In der vorliegenden Arbeit werden Argumente für ein gewissenhaftes Informations- und Dokumentenmanagements innerhalb der praktischen Projektarbeit vorgestellt und erläutert. Hierbei wird die Implementierung eines Informations- und Archivierungssystems, sowie die Bewertung der im Projekt anfallenden Informationen dargestellt. Zweiter Schwerpunkt ist der Bereich der Projektsteuerung und die Möglichkeit der Projektevaluation in dem oben genannten Zusammenhang für zukünftige Projekte.
Inhaltsverzeichnis
1. Das Informations- und Dokumentenmanagement innerhalb des Projektmanagements
1.1 Arten von und Umgang mit Informationen in der praktischen Projektarbeit
1.2 Aufbau und Implementierung einer Kommunikationsstruktur
1.3 Erstellen und Archivierung von Dokumenten im Projektmanagement
2. Die Relevanz des Informations- und Dokumentenmanagements für die Projektsteuerung und Projektevaluation
2.1 Der Einfluss der Nenngrößen auf die Projektsteuerung und den Projekterfolg
2.1.1 Projektsteuerung
2.1.2 Sicherung des Projekterfolges durch Dokumentation
2.2 Bedeutsamkeit der Evaluierbarkeit von Projekten
3. Fazit
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die Arbeit untersucht die fundamentale Bedeutung eines systematischen Informations- und Dokumentationsmanagements für den Erfolg und die Steuerbarkeit von Projekten in der Verwaltung. Dabei wird analysiert, wie durch strukturierte Kommunikation, Dokumentation und Evaluierung die Effizienz gesteigert und Projektziele transparenter erreicht werden können.
- Kategorisierung und Umgang mit verschiedenen Informationsarten in Projekten.
- Aufbau effektiver Kommunikationsstrukturen innerhalb der Projektorganisation.
- Zusammenhang zwischen Dokumentation, Projektcontrolling und Projekterfolg.
- Rolle der Evaluierbarkeit für zukünftige Projektentscheidungen.
- Verknüpfung von Mitarbeiterführung und Zieltransparenz.
Auszug aus dem Buch
1.2. Aufbau und Implementierung einer Kommunikationsstruktur
Bereits zu Beginn des Projektes hat der Projektleiter für den Aufbau und der Implementierung einer Kommunikationsstruktur innerhalb der Projektorganisation Sorge zu tragen. Es gilt also verbindlich festzulegen, wer, wem, worüber, wann berichten muss3. Der Lauf der Informationen muss innerhalb der Projektorganisation vertikal in beide Richtungen und horizontal möglich sein. Diese Festlegungen direkt am Anfang eines Projektes sind mitunter der Grundstein zum Gelingen des gesamten Vorhabens. Die Mitarbeiter werden so zu Beteiligten, von denen Ideen, Kritik und Sachbeiträge hierarchieübergreifend gefordert werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Das Informations- und Dokumentenmanagement innerhalb des Projektmanagements: Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der Informationsverarbeitung im Projektalltag sowie die Notwendigkeit, Kommunikationswege und Dokumentationsstandards frühzeitig zu definieren.
2. Die Relevanz des Informations- und Dokumentenmanagements für die Projektsteuerung und Projektevaluation: Hier wird der direkte Zusammenhang zwischen einer systematischen Dokumentation, einer effektiven Projektsteuerung und der späteren Evaluierbarkeit eines Projekterfolges analysiert.
3. Fazit: Das Fazit betont, dass eine offene und strukturierte Kommunikation sowie eine transparente Archivierung essenzielle Voraussetzungen sind, um komplexe und langjährige Projekte systematisch zum Erfolg zu führen.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Informationsmanagement, Dokumentationsmanagement, Projektsteuerung, Projektevaluation, Kommunikationsstruktur, Projektcontrolling, Wissensmanagement, Verwaltung, Transparenz, Projekterfolg, Arbeitspakete, Berichtsstruktur, Berichtswesen, Prozesssteuerung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der zentralen Rolle, die ein strukturiertes Informations- und Dokumentationswesen für den Erfolg von Projekten in der Verwaltung spielt.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Die zentralen Felder umfassen die Kategorisierung von Informationen, die Gestaltung von Kommunikationsstrukturen sowie die Bedeutung von Dokumentation für das Controlling und die Evaluierung.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Ziel ist es aufzuzeigen, wie durch zielgerichtete Steuerungsmaßnahmen und Transparenz die Wahrscheinlichkeit für den Projekterfolg maßgeblich erhöht werden kann.
Welche wissenschaftliche Methode liegt zugrunde?
Die Arbeit stützt sich auf eine theoretische Aufarbeitung projektmanagement-spezifischer Literatur und die Anwendung dieser Prinzipien auf den Bereich der öffentlichen Verwaltung.
Was steht im Hauptteil im Fokus?
Im Hauptteil werden der Aufbau von Kommunikationsstrukturen, das Verursacherprinzip bei der Dokumentation und die Bedeutung der Prozesscontrolling-Daten detailliert dargelegt.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Besonders prägend sind die Begriffe Projektsteuerung, Dokumentationsmanagement, Transparenz und Evaluierbarkeit.
Warum ist die Dokumentation für das Personalmanagement relevant?
Die Dokumentation bietet eine objektive Faktenbasis, die bei anstehenden Personalentscheidungen, wie Beförderungen oder Verwendungsentscheidungen, als Leistungsnachweis dienen kann.
Inwiefern hilft die Evaluierung zukünftigen Projekten?
Durch die Archivierung von Problemlösungen und Projektergebnissen können nachfolgende Projektteams auf bestehendes Wissen zurückgreifen und Ressourcen künftig ökonomischer kalkulieren.
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- Diplom - Verwaltungswirt (FH) Sascha Schwarzkopf (Author), 2009, Wichtigkeit des Informations- und Dokumentationsmanagements für die Projektsteuerung und -evaluation, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/134965
