Strategien für effektives Zeitmanagement

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

1 Definition und Ziele von Zeitmanagement

2 Zeitmanagement-Strategien
2.1 Zeitgewinnung durch ruhige Herangehensweise
2.2 Formulierung konkreter Ziele
2.3 Teilziele zur Arbeitserleichterung
2.4 Schriftliche Prioritätensetzung
2.4.1 ABC-Analyse
2.4.2 Das Eisenhower-Prinzip
2.4.3 Von Salami und Schweizer Käse
2.5 Der Tagesablauf
2.6 Vermeidung von Zeitfallen
2.7 Nach dem natürlichen inneren Rhythmus richten
2.8 Regelmäßige Pausen

3. Seminare zum Zeitmanagement

4. Stressbewältigung
4.1 Ausgleich von Anspannung und Entspannung
4.2 Gesundheitsfördernde Maßnahmen
4.3 Antistresstipps

5. Fazit

Literatur- und Quellenverzeichnis

Einleitung

Viele berufstätige Menschen leiden darunter, Stress zu haben, ihren Alltag nicht organisieren zu können und permanent unter Zeitdruck stehen.

Sie nehmen sich stets zuviel Arbeit vor, sodass sie auch in ihrer Freizeit nicht abschalten können. Berge von Arbeit werden größer und größer und können kaum bewältigt werden.

Nachts liegen sie häufig wach und lassen sich die verschiedensten Dinge durch den Kopf gehen, beispielsweise wie der bevorstehende Tag aussieht und welche Termine und Aufgaben bevorstehen.

Auf die Frage „Wie geht es dir?“ kommt häufig die Antwort: „Geht so. Ich habe viel zutun“.

Wie die eigene Zeit effektiv und optimal genutzt werden kann, zeigt diese Arbeit durch einen Exkurs in das Thema Zeitmanagement.

1 Definition und Ziele von Zeitmanagement

„Zeitmanagement heißt, die eigene Zeit bewusst zu steuern, um sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können, und zwar sowohl im Beruflichen als auch im Privaten. (…).“ (Bossong 2000, S. 5).

„Timemanagement ist die Kunst, die eigene Zeit bewusst und eigenverantwortlich einzuteilen, um das persönliche Zeit-Potential ökonomisch und effektiv zu nutzen. Das Ziel: Zeit gewinnen für das, was einem im Leben wichtig ist!“ (Luther 2000, S. 58).

Die eigene Zeit zu steuern und zu beherrschen ist das Ziel von Zeitmanagement. Effektives Zeitmanagement hilft dabei, die eigenen Ziele (besser) zu erreichen, eine „klare Linie“ ins Leben zu bekommen, mehr Freizeit zu haben, sowie Stress zu bewältigen bzw. zu vermeiden.

Ferner hilft Zeitmanagement dabei, sich besser auf den bevorstehenden Tag einzustimmen, Ordnung in den Alltag zu bekommen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, Selbstdisziplin zu üben, an unvorhergesehene Ereignisse gelassen heranzugehen, sich besser zu motivieren, die persönliche Leistungsfähigkeit zu erhöhen und besser mit Alltagsstörungen umgehen zu können.

Darüber hinaus bringt ein effektiver Umgang mit Zeit mehr Lebensqualität, sowohl im Berufsleben, als auch im Privaten (vgl. Bossong 2000, S. 7 f; Seiwert 2002, S. 13; S. 93).

Grundlegend für ein optimales Zeitmanagement ist das Erkennen und Formulieren der eigenen Bedürfnisse. Die Bedürfnispyramide von Maslow dient dabei als Grundlage (vgl. für Gersbacher 1992, s. 12 ff):

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2 Zeitmanagement-Strategien

In diesem Kapitel werden verschiedene Zeitmanagement-Strategien zusammengefasst.

2.1 Zeitgewinnung durch ruhige Herangehensweise

Es ist nicht gesagt, dass mehr Zeit gewonnen wird, wenn man alles in schnellem Tempo erledigt. Wieke (2004, s. 19) nennt hierfür folgendes ein Beispiel:

„Sie kennen das vom Auto fahren: Wer schneller fährt, bekommt weniger mit, kann schon mal eine Abfahrt verpassen und muss dann einen Umweg nehmen. Das Fahrzeug lässt sich bei sehr hohen Geschwindigkeiten schwerer lenken; die Reaktionszeit, die dem Fahrer bleibt, um etwa einem unerwarteten Hindernis auszuweichen, ist äußerst gering. Außerdem: Der Zeitgewinn eines Fahrers, der immer wieder auf 180 beschleunigt und abbremsen muss, ist gegenüber dem eines Fahrers, der konstant 120 fährt, minimal. Nur dass man mit dem Prinzip Vollgas und Vollbremsung Stau produziert (…).“

2.2 Formulierung konkreter Ziele

Jedem Zeitmanagementprozess geht die Formulierung von konkreten persönlichen und beruflichen Zielen voran. Ziele haben die Aufgabe, eine allgemeine Übersicht auf das zu schaffen, was man erreichen will. Dabei ist es wichtig, dass sie in der Realität umsetzbar sind und einen zeitlichen Rahmen haben, d.h. es muss sich ein Ergebnis am Ziel messen lassen. Es wird zur Verinnerlichung und für einen besseren Überblick die Niederschrift mehrerer Ziele auf einem DIN-A4-Blatt empfohlen (Bossong 2000, S. 12; 22; 31 ff; Wieke 2004, S.31).

Bossong (vgl. 2000, S. 32 f) nennt zum besseren Verständnis der Zielformulierung folgende Beispiele:

1. „Ich werde mein Einkommen verbessern.“

Dieses Ziel ist weder konkret noch zeitlich planbar. Darüber hinaus ist es nur schwer realisierbar.
2. „Ich werde in drei Jahren Abteilungsleiter sein“

Konkret und planbar ist dieses Ziel zwar, aber auch hier ist die Realisierbarkeit ungewiss.

3. „Ich werde ab übernächster Woche mindestens eine Stunde Freizeit pro Woche gewinnen, d.h. pro Woche eine Überstunde weniger arbeiten.“

Diese Formulierung ist ein gutes Zielbeispiel, denn es ist sowohl konkret und planbar, als auch realisierbar.

2.3 Teilziele zur Arbeitserleichterung

Um einen ganzen „Arbeitsberg“ zu bearbeiten, der statt kleiner immer größer zu werden scheint, sollten Teilziele gesetzt werden. Hierzu ist der Arbeitsberg (gedanklich) in mehrere kleine überschaubare Stapel aufzuteilen, die etappenweise nacheinander abgearbeitet werden können.

Die Abarbeitung der kleinen Stapel kann beispielsweise nach der ABC-Analyse^[1] bearbeitet werden (vgl. Wieke 2004, S. 95 f).

[...]

^[1] Siehe S. 8