Mit „Wissen“ ist im Wesentlichen das an Personen gebundene Erfahrungswissen gemeint . Wissen besteht aus verdichteten und bewerteten Informationen. Es stellt diese Informationen in einen Zusammenhang und Bezugsrahmen . In Organisatio-nen ist Wissen funktional. Es kann, sofern von anderen Personen nachvollziehbar, gespeichert und verteilt werden . Unter Wissensmanagement versteht man ein Managementkonzept, das Wissen als Ressource in Unternehmen begreift und das mit gezielten Strategien darauf abzielt, diese Ressource unter Einsatz von organisationalen Maßnahmen zur Optimierung und Steigerung des Unternehmenserfolges zu nutzen. Wesentliche Elemente hierbei sind Wissensaufbau, Wissenserwerb, Wissensverteilung und –steuerung .
Archivare, von Berufs wegen Informationsmanager, sind nicht zwangsläufig auch Wissensmanager. Archive, gewohnt im Umgang mit der Weitergabe von Informationen, aber auch mit Vermittlung von Wissen bspw. im Rahmen Historischer Bildungsarbeit, praktizieren nicht immer Wissensmanagement. Woran liegt das?
Zum einen hat Wissensmanagement im Gegensatz zur Wirtschaft und Industrie wenig Bekanntheitsgrad im öffentlichen non-profit-Bereich und zum anderen ist es noch nicht allzu lange Gegenstand der archivfachlichen Diskussion . Außerdem mögen Vorbehalte bestehen dass Wissensmanagement in non-profit-Unternehmen – und das sind Archive in der Regel – nicht einsetzbar sei um damit das Ziel eines verbesserten wirtschaftlichen Erfolges erreichen zu können. Doch angesichts zunehmender Ressourcenknappheit in der Archivlandschaft ist überlegenswert, ob Wissensmanagement nicht doch als zusätzliches Managementkonzept angepeilt, angedacht, „ins Boot geholt“ und umgesetzt werden kann, um in den Bereichen archivischen Arbeitens effektiver und effizienter zu sein.
Archive als Wissenspools für historische Wirklichkeit zur Schaffung und Stärkung der eigenen regionalen Identität müssen lernen ihr Wissen auch zum Wohle ihrer Einrichtung einsetzen zu können. Wer sich weiter hinauswagt, kann sogar darüber hinaus sein Wissen anderen Branchen offensiv anbieten und zugänglich machen.
Im Folgenden soll dargelegt werden, welche Methoden und konkrete Angebote für Wissensmanagement in Archiven überhaupt denkbar wären und wie sie sich umsetzen lassen.
Eine kritische Würdigung beschließt die Arbeit.
Inhaltsübersicht
Einleitung
1. Wissenssituation analysieren
2. Wissensziele definieren
3. Wissensziele umsetzen
3.1. Angebote für WM in Archiven
3.1.1. Angebote auf der Ebene „Mensch:
3.1.2. Angebot auf der Ebene „Organisation“:
3.1.3. Angebote auf der Ebene „Technik“:
3.2. Methoden für WM in Archiven
3.2.1. Einsatz von Wissensmanagement bei den archivischen Kernaufgaben
3.2.1.1. Erschließung (Ordnung und Verzeichnung)
3.2.1.2. Bewertung
3.2.1.3. Nutzbarmachung von Archivgut
3.2.1.4. Schriftgutverwaltung
3.2.1.5. Aktenübernahmen
3.2.2. Stafettenübergabe im Archivbereich und Bewahrung der Erfahrung von ehe-maligen Mitarbeitern
Kritische Würdigung
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Übertragbarkeit von Wissensmanagement-Konzepten auf den Archivbereich. Dabei soll geklärt werden, wie Archivare als Informationsmanager durch gezielte Methoden und organisatorische Maßnahmen effektiver arbeiten können, um den Herausforderungen knapper Ressourcen und der Bewahrung von Erfahrungswissen zu begegnen.
- Analyse des Wissensbestands und Identifikation von Wissensträgern im Archiv.
- Definition messbarer Wissensziele zur strategischen Steuerung.
- Praktische Umsetzung von Wissensmanagement durch personelle, organisatorische und technische Angebote.
- Integration von Wissensmanagement in archivische Kernaufgaben wie Erschließung, Bewertung und Aktenübernahme.
- Strategien zur Sicherung von Erfahrungswissen ausscheidender Mitarbeiter (Stafettenübergabe).
Auszug aus dem Buch
3.2.1.1. Erschließung (Ordnung und Verzeichnung)
Die Erschließung ist ein archivischer Arbeitsprozess, bei dem Informationen aus dem zu erschließenden Archivgut gewonnen werden. Verbunden mit dem Sachverstand (z.B. über Aufbau, Organisation oder Biografie des Bestandsbildners) und dem Fachwissen des Bearbeiters führt dies zum Wissenserwerb. Dies ist zwar zunächst Spezialwissen, weil es sich auf den eng umgrenzten Bestand bezieht, kann aber bei aussagekräftigem allgemeingültigem Schriftgut auch zu fundamentalem Wissen aggregiert werden.
So lieferte beispielsweise vor acht Jahren die Auswertung von zunächst unscheinbar gleichförmig wirkenden Formularen über die Aufklärung des Verbots geschlechtlichen Verkehr zwischen Deutschen und Fremdarbeitern im Zweiten Weltkrieg völlig neue Erkenntnisse über Namen, Lager und Firmen der Zwangsarbeiter in den 1940-er Jahren im Raum Bergisch Gladbach. Zwei Mitarbeiter des Stadtarchivs, darunter der Archivleiter als Historiker (geschichtliches Hintergrund-Fachwissen!) haben auf Grundlage dieser Überlieferung einen Aufsatz verfasst, der in der wissenschaftlich fundierten Zeitschrift des örtlichen Geschichtsvereins erschien. Dadurch erfolgte eine Wissensverteilung nach außen.
Zusammenfassung der Kapitel
Einleitung: Führt in die Relevanz des Wissensmanagements als Managementkonzept ein und hinterfragt, warum Archive trotz ihrer Rolle als Informationsvermittler dieses Konzept bisher nur selten praktizieren.
1. Wissenssituation analysieren: Erläutert die Notwendigkeit einer Ist-Analyse des Archivbestands und der Wissensstruktur, um Wissensdefizite und Wissensträger innerhalb der Einrichtung zu identifizieren.
2. Wissensziele definieren: Beschreibt die Anforderungen an Wissensziele, die motivierend, messbar und mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen müssen, inklusive Ansätzen zur jährlichen Wissensbilanz.
3. Wissensziele umsetzen: Bietet einen Überblick über konkrete Maßnahmen auf den Ebenen Mensch, Organisation und Technik zur Implementierung von Wissensmanagement im Archivalltag.
3.1. Angebote für WM in Archiven: Differenziert praktische Umsetzungsangebote, wie etwa Dienstbesprechungen, Stabsstellen oder IT-Lösungen (KMS, Datenbanken) für den Wissensaustausch.
3.2. Methoden für WM in Archiven: Detaillierte Darstellung der Anwendung von Wissensmanagement in den Kernbereichen eines Archivs, von der Erschließung bis hin zum Umgang mit Nutzerwissen.
3.2.1. Einsatz von Wissensmanagement bei den archivischen Kernaufgaben: Untersucht spezifisch, wie Wissensmanagement Erschließung, Bewertung, Nutzbarmachung, Schriftgutverwaltung und Aktenübernahmen optimieren kann.
3.2.2. Stafettenübergabe im Archivbereich und Bewahrung der Erfahrung von ehe-maligen Mitarbeitern: Behandelt Strategien zur Dokumentation und Weitergabe von "Insider-Wissen" bei Personalabgängen durch Lebenszeitberichte und strukturierte Austrittsgespräche.
Kritische Würdigung: Reflektiert den Aufwand-Nutzen-Faktor von Wissensmanagement und betont die zentrale Rolle der Archivleitung bei der Motivationsförderung der Mitarbeiter.
Schlüsselwörter
Wissensmanagement, Archive, Wissensbilanz, Wissensziele, Erschließung, Archivische Kernaufgaben, Wissensverteilung, Erfahrungswissen, Stafettenübergabe, Nutzerwissen, Schriftgutverwaltung, Informationsmanagement, Bestandsaufnahme, Wissenssicherung, Bewertung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Implementierung von Wissensmanagement-Methoden in Archiven, um diese als Organisationen effektiver und effizienter zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Dazu gehören die Analyse der Wissenssituation, die Definition von Wissenszielen sowie die praktische Umsetzung von Managementstrategien auf Ebene der Mitarbeiter, Organisation und Technik.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, aufzuzeigen, wie Archive durch aktives Wissensmanagement ihr vorhandenes Wissen besser nutzen, sichern und für den Unternehmenserfolg sowie die Außenwirkung gewinnbringend einsetzen können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer theoretischen Fundierung durch einschlägige Fachliteratur zum Wissensmanagement und ergänzt diese durch praxisorientierte Anwendungsvorschläge für den archivischen Arbeitsalltag.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Analyse der Wissenssituation, die Zielfindung und die praktische Anwendung von Wissensmanagement auf archivische Kernaufgaben wie Erschließung, Bewertung und Aktenübernahme.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit lässt sich primär über Begriffe wie Wissensmanagement, Archive, Erfahrungswissen, Wissensbilanz und Stafettenübergabe definieren.
Warum ist die „Stafettenübergabe“ so wichtig für Archive?
Die Stafettenübergabe dient dazu, wertvolles, oft informelles Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeiter zu sichern, damit beim Ausscheiden kein Wissensvakuum in der Institution entsteht.
Welche Rolle spielt die IT bei der Umsetzung?
IT-Lösungen wie Wissensdatenbanken oder DMS unterstützen die Strukturierung und schnelle Verfügbarkeit von Wissen, wobei eine hohe Datenqualität laut Autor entscheidend für die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist.
- Quote paper
- Michael Krischak (Author), 2008, Methoden und Angebote für Wissensmanagement in Archiven, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/125152
