Die potentielle Belastung am Arbeitsplatz durch ein Überangebot an Informationen ist in den letzten Jahren im Zeitalter der Informationsgesellschaft, einer Gesellschaft, in der Informationen als Produktionsfaktor einen zentralen Wettbewerbsfaktor ausmachen, rapide angestiegen. Die Informationen, die im Jahre 2002 auf Papier, Film, optischen und magnetischen Datenträgern gespeichert wurden, beliefen sich auf 5 Exabytes . Diese bereits unvorstellbare Zahl machte allerdings nur ein Drittel an Informationen aus, die in Verbindung mit elektronischen Informationsflüssen z.B. via Telefon, Radio, Fernsehen und Internet kommuniziert wurden. Insgesamt beliefen sich die kommunizierten Informationen im Jahre 2002 auf 17,7 Exabytes. Diese Entwicklung ist unweigerlich auf die Kosten für die Erstellung und Verbreitung von Informationen zurückzuführen, die durch den enormen Anstieg von weltweit vernetzten Informationssystemen in Unternehmen und privaten Haushalten vernachlässigbar gering geworden sind. Dadurch stellt sich für viele Mitarbeiter täglich das gleiche Szenario am Arbeitsplatz ein. Die E-Mails abrufen, telefonieren, die Post durchsehen, im Internet recherchieren, eingetroffene Telefaxe lesen, zwischendurch eine SMS schreiben, die Zeitung lesen und an einem Meeting nach dem anderen teilnehmen. Immer größer wird die Menge an Informationen, die täglich auf uns einströmt und die wir im Arbeitsalltag verarbeiten müssen. Ein mögliches Resultat dieser Informationsflut ist eine Überlastung der Mitarbeiter, die zu einer Störung der allgemeinen Arbeitsabläufe im Unternehmen führen kann. In diesem Zusammenhang spricht man von einem „Information Overload“.
Inhaltsverzeichnis
A Einführung
A.1 Unternehmensbeschreibung
A.1.1 Unternehmensentwicklung
A.1.2 Unternehmensstruktur
A.1.3 Informations- und kommunikationstechnisches Umfeld
A.2 Beschreibung des Diplomprojektes
A.2.1 Motivation
A.2.2 Zielsetzung
A.2.3 Vorgehensweise
B Grundlagen
B.1 Information
B.1.1 Semiotik
B.1.2 Abgrenzung des Informationsbegriffes zum Wissensbegriff
B.2 Kommunikation
B.2.1 Kommunikationskanäle
B.2.2 Kommunikationsbeziehungen
B.3 Informationssysteme
B.4 Informations- und Kommunikationstechnik
B.5 Informationsmanagement
B.5.1 Management der Informationswirtschaft
B.5.1.1 Informationsarbeit
B.5.1.2 „Information Overload“
B.5.2 Management der Informationssysteme
B.5.3 Management der Informations- und Kommunikationstechnik
C Identifikation der Kommunikationsprozesse
C.1 Kundenkommunikation
C.2 Mitarbeitergerichteter Kundendialog
C.3 Mitarbeiterinteraktion
C.4 Informationsressourcen
D These zum „Information Overload“ bei kalaydo.de
E Erhebung zum Information Overload bei kalaydo.de
E.1 Die Befragung
E.1.1 Auswahl der Stichprobe
E.1.2 Aufbau der Fragebögen
E.1.3 Formulierung der Fragen
E.1.4 Pretest des Fragebogens
E.1.5 Laufzeit der Befragung
E.2 Darstellung der Studienergebnisse
E.3 Stichprobenmerkmale
E.3.1 Position der Befragten im Unternehmen
E.3.2 Altersstruktur der Befragten
E.3.3 Geschlecht der Befragten
F Vorstellung und Interpretation der Studienergebnisse
F.1 Vorstellung der Studienergebnisse
F.1.1 Internet
F.1.2 E-Mail
F.1.3 Briefpost
F.1.4 Presse
F.1.5 Meeting
F.1.6 Telefax
F.1.7 Mobiltelefon
F.1.8 Telefon
F.1.9 Allgemeine Fragen zum Abschluss der Studie
F.2 Interpretation der Studienergebnisse
F.2.1 Internet
F.2.2 E-Mail
F.2.3 Meeting
F.2.4 Telefon
F.2.5 Allgemeine Fragen zum Abschluss der Studie
G Fazit
H Quellenverzeichnis
H.1 Bücher
H.2 Studien
H.3 Internet
H.4 Sammelwerke und weitere Quellen
I Anhang
I.1 Anhang 1: Zusammenfassung der erhobenen Daten
I.1.1 Allgemeine Angaben
I.1.2 Internet
I.1.3 E-Mail
I.1.4 Briefpost
I.1.5 Presse
I.1.6 Meetings
I.1.7 Telefax
I.1.8 Mobiltelefon
I.1.9 Telefon
I.1.10 Allgemeines
I.2 Anhang 2: Exemplar des verwendeten Fragebogens
Zielsetzung & Themen
Diese Diplomarbeit untersucht das Phänomen „Information Overload“ bei der Büroarbeit am konkreten Beispiel der Kalaydo GmbH & Co. KG. Ziel der Arbeit ist es, empirisch zu ermitteln, ob eine solche Belastung bei den Mitarbeitern vorliegt und wie bestehende oder künftige technische und organisatorische Maßnahmen dazu beitragen können, Arbeitsabläufe störungsfrei zu gestalten und ein Überangebot an Informationen effektiv zu reduzieren.
- Empirische Analyse des Informationsverhaltens am Arbeitsplatz.
- Identifikation und Kategorisierung relevanter Kommunikationskanäle und -prozesse.
- Evaluierung der Auswirkungen von Informationsflut auf die Erreichung von Arbeitszielen.
- Prüfung der Wirksamkeit technischer Hilfsmittel (z. B. CRM-System, Ticket-System, Anti-Spam-Filter).
- Ableitung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung des Informationsmanagements.
Auszug aus dem Buch
B.5.1.2 „Information Overload“
„Wenn von der Informationsgesellschaft gesprochen wird, so ist das falsch, denn es ist eine mit Informationen überschüttete Gesellschaft. Doch die Informationsquantität bewirkt aus sich heraus noch keine qualitative Verbesserung des Produktionsfaktors Büro, sie kann eher zu Verwirrung und Desinformation führen. Nicht die Menge ist gefragt, sondern die qualitative, selektierte Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort.“36
Dieses Zitat lässt erkennen, welcher Grundgedanke sich hinter dem Begriff „Information Overload“ verbirgt. Hierbei geht es um die potentielle Belastung der Mitarbeiter eines Unternehmens durch ein Überangebot an Informationen, welches zu einer Störung von Arbeitsabläufen führen kann. Eine solche Belastung liegt dann vor, wenn in der zur Verfügung stehenden Zeit das Ziel – die Erfüllung der Aufgaben – nicht erreicht wird. Dies kann durch das gesamte Informationsangebot bestehend aus unternehmensinternen und -externen Informationen beispielsweise im Rahmen einer Recherche verursacht werden. Hier relevante Informationen heraus zu filtern, kann der Suche nach der Nadel im Heuhaufen gleichen und sehr zeitaufwendig sein. Zudem kann die Belastung durch die Masse an Informationen verursacht werden, die durch die verschiedenen zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle kommuniziert wird und die es im Arbeitsalltag abzuarbeiten gilt. In diesem Zusammenhang ist die Erhöhung des Postaufkommens in elektronischer Form (E-Mails) zu erwähnen, die durch das Wegfallen der Barrieren wie Versandkosten und Zeitaufwand für die Erstellung und Weiterleitung entstanden ist.
Zusammenfassung der Kapitel
A Einführung: Das Kapitel führt in das Thema „Information Overload“ ein, beschreibt das Unternehmen Kalaydo GmbH & Co. KG sowie die Motivation und Vorgehensweise des Diplomprojektes.
B Grundlagen: Hier werden theoretische Fundamente wie Information, Kommunikation, Informationssysteme und Informationsmanagement definiert und in den Kontext der Büroarbeit gesetzt.
C Identifikation der Kommunikationsprozesse: Dieses Kapitel identifiziert die bei Kalaydo.de genutzten Kommunikationskanäle, unterteilt in Kundenkommunikation, Mitarbeiterinteraktion und Informationsressourcen.
D These zum „Information Overload“ bei kalaydo.de: Auf Basis der zuvor identifizierten Prozesse wird eine Ausgangsthese formuliert, die besagt, dass bei Kalaydo.de aufgrund technischer und organisatorischer Maßnahmen kein problematischer „Information Overload“ stattfindet.
E Erhebung zum Information Overload bei kalaydo.de: Es wird das methodische Vorgehen der empirischen Befragung dargelegt, inklusive Auswahl der Stichprobe und Aufbau der Fragebögen.
F Vorstellung und Interpretation der Studienergebnisse: Die erhobenen Daten werden grafisch dargestellt und im Hinblick auf die jeweilige Kommunikationsform sowie auf Anzeichen einer Überlastung detailliert interpretiert.
G Fazit: Das Fazit bestätigt die Ausgangsthese, dass bei Kalaydo.de dank eines effektiven Informationsmanagements keine signifikante Belastung durch ein Überangebot an Informationen vorliegt.
Schlüsselwörter
Information Overload, Büroarbeit, Informationsmanagement, Kalaydo, Informationsgesellschaft, Kommunikationskanäle, E-Mail-Management, Unternehmensstruktur, Empirische Erhebung, Informationsfluss, Informationsressourcen, Arbeitsabläufe, CRM-System, Produktivität, Informationsverarbeitung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht das Phänomen „Information Overload“ am Arbeitsplatz und analysiert, inwieweit Mitarbeiter durch eine Informationsflut belastet werden.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf dem Informationsmanagement, der Identifikation von Kommunikationsprozessen (wie E-Mail, Telefon, Meetings) und deren Einfluss auf die Produktivität.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist die empirische Prüfung, ob bei der Kalaydo GmbH & Co. KG ein kritischer „Information Overload“ vorliegt und ob die dortigen organisatorischen Strukturen diesen effektiv verhindern.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wurde eine quantitative, empirische Erhebung in Form einer voll standardisierten schriftlichen Befragung der Mitarbeiter durchgeführt.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Grundlagen, die Identifikation von Kommunikationskanälen sowie die detaillierte Darstellung und Interpretation der Befragungsergebnisse.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die zentralen Begriffe sind Information Overload, Informationsmanagement, Kommunikationskanäle, Empirie und Arbeitsabläufe.
Wird die These des Autors durch die Studie gestützt?
Ja, der Autor kommt zu dem Schluss, dass die These bestätigt wird: Aufgrund der vorhandenen technischen und organisatorischen Regelungen findet bei Kalaydo.de keine Überlastung statt.
Welche Rolle spielen technische Maßnahmen für die Ergebnisse?
Technische Maßnahmen wie Ticket-Systeme, Anti-Spam-Filter und das CRM-System spielen eine entscheidende Rolle bei der Filterung und Steuerung von Informationen, was die Überlastung der Mitarbeiter signifikant reduziert.
- Citar trabajo
- Dipl. Kfm. Marco Schmitz (Autor), 2009, Information Overload bei der Büroarbeit, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/136885
