Ausfüllen einer Telefonnotiz (Unterweisung Medienkaufmann/-frau Digital und Print)

Konzept zur Darstellung einer Ausbildungssituation im Rahmen der Ausbildereignungsprüfung

Thema der Ausbildungssituation:

Das richtige und sachgerechte Ausfüllen einer Telefonnotiz im Büroalltag

Ziel der Ausbildungssituation ( operationalisiert):

Richtlernziel:

Nach dem Berufsbild für die Medienkauffrau Digital und Print sollen die Auszubildenden Telefongespräche vorbereiten, führen und die Ergebnisse auftereiten und weiter leiten können.

Groblernziel:

Die Auszubildende soll gemäß dem Ausbildungsrahmenplan zur Medienkauffrau Digital und Print vom 31.3.2006 unter Ifd. Nr. 2.1 die betrieblichen Organisations- und Arbeitsmittel effizient und sachgerecht einsetzen (§4 Nr. 2.1).

Feinlernziel:

Die Auszubildenden sollen eine Telefonnotiz richtig und sachgerecht im Büroalltag ausfüllen können.

Ausbildungsberuf:

Medienkauffrau Digital und Print

Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan:

Nr:2.1d)

Betriebliche Organisations- und Arbeitsmittel effizient und sachgerecht einsetzen. Hier die Telefonnotiz

Lernort:

Büroräume des Verlages.

Als Unterweisungsort wird unser Meeting- und Aufenthaltsraum gewählt, da hier nicht mit Störungen durch eventuelle Besucher oder Ähnlichem gerechnet werden muss. Ein ungestörtes Arbeiten ist somit möglich

Dauer der Ausbildungssituation:

15 Minuten

Hilfsmittel:

Pinwand, Pinwandstifte

Vorlage Telefonnotiz

Kärtchen

gewählte Methodik:

Lehrgespräch

geplanter Ablauf der Ausbildungssituation:

Teill:

Kontaktphase:

Zu Beginn wird durch eine nette Begrüßung der Kontakt zu den Auszubildenden hergestellt bzw. Befangenheit des Azubis abgebaut.

Ausbilder und Auszubildende halten einen kurzen Small Talk.

Das Feinlernziel der Unterweisung „Eine Telefonnotiz richtig und sachgerecht ausfüllen im Büroalltag" wird ge­nannt, um das Interesse der Auszubildenden zu wecken, sie zu motivieren und um ihr eine Orientierung der Unterweisung zu geben.

Vorkenntnisse aus vorhergehendem Lehrgesprächen „Sachgerechte Handhabung der Telefonanlage" bzw. „Wie melde ich mich richtig am Telefon" sind vorhanden.

Der Azubi soll für die kommenden Wochen eigenständig die Telefonzentrale bedienen.

Orientierungsphase:

Das Lernziel „eine Telefonnotiz richtig und sachgerecht im Büroalltag ausfüllen" wird noch einmal mündlich formuliert. Die Azubi pint das Titelthema an das Board.

Der Azubi wird noch einmal erklärt, dass Sie in den kommenden Wochen die Telefonzentrale besetzen soll und dass sowohl die Anzeigenberater oder die Redaktion sehr oft nicht erreichbar bzw. außer Haus sind und es daher sehr wichtig ist die Anrufe angenommen werden.

Präambel:

Ziemlich jeder kennt das Phänomen. Es kommt ein Anruf herein, man nimmt diesen an und hört aufmerksam zu. Aber kaum hat man aufgelegt, fällt einem auf, dass man das ein oder andere vergessen hat zu fragen. Dar­über hinaus ist es durchaus denkbar auch einmal schlicht etwas zu vergessen.

Abhilfe schafft dabei die Telefonnotiz. So simpel wie genial ist diese, wenn man sie richtig gestaltet und nutzt.

Was sollte man beachten:

Die Telefonnotiz sollte logisch, knapp und zugleich vielsagend aufgebaut sein. Auch ein Außenstehender muss anhand der Notiz die wichtigen Aussagen schnell erblicken können. Die wichtigsten Merkmale einer Telefonno­tiz sehen wie folgt aus:

- Datum und Uhrzeit des Telefonats
- Name und Firmenzugehörigkeit des Anrufers
- Telefonnummer des Anrufenden
- Grund des Anrufes
- Welcher Mitarbeiter ggf. zu sprechen versucht wurde

-Welche Handlungen nun erfolgen müssen (z.B. den zuständigen Sachbearbeiter informieren)

Wichtig ist bei der Notierung der Daten dies so kurz und aussagekräftig zu tun, wie es möglich ist. So dass sich der zuständige Sachbearbeiter oder derjenige der informiert werden soll, sich nicht mit endlosen Details auf­halten muss.

Zudem ist es unabdingbar die Notiz nach Priorität und Handlungsbedarf zu ordnen. Dieses Vorgehen ist wich­tig, um den Anrufenden möglichst schnell Antwort zukommen lassen zu können.

Denn nicht immer verfügt der Annehmer des Anrufes über die Kompetenz oder schlicht die Befugnisse, um eine sofortige Antwort geben zu können.

Argumentations- und Lösungsphase:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

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