Kompetenzen und Selbstverständnis des Projektportfolio Group Mitglieds

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Problemstellung
1.2. Ziele der Kursarbeit
1.3. Nicht-Ziele der Kursarbeit
1.4. Vorgehensweise

2. Beschreibung der Kompetenzen und des Selbstverständnisses der Rolle Projektportfolio Group Mitglied in der Literatur
2.1. Projektportfolio
2.1.1. Definition Projektportfolio
2.1.2. Projektportfolio-Management
2.2. Kompetenzen und Selbstverständnis der Rolle Projektportfolio Group Mitglied
2.2.1. Abgrenzung Kompetenz versus Qualifikation
2.2.2. Kompetenzen
2.2.3. Beschreibung des Kompetenzprofils eines Projektportfolio Group Mitglieds
2.2.4. Beschreibung der Rolle Projektportfolio Group Mitglied

3. Kompetenzen und Selbstverständnis der Rolle Projektportfolio Group Mitglied in der Praxis
3.1. Beschreibung des verwendeten Interview-Leitfadens und Fragebogens
3.2. Ergebnisse der Interviews mit Projektportfolio Group Mitgliedern
3.2.1. Ergebnis des Interviews 1
3.2.2. Ergebnis des Interviews 2
3.2.3. Ergebnis des Interviews 3

4. Zusammenfassung und Ausblick
4.1. Zusammenfassung der Ergebnisse aus Literatur und Praxis
4.2. Ausblick

5. Literaturverzeichnis

6. Anhang
6.1. Grundlegende Interview-Skills (I)
6.2. Grundlegende Interview-Skills (II)
6.3. Gesprächsleitfaden
6.4. Fragebogen

1. Einleitung

1.1. Problemstellung

Die Problemstellung der Kursarbeit liegt darin begründet, dass die Kompetenzen für unterschiedliche Rollen im Projekt-, Programm- und Prozessmanagement in der Literatur oft anders beschrieben werden als in der Praxis gewünscht. Das Selbstverständnis unterschiedlicher Rollen im Projekt-, Programm- und Prozessmanagement ist unbekannt und Bedarf einer Definition.

1.2. Ziele der Kursarbeit

Die Zielsetzung der Kursarbeit besteht darin, dieses Selbstverständnis der Rolle Projektportfolio Group (PPG) Mitglied zu klären und Kompetenzen für diese Rolle in der Literatur mit jenen in der Praxis zu vergleichen, da sich oftmals in der Praxis unterschiedliche Kompetenzprofile etabliert haben. Weiters ist mit Hilfe von Interviews bzw. Fragebögen zu klären, in wieweit Kompetenzprofile mit dem Selbstverständnis der unterschiedlichen Rollen zusammenpassen und damit auch einen Beitrag zu den pm tagen'07 "PROJEKTE & MANAGEMENT: From 9 to 5" zu leisten.

1.3. Nicht-Ziele der Kursarbeit

- Beurteilung der Leistungsfähigkeit der projektorientierten Organisationsform der Unternehmen, in denen Interviews geführt wurden
- Leistungsbeurteilung der PPG Mitglieder der Unternehmen, in denen Interviews geführt wurden
- Durchführung einer quantitativen Befragung zu Kompetenzen und Selbstverständnis der PPG Mitglieder
- Weitergabe von nicht-öffentlichen Informationen aus den Interviews
- Befragung der PPG Mitglieder zu persönlichen Aspekten wie Alter, Einkommen, Familienstand etc.

1.4. Vorgehensweise

- Strukturierung der Aufgabenstellung und Definition der Ziele der Kursarbeit in der Gruppe
- Definition der Begriffe Rolle, Kompetenzen und Selbstverständnis und Herstellen einer gemeinsamen Sichtweise der Aufgabenstellung im Team
- Aufteilung der zu erledigenden Arbeitspakete (Literaturrecherche, Erstellung Konzept Kursarbeit, Interviews, etc.)
- Erstellung des Konzeptes für die Kursarbeit zur Abstimmung mit der Projektmanagement Group und zur Sicherstellung einer zielgerichteten Vorgangsweise
- Literaturrecherche zur Behandlung der Thematik, um genauere Analysen in der Praxis machen zu können
- Verfassen einer theoretischen Einführung anhand dieser Literaturrecherche
- Zusammenstellen eines Interviewleitfadens und eines Fragebogens nach der Literaturrecherche zur Strukturierung der Interviews und zur Sicherstellung eines professionellen Ablaufes
- Terminvereinbarungen mit Personen in Unternehmen, die Mitglied einer PPG sind
- Durchführen von Interviews mit den entsprechenden Personen anhand des Leitfadens und des Fragebogens sowie Protokollierung der Gespräche
- Zusammenfassen und Vergleichen der in den Gesprächen erörterten Inhalte mit der Literaturrecherche
- Herausarbeitung eventueller Unterschiede und Gemeinsamkeiten in Praxis und Literatur
- Fertigstellung und Abgabe der Kursarbeit

2. Beschreibung der Kompetenzen und des Selbstverständ-nisses der Rolle Projektportfolio Group Mitglied in der Literatur

2.1. Projektportfolio

2.1.1. Definition Projektportfolio

Ein Projektportfolio ist die Menge aller Projekte, die zu einem Stichtag von einem projektorientierten Unternehmen durchgeführt werden.

In einem Projektportfolio werden verschiedene Projektarten, wie z.B. einmalige und repetitive, interne und externe Projekte, Marketingprojekte, etc. zusammengefasst.

Das Projektportfolio besteht aus einer Zusammenfassung mehrerer temporärer Organisationen, stellt aber keine eigenständige Organisation dar. (Gareis, R. (2006) "Happy Projects")

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

“Organization chart of a project-oriented company”

(Gareis, R. (2004): “Management of the Project-oriented Company”)

2.1.2. Projektportfolio-Management

Ziel des Projektportfolio-Managements ist die Optimierung des Projektportfolios und nicht des einzelnen Projekts. Um eine Optimierung der Ergebnisse des Projektportfolios zu erreichen, sind folgende Funktionen zu erfüllen:

- Auswahl von zu startenden Projekten und Programmen
- Unterbrechung oder Abbruch von in Durchführung befindlichen Projekten und Programmen
- Koordination von internen und externen Ressourcen
- Organisation des Lernens von und zwischen Projekten und Programmen

Grundlage für das Projektportfolio-Management stellt die Projektportfolio-Datenbank dar. Diese Datenbank enthält die Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der PPG-Sitzung. Zur Vorbereitung der Sitzung gehören die Aktualisierung der Projektportfolio-Datenbank, Erstellung von Projektportfolio-Berichten, Zusammenstellung ausgewählter Projektfortschrittsberichte und Einladung der TeilnehmerInnen inkl. Tagesordnung.

Dokumente des Projektportfolio-Managements sind Projektportfolio-Berichte, Investitionsanträge und Projektfortschrittsberichte.

Eine grundlegende Unterstützung für das Projektportfolio-Management stellt die Projektportfolio-Datenbank dar, die aggregierte Informationen von Projekten (Projektorganisation, wie z.B.: Projektauftraggeber, Projektteammitglieder, relevante Umwelten: Lieferanten, Kunden, Partner uvm.) und Programmen enthält.

Anhand dieser Daten können spezifische Projektportfolio-Berichte erstellt werden, die in Form von Projektportfolio-Balkenplänen, Projektportfolio-Personaleinsatzplänen, Projektportfolio-Budget oder Profit-Risiko-Matrix dargestellt werden können. Die Aussagekraft hängt von der qualitativen Bereitstellung der Daten in der Projektportfolio-Datenbank ab.

Bei einer entsprechenden Interpretation der Daten kann der Bericht auch als Frühwarnsystem für diverse Krisen fungieren. (Gareis, R. (2004): “Management of the Project-oriented Company”)

2.2. Kompetenzen und Selbstverständnis der Rolle Projektportfolio Group Mitglied

2.2.1. Abgrenzung Kompetenz versus Qualifikation

Auf der Suche nach einer Beschreibung des Kompetenzprofils möchten wir darauf hinweisen, dass in der Literatur der Begriff der Kompetenz oftmals durch verschiedene andere Begriffsmöglichkeiten ersetzt wird.

Sehr häufig wird anstelle von Kompetenz der Begriff der Qualifikation eingesetzt, was natürlich eine allgemeingültige Definition bzw. Begriffsabgrenzung erschwert. Unter Qualifikation versteht man in der Literatur Fähigkeiten, Fertigkeiten, Begabungen und Kenntnisse, die eine Person zur Erfüllung verschiedener Tätigkeiten befähigen.

1983 definierte Conradi Fähigkeiten als angeborene geistige und körperliche Ausstattung, welche teilweise veränderbar sind und zu verschiedenen Handlungen befähigen. Kenntnisse bezeichnet Conradi als kognitives Wissen, welches im Gedächtnis gespeichert wird. Fertigkeiten entstehen durch regelmäßige Übungen und stellen gezielt koordinierte Handlungen dar. (Conradi, W. (1983) „Personalentwicklung“; Staehle, W. (1999) „Management“) Im weiteren Sinn versteht man unter Qualifikationen die Gesamtheit aller Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten. Je nach Art der Verwendung unterteilt man Qualifikationen in „Fach- und Schlüsselqualifikationen“.1974 wurde von Dieter Mertens, dem Direktor des Institutes für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung, der Begriff der Schlüsselqualifikationen erfunden. Dieser Begriff steht für die Möglichkeit von Mitarbeitern, ihre Berufsqualifikation so anzulegen, dass diese sich jederzeit an eine neue berufliche Anforderung anpassen können. (Auinger, M. (2006): „Analyse der sozialen Kompetenz und Einstellung von Projektmanagern“)

Fähigkeiten wie Kommunikationsfähigkeit, Rücksichtnahme, Toleranz, Teamfähigkeit, Flexibilität, Lernbereitschaft und Kooperationsfähigkeit zählen ebenso zu dem Begriff der Schlüsselqualifikation.

2.2.2. Kompetenzen

Das Wort „Kompetenz“ stammt ursprünglich aus dem lateinischen und wird von dem Wort „competere“ abgeleitet, was soviel wie zusammentreffen bedeutet. (Auinger, M.(2006): „Analyse der sozialen Kompetenz und Einstellung von Projektmanagern“) Die Definition von Kompetenz ist breit gefächert, man unterscheidet zwischen Kompetenzen auf drei verschiedenen Systemebenen - von Organisationen, Teams/Gruppen, aber auch Personen. Weiters zwischen individueller, kollektiver und organisatorischer Kompetenz.

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