In der vorliegenden Arbeit werden Argumente für ein gewissenhaftes Informations- und Dokumentenmanagements innerhalb der praktischen Projektarbeit vorgestellt und erläutert. Hierbei wird die Implementierung eines Informations- und Archivierungssystems, sowie die Bewertung der im Projekt anfallenden Informationen dargestellt. Zweiter Schwerpunkt ist der Bereich der Projektsteuerung und die Möglichkeit der Projektevaluation in dem oben genannten Zusammenhang für zukünftige Projekte.
Inhaltsverzeichnis:
1. Das Informations- und Dokumentenmanagement innerhalb des Projektmanagements
1.1 Arten von und Umgang mit Informationen in der praktischen Projektarbeit
1.2 Aufbau und Implementierung einer Kommunikationsstruktur
1.3 Erstellen und Archivierung von Dokumenten im Projektmanagement
2. Die Relevanz des Informations- und Dokumentenmanagements für die Projektsteuerung und Projektevaluation
2.1 Der Einfluss der Nenngrößen auf die Projektsteuerung und den Projekterfolg
2.1.1 Projektsteuerung
2.1.2 Sicherung des Projekterfolges durch Dokumentation
2.2 Bedeutsamkeit der Evaluierbarkeit von Projekten
3. Fazit
Literaturverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1. Das Informations- und Dokumentenmanagement innerhalb des Projektmanagements
1.1. Arten von und Umgang mit Informationen in der praktischen Projektarbeit
Die praktische Projektarbeit ist im Wesentlichen von intensiver Kommunikation geprägt. Hierbei werden die unterschiedlichsten Daten und Fakten erhoben, aufgearbeitet und – je nach Adressat und Notwendigkeit – weitergesteuert. Um diese Informationen zu kategorisieren ist eine Kenntnis über die Arten der Informationen, ihre Verwendung und deren Nutzen für die weitere Projektarbeit und darüber hinaus unumgänglich. Der Projektverantwortliche muss sich daher im Klaren darüber sein, dass die erfassbaren Informationen nicht nur während, sondern auch nach Abschluss eines Projektes von Bedeutung sein können, so z.B. im Wissensmanagement innerhalb einer Organisation oder einer anschließenden Evaluation des konkreten Projektes.
Der Projektleitung stehen in der Regel folgende Informationsarten zur Verfügung[1]:
1. Verbale Informationen
- Einzelgespräche
- Vorträge (intern oder extern)
- Besprechungen (regelmäßig oder ad hoc)
2. Schriftliche Informationen
- Mitteilungen
- Protokolle
- Statusberichte
- Zwischen- und Abschlussberichte
- Veröffentlichungen
Die Disposition der Informationen richtet sich in der Regel nach dem Grundsatz „need to know“, so dass allgemeine Informationen allen zugänglich, spezielle Informationen nur einem gewissen Adressatenkreis zugänglich gemacht werden[2]. Hierzu bedarf es einer effektiven Kommunikationsstruktur.
1.2. Aufbau und Implementierung einer Kommunikationsstruktur
Bereits zu Beginn des Projektes hat der Projektleiter für den Aufbau und der Implementierung einer Kommunikationsstruktur innerhalb der Projektorganisation Sorge zu tragen. Es gilt also verbindlich festzulegen, wer, wem, worüber, wann berichten muss[3]. Der Lauf der Informationen muss innerhalb der Projektorganisation vertikal in beide Richtungen und horizontal möglich sein. Diese Festlegungen direkt am Anfang eines Projektes sind mitunter der Grundstein zum Gelingen des gesamten Vorhabens. Die Mitarbeiter werden so zu Beteiligten, von denen Ideen, Kritik und Sachbeiträge hierarchieübergreifend gefordert werden.
1.3. Erstellen und Archivierung von Dokumenten im Projektmanagement
Bei der Eröffnungsveranstaltung wird der Projektleiter in der Regel festlegen, wer für die Dokumentation der anfallenden Informationen zuständig ist. Sinnvoll ist die Belassung der Zuständigkeit dazu anhand des Verursacherprinzips. Eine Übersendung an einen Dritten kostet Zeit und etwaige Details können verloren gehen[4]. Dabei ist auf die Einheitlichkeit der Dokumentation zu achten. Vorgefertigte Formblätter zum Berichtswesen erleichtern die Archivierung und erhöhen die Übersichtlichkeit. Wichtig ist, dass das System transparent ist und wesentliche Ergebnisse festgehalten werden.
2. Die Relevanz des Informations- und Dokumentenmanagements für die Projektsteuerung und Projektevaluation
2.1. Der Einfluss der Nenngrößen auf die Projektsteuerung und den Projekterfolg
2.1.1. Projektsteuerung
Der Projektsteuerung durch die Projektleitung obliegt die Koordination aller Aufgaben und Tätigkeiten innerhalb des Projektes. Dazu gehören zum Beispiel frühzeitige und umfassende Analysen und die Beschreibung von Projektzielen und Arbeitspaketen. Hierbei wurde festgestellt, dass der Erfolg eines Projektes insbesondere dann gewährleistet ist, wenn
- Projektziele möglichst genau definiert,
- fachliche Anforderungen möglichst explizit erhoben,
- die bereitgestellten Mittel des Projektmanagements umfassend genutzt und
- die Kommunikation unter den Projektbeteiligten intensiv organisiert
wurden[5]. Gerade der letzte Punkt indiziert die Erforderlichkeit eines gut organisierten Informations- und Dokumentenmanagements. Denn nur gut informierte Mitarbeiter, welche ihre Ideen und Wünsche mit in die Projektarbeit einfließen lassen können, widmen sich mit voller Hingabe der Erreichung der Projektziele. Egoistische Ziele wie die Nutzung von Karrierechancen und der Drang zur Selbstverwirklichung können hier durch die Projektleitung mit den Projektzielen verknüpft werden. Die Mitarbeiterführung gestaltet sich bei Nutzung dieses Aspektes als konfliktfreier.
[...]
[1] MADAUSS, Bernd J.: „Projektmanagement“, 5. Auflage, Stuttgart 1994, S. 304.
[2] a.a.O., S. 303 f.
[3] LITKE, Hans-Dieter: „Projektmanagement – Methoden, Techniken, Verhaltensweisen“, 4. Auflage, München 2004, S. 147-148.
[4] HÖLZLE, Phillip: „Projektmanagement – Kompetent führen, Erfolge präsentieren“, 2. Auflage, München 2007, S. 89 ff.
[5] HOENE, Albrecht / RABE, Heiko: „Wirkungsvolles Steuern von Organisations- und IT-Projekten“, In: Innovative Verwaltung, Zeitschriftenreihe, 31. Jahrgang 2009, Heft 1-2/2009, S. 32-35.
- Quote paper
- Diplom - Verwaltungswirt (FH) Sascha Schwarzkopf (Author), 2009, Wichtigkeit des Informations- und Dokumentationsmanagements für die Projektsteuerung und -evaluation, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/134965
