ERP-Einführung bei Cisco Systems Inc.

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Projektbegründung und strategische Bedeutung des Projekts für Cisco
2.1 Ausgangssituation
2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
2.3 Welche Motive haben die Entscheidung für ERP befürwortet und was
wollte Cisco durch die Einführung erreichen?

3. Was hat gut geklappt und zum Erfolg geführt? Wo waren Schwachstellen? Inwiefern kann das Projekt im Nachhinein als Erfolg gewertet werden?

4. Lessons Learned: Erfolgsfaktoren für IM-Projekte:

5. Resümee

6. Literaturverzeichnis
a) Nicht-Internet-Quellen:
b) Online-Datenbanken:
c) Internet-Quellen;

7. Abbildungsverzeichnis:

1. Einleitung

Immer mehr Unternehmen verknüpfen ihre internen Geschäftsprozesse über Netzwerktechnologien. Um diese Vernetzung auch für das Unternehmen hinaus und über die gesamte Wertschöpfungskette realisieren zu können, benötigt ein Unternehmen funktions-und leistungsfähige Software, z.B. ein Enterprise Resource Planning System (ERP).

Die vorliegende Arbeit zielt darauf ab die Beweggründe für die Entscheidung einer ERP- Implementierung bei Cisco aufzudecken. Im anschließenden Teil der Arbeit werden Aspekte, welche zum Erfolg geführt haben, erörtert und eventuellen Schwachstellen gegenübergestellt.

Der letzte Teil konzentriert sich auf die Vorgehensweisen, welche für den Erfolg Cisco’s ausschlaggebend waren und gleichzeitig werden daraus allgegenwärtige Erfolgsfaktoren für Informationsmanagement –Projekte abgeleitet.

2. Projektbegründung und strategische Bedeutung des Projekts für Cisco

2.1 Ausgangssituation

Anfang der 90er Jahre, mit Aufleben des Internet-Booms und der Entstehung neuer Internettechnologien, zählte Cisco zu den weltweit führenden Unternehmen in seinem Segment.

Cisco hat sich auf die Herstellung des „Routers“ spezialisiert, eine Kombination aus Hard-und Software, welcher u.a. das Internet herstellt. Folglich verwundert es nicht, dass die Nachfrage nach Cisco-Produkten in diesen Jahren enorm gestiegen war, u.a. weil es zur Zeit der „Entstehung des Internetzeitalters“ nur wenige Unternehmen gab, welche die neuen Kundenbedürfnisse befriedigen konnten. Durch diese Nachfrage dauerte es nicht lange bis Cisco den Markt dominierte.

In diesen Jahren arbeitete das funktional ausgerichtete Unternehmen Cisco bereits mit einer UNIX-Software um ihre Kernprozesse zu unterstützen. Allerdings fand man schnell heraus, dass diese Software mit den zunehmenden und immer komplexer werdenden Geschäftsprozessen, außerdem brillanten Wachstumsaussichten, langfristig nicht mehr Schritt halten konnte. Die Software reichte nicht mehr dazu aus um auf alle Geschäftsanforderungen einzugehen und auch Abänderungen der Anwendungen führten zu keinem Erfolg.

Dennoch dauerte es noch Monate bis es zur entscheidenden Wende kam, als klar wurde, dass eine unmittelbare Lösung unumgänglich war für die Zukunft des Unternehmens.

Zunächst dominierten die Angst vor einem Projekt mit gigantischem Ausmaß und Kapitalaufwand und der damit einhergehenden hohen Verantwortung. Eine ERP-Lösung wollte man zudem umgehen, da dieser eine komplette Umstrukturierung der Geschäftsprozesse vorangeht.

Diese Risiken waren ausschlaggebend dafür, dass keiner der Verantwortlichen die Eigeninitiative übernehmen wollte. Denn niemand wollte für ein mögliches Versagen haften, sollte die neue Anwendung nicht den erhofften Erfolg versprechen.

Infolgedessen beließ man es die kommenden Monate dabei, die betreffenden Abteilungen selbst entscheiden zu lassen, ob und welche Anwendungen angeschafft werden sollten. Als nach einem Jahr nur geringfügig Fortschritte ersichtlich waren, führten sich die Verantwortlichen vor Augen, dass es künftig nicht ausreichen würde die Altsysteme zu „überpflastern“ und, dass enorme Probleme bevorstehen würden.

Die entscheidende Wende trat erst in dem Moment ein, als nach mehreren Systemausfällen ein so dramatischer Ausfall folgte, welcher dazu führte, dass das Unternehmen für 2 Tage geschlossen werden musste. Nun war allen Beteiligten klar, dass die bisher praktizierte autonome Vorgehensweise völlig uneffektiv war und zu keinem Ziel führen würde. Die Verantwortlichen waren sich einig, dass eine Reaktion erfolgen musste und das Altsystem so schnell wie möglich ersetzt werden musste.

Man war sich damals durchaus des Risikos der Installation eines neuen Systems bewusst und ahnte welche verheerenden Folgen ein Scheitern haben würde. Trotzdem hatte Cisco keine andere Wahl und die Aussicht auf Erfolg, welche in einigen Jahren explosives Wachstum auslösen würde, stand dem Risiko gegenüber.

Bevor nun die Implementierung der ERP-Software bei Cisco bewertet wird, gibt der anschließende Teil der Arbeit zunächst einmal Aufschluss über die Eigenschaften und Funktionen von ERP.

2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)

Die Implementierung von ERP-Software (Enterprise Resource Planning), d.h. die Einrichtung umfassender elektronischer Informationssysteme, erlaubt es Unternehmen auf einen gemeinsamen Informationspool zuzugreifen und miteinander zu kommunizieren. Demnach werden Informationen über den Zustand und die Aktivitäten der verschiedenen Teile der Organisation gesammelt und werden gleichzeitig an andere Stellen des Unternehmens transferiert, welche von diesen profitieren können. Dem geht voraus, dass alle Stufen der Wertschöpfungskette in das ERP-System integriert werden, angefangen von der Materialbeschaffung bis hin zum Human Ressource.

Bei ERP handelt es sich um eine Erweiterung des in der Vergangenheit eingesetzten Produktionsplanungs-und Steuerungssystems (PPS). Diese PPS-Systeme unterstützen den gesamten Prozess von der Planung bis zur Ausführung von Fertigungsaufträgen. Die ERP Systeme der heutigen Zeit gehen über diese Funktionen hinaus und bieten zusätzlich Module für Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft an.

Im Mittelpunkt steht das Zusammenspiel, in der Fachsprache auch Integration genannt, der bereichsübergreifenden Aufgaben durch eine zentrale Datenbank, welche darauf abzielt Datenredundanzen (die selben Daten werden mehrmals gespeichert) zu eliminieren und abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse zu unterstützen.

ERP dient also vordergründig dazu, die einst isolierten Teile einer Organisation miteinander zu verbinden um die innerbetriebliche Transparenz zu erhöhen. Dadurch werden langfristig durch optimierte Geschäftsprozesse Kosten und Zeit spart. Entsprechend wird aus den sich gegenseitig ergänzenden Teilen eine neue umfassende Einheit geschaffen, welche mehr Nutzen schafft als die einfache Summe ihrer Einzelteile (Abts, Mülder; 2004: 164-176).

Die unternehmerische Aufgabe von ERP besteht folglich darin, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (wie z.B. Kapital, Betriebsmittel, Personal) so effizient wie möglich für den betrieblichen Ablauf einzusetzen.

ERP-Systeme werden auch häufig mit einer Art zentralem Nervensystem assoziiert. Nicht selten geht man sogar noch weiter, indem man ein ERP-System mit dem menschlichen Bewusstsein vergleicht. Demzufolge speichert das menschliche Gehirn speichert unentwegt Informationen, diese können jedoch erst effektiv zum Einsatz kommen, wenn sie durch das Bewusstsein richtig eingeordnet und koordiniert werden und mit anderen Informationen des zentralen Nervensystems verknüpft werden (Ephorie, 2008).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der Implementierung von ERP-Systemen ist in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung zugesprochen worden, was wohl nicht letztlich daran liegt, das Geschäftsprozesse aufgrund wachsender Internationalisierung und individuellen Kundenanforderungen immer komplexer werden.

Jedoch stellt die Einführung von ERP keine Garantie für Erfolg dar, sondern mit ihr geht auch noch bis heute ein nicht zu unterschätzendes Risiko des Scheiterns einher. Neben dem beachtlich hohen Kapital, welches investiert werden muss, erfordert eine erfolgreiche ERP-Einführung oft eine komplette Umstrukturierung der Geschäftsprozesse (Business Reengineering) und eine vorhergehende Bewertung des Unternehmens (Gronau, 2008).

2.3 Welche Motive haben die Entscheidung für ERP befürwortet und was wollte Cisco durch die Einführung erreichen?

Ganz offensichtlich spekulierte Cisco schon damals darauf, durch eine erfolgreiche Implementierung der Software enorme Kosten und Zeit zu sparen.

Durch eine Neugestaltung der Prozesse im Unternehmen werden die einzelnen Arbeitsprozesse effektiver gestaltet und die Prozesse somit optimiert. Neben Kosten-und Zeitersparnissen hat das Business Process Reengineering somit ebenfalls positive Auswirkungen in Bezug auf die Produkt- und Prozessqualität.

Die Aussicht der Profitmaximierung und daraus resultierendes Wachstum waren wohl auch der wichtigste Grund für die Entscheidung, wenn man bedenkt, dass Cisco damals Unmengen an Kapital und große Risiken in das Projekt investierte.

ERP-Systeme ersparen Zeit, da man sich nicht mehr darum kümmern muss, dass die abteilungsübergreifende Kommunikation funktioniert, z.B. fallen Treffen weg um Ergebnisse auszutauschen, ebenso wie Arbeitsschritte, welche dazu dienen, die andere Abteilung zu informieren. Das heißt, der After-Sales-Service eines Unternehmens muss die entgegengenommenen Reklamationen nicht mehr persönlich der Produktion zukommen lassen, sondern gibt die Reklamationen einfach in das System ein, auf welches dann sowohl die Produktion als auch die Buchhaltung usw. direkten Zugriff haben.

Auf diese Weise gelingt es einem Unternehmen, durch die Straffung der Arbeitsabläufe, sowie verkürzten Bearbeitungszeiten von betrieblichen Vorgängen durch Prozessoptimierung, zusätzlich erhebliche Kosten einzusparen.

Dadurch, dass mit der Prozessoptimierung ständige Auskunftsbereitschaft und kontinuierliche aktualisierte Informationen einhergehen, können beispielsweise auch Lagerbestände minimiert werden.

Teilweise bieten ERP-Systeme auch Schnittstellen für Zulieferer und Kunden. Für Cisco bedeutet dies zum einen, dass die Kommunikation beschleunigt wird und weniger Arbeitsaufwand benötigt wird. Auf der anderen Seite fördern diese Schnittstellen jedoch auch den Abbau von Personal. In Folge dessen, dass die Kunden selbständig online auf das Produktangebot zugreifen können und deshalb auch die Bestellungen online abgewickelt werden können, benötigt Cisco beispielsweise weniger Personal für den Kundenservice, was wiederum die Kostenminimierung begünstigt.

Jedoch waren es nicht nur oben genannte Ziele wie direkte Rationalisierung und Kostenreduktion welche die Projektentscheidung befürwortet haben. Auch strategische, durch das Markt- und Konkurrenzgeschehen beeinflusste Überlegungen waren von Bedeutung.

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