Der globale Wettbewerb, eine wachsende Bedeutung der Dienstleistungsunternehmen für die Wirtschaft bei abnehmender industrieller Produktion (…) konfrontieren die Wirtschaft als auch die öffentliche Verwaltung mit neuen Herausforderungen. Man ist bemüht diese Herausforderungen offensiv anzugehen und den erforderlichen Veränderungsprozess aktiv zu gestalten. Während in vergangenen Perioden eine beschränkte Sicht auf Kern-/ Leistungsprozesse zu beobachten war, sind hierin heute auch die Führungs- und Unterstützungsprozesse einbezogen. Obwohl durch diese Herangehensweise zum Teil erhebliche Verbesserungspotenziale aufgezeigt werden, fehlt es zu deren Realisierung häufig an dem notwendigen Methodenwissen. (…) Auch zeigt sich, dass es nicht neuer und weiterentwickelter Methoden der Arbeitswirtschaft bedarf, sondern, dass es an fundiertem arbeitswirtschaftlichen Wissen über vorhandene und erprobte Methoden fehlt. Keine Methode vermag es dabei alle Phasen eines Organisationsprojektes oder gar alle Anwendungsfelder abzudecken. Vielmehr gilt es geeignete Methoden und Hilfsmittel bei der Realisierung zu kombinieren.
Im Zuge der fortschreitenden Entwicklung der modernen elektronischen Datenverarbeitung haben sich in den vergangen Jahren in der Tat auch immer wieder neue Möglichkeiten für die Anwendung solcher Methoden ergeben.
Im Rahmen dieser Arbeit soll Einblick in die grundlegenden Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten eines eigens hierfür entwickelten Hilfsmittels gegeben werden. Hierbei handelt es sich die Software sycat® der binner IMS GmbH. Sie eignet sich insbesondere für die Darstellung und Gestaltung von Prozessen. Mit ihrer Hilfe lassen sich relativ schnell und ohne spezifische Anwenderkenntnisse klar und übersichtlich Prozesse, unter gleichzeitiger Berücksichtigung hierarchischer Strukturen und der Arbeits- und Informationsflüsse, darstellen. Da die Darstellung um Leistungsmerkmale ergänzt werden kann, ermöglicht es zudem eine exakte Lokalisierung von Schwachstellen und kann so bei der systematischen Bewertung, Gestaltung und permanenten Verbesserung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Um diese Anwendungsmöglichkeiten anschaulich illustrieren zu können, soll nach Darstellung einiger wissenschaftlich-theoretischer Grundlagen, ein Prozess aus dem Rechnungswesen beispielhaft in sycat® dargestellt, bewertet und schließlich neu modelliert werden.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Prozessorganisation als Managementaufgabe
2.1 Historische Entwicklung hin zur Prozessorganisation
2.2 Geschäftsprozessorganisation
2.2.1 Definitionen
2.2.2 Ziele von Geschäftsprozessorganisation
2.2.3 Prozessneuorganisation
2.2.3.1 Initiatoren von Prozessneugestaltung
2.2.3.2 Vorgehensweise
3 Der Prozess Rechnungsbearbeitung am praktischen Beispiel
3.1 Problemerkennung und Systemanalyse
3.1.1 Relevanz des Problems
3.1.2 Ist-Aufnahme
3.1.3 Verbale Darstellung des Ist-Prozesses
3.1.4 Die Umsetzung des Ist-Prozesse in sycat®
3.2 Schwachstellenanalyse
3.3 Vorschlag für einen optimierten Prozess - Soll-Konzept
4 Ausblick
Zielsetzung & Themen der Arbeit
Die Arbeit untersucht den Einsatz der Software sycat® zur Prozessmodellierung und -optimierung am praktischen Beispiel der Rechnungsbearbeitung im Städtischen Klinikum Dessau-Roßlau. Ziel ist es, durch eine fundierte Prozessanalyse Schwachstellen im Ist-Zustand aufzudecken und ein Soll-Konzept zu entwickeln, das die Effizienz steigert, die Kosten senkt und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
- Grundlagen der Prozessorganisation und Managementtheorie.
- Methodik der prozessorganisatorischen Systementwicklung.
- Analyse und Dokumentation von Ist-Prozessen in der Praxis.
- Identifikation und Bewertung von Schwachstellen in betrieblichen Abläufen.
- Konzeption effizienter Soll-Prozesse unter Einbeziehung von IT-Unterstützung (ERP-Systeme).
Auszug aus dem Buch
3.1.2 Istaufnahme
Zur Informationsgewinnung wurden die beteiligten Sachbearbeiter der Abteilungen Einkauf, Materialwirtschaft und Rechnungswesen sowie die Abteilungsleiterin Rechnungswesen in informellen Interviews befragt. Der Interviewer befand sich dabei in der Rolle eines Praktikanten, der zunächst lediglich die Abläufe näher kennen und verstehen lernen wollte. Die informelle Ebene wurde gewählt, um möglichst unbefangene und belastbare Aussagen zu erlangen. Dokumentationen waren nicht oder kaum vorhanden und konnten dementsprechend nicht ausgewertet werden.
In einem ersten Schritt wurden die Vorgänge erfragt, um vorab einen Überblick über die aufeinander folgenden Schritte und deren jeweilige Inhalte zu erlangen. Im zweiten Schritt wurde dann erfragt, ob man mit der Arbeit zufrieden sei, Unzulänglichkeiten erkenne und ggf. Verbesserungsvorschläge hätte.
Insgesamt ergab sich aus den einzelnen Interviews zunächst ein sehr unklares Bild. Insbesondere auf der Sachbearbeiterebene war man sich kaum bewusst, wie sich der Prozess im Ganzen darstellt und warum die Arbeiten so gemacht werden, wie sie gemacht werden. „Irgendwie hatte man schon immer so gearbeitet“.
Größte Übereinstimmung herrschte beim Aspekt Arbeitszufriedenheit. Dieser wurde durchweg als schlecht bewertet. Die Bearbeiterin in der Abt. Rechnungswesen war nicht nur über die hohe Zahl entdeckter Fehler unzufrieden, die ihren Arbeitfluss unterbrechen. Die Unzufriedenheit resultiert vor allem aus einem ungenügenden Feedback bezüglich ihrer Fehlermeldungen. Inzwischen hat sie es aufgegeben, aktiv Fehler zu suchen, da „i.d.R. doch nichts passierte und sie daher ihre Arbeit umsonst unterbricht“.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Einführung in die Herausforderungen des globalen Wettbewerbs und den Bedarf an effizienter Prozessgestaltung unter Einsatz moderner Hilfsmittel wie sycat®.
2 Prozessorganisation als Managementaufgabe: Erläuterung der historischen Entwicklung von der funktionsorientierten zur prozessorientierten Organisation sowie Definition der wesentlichen Managementaufgaben.
3 Der Prozess Rechnungsbearbeitung am praktischen Beispiel: Detaillierte Analyse des Ist-Zustandes der Rechnungsabwicklung, Identifikation von Schwachstellen und Entwicklung eines optimierten Soll-Konzeptes mittels sycat®.
4 Ausblick: Zusammenfassung der gewonnenen Erkenntnisse und Reflexion über die Widerstände und Erfolgsfaktoren bei der Implementierung von Prozessveränderungen in der Praxis.
Schlüsselwörter
Prozessorganisation, Prozessmanagement, sycat®, Geschäftsprozessmodellierung, Prozessoptimierung, Rechnungswesen, Ist-Analyse, Soll-Konzept, Prozessneuorganisation, ERP-System, Effizienzsteigerung, Arbeitszufriedenheit, Schnittstellenmanagement, Dokumentation, Schwachstellenanalyse.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die praktische Anwendung der Prozessmodellierungssoftware sycat® zur Untersuchung und Verbesserung betrieblicher Abläufe am Beispiel der Rechnungsbearbeitung in einem Krankenhaus.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zu den zentralen Themen gehören die moderne Prozessorganisation, die systematische Schwachstellenanalyse und die methodische Neugestaltung von Geschäftsprozessen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das primäre Ziel ist die Identifikation von ineffizienten Abläufen im Rechnungswesen und die Entwicklung eines optimierten Soll-Prozesses, der sowohl Kosten senkt als auch die Arbeitsqualität verbessert.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Der Autor wählt eine induktive Vorgehensweise, bei der vom Ist-Zustand ausgehend durch empirische Daten und Interviews ein Modell entwickelt wird, um daraus optimierte Soll-Konzepte abzuleiten.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil widmet sich der Ist-Aufnahme, der verbalen und grafischen Prozessdarstellung in sycat®, der detaillierten Analyse von Schwachstellen wie manuellem Aufwand und Kontrollproblemen sowie der Erarbeitung von Lösungsvorschlägen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Begriffe sind Prozessorganisation, sycat®, Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung, Schwachstellenanalyse und ERP-Systeme.
Wie wurde die Datenerhebung im Klinikum durchgeführt?
Die Daten wurden durch informelle Interviews mit den beteiligten Sachbearbeitern und der Abteilungsleitung im Rechnungswesen sowie im Einkauf und der Materialwirtschaft erhoben.
Warum wurde sycat® für die Modellierung gewählt?
Die Software eignet sich laut Autor besonders gut für die übersichtliche grafische Darstellung hierarchischer Strukturen sowie die systematische Verknüpfung von Leistungsmerkmalen, was die Lokalisierung von Schwachstellen erleichtert.
Welches zentrale Problem wurde in der Rechnungsbearbeitung gefunden?
Es wurde ein extrem hoher, nicht zielführender Kontrollaufwand identifiziert, der durch eine unzureichende Integration der ERP-Systeme und fehlende Prozessverantwortung verstärkt wurde.
Welche Hauptempfehlung gibt der Autor für das Soll-Konzept?
Der Autor empfiehlt die Reduzierung von manuellen Schnittstellen und die Konsolidierung der Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung durch Nutzung eines voll integrierten ERP-Systems.
- Quote paper
- Bachelor of Arts Marco Seibold (Author), 2008, Anwendung von sycat® in der Praxis an einem Beispiel, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/126469
