Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1. Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Zielsetzung
1.3 Aufbau der Arbeit
2. Theoretische Grundlagen
2.1 Change Management
2.1.1 Change Management Maßnahmen
2.1.2 Integrativer Ansatz von Vahs
2.2 Flexibles Arbeiten
2.2.1 Arbeitszeit
2.2.2 Arbeitsort
2.3 Zusammenfassung der theoretischen Grundlagen
3. Anwendung
3.1 Maßnahmen für flexibles Arbeiten
3.1.1 Vision zur Flexibilisierung der Arbeit
3.1.2 Kommunikation
3.1.3 Partizipation als Mittel zum Wandel
3.1.4 Übertragung auf den integrativen Ansatz
3.2 Begründung der Maßnahmen
3.3 Herausforderungen auf psychologisch-emotionaler Ebene
4. Diskussion
5. Fazit und Ausblick
Literaturverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
bspw. beispielsweise
bzw. beziehungsweise
i.d.R in der Regel
uvm. und viele mehr
z.B. zum Beispiel
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Gestaltungsfeld Change Management
Abbildung 2: Ziele des Change Managements
Abbildung 3: Integrativer Ansatz nach Vahs
Abbildung 4: Virtuelle Teams und Homeoffice
Abbildung 5: Zeit- und Energieaufwand zur Kommunikation der Vision
Abbildung 6: Übertragung auf Integrativen Ansatz
Abbildung 7: Typische Einstellungen gegenüber dem organisatorischen Wandel
Abbildung 8: Intrinsische Veränderungskurve
Abbildung 9: Erscheinungsformen von Widerständen
1. Einleitung
Diese Hausarbeit im Modul Projekt- und Change Management beschäftigt sich mit der Flexibilisierung der Arbeit. Der Aufgabenkontext beinhaltet somit einerseits das Change Management sowie andererseits Inhalte zu flexiblen Arbeitsformen.
In diesem Zusammenhang beschäftigt sich Aufgabe 1 mit der Entwicklung von Change Management Maßnahmen, mit dessen Hilfe eine Flexibilisierung des Arbeitens unterstützt wird.
Dagegen wird Aufgabe 2 genauer darstellen, warum die gewählten Maßnahmen eine besondere Eignung besitzen, um die Herausforderung der Veränderung zu bewältigen.
Hinzu kommt Aufgabe 3, welche die Herausforderungen auf der psychologisch-emotionalen Ebene, die durch den Wandel sichtbar werden, sowie deren Bewältigungsstrategie aufzeigt.
1.1 Problemstellung
Um unter den Wettbewerbern bestehen zu können, sind Unternehmen im Zuge der Globalisierung gezwungen sich fortwährend zu wandeln. Dieser Wandel bringt nicht nur Vorteile, sondern auch Risiken wie etwa die Erhöhung der psychischen Belastung durch das Verschwimmen zwischen Arbeits- und Berufsleben. Veränderungsprozesse in Unternehmen sind dabei keine rein mechanischen Prozesse, diese bedürfen der aktiven Teilnahme und Mitarbeit der Betroffenen, damit deren Erfahrungen, Bedürfnisse und Emotionen miteinfließen (Lauer, 2019, S. 5).
Mehr und mehr werden bisher implementierte Arbeitsformen der Präsenz durch Homeoffice Lösungen und flexible Arbeitsplatz Gestaltung ersetzt. Mobile Working in shared Facilities ist der neue Trend. Dabei besitzt nicht jeder Mitarbeiter seinen eigenen Schreibtisch und Equipment, dieses wird vielmehr mit den Kollegen geteilt. Homeoffice ist Heutzutage kein besonderes Phänomen mehr, um das der Chef eindringlich gebeten wird, sondern vielmehr eine Lösung des Standards geworden.
Gerade in Zeiten der COVID19 Pandemie mussten viele Firmen ihre Mitarbeiter zeitnah ins Homeoffice schicken. Die Teamkollegen treffen virtuell per Skype, Microsoft Teams oder Big Blue Button aufeinander. Nicht selten kommt im Unternehmenskontext vor, dass die Mitarbeiter sich mehr als sechs Monate nicht mehr in Natura gesehen haben. Doch wie sehen die Arbeitsergebnisse im Homeoffice aus. Welche Auswirkungen hat der Trend auf die psychologisch-emotionale Ebene der Mitarbeiter aber auch der Führungskräfte. Zusammengefasst liegt das Hauptaugenmerk auf der Identifikation von Maßnahmen, welche die Einführung des flexiblen Arbeitens erleichtern und sinnvoll unterstützen.
1.2 Zielsetzung
Die Zielsetzung dieser Arbeit liegt in der Darstellung von Change Management Maßnahmen die zweckdienlich sind, um die Implementierung von flexiblen Arbeitsformen zu unterstützen. Daneben werden die vorgestellten Maßnahmen einer kritischen Diskussion unterzogen. Fokus liegt dabei auf dem spezifischen Zusammenwirken der Maßnahmen sowie den Herausforderungen der Flexibilisierung des Arbeitens. Zu den Herausforderungen zählt sicherlich die psychologisch-emotionale Ebene, welche durch das Veränderungsvorhaben beeinträchtigt werden kann. Zudem gilt es Maßnahmen aufzuzeigen, welche der Bewältigung der Herausforderungen/ Einschränkungen dienen.
1.3 Aufbau der Arbeit
Die vorliegende Hausarbeit ist in insgesamt fünf Hauptkapitel gegliedert. Das erste Kapitel umfasst die Einleitung, welche sich untergliedert in: Problemstellung, Zielsetzung und Aufbau der Arbeit. Anhand der Problemstellung wird die Relevanz des Themas aufgezeigt, die Zielsetzung umfasst dabei die Absicht der Arbeit. Im Anschluss daran werden die theoretischen Grundlagen zunächst zum Change Management und anschließen zu den Formen des flexiblen Arbeitens aufgezeigt. Zudem wird der integrative Ansatz von Vahs dargestellt. Mit den Herausforderungen auf psychologisch-emotionaler Ebene endet Kapitel zwei.
Nach der Darstellung der theoretischen Grundlagen folgt der Anwendungsteil, dieser gilt als Hauptteil der Hausarbeit. Zunächst erfolgt die Darstellung der Change Management Maßnahmen zur Flexibilisierung des Arbeitens. Nachfolgend werden die ausgewählten Maßnahmen theoretisch begründet. Kapitel drei endet mit dem Widerstand des Personals, welches als Herausforderung auf psychologisch-emotionaler Ebene eingeordnet wird. Die Arbeit wird im Anschluss einer Diskussion unterzogen. Das Fazit und der Ausblick rundet die Arbeit ab.
2. Theoretische Grundlagen
Im Zusammenhang der bereits dargelegten Aufgabenstellen erfolgt im Zuge der theoretischen Grundlagen zunächst Ausführungen zum Change Management. Gestartet wird hierbei mit der Definition, gefolgt von Change Management Maßnahmen sowie dem integrativen Ansatz nach Vahs. Der zweite Block der theoretischen Grundlagen bilden Vorgaben und Inhalte zum flexiblen Arbeiten.
2.1 Change Management
„Wer seine Organisation an den sich immer schneller ändernden Bedürfnissen des Marktes ausrichten will, für den ist laufende Anpassung und Wandel nicht die Ausnahme, sondern die Regel.” (Doppler & Lauterburg, 2000, S. 92).
Veränderungen im Unternehmenskontext ist zu einem Alltagsthema geworden. Als Synonym zum Change Management wird von Transformation, Wandel oder Änderung gesprochen. Betriebswirtschaftlich gesehen steht im Zentrum die Veränderung von einem vorliegenden Problemzustand zu einem gewünschten Soll- bzw. Zielzustand. Dabei gilt es darzulegen, dass jeder Change Management Prozess in einem Phasenmodell abläuft. Unterschieden werden hierbei: Vorbereitungsphase, Analysephase, Konzeptionsphase, Implementierungsphase und Evaluationsphase.
„Change Management ist die Vorbereitung, Analyse, Planung, Realisierung, Evaluierung und laufende Weiterentwicklung von ganzheitlichen Veränderungsmaßnahmen mit dem Ziel, ein Unternehmen von einem bestimmten Ist-Zustand zu einem gewünschten Soll-Zustand weiterzuentwickeln und so die Effizienz und Effektivität aller Unternehmensaktivitäten nachhaltig zu steigern." (Vahs, 2010, S. 7).
Unterscheiden lassen sich diverse Arten von Veränderungsvorhaben, wie etwa:
-Personalabbau / Sanierung,
-Fusion / Übernahme,
-Produktivitätssteigerung,
-Einführung neuer IT-Systeme,
-Implementierung einer Unternehmensstrategie,
-Kulturveränderungen (Berner, 2010, S. 12–13).
Gemeinsam haben alle diese Beispiele für Veränderungsvorhaben, dass immer eine Großzahl an Menschen betroffen sind, die Tiefe der Betroffenheit unterscheidet sich jedoch (Berner, 2010, S. 12–13).
Generell lassen sich Veränderungsmaßnahmen in vier Kernthemen unterteilen: Entwicklung einer Vision, Kommunikation mit betroffenen Mitarbeitern, aktive Beteiligung der Mitarbeiter sowie die Qualifikation von Betroffenen (Stolzenberg & Heberle, 2021, S. 8). Im Zentrum steht im Rahmen des Change Managements neben der Veränderung vor allem der Mensch (Bertagnolli, 2020, S. 417).
Das Gestaltungsfeld des Veränderungsmanagements umfasst dabei strategische, strukturelle und kulturelle Themen sowie ebenfalls Abläufe und Ressourcen (Hartwich, 2011, S. 39). Dies kann der nachfolgenden Abbildung entnommen werden:
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Gestaltungsfeld Change Management
(Quelle: Hartwich, 2011, S. 39)
Im speziellen bezieht sich diese Arbeit auf das Gestaltungsfeld der Ressourcen, da das Thema die Weiterentwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie beinhaltet. Informations- und Kommunikationstechnologische Veränderungen sind notwendig, um flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Change Management Prozesse im Gestaltungsfeld der Ressourcen haben Einfluss auf die Unternehmensstrategie, da:
-Die Art und Weise wie Menschen miteinander kommunizieren sich verändert hat.
-Die Formen der Arbeitsplatzgestaltung sich geändert haben (Homeoffice „rund“ um den Globus)
-Aufgaben und Entscheidungen zentralisiert werden (Vahs, 2019, S. 363).
Zudem unterscheiden sich Veränderungsprozesse im Ausmaß und Umfang. Unterschieden wird in Wandel erster Ordnung und Wandel zweiter Ordnung. Der Wandel erster Ordnung stellt keine grundlegende Veränderung im Unternehmen dar, der geplante Wandel ist somit überschaubar und von geringer Komplexität. Damit einhergehend sind die Sorgen und Ängste von Betroffenen i.d.R. gering (Vahs, 2019, S. 267–268). Dem gegenüber wird unter dem Wandel zweiter Ordnung eine transformative Veränderung verstanden, welche auf allen Ebenen der Organisation zum sog. Paradigmenwechsel führt. Damit einhergehend sind große Ängste der Betroffenen, da die Auswirkungen weitreichend eingeschätzt werden (Vahs, 2019, S. 267–268).
Daneben werden die Ziele des Change Managements dargelegt, welche sich nach Sachziele und Verhaltensziele Kategorisieren lassen.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 2: Ziele des Change Managements
(Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Steinle, Eggers & Ahlers, 2008, S. 56)
Aus Abbildung 2 wird ersichtlich, dass Veränderungsprozesse im Allgemeinen zum Ziel haben die Wirtschaftlichkeit im Unternehmen zu erhalten bzw. zu steigern. Somit kann aufgezeigt werden, dass Change Management einem ganzheitlichen Ansatz entspricht, und somit die dargestellten Handlungsfelder pro Veränderungsprozess gesamthaft Betrachtung finden (Kraus, Becker-Kolle & Fischer, 2006, S. 67–69).
2.1.1 Change Management Maßnahmen
Wesentliche Erfolgsfaktoren im Change Management können als Maßnahme zur Planung eines Wandels herangezogen werden. Hierzu zählen:
-eine konkrete Veränderungsvision,
-die vertrauensvolle Kommunikation,
-die Teilhabe (Partizipation) der Betroffenen,
-die uneingeschränkte Unterstützung des Managements (Vahs, 2010, S. 7–8).
Die aufgeführten Maßnahmen werden nachfolgend ausführlich dargestellt. Visionen geben eine Grundorientierung und geben somit die Richtung der Veränderung vor (Lauer, 2019, S. 109). „Die Vision erklärt und begründet den Wandel. Sie gibt die strategische Richtung vor, ohne Details festzulegen. Sie ist klar, anregend und motivierend, aber auch „einklagbar“. Vision und Strategie sind in der Breite bekannt und akzeptiert. Sie erzeugen Identifikation und setzen die notwendigen Kräfte für die Veränderungen frei.“ (Hartwich, 2011, S. 135). Zur Definition einer Vision ist die Partizipation von Betroffenen unabdingbar. Nötig ist dies, damit die Vision sowohl realistisch als auch verständlich formuliert ist. „Nur wenn die Betroffenen und Beteiligten erkennen, dass ein lohnenswertes Ziel angestrebt wird, erfassen sie den Sinn ihres Tuns und setzen sich für die Sache ein.“ (Lauer, 2019, S. 112).
Die wichtigste Managementaufgabe besteht darin, die interne Vernetzung im Unternehmen durch wirkungsvolle Kommunikation zu erlangen (Doppler & Lauterburg, 2000, S. 95). Unter diesem Aspekt wird klar, dass gerade die vertrauensvolle Kommunikation für den Wandel eminent erscheint. Mit Hilfe der Kommunikation lassen sich Missverständnisse, Konflikte und Krisen vermeiden. Dabei gilt es auf Fachjargon zu verzichten, da dies nur dazu führt schwerfällige Informationen weitergeben zu müssen. Was wiederum schnell in Misstrauen endet. Wirkungsvoll kommuniziert wird direkt und einfach, anstelle von hochakademisch und komplex (Kotter, 2016, S. 76–77). Schlüsselelemente der effektiven Kommunikation sind Einfachheit, Bilder anstelle von Worten, Wiederholung, Vorleben, verbaler Austausch im Dialog, Klarstellen von Unstimmigkeiten sowie das aktive Zuhören (Kotter, 2016, S. 76–77).
Zuletzt wird die Partizipation erläutert. „Das Herz und der Verstand aller Mitarbeiter werden benötigt, um mit dem sich schnell verändernden wirtschaftlichen Klima Schritt halten zu können.“ (Kotter, 2016, S. 141).
Nachfolgend werden drei gute Gründe dargelegt betroffene Mitarbeiter in den Wandel einzubinden:
1. Praxisgerechte Lösung:
Mitarbeiter sind Experten in der täglichen Arbeitspraxis und können daher vorab einschätzen, ob der geplante Wandel im Alltäglichen funktionieren wird.
2. Schaffen von Motivation:
Die aktive Beteiligung bei der Erarbeitung des Wandels fördert gleichsam das Engagement für die Umsetzung.
3. Identifikation mit dem Unternehmen:
Zeitgleich führt die aktive Teilnahme durch die entgegengebrachte Wertschätzung unweigerlich auch zu einem WIR-Gefühl und damit zur Identifikation mit dem Unternehmen (Doppler & Lauterburg, 2000, S. 158).
Daneben lassen sich Fehler und Gefahren im Change Management darlegen. Zunächst ist hierbei die unzureichende Analyse des IST-Zustandes zu nennen. Gleichsam gilt eine schlechte Planung des Veränderungsprozesses als mögliche Gefahr. Hinzu kommt, dass fehlende Ressourcen wie Zeit, Geld oder Personal ein hohes Gefahrenpotential bieten. Nicht nur fehlende Zeit, sondern auch ein falschen Zeitmanagement kann sich schließlich negativ auf den Veränderungsprozess auswirken. Ein hohes Augenmerk sollte auf die Veränderungsdynamik gerichtet werden, anderenfalls stellt bspw. der Widerstand des Personals eine Fehlerquelle dar. Zuletzt bietet eine nicht stringente Steuerung bzw. Kontrolle des Veränderungsprozesses ein Gefahrenpotential (Kraus et al., 2006, S. 349).
2.1.2 Integrativer Ansatz von Vahs
Change Prozesse verlaufen bekanntermaßen schrittweise ab. Der integrative Ansatz baut auf dem 3-Phasen Modell von Lewin auf und enthält zudem die Sachebene des Veränderungsprozesses (Vahs, 2010, S. 12). Als Grundlage für das Modell wird zunächst das 3-Phasen Modell von Lewin gekürzt dargestellt. Die klassischen drei Phasen nach Lewin sind: Auftauen (Unfreezing), Verändern (Moving) und Stabilisieren (Refreezing) (Bornewasser, 2009, S. 168). Die genannten Phasen bilden im integrativen Ansatz die psychologische Ebene. Wobei Unfreezing beschreibt, dass ein aktuellen Problemzustand identifiziert wird, welcher dann in einen Zielzustand formuliert wird (Bornewasser, 2009, S. 168). Somit umfasst dies die Definition des IST- und SOLL-Zustandes. Im Rahmen der Veränderung gilt es aus bereits vorliegenden Strukturen auszubrechen, um so anhand von definierten Maßnahmen zu dem gewünschten SOLL-Zustand herangeführt zu werden. Zuletzt umfasst das Refreezing die Festigung der neuen Strukturen / Maßnahmen. Diese Phase dient somit der Etablierung und Kontrolle von Veränderungsprozessen (Bornewasser, 2009, S. 168).
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 3: Integrativer Ansatz nach Vahs
(Quelle: Eigene Darstellung, in Anlehnung an Vahs, 2010, S. 12)
Anhand von Abbildung 3 wird nachfolgend der integrative Ansatz erläutert. Dieses Modell nutzt parallel zur psychologischen Ebene von Lewin die Sachebene und wird somit als integrativer Ansatz beschrieben. Auf der Sachebene erfolgt wie oben skizziert parallel zum Unfreezing die Analyse und Planung. Am Anfang jeglicher Veränderungsprozesse erfolgt im Zuge der Analyse die Definition einer Vision. Visionen sind nötig um Sinn und Zweck der geplanten Veränderung transparent zu gestalten (Vahs, 2010, S. 12–13). Hierbei spielt insbesondere eine zielgerichtete und verständliche Kommunikation zwischen Management, Vorgesetzten und Mitarbeitern eine entscheidende Rolle. Die Klarheit der Ziele, welche mit dem Veränderungsvorhaben erreicht werden, sollte dargelegt und begründet werden (Doppler & Lauterburg, 2000, S. 89–91). Im Besonderen ist auf die aktive Beteiligung der Betroffenen vor allem im Rahmen der Analyse und Planungsphase zu achten. Dies fördert die Akzeptanz der aufkommenden Maßnahmen (Vahs, 2010, S. 13). Die Planung umfasst die Konzepterarbeitung insbesondere sollen Antworten auf die Frage nach dem WAS und WIE gefunden werden. Hierzu zählen: Veränderungslandkarten, Vorgaben zum Design, Kommunikationsmatrix sowie Gremienlandschaft (Vahs, 2010, S. 209). Die Planung und Umsetzung auf der Sachebene läuft parallel zum Changing auf der psychologischen Ebene. Inhalte der Planung und Umsetzung sind: Training und Partizipation, Konflikte, Ziel- und Zeitvorgabe sowie eine allumfassende Kommunikationspolitik. Abschließend beinhaltet die Kontrolle und Weiterentwicklung bzw. das Refreezing ein Veränderungscontrolling (Vahs, 2010, S. 13–14).
Zusammenfassend kann aufgezeigt werden, dass die Sachebene die klassischen Phasen des Projektmanagements abbildet, während auf der psychologischen Ebene die Phasen des Change Managements Anwendung finden. Wie bereits in den theoretischen Grundlagen dargestellt ist insbesondere die psychologische Ebene eminent, um Veränderungen erfolgreich im Unternehmen implementieren zu können.
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