Der/die Auszubildende befindet sich im zweiten Ausbildungsjahr im dritten Monat zum Bürokaufmann / zur Bürokauffrau. Er/sie ist heute den ersten Tag in unserer Abteilung. Das Thema der Unterweisung lautet: Das korrekte Archivieren von Unterlagen (hier: Lieferanten-Rechnungen in Papierform). Für die Unterweisung benötigen wir einen ruhigen Raum mit einem Schreibtisch, an dem zwei Personen problemlos Platz finden.
Inhaltsverzeichnis
1. Thema
2. Ausbildungsmethode
3. Ausgangssituation
4. Ausbildungsplatz und Arbeitsmittel
5. Lernziel
6. Handlungsablauf
7. Lernerfolgskontrolle
8. Abschluss
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Unterweisung besteht darin, dem Auszubildenden die fachgerechte Archivierung von Lieferanten-Rechnungen in Papierform unter Einhaltung betrieblicher Standards und gesetzlicher Archivierungsfristen zu vermitteln.
- Vermittlung von kognitivem Wissen über die Notwendigkeit der Archivierung
- Praktische Durchführung der Archivierungsprozesse
- Erläuterung der Sicherheits- und Hygienevorschriften
- Einsatz technischer Hilfsmittel wie Archiv-Abheftbügel und Umfüller
- Dokumentation und Kennzeichnung von Archivkartons
Auszug aus dem Buch
Der Einsatz des Umfüllers
Um die Rechnungen dem Ordner zu entnehmen setzt man den Umfüller mit der linken Hand mit den an der Spitze der beiden Umfüllerstreben vorhandenen Vertiefungen auf die an dem Ordnerring vorhandenen Erhebungen, so dass diese bündig miteinander abschließen
Der Umfüller wird weiterhin mit der linken Hand in der beschriebenen Position gehalten, die rechte Hand wird unter die im Ordner vorhandenen Rechnungen gelegt und diese nach oben auf den auf der Ordnerring-Öffnung liegenden Umfüller geschoben. Zur weiteren Bearbeitung wird der Umfüller mit dem Griff nach unten auf den Tisch abgelegt. Der nun leere Rechnungsordner kann beiseite gelegt werden
Zusammenfassung der Kapitel
1. Thema: Definiert das Thema der Unterweisung als das korrekte Archivieren von Lieferanten-Rechnungen in Papierform.
2. Ausbildungsmethode: Beschreibt den Einsatz der Vier-Stufen-Methode kombiniert mit einem Lehrgespräch.
3. Ausgangssituation: Identifiziert den Wissensstand des Auszubildenden und ordnet die Unterweisung in den Ausbildungsrahmen ein.
4. Ausbildungsplatz und Arbeitsmittel: Listet die erforderlichen Utensilien sowie die räumlichen Voraussetzungen auf.
5. Lernziel: Definiert die Lernziele in kognitiven, psycho-motorischen und affektiven Bereichen.
6. Handlungsablauf: Detailliert den Prozess der Unterweisung in Form einer Gegenüberstellung von Maßnahmen, Vorgehensweisen und pädagogischen Begründungen.
7. Lernerfolgskontrolle: Überprüft das erworbene Wissen anhand gezielter Fragen zur Archivierung und Arbeitshygiene.
8. Abschluss: Beendet die Unterweisung mit einem Dank an den Auszubildenden und dem Hinweis auf das Berichtsheft.
Schlüsselwörter
Archivierung, Lieferanten-Rechnungen, Ausbildung, Vier-Stufen-Methode, Archivkarton, Abheftbügel, Umfüller, Archivierungsfristen, Dokumentenechtheit, Hygienevorschriften, Bürokaufmann, Arbeitssicherheit, Unterweisungsplan, Rechnungswesen, Ausbildungsnachweis
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Unterweisung grundsätzlich?
Es geht um die fachgerechte Archivierung von papierbasierten Lieferanten-Rechnungen im Rahmen der kaufmännischen Berufsausbildung.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Die Themen umfassen die praktische Archivierungstechnik, die Beachtung von Archivierungsfristen sowie Arbeitssicherheits- und Hygienestandards.
Was ist das primäre Ziel dieser Unterweisung?
Der Auszubildende soll nach der Unterweisung in der Lage sein, Unterlagen eigenständig und regelkonform zu archivieren.
Welche wissenschaftliche bzw. pädagogische Methode wird angewandt?
Es wird eine Kombination aus der Vier-Stufen-Methode und einem dialogorientierten Lehrgespräch genutzt.
Was wird im Hauptteil der Unterweisung vermittelt?
Der Hauptteil erläutert schrittweise den Archivierungsprozess, von der Vorbereitung des Archivkartons über den Einsatz des Umfüllers bis zur endgültigen Ablage und Beschriftung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Begriffe sind Archivierung, Lieferanten-Rechnungen, Ausbildungs-Unterweisung, Archivierungsfristen und Arbeitshygiene.
Warum ist der Einsatz des Umfüllers bei der Archivierung entscheidend?
Der Umfüller dient dazu, die Dokumente sicher und in der richtigen Reihenfolge aus dem Rechnungsordner auf den Abheftbügel zu überführen, ohne dass Seiten herausfallen.
Warum muss ein dokumentenechter Stift für die Beschriftung verwendet werden?
Dies stellt sicher, dass die Archivierungskennzeichnung dauerhaft lesbar bleibt und nicht durch Einflüsse wie Feuchtigkeit verschmiert oder unkenntlich gemacht wird.
Welche Hygieneregeln sind laut der Unterweisung am Arbeitsplatz einzuhalten?
Zu den Regeln gehören ein Verbot von Essen und Trinken am Arbeitsplatz sowie das Gebot, beim Umgang mit Unterlagen auf saubere und fettfreie Hände zu achten.
Wie erfolgt die Erfolgskontrolle am Ende der Unterweisung?
Die Erfolgskontrolle erfolgt durch gezielte Wissensfragen zur Korrektheit der Beschriftung und zu den einzuhaltenden Hygienevorschriften.
- Citar trabajo
- Mareike Klemme (Autor), 2009, Das korrekte Archivieren von Unterlagen. Lieferanten-Rechnungen in Papierform (Unterweisung Bürokaufmann/-frau), Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/136081
