2. Stafettenübergabe im Archivbereich und Bewahrung der Erfahrung von ehe-maligen Mitarbeitern
Kritische Würdigung
Benutzte Literatur
Einleitung
„Während das Management klassischer Produktionsfaktoren ausgereizt zu sein scheint, hat das Management des Wissens seine Zukunft noch vor sich. Wissen ist die einzige Ressource, welche sich durch Gebrauch vermehrt[1].“
Mit „Wissen“ ist im Wesentlichen das an Personen gebundene Erfahrungswissen gemeint[2]. Wissen besteht aus verdichteten und bewerteten Informationen. Es stellt diese Informationen in einen Zusammenhang und Bezugsrahmen[3]. In Organisatio-nen ist Wissen funktional. Es kann, sofern von anderen Personen nachvollziehbar, gespeichert und verteilt werden[4]. Unter Wissensmanagement versteht man ein Managementkonzept, das Wissen als Ressource in Unternehmen begreift und das mit gezielten Strategien darauf abzielt, diese Ressource unter Einsatz von organisa-tionalen Maßnahmen zur Optimierung und Steigerung des Unternehmenserfolges zu nutzen. Wesentliche Elemente hierbei sind Wissensaufbau, Wissenserwerb, Wis-sensverteilung und –steuerung[5].
Archivare, von Berufs wegen Informationsmanager, sind nicht zwangsläufig auch Wissensmanager. Archive, gewohnt im Umgang mit der Weitergabe von Informatio-nen, aber auch mit Vermittlung von Wissen bspw. im Rahmen Historischer Bildungs-arbeit, praktizieren nicht immer Wissensmanagement. Woran liegt das?
Zum einen hat Wissensmanagement im Gegensatz zur Wirtschaft und Industrie wenig Bekanntheitsgrad im öffentlichen non-profit-Bereich und zum anderen ist es noch nicht allzu lange Gegenstand der archivfachlichen Diskussion[6]. Außerdem mögen Vorbehalte bestehen dass Wissensmanagement in non-profit-Unternehmen – und das sind Archive in der Regel – nicht einsetzbar sei um damit das Ziel eines verbesserten wirtschaftlichen Erfolges erreichen zu können. Doch angesichts zunehmender Ressourcenknappheit in der Archivlandschaft ist überlegenswert, ob Wissensmanagement nicht doch als zusätzliches Managementkonzept angepeilt, angedacht, „ins Boot geholt“ und umgesetzt werden kann, um in den Bereichen archivischen Arbeitens effektiver und effizienter zu sein.
Archive als Wissenspools für historische Wirklichkeit zur Schaffung und Stärkung der eigenen regionalen Identität müssen lernen ihr Wissen auch zum Wohle ihrer Einrichtung einsetzen zu können. Wer sich weiter hinauswagt, kann sogar darüber hinaus sein Wissen anderen Branchen offensiv anbieten und zugänglich machen.
Kleinere Archive haben es in der Regel einfacher, bei sich Wissensmanagement zu praktizieren: Die Informationswege sind kürzer, Wissen ist deshalb schneller verteilbar und untereinander austauschbar und es sind evt. geringere Barrieren sowohl organisationaler als auch sozialpsychologischer Art zu überwinden.
Im Folgenden soll dargelegt werden, welche Methoden und konkrete Angebote für Wissensmanagement in Archiven überhaupt denkbar wären und wie sie sich um-setzen lassen.
1. Wissenssituation analysieren
Es reicht nicht wenn vorhandenes Wissen lediglich identifiziert und strukturiert abgelegt wird. Man muss es auch anwenden (können). Doch nicht jedes Wissen ist qualitativ gleichwertig. Hier gilt es, die Spreu vom Weizen zu trennen: Wissen muss bewertet werden auf Nützlichkeit und Anwendbarkeit hin. Wissenserhebungen „auf Teufel komm raus“ sind kontraproduktiv und sogar schädlich. Außerdem ist Wissensmanagement nur sinnvoll und Erfolg versprechend, wenn man die drei Stützen von WM, nämlich Mensch, Organisation und Technik gleichermaßen berück-sichtigt.
Vor Einführung eines WM-Modells, von denen es mehrere Ansätze gibt, steht eine genaue Analyse des Ist-Zustandes, eine Wissens-Bestandsaufnahme der Einrich-tung Archiv. Dabei werden die internen Wissensbestände lokalisiert und Wissensträger identifiziert. Das Ergebnis dieser Analyse soll zeigen, welche „Lebensbedingungen“ für Wissen im Archiv vorherrschen, z.B. wäre zu untersuchen:
- Wie gut ist der Informationsfluss innerhalb der Einrichtung und gegenüber dem Archivträger?
- Welches Wissen wird für gewöhnlich bereitwillig kommuniziert und in welchen Bereichen gibt es evt. Tabus der Wissensweitergabe?
- das Arbeitsklima insgesamt: Motivation, betriebliches „Miteinander“, Innovationsgeist, Kreativität, Verhältnis zur Führungsebene
- der Erfahrungsstand der Mitarbeiter: Verhältnis der langjährigen, erfahrenen Archivfachkräfte gegenüber Berufsanfängern und –neueinsteigern
- die Größe des Archivs und organisationaler Aufbau: kompakte Einheit oder eher Verästelung in mehr oder weniger selbstständige Abteilungen?
- die IT-Ausstattung, technisches Equipment
- welches Wissen ist vorhanden und wo? Wer und wo sind die Wissensträger? Wo sind Wissensdefizite? (-> Mitarbeitergespräche[7], Zielvereinbarungen)
Auf Grundlage der Ergebnisse dieser Analyse werden dann Ziele definiert, welche in Einzelmaßnahmen zerlegt und in einer dritten Phase umgesetzt werden.
2. Wissensziele definieren
Wissensziele sollten bestimmte Voraussetzungen erfüllen[8]. Sie müssen
- die Möglichkeit zur Formulierung von alternativen Maßnahmen zulassen
- so ausgelegt sein dass sie noch vor ihrer Umsetzung so koordiniert werden können dass sie mögliche Zielkonflikte im Umsetzungsprozess abfedern oder herabmindern können
- für die Mitarbeiter motivierend sein; herausfordern ohne jemanden zu überfordern! -> Akzeptanz durch Mitarbeitern: gemeinsam Ziele erarbeiten!
- messbar, bewertbar und kontrollierbar sein
Im Bezug auf Wissensmanagement unterscheidet man verschiedene Zielarten. Beispielhaft für den Archivbereich könnten diese folgendermaßen aussehen:
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Wissensziele sind die wissensbezogene Übertragung der Unternehmensziele. Sie geben die Marschroute vor für gemeinschaftliches Lernen einer Organisation oder eines Unternehmens. Durch Wissensziele wird Erfolg oder Misserfolg von Wissens-management überprüfbar gemacht. Das Wissenszielformulieren birgt einige Proble-me und Hindernisse, die es zu überwinden gilt. Sie sollten daher sorgfältig heraus-gearbeitet und am Ende klar formuliert werden. Außerdem sollten sie stets mit den übrigen Zielen der Unternehmung abgeglichen und in Einklang gebracht werden, um unvermeidliche Reibungen bei der späteren Zielumsetzung von vornherein auszu-schließen bzw. gering zu halten.
Die übergeordneten Wissensziele werden auf den einzelnen Mitarbeiter herunterge-brochen; jeder Mitarbeiter bekommt eine auf ihn zugeschnittene Wissensver-antwortung zugewiesen. Nur so fühlt sich jeder Mitarbeiter direkt angesprochen[9].
Wissens-„Inventur“ bzw. Bilanz am Jahresende:
Die letzten Tage im Jahr sind immer ein willkommener Anlass, das vergangene Jahr im Rückblick zu rekapitulieren. Der Jahresbericht und die Statistik sind erstellt oder in Vorbereitung und das Archivgeschäft ist in der Regel dann auch etwas ruhiger. Jetzt wäre Gelegenheit zu einem Jahresabschlussgespräch der Archivleitung zusammen mit den Mitarbeitern. Ein Gesprächsthema könnte dabei auch der Wissens-Status-Quo der Archiveinrichtung sein, in welchem man sich die folgenden Fragen stellt:
- Wo stehen wir wissensmäßig zur Zeit?
- Was haben wir dieses Jahr neu dazugelernt?
- Welches Wissen hat uns in den vergangenen zwölf Monaten voran gebracht und wie?
- Welcher Wissenserwerb hat im Jahresverlauf stattgefunden?
In einem weiteren Schritt können die Ergebnisse dieses Gesprächs dann in eine Wissensbilanz einfließen und dargestellt werden.
Eine Wissensbilanz, die sich ggf. sogar in konkreten Zahlen ausdrücken lässt? Geht das überhaupt? Das Unternehmen Skandia hat das vorgemacht: Dieser Finanz-dienstleister veröffentlicht seit 1993 neben den herkömmlichen Bilanzen auch eine jährliche Wissensbilanz, die auf einem intern ausgetüftelten Berechnungs- und Dar-stellungssystem beruht[10]. Wissen als Kapital begreifen, das in der Archivbilanz auftaucht: In einer Gesellschaft, die immer mehr zu einer Informations- und Wissensgesellschaft wird[11], wird dies vielleicht schon bald zu einer gängigen Praxis gehören. Zeit also, den Archivträger und die Politik schon einmal an diese Form der Darstellung zu gewöhnen. Instrument hierfür ist die Balanced Scorecard, mit der sich (Wissens-)Leistungen messen lassen und der Grad der Zielerreichung überprüft werden kann. Die Balanced Scorecard ist Bestandteil eines Produkthaushaltes und operiert mit Zielen und Kennzahlen. Sie ist darüber hinaus auch als Anreizsystem zur Barrierenüberwindung einsetzbar[12].
[...]
[1] Probst / Raub / Romhardt: Wissen managen, S. 1
[2] Linde, F. (Hrsg.): Barrieren und Erfolgsfaktoren des Wissensmanagements, S. 4f. und Probst / Raub / Romhardt: Wissen managen, S. 22
[3] Reich, Thomas: Wissensmanagement in Archiven, S. 4 und S. 12
[4] Menne-Haritz, Angelika: Wissensmanagement und Archive, S. 309
[5] Linde, F. (Hrsg.): Barrieren und Erfolgsfaktoren des Wissensmanagements, sinngem. S. 5
[6] Reich, Thomas: Wissensmanagement in Archiven, S. 4
[7] Heck-Volz, Carola: Talentmanagement - Wissensträger erkennen und fördern, auf: www.wissensmanagement.net/online, letzter Zugriff: 26.08.08
[8] Probst / Raub / Romhardt: Wissen managen, S. 55ff.
[9] Probst / Raub / Romhardt: Wissen managen, S. 194
[10] Probst / Raub / Romhardt: Wissen managen, S. 4
[11] Reich, Thomas: Wissensmanagement in Archiven, S. 4
[12] Reich, Thomas: Wissensmanagement in Archiven, S. 15 und Nolte, Burkhard: Controlling leicht gemacht. – In: Der Archivar 2008, Heft 3, S. 237-247
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