Moderne Unternehmen, egal welcher Branche angehörig, müssen ihre Strukturen,
Arbeitsabläufe und Strategien dem ständigen dynamischen Wandel der technologischen,
sozialen, gesetzlichen und psychologischen Rahmenbedingungen in ihrer Umwelt anpassen,
um langfristig am Markt existent und damit präsent zu bleiben. Ein wichtiger Faktor zur
Erreichung dieses Ziels, ist die schnelle Informationsversorgung und die Minimierung der
Durchlaufzeiten von Informationsträgern zwischen den einzelnen, der Organisation
angehörigen, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen. Dazu ist eine hervorragende Kooperation,
Kommunikation und Koordination der Abteilungen absolut notwendig. Teamarbeit, der
ständige Daten- und Erfahrungsaustausch sowie die schnelle Informationsbearbeitung
werden zu zentralen Eigenschaften eines effizient-arbeitenden Unternehmens.
Getreu dem Motto „Wissen ist Macht“ ist es von erheblicher Wichtigkeit, aufgrund der
Wettbewerbssituation, die richtigen Informationen stets zum richtigen Zeitpunkt am richtigen
Ort zur Verfügung zu stellen. Diese JUST IN TIME-Informationsversorgung ist aber mit dem
Medium Papier als Träger der Information nicht realisierbar. Des weiteren lässt sich mit
Papier die heutige Masse neuer, für das Unternehmen relevanter, Informationen nicht mehr
bewältigen.
„Der Mythos vom papierlosen Büro und die neuesten technischen Entwicklungen um diesen
Wirklichkeit werden zu lassen“ (so „Dr. Eric Voermann“)1. Mit dieser Thematik beschäftigt
sich diese Arbeit. Kern der Ausführungen wird die Entwicklung vom Papier als
Informationsträger hin zum modernen Dokumenten-Management-System sein, mit dessen
Hilfe sich die Erstellung, das Suchen, die Weiterleitung, die Archivierung und letztlich auch
das Wiederfinden von Informationen flexibilisieren und beschleunigen lässt.
Folgende Gliederung wird zugrunde gelegt:
Zu Beginn der Ausführungen wird das herkömmliche Medium zur Informationsspeicherung,
also das Papier, mit seinen Vor- und Nachteilen sowie seine Ablage- und
Archivierungsmöglichkeiten beschrieben. Danach erfolgt dann der Übergang vom
physischen zum digitalen Dokument und dessen Ausprägungen. Im weiteren Verlauf wird
der Zusammenhang zum Dokumenten-Management und zu Dokumenten-Management-
Systemen geknüpft. [...]
1 Vgl. Voermann, Dr. Eric (2000)
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung und Aufbau
2 Speichermedien
2.1 Papier als herkömmliches Speichermedium
2.1.1 Vorteile
2.1.2 Nachteile
2.2 Ablage und Archivierung
2.2.1 Schriftgutanalyse
2.2.2 Ablageorganisation und Ordnungssysteme
2.3 Vom Papier zur EDV-gestützten Informationsverarbeitung
2.4 Weitere Speichermedien
2.4.1 Analoge Speicherung
2.4.2 Magnetische Speicherung
2.4.3 Optische Speicherung
3 Der Weg von den Daten zum Wissen – Eine Terminologie
3.1 Der Begriff „Daten“
3.2 Der Begriff „Dokument“
3.3 Dokumententyp
3.4 Dokumentenart
3.5 Dokumentenformat
3.6 Die Komplexität von Dokumenten
3.7 Information und Wissen
4 Dokumenten-Management-Systeme und deren Umfeld
4.1 Dokumenten-Management
4.2 Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
4.3 Anwendungsbereiche von Dokumenten-Management-Systemen
4.3.1 Elektronische Archivsysteme
4.3.2 Recherchesysteme
4.3.3 Klassisches Dokumenten-Management
4.3.4 Groupware
4.3.5 Workflow
4.4 Die Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
4.5 Vor- und Nachteile von Dokumenten-Management-Systemen
4.5.1 Vorteile und Nutzenpotentiale
4.5.2 Nachteile und Schwächen
4.6 Einsatzbereiche von Dokumenten-Management-Systemen
5 Fazit und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht den Wandel der Dokumentenverwaltung vom klassischen, papierbasierten System hin zu modernen, EDV-gestützten Dokumenten-Management-Systemen (DMS), um Effizienzsteigerungen und optimierte Ablauforganisationen in Unternehmen zu ermöglichen.
- Analyse von Speichermedien und deren Eignung für moderne Bürostrukturen.
- Grundlagendefinitionen zu Daten, Informationen, Wissen und Dokumentenkomplexität.
- Detaillierte Funktionsbereiche und Architektur von Dokumenten-Management-Systemen.
- Gegenüberstellung von Nutzenpotenzialen und qualitativen Schwächen von DMS-Einführungen.
- Praktische Anwendungsbereiche von DMS in verschiedenen Wirtschaftsbranchen.
Auszug aus dem Buch
2.1.1 Vorteile
Wie bereits erwähnt nimmt der Papierverbrauch aus verschiedenen Gründen weltweit zu. Für die Büromitarbeiter in den Unternehmen gibt es viele positive Aspekte, warum sie dem Medium Papier immer noch den Vorzug geben: 6
• bessere Lesbarkeit eines Papierdokuments als eines elektronischen Dokuments am Bildschirm
• erhöhte Konzentrationsfähigkeit auf ein Papierdokument (Fehlersuche und Berichtigungen werden häufig am ausgedruckten Dokument ausgeführt)
• direkte Vervielfältigungsmöglichkeiten mittels Kopierern, dadurch schnelle Weiterreichung des Dokuments an Dritte möglich, denen keine direkte EDV technische Weiterverarbeitung des Dokuments zur Verfügung steht
• Hervorhebung wichtiger Textstellen durch Markierungen und Unterstreichungen
• Möglichkeit manueller Korrekturen und Ergänzungen (auch für Dritte sichtbar)
• gute Transportfähigkeit von Papieren, z.B. auf Geschäftsreisen, sofern sie eine bestimmte Anzahl und damit auch ein bestimmtes Gewicht nicht überschritten werden
• erhöhte Datensicherheit und ständige Verfügbarkeit von Papierdokumenten, da unabhängig von Elektrizität, Magnetfeldern oder Lesegeräten, deren Technologie im Laufe der Zeit veraltet und irgendwann nicht mehr zur Verfügung steht
• Verwendung als Informationsträger seit Jahrhunderten; In keinem Land der Erde muss der Umgang mit Papier neu erlernt werden, den Umgang mit digitalen Dokumenten sehr wohl
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung und Aufbau: Einführende Darstellung der Problematik der Informationsflut im modernen Unternehmen und Erläuterung des Zieles, Prozesse durch DMS zu flexibilisieren.
2 Speichermedien: Analyse der Vor- und Nachteile von Papier gegenüber digitalen sowie weiteren analogen Speichermedien unter Berücksichtigung von Archivierungsaspekten.
3 Der Weg von den Daten zum Wissen – Eine Terminologie: Theoretische Grundlegung und Klassifizierung der Begriffe Daten, Dokumente und Information sowie Darstellung der Komplexität von Dokumententypen.
4 Dokumenten-Management-Systeme und deren Umfeld: Umfassende Untersuchung der Funktionen, Architekturen und Einsatzbereiche von DMS sowie eine kritische Bewertung der Vor- und Nachteile.
5 Fazit und Ausblick: Zusammenfassende Bewertung der Relevanz von DMS als Erfolgsfaktor im Zeitalter der Informationsgesellschaft bei gleichzeitiger Einschätzung von Implementierungshürden.
Schlüsselwörter
Dokumenten-Management-Systeme, DMS, Papierloses Büro, Archivierung, Informationsmanagement, Workflow-Management, EDV-gestützte Informationsverarbeitung, Digitale Dokumente, Datensicherheit, Geschäftsprozessoptimierung, Schriftgutanalyse, Speichermedien, Ablageorganisation, Wissensmanagement, Recherche.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Transformation der Dokumentenverwaltung in Unternehmen vom klassischen Papierarchiv hin zu elektronischen Dokumenten-Management-Systemen.
Welche zentralen Themenfelder werden bearbeitet?
Zu den Schwerpunkten gehören der Vergleich von Speichermedien, die begriffliche Einordnung von Daten und Wissen sowie die technische Architektur und Funktionsweise von DMS.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Hauptziel ist es aufzuzeigen, wie Dokumenten-Management-Systeme dazu beitragen können, Arbeitsabläufe in Unternehmen flexibler und effizienter zu gestalten.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturanalyse und der systemtheoretischen Betrachtung von Dokumenten-Management-Prozessen und deren Auswirkungen auf die Ablauforganisation.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Analyse von Speichermedien, die theoretische Terminologie der Informationsverarbeitung sowie die technische und organisatorische Implementierung von DMS.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird durch zentrale Begriffe wie DMS, Workflow-Management, elektronische Archivierung, Informationsflut und Prozessoptimierung charakterisiert.
Was sind die Haupthemmnisse bei der Einführung eines DMS?
Laut der Studie sind dies vor allem hohe Investitionsvolumina, die Schwierigkeit, die Wirtschaftlichkeit nachzuweisen, sowie Probleme bei der Integration in bestehende IT-Systeme.
Warum ist die Schriftgutanalyse vor der Einführung eines DMS essenziell?
Sie dient dazu, Transparenz zu schaffen, indem geklärt wird, welche Dokumente existieren, wer Zugriff benötigt und welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden müssen.
- Quote paper
- Burkhard Hergenhan (Author), 2003, Vom Papier zum elektronischen Dokumenten-Management-System, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/13773
