Dieser Bericht dokumentiert Aufgaben und Arbeitsabläufe während eines Praxisprojekts bei einem Hersteller von Krankenhausinformationssystemen. Zu Beginn wird ein Überblick über das Unternehmen, dessen aktuelles Produktportfolio sowie den Aufgabenbereich der eingesetzten Abteilung(en) gegeben. Im weiteren Verlauf wird das während des Praktikums begleitete Projekt vorgestellt. Eingebettet darin werden die bearbeiteten Aufgaben beschrieben sowie angewandte Methoden erläutert. Zu den Aufgaben gehörte die Beratung zu Möglichkeiten kundenspezifischer Implementierungen im System, die Implementierung von Arztbriefen und medizinischen Dokumenten, das Customizing von Dokumentationsseiten, einschließlich der Implementierung von Bezügeladen-Prozeduren, die Unterstützung von Kundenschulungen, die Durchführung von Funktionsprüfungen sowie die Produktivstartbegleitung in der Reha-Klinik vor Ort.
Anschließend erfolgt eine Reflexion des Projekts, in der die für die Autorin wesentlichsten Erkenntnisse als Lessons Learned zusammengetragen werden. Zum Ende des vorliegenden Berichts wird in einem persönlichen Fazit überprüft, ob die an das Projektsemester gestellten Erwartungen erfüllt wurden und ob der Berufswunsch gefestigt wurde
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Vorstellung des Unternehmens
2.1 Das XY-Unternehmen
2.2 Produktportfolio
2.3 Organisatorische Eingliederung und Aufgabenbereiche der Praktikumsstelle
2.3.1 Projektmanagement und Consulting
2.3.2 Customizing
3 Projekt: Einführung des Systems YZ.Reha im Reha-Zentrum ZZ
4 Bearbeitete Aufgaben
4.1 Erstellung von Word-Vorlagen zur automatischen Dokumentengenerierung von Arztbriefen und medizinischen Dokumenten
4.2 Customizing von Dokumentationsfeldinhaltseiten inklusive Bezügeladen-Prozeduren
4.3 Unterstützung von Kundenschulungen
4.4 Durchführung von Funktionstests
4.5 Begleitung des Produktivstarts
5 Reflexion des Projekts
6 Fazit
A Erstellung von Kunden-Dokumenten auf Basis von MS Word-Vorlagen
A1 Erstellen und Hinterlegen einer Vorlage
A2 Setzen von Textmarken
A3 Arztbrief-Wordvorlage mit Textmarken
A4 Syntax der Kombinationstextmarke zum Diagnosen-/Therapiesystem
A5 Diagnosendokumentation in YZ
A6 Darstellung der Diagnosen im Arztbrief
A7 Syntax der Textmarke BEFUNDWAHL
A8 Befundauswahl
A9 Darstellung des Befundes im Arztbrief
A10 Syntax der Textmarke MCCUDT (user-defined-table)
A11 Dokumentation der Entlassmedikation in YZ
A12 Datenbanktabellen Medikation
A13 Darstellung der Entlassmedikamente im Arztbrief
A14 YZ-Stationsliste
A15 Anlage eines Word-Dokuments in YZ
A16 Automatische Arztbrief-Generierung
B Geschäftsprozesse in den Funktionsstellen (Beispiel Radiologie)
B1 Anforderungsmanagement
B2 Untersuchungsmanagement
B3 Befundmanagement
C Erstellung von Dokumentationsfeldinhaltseiten (DOFI)
C1 Datensatz zur Anpassung von Geridoc an YZ.Reha (Auszug)
C2 Datenbankdiagramm und Aufbau einer DOFI-Seite
C3 Einrichtung einer DOFI-Seite
C4 Einrichtung eines DOFI-Feldes
C5 Auszug der Prozedur LADEBEZ_GERI_DAT_I_ALLGEM
C6 Anlage einer Dokumentationsseite in YZ
C7 Abbildung der Geridoc-Seiten in YZ.Reha
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit dokumentiert das Projektsemester der Autorin beim IT-Lösungsanbieter XY. Zentral ist dabei die Einführung des Krankenhausinformationssystems YZ in der Pilotklinik Reha-Zentrum ZZ sowie die damit verbundene Prozessoptimierung durch die Automatisierung medizinischer Dokumentationsabläufe.
- Implementierung von IT-gestützten Arztbriefschreibungsprozessen
- Customizing von Dokumentationsfeldinhaltseiten (DOFI) zur Erfassung geriatrischer Daten
- Durchführung von Funktionstests und Begleitung des Produktivstarts im klinischen Umfeld
- Anpassung von Krankenhausprozessen an die Systemanforderungen von YZ.Reha
- Consulting-Tätigkeiten zur Unterstützung von Anwender- und Key-User-Schulungen
Auszug aus dem Buch
4.1 Erstellung von Word-Vorlagen zur automatischen Dokumentengenerierung von Arztbriefen und medizinischen Dokumenten
Um den Aufwand der Anwender für die Erstellung von Arztbriefen und Dokumenten durch Doppeldokumentationen zu reduzieren und das Risiko von Fehlern zu minimieren, bietet es sich an, Dinge, die schon im Informationssystem erfasst worden sind, automatisiert in die Dokumente zu übernehmen. Dies betrifft insbesondere Adressen, Patientendaten, Diagnosen, Therapiemaßnahmen, ausgewählte spezielle Befunde, Laborwerte, aktuelle Medikationslisten oder auch Bilder (z.B. Sonografie). Diese Funktionalität stellt XY mit dem systemübergreifenden KIS-Modul YZ.DOKUMENTENMANAGEMENT zur Verfügung. Mit Hilfe des Moduls, welches auf der Basis von Microsoft Word-Vorlagen inklusive Textmarken arbeitet, haben Ärzte und medizinisches Personal die Möglichkeit, Arztbriefe, Befunde, Formulare und Gutachten automatisch aus der laufenden Patientendokumentation zu generieren. Somit ist für alle Beteiligten eine Zeitersparnis gewährleistet, da beispielsweise Ärzte nicht in verschiedenen Systemen dokumentieren müssen. Gleichzeitig können alle bereits erstellten Dokumente jederzeit und von jedem Arbeitsplatz eingesehen und gegebenenfalls bearbeitet werden. Zudem lässt sich im Nachhinein nachvollziehen, wer in welchem Dokument Änderungen vorgenommen hat, wodurch der Prozess transparenter und sicherer wird.
Meine Aufgabe im Rahmen des Teilprojekts „Arztbriefschreibung und Medizinisches Dokumentenmanagement“ bestand darin, Word-Vorlagen für Arztbriefe und Dokumente im YZ zu erstellen und dabei die automatische patientenspezifische Übernahme von Daten zu realisieren. Zur Vorlage und optimalen Umsetzung der digitalen Formulare wurden die bestehenden Klinik-Dokumente als Papiervordrucke oder PDF- bzw. Word-Dateien seitens der Reha-Kliniken bereitgestellt. Dazu gehörten beispielsweise Betreuungsanordnungen, Fixierungsatteste, Verlängerungsanträge oder Pflegeüberleitungsbögen. Dabei war gefordert, die Formulare den Originalen so ähnlich wie möglich oder übersichtlicher zu gestalten, vor dem Hintergrund, dass ein neues Layout eine Eingewöhnungszeit zur Orientierung bedürfte, wie auch den alltäglichen Arbeitsablauf verlangsamen würde. Das Ziel war die komplette Erstellung von rund 30 medizinischen Dokumenten und Arztbriefen je Pilotklinik, wobei nachfolgend die Umsetzung anhand des Arztbriefes der Geriatrie der Pilotklinik ZZ detailliert erläutert wird.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Vorstellung des Projektsemesters im Masterstudiengang eHealth und der Motivation für die Tätigkeit bei einem KIS-Anbieter.
2 Vorstellung des Unternehmens: Überblick über die XY Unternehmensgruppe, das Produktportfolio (YZ) und die organisatorische Struktur.
3 Projekt: Einführung des Systems YZ.Reha im Reha-Zentrum ZZ: Allgemeine Beschreibung des Projekts zur Implementierung der KIS-Lösung YZ bei dem Klinikbetreiber XW.
4 Bearbeitete Aufgaben: Detaillierte Darstellung der durchgeführten Tätigkeiten, insbesondere der Arztbriefschreibung, des Customizings, der Kundenschulung und des Produktivstarts.
5 Reflexion des Projekts: Gesamtbetrachtung der Projekterfahrungen und Zusammenfassung der gewonnenen Lessons Learned durch die Praktikantin.
6 Fazit: Resümee des Projektsemesters und Abgleich der persönlichen Erwartungen mit den tatsächlichen Erfahrungen.
Schlüsselwörter
Krankenhausinformationssystem, KIS, YZ.Reha, Customizing, Dokumentenmanagement, Arztbriefschreibung, Medizinisches Dokumentenmanagement, Projektmanagement, Consulting, Geriatrie, GiB-DAT, DOFI, Kundenschulung, IT-gestützte Prozesse, Anforderungsmanagement.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in diesem Projektsemesterbericht grundsätzlich?
Der Bericht dokumentiert die Tätigkeiten und Projekterfahrungen der Autorin während ihres 25-wöchigen Praktikums bei der Firma XY im Bereich Projektmanagement und Consulting.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die zentralen Felder umfassen die Einführung und Anpassung der KIS-Software YZ für Rehabilitationskliniken, die Erstellung digitaler Dokumentationsvorlagen und die Begleitung von klinischen Einführungsprozessen.
Welches primäre Ziel wurde in dem Projekt verfolgt?
Das Hauptziel war die Unterstützung bei der Einführung von YZ.Reha im Reha-Zentrum ZZ, um papierbasierte Dokumentationsprozesse durch ein digitales, systemintegriertes Modell zu ersetzen und somit die Qualität sowie Effizienz der medizinischen Dokumentation zu steigern.
Welche wissenschaftlichen Methoden wurden in der Arbeit angewandt?
Die Arbeit basiert primär auf praxisorientierter Analyse und Implementierung im Rahmen des KIS-Customizings, ergänzt durch SQL-gestützte Datenmodellierung und die Evaluation von Geschäftsprozessen mittels Prozessdiagrammen.
Was wird im Hauptteil des Berichts behandelt?
Der Hauptteil beschreibt detailliert die Vorlagenverwaltung für Arztbriefe, das Customizing von Dokumentationsseiten (DOFI), die Durchführung von Support-Aufgaben während der Kundenschulungen sowie die Begleitung des Produktivstarts im „Big Bang“-Verfahren.
Welche Begrifflichkeiten charakterisieren diese Arbeit maßgeblich?
Die Arbeit ist stark geprägt von Fachbegriffen wie KIS, Customizing, Dokumentenmanagement-Modul (YZ), Textmarken für SQL-Datenbankabfragen und spezifischen Inhalten wie dem GiB-DAT-Datensatz.
Welchen Einfluss hatte die Einführung von YZ.Reha auf das Geridoc-Programm?
Die Einführung von YZ.Reha zielte darauf ab, das externe Programm „Geridoc“ durch direkt in das KIS integrierte DOFI-Seiten abzulösen, um redundante Schnittstellen zu eliminieren.
Warum war die Verschiebung des Produktivstarts ein prägendes Ereignis?
Aufgrund von Problemen bei der Integration mit dem KIS YW auf Citrix-Servern wurde der Start verschoben. Dies zeigte die Bedeutung einer transparenten Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Projektpartnern.
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- Susann Schultz (Author), 2017, Ein eHealth-Projekt im Bereich Krankenhausinformationssysteme. Ein Praxisbericht, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1264300
