Einführung in die Grundlagen des modernen Archivs

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Was ist ein Archiv?
2.1 Der Begriff 'Archiv' und seine historische Entwicklung
2.2 Das Berufsbild des Archivars

3. Im Archiv:
3.1 Das Ordnungssystem des Archivs
3.1.1 Pertinenzprinzip oder Provenienzprinzip?
3.1.2Findbücher
3.1.3 Ältere Findmittel, noch nicht verzeichnete Archivalien, Zwischenarchive
3.1.4 EDV - Suchmaschinen
3.2 Die Quellen
3.2.1 Bewerten, bewahren, kassieren
3.2.2Verwaltungsakten
3.2.3 Urkunden
3.2.4Nachlässe
3.2.5 Karten und Pläne
3.2.6Audiovisuelle Medien
3.2.7 Sammlungen: Zeitungen, Plakate, Flugblätter
3.2.8 Digitale Medien
3.3 Rechtsfragen
3.3.1 Die Benutzung öffentlichen Archivguts
3.3.2 Die Benutzung nicht - öffentlichen und privaten Archivguts
3.3.3DasUrheberrecht
3.4 Die Konservierung, Restaurierung, Aufbewahrung und Handhabung der Archivalien

4. Stuktur und Aufgaben eines Archivs am Beispiel des Heinrich - Heine - Instituts in Düsseldorf
4.1 Zur Geschichte des Hauses
4.2 Das Archiv des Heinrich - Heine - Instituts

5. Literaturverzeichnis

1, Einleitung

Die vorliegende Hausarbeit will in Grundzügen die Struktur, die Aufgaben und die Funktionsweise des modernen Archivs aufdecken.

Nach dem Versuch einer Definition des Begriffs „Archiv“ soll die historische Entwicklung der deutschen Archivlandschaft und das Berufsfeld des Archivars angerissen werden. Anschließend werden das Ordnungsprinzip und Fragen nach den Quellen bzw. Archivalien untersucht. Eine Beleuchtung der konkreten Aufgaben des Literaturarchivs Heinrich - Heine - Institut Düsseldorf schließt die Hausarbeit ab.

2. Was ist ein Archiv?

2.1 Der Begriff ’Archiv* und seine historische Entwicklung

Das Wort 'Archiv' leitet sich über das lateinische 'arché' ( = 'Anfang', 'Ursprung', 'Herrschaft', 'Amtsstelle') vom griechischen 'archeion' ab, was so viel wie 'Verwaltungsgebäude' bedeutet. Dies deutet auf die ursprüngliche Funktion des Archivs hin, nämlich die Verwahrung und Sicherung von weltlichen und geistlichen Verwaltungsunterlagen, solange sie von praktischem Nutzen waren, solange sie also der Machterhaltung des jeweiligen Herrschaftsträgers dienten: „Archive dienten als Speicher von Herrschaftswissen mit zunächst praktischen, rechtssichernden Zwecken“. ^[1] Mit der Erfindung des Papiers, welches „das Pergament als Standard­Beschreibstoff“ ^[2] ablöste, trat die Entwicklung ein, mehr und mehr Daten schriftlich festzuhalten. Es entstanden „Amtsbücher [und] Protokolle, Register [und] Rechnungsbücher.“ ^[3] Dennoch waren diese Archive immer noch „keine eigenständige Institution, sondern [...] Teil der Verwaltung [...] Erst langsam im Verlaufe der Frühen Neuzeit trat mit der Entwicklung eines historiographischen Interesses ein weiterer Aspekt hinzu, der die Auswertung für die Herrschaftspraxis zunächst vorsichtig ergänzte, später dann mehr und mehr überlagerte und heute dominiert“ ^[4]

Die französische Revolution brachte die Wende in der Entwicklung des Archivs. Der Erlaß eines Gesetzes, dass allen Bürgern freien Zugang zu den Archiven und damit gleichen Informationsstand und gleiches Recht zusicherte war zwar nur von kurzer Dauer, blieb aber als Gedanke erhalten und etablierte schließlich die Archivöffnung als Bürgerrecht und Säule der Demokratie.^[5]

Die stets anwachsende Menge von Unterlagen überforderte die Verwaltungseinrichtungen bald. Also beschloß man, diejenigen Akten, die für bürokratische Akte nicht mehr aktuell, aber durchaus von geschichtswissenschaftlichem Wert waren, in eine eigene Institution zu überführen. Es entstanden so die ersten Staatsarchive, „denn es waren die Staaten, die als erste im früheren 19. Jahrhundert systematisch historische Archive einrichteten und unterhielten. Alle jüngeren Archivtypen leiten sich entweder von diesem Vorbild ab oder sind später in Abgrenzung von diesem als nicht - staatliches oder sogenanntes >freies< Archiv entstanden.“^[6]

Die Erkenntnis, das man seine Autonomie nur erhalten kann, wenn man selbst für die Pflege der eigenen historischen Quellen verantwortlich ist, und so sein eigenes Geschichtsbild erstellt, führte schließlich zur Gründung einzelner Stadtarchive, die für die Unterlagen der Stadtverwaltung zuständig waren. Aber auch in anderen Kreisen, wie etwa in Adelshäusern, Kirchen, Konzernen etc. entstand das Bedürfnis nach Sicherung des eigenen Gedächtnisses, so dass „schon im 19. Jahrhundert zahlreiche private bzw. nicht - öffentliche Archive“ eingerichtet wurden.

Die Archive der Kirchen beider Konfessionen ebenso wie viele Konzernarchive und Parteiarchive sind „äußerlich kaum noch wahrnehmbar vom staatlichen“ ^[7] Archiv zu unterscheiden.

Da staatliche Archive sich neben der Verwahrung von Verwaltungsakten auch um den Erwerb bzw. die Übernahme privater Archivarien bemühen, findet sich privates Archivgut, wie etwa Nachlässe, auch in öffentlichen Institutionen. Neben den Archiven sind hier noch in erster Linie die Bibliotheken zu nennen.

Die Definition des Begriffs Archiv ist angesichts der Vielfalt der deutschen Archivlandschaft schwierig. Schließlich gibt es mehr als 3600 staatliche, nicht - staatliche und private Archive in Deutschland. ^[8] Außerdem hat der deutsche Förderalismus die Entwicklung einer zentralistischen, einheitlich organsierten Archivlandschaft - wie sie etwa in Österreich vorhanden ist - verhindert, und stattdessen eine große Zahl sehr unterschiedlich geführter Archive entstehen lassen. Sowohl Archivare als auch Archivbenutzer müssen also mit einer Vielzahl von Archivstrukturen und Arbeitsmethoden fertig werden. Ein Staatsarchiv ist grundlegend anders als das freie Archiv eines traditionellen Vereins oder die häusliche Fotosammlung einer Privatperson. Auch gibt es viel 'archivähnliche' Instititutionen, die nicht einmal den Namen 'Archiv' tragen, man denke z.B. an die Thomas - Mann - Sammlung der Universität Düsseldorf.

Allen Archiven aber ist eines gemeinsam: Sie „sichern, verwahren, ordnen [konservieren,] erschließen Unterlagen (v.a. Schrift-, aber auch Bild- und Tonträger sowie neuerdings digitale Daten) und stellen siefür die Benutzung bereit.“^[9]

Ein genauerer Blick zeigt, dass Archive im Grunde alle Arten von Dokumenten sichernde nach demjeweiligen Schwerpunkt. So wird ein Konzernarchiv womöglich mehr technische Unterlagen haben als ein Stadtarchiv, während ein Stadtarchiv im Gegensatz zum Wirtschaftsarchiv über zahlreiche Amtsakten verfügt. 'Sichern' bedeutet auch, dass der Archivar ständig auf der Suche nach interessanten Archivalien sein muß. Das 'Ordnen' und 'Erschließen' geschieht in der Regel nach dem Provenienzprinzip. Auch die Auswertung der Archivalien für Wissenschaft, für Festschriften oder Kundenanfragen kann zur Archivarbeit gehören.

Das Archiv läßt sich auch im Unterschied zu den ihm verwandten Einrichtungen Bibliothek und Museum verstehen: Während Bibliotheken „hauptsächlich Druckschriften verwahren, die [meist] in [...] großen Auflagen entstanden sind, verwahren Archive in der Regel Unikate oder in kleinen Auflagen entstandene Vervielfältigungen. Das teilen sie mit vielen Museen, die jedoch oft dingliche Gegenstände und / oder Kunstobjekte aufbewahren, während es sich bei klassischem Archivgut um >Flachware< handelt, d.h. um Schriftstücke, die von einer Verwaltung, einer Institution oder einer Privatperson verfasst worden sind. Auch die Ziele unterscheiden sich stark: Während Museen präsentieren, stellen Archive für die Benutzung zur Verfügung.“^[10]

Außerdem sind Museen meist auf kleinere Bereiche beschränkt, wie etwa auf eine bestimmte Kunstrichtung in einer bestimmten Epoche, während Archive breiter aufgestellt sind. Archive sind also mehr „als der der endgültigen Verstaubung entgangene Rest der Jahrhunderte [...] Sie sind die gesicherte, in der Materialität von zumeist Papier und Schrift niedergelegte kollektive Erinnerung.“ ^[11]

2.2 Das Berufsbild des Archivars

Das berufliche Profil und Selbstbild des Archivars hat sich seit dem Mittelalter stark verändert. „Jakob von Rammingen (1510-1582), den man als den ersten Archivtheoretiker bezeichnen kann, erklärte [erstmals] die Archivarstätigkeit zum Beruf. Er verstand den Archivar als aufmerksamer Registrator, der vor allen Dingen Latein-, Dialektik-, Rechts-, undPolitikkenntnisse besitzen muss.“ ^[12]

Mit der zunehmenden rechtssichernden Bedeutung der Archive wurde der Registrator mehr und mehr durch Juristen ersetzt. Mit der französischen Revolution gewann das Archivgut an Bedeutung für die Geschichtswissenschaft. Archivare betätigten sich also als Historiker und lösten somit den Auftrag der reinen Rechtssicherung ab. In den neu gegründeten nicht - staatlichen Archiven waren auch Lehrer, Pastoren, Ärzte und andere Berufsgruppen beschäftigt. ^[13] „Im 19. Jahrhundert wurden in Frankreich, Österreich, Bayern und Preußen [an Hochschulen] Archivare ausgebildet, die über historische Spezialkenntnisse für den Archivbereich verfügten.“ ^[14] 1899 fand der erste deutsche Archivtag statt. „An der Wende zum 20. Jahrhundert entstand nämlich die damals neue Problematik der Massenakten, auf die der Archivar, nunmehr in der Rolle des Konservators und Archivorganisators, reagieren mußte.“^[15] Nach dem zweiten Weltkrieg wurde in Marburg die Archivschule gegründet, in Ostdeutschland gab es Archivunterricht in Potsdam. Das Berufsbild des (westdeutschen) Archivars prägte auch der erste nationale Fachverband „ Verband deutscherArchivarinnen undArchivare“ (VdA) mit seinen Fachtagungen. Das offizielle Mitteilungsblatt „DerArchivar“ ist für alle staatlichen und nicht - staatlichen, öffentlichen und privaten Archive von Bedeutung.

Die Wiedervereinigung ließ durch den Zuwachs aus der ehemaligen DDR die Teilnehmerzahl des Archivtags steigen. Gab es im Jahre 1949 nur 148 Teilnehmer, waren es 1989 schon 600 und 1992 über 1000. Mit der deutschen Einheit stieg auch der Frauenanteil im VdA deutlich.^[16]

Der VdA bschäftigt sich inzwischen neben den Fragen des Archivmangements mit der Frage des Archivs als Dienstleistungs - und Servicestelle. ^[17] Daran sieht man, dass die Vorstellung vom verstaubten Archivar, der nur in Kellern in alten Kisten wühlt, längst überholt ist. Denn ein Archivar leitet inzwischen ein modernes Infomationszentrum. Die Vortragsreihe „Archive stellen sich vor“ der HHU hat gezeigt, dass die Archive von heute mit zahlreichen brennenden Fragen der Zeit konfrontiert werden. Neben Anfragen von Seiten der Wissenschaft, der Genealogen, der Hobby - Familienforscher und der Emigranten aus der Zeit des Nationalsozialismus, die auf Spurensuche sind, sind viele Stadt-, Konzern-, und andere Archive auch mit der Frage der Zwangsarbeitentschädigungen beschäftigt. Ist ein Archiv in der Lage, nachzuweisen, dass ein im Krieg Verschleppter Zwangsarbeit verrichten mußte, kann ihm so zumindest der Versuch einer Wiedergutmachung zuteil werden. Außerdem müssen Archive oft andere Archive beraten, ebenso den Denkmalschutz, die Nachlaßverwalter und die Vorlasser. Archive dienen oft auch der Öffentlichkeitsarbeit der Organisation an die sie angegliedert sind; Ein Universitätsarchiv z.B. steht für die Tradition und Altehrwürdigkeit einer Hochschule. Will ein Literaturarchiv neues Archivgut erwerben, muß es ständig Kontakt zur aktuellen Literaturszene pflegen. Ferner sind Archivare immer öfter an musealen Ausstellungen und anderen Bildungsverantaltungen, zum Beispiel Online-Portalen, Vorträgen und Lehraufträgen beteiligt. Auch Journalisten greifen immer öfter auf Archivquellen zurück. Hinzu kommen die Erbenermittlung und andere rechtssichernde Aufgaben. Das Medienzentrum Rheinland verfügt über angestellte Fotografen, die Motive und Veränderungen der Region dokumentieren. Die sogenannte 'Gauck - Behörde', die die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der DDR archiviert und auswertet und das Berlin Document Center, das für die Akten aus der NS-Zeit zuständig ist, sind die wohl prominentesten Beispiele für die Wichtigkeit moderner Archivarbeit, da sie die Aufarbeitung der politischen Praxis zweier Dikaturen erst möglich machen: Archive enthüllen; durch die Notwendigkeit der Kassation verhüllen sie aber auch. Hierin liegt das Spannungsfeld der Archivarbeit. Archive bilden Identität, da sie selektiv erinnern bzw. Erinnerung konstruieren und Kultur transportieren.

3. Im Archiv

3.1 Das Ordnungssystem des Archivs

3.1.1 Pertinenzprinzip oder Provenienzprinzip?

Im 19. Jahrhundert und bis weit ins 20. Jahrhundert hinein waren viele deutsche Archive nach dem sogenannten Pertinenzprinzip geordnet. Dies ist ein Sachordnungsprinzip, das die Dokumentationseinheiten nach bestimmten Deskriptoren (= übergeordneten Schlagwörtern) sortiert. Wenn z.B. in einem Düsseldorfer Literaturarchiv derNachlaß eines hiesigen Schriftstellers aus dem 20.Jahrhundert erworben wurde, wurden möglicherweise seine Briefe von kanadischen Freunden unter 'Kanada' abgelegt, Briefe aus Rußland unter 'Rußland', seine Werke aus den 20er-Jahren unter 'Weimarer Republik' und seine Werke nach 1933 unter 'Zeit des Nationalsozialismus', seine Foto-Alben unter Fotos, etc. Dieses Ordnungssystem funktioniert nur in dem seltenen Fall, dass ein Benutzer zufällig genau nach einem solchen (vorhandenen!) Deskriptor sucht. Man kann sich etwa einen Studenten vorstellen, der seine Magisterarbeit zum Thema 'Kanadische Einflüsse auf die deutsche Literatur der Weimarer Zeit' schreibt. Er schaut unter 'Kanada' und 'Weimarer Republik' nach und ist am Ziel. Was aber ist mit einem Studenten, der das Gesamtwerk des Autors betrachten oder eine Biographie schreiben möchte? Er müßte sämtlichte Deskriptoren des Archivs überprüfen, weil man im Vorfeld nicht feststellen könnte, auf welche Deskriptoren der Nachlaß verteilt wurde. Das Pertinenzprinzip ist also für die wenigen Fragestellungen, die mit dem Ordnungsgedanken des jeweiligen Archivars übereinstimmen, ideal, behindert aber die zahlreichen anderen, die nicht mit einem Deskiptor zu finden sind - vielleicht auch, weil sie erst zu einer späteren Zeit auftreten. „Das heißt auch, dass Veränderungen in Methoden und Fragestellungen der Wissenschaft nicht berücksichtigt werden können. So wird ein Mentalitätshistoriker kaum ein nach dem Pertinenzprinzip gebildete Archivalien­einheit 'Mentalität von Bauer im 16. Jahrhundert' finden, denn dazu lag die Fragestellung dem 19. Jahrhundert zu fern. Auch weitere offensichtliche Probleme wie die Rubrizierung eines Aktenstücks zu mehreren Sachbetreffen“ ^[18] lassen sich mit diesem Prinzip nicht lösen. Daher wird inzwischen fast überall das Provenienzprinzip angewendet, also die Gliederung des Bestandes nach der Herkunft der Stücke. Es bewahrt den Entstehungsszusammenhang von Archivalien und „wurde zunächst anhand Archivalien staatlicher Herkunft, also anhand von Verwaltungsakten in Abhängigkeit von der Arbeitsweise der Verwaltungen entwickelt.“ ^[19]

So bleiben zum Beispiel die Akten aus einem bestimmten Amt beieinander, auch ein Nachlaß wird geschlossen verwahrt. Auf diese Weise ist nicht nur die einzelne Archivalie erkennbar, sondern auch ihr Arbeitszusammenhang in einem Amt bleibt von Anfang bis Ende nachvollziehbar. „Das Provenienzprinzip ist heute eines der wenigen allgemein anerkannten Strukturmerkmale im deutschen Archivwesen.“^[20] Für die beiden o.g. Studenten bedeutet dies, das der erstere sämtliche Nachlässe von Schriftstellern, die in der Weimarer Zeit gewirkt haben, untersuchen muß, der letztere lediglich den nicht auseinandegerissenen Nachlaß 'seines' Düsseldorfer Schriftstellers. Ein solcher Nachlaß bildet einen Archivbestand'. „Ein Archivbestand [...] enthält alle Unterlagen mit der gleichen Herkunft, also der gleichen Provenienz. Die Bestände eines Archivs lassen sich wiederum in Gruppen zusammenfassen, also z.B. in eine Gruppe Ministerialbestände, die dann alle einzelnen Bestände mit Akten aus Ministerien enthält im Unterschied zu einer Gruppe Regierungspräsidien.“^[21]

Der Zuständigkeitsbereich des Archivs heißt Archivsprengel. Er kann „sowohl geographisch als auch durch die an ein bestimmtes Archiv abgabepflichtigen Stellen definiert sein.“ ^[22] Durch die Festlegung bestimmter Bestände, Bestandsgruppen und Bestandsabteilungen „entsteht die sog. Archivtektonik, d.h. die Gliederung eines Archivs.“ ^[23] Allerdings sind nicht alle Bestände moderner Archive nach Provenienzen sortiert; Sie können-neben alten Beständen aus der Zeit des Pertinenzprinzips-auch Fotosammlungen o.ä. enthalten, die nach Sachbegriffen geordnet sind.

3.1.2 Findbticher

Da der Aufbau der Tektonik in den Händen des jeweiligen Archivars liegt, von den Archivalien abhängt und von Archiv zu Archiv verschieden ist, braucht man, um sich in einem Archiv zurecht zu finden, entsprechende Findmittel. In der Regel erstellen Archive bei der Erschließung des Bestandes Findbücher, die dem Provenienzprinzip Rechnung tragen. „Mit Hilfe eines Findbuchs können Archivalien ermittelt werden. Allerdings sind Findbücher nicht alphabetisch oder sachthematisch geordnet. Vielmehr bilden sie den Entstehungszusammenhang und die Struktur des gewachsenen (Registratur-) Bestandes ab. Das bedeutet, dass bei der Durchsicht eines Findbuchs darauf zu achten ist, welche Stelle innerhalb einer Verwaltung für den gesuchten Kontext zuständig war. Als grobe Orientierung innerhalb des Findbuchs dient dabei das Inhaltsverzeichnis, das die Gliederung des Bestandes widerspiegelt.“^[24]

Meist bestehen Findbücher aus drei Teilen:

1. Die Einleitung gibt Auskunft zur Behörden - und Bestandsgeschichte, um eine Recherche zu erleichtern. Ferner gibt sie Hinweise, zu welchen anderen Beständen Querverbindungen bestehen und welche anderen Findbücher einzusehen sind. Auch die Arbeitsweise des Archivars wird umrissen, damit nachvollziehbar bleibt, welche Teile des urspünglichen Bestandes aufbewahrt und verzeichnet, und welche kassiert (also vernichtet) worden sind. ^[25]

2. Der Hauptteil nennt die einzelnen Einheiten des Bestandes, wobeijede Archivalie eine laufende Nummer bekommt undjeder Bestand eine übergeordnete Signatur.

[...]

^[3] Brenner - Wilczek 2006, S.16

^[4] Brenner-Wilczek2006,S.17

^[5] so in Brenner - Wilczek 2006, S.17f

^[6] Brenner-Wilczek2006,S.19

^[7] Brenner - Wilczek 2006, S.24

^[8] so in Brenner - Wilczek 2006, S.29

^[9] Brenner - Wilczek 2006, S.13

^[10] Brenner - Wilczek 2006, S.13f

^[11] Brenner - Wilczek 2006, S.8

^[12] Brenner - Wilczek 2006, S.130

^[13] so in Brenner - Wilczek 2006, S.130

^[14] Brenner - Wilczek 2006, S.130

^[15] Brenner-Wilczek 2006, S.131

^[17] so in Brenner - Wilczek 2006, S.132

^[18] Brenner - Wilczek 2006, S.34f

^[19] Brenner - Wilczek 2006, S.35

^[20]

^[21] Brenner - Wilczek 2006, S.35

^[22] Brenner - Wilczek 2006, S.145

^[23] Brenner - Wilczek 2006, S.35

^[24] Brenner - Wilczek 2006, S.35f

^[25] so in Brenner - Wilczek 2006, S.36