Vom Papier zum elektronischen Dokumenten-Management-System

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1 Einleitung und Aufbau

2 Speichermedien
2.1 Papier als herkömmliches Speichermedium
2.1.1 Vorteile
2.1.2 Nachteile
2.2 Ablage und Archivierung
2.2.1 Schriftgutanalyse
2.2.2 Ablageorganisation und Ordnungssysteme
2.3 Vom Papier zur EDV-gestützten Informationsverarbeitung
2.4 Weitere Speichermedien
2.4.1 Analoge Speicherung
2.4.2 Magnetische Speicherung
2.4.3 Optische Speicherung

3 Der Weg von den Daten zum Wissen – Eine Terminologie
3.1 Der Begriff „Daten“
3.2 Der Begriff „Dokument“
3.3 Dokumententyp
3.4 Dokumentenart
3.5 Dokumentenformat
3.6 Die Komplexität von Dokumenten
3.7 Information und Wissen

4 Dokumenten-Management-Systeme und deren Umfeld
4.1 Dokumenten-Management
4.2 Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
4.3 Anwendungsbereiche von Dokumenten-Management-Systemen
4.3.1 Elektronische Archivsysteme
4.3.2 Recherchesysteme
4.3.3 Klassisches Dokumenten-Management
4.3.4 Groupware
4.3.5 Workflow
4.4 Die Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
4.5 Vor- und Nachteile von Dokumenten-Management-Systemen
4.5.1 Vorteile und Nutzenpotentiale
4.5.2 Nachteile und Schwächen
4.6 Einsatzbereiche von Dokumenten-Management-Systemen

5 Fazit und Ausblick

Anhang

Literaturverzeichnis

Internetquellen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Inhalt und Struktur

Abbildung 2: Klassifikation von Daten

Abbildung 3: Von abstrakten Daten zu komplexem Wissen

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Einsatzbereiche von Dokumenten-Management-Systemen

1 Einleitung und Aufbau

Moderne Unternehmen, egal welcher Branche angehörig, müssen ihre Strukturen, Arbeitsabläufe und Strategien dem ständigen dynamischen Wandel der technologischen, sozialen, gesetzlichen und psychologischen Rahmenbedingungen in ihrer Umwelt anpassen, um langfristig am Markt existent und damit präsent zu bleiben. Ein wichtiger Faktor zur Erreichung dieses Ziels, ist die schnelle Informationsversorgung und die Minimierung der Durchlaufzeiten von Informationsträgern zwischen den einzelnen, der Organisation angehörigen, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen. Dazu ist eine hervorragende Kooperation, Kommunikation und Koordination der Abteilungen absolut notwendig. Teamarbeit, der ständige Daten- und Erfahrungsaustausch sowie die schnelle Informationsbearbeitung werden zu zentralen Eigenschaften eines effizient-arbeitenden Unternehmens.

Getreu dem Motto „Wissen ist Macht“ ist es von erheblicher Wichtigkeit, aufgrund der Wettbewerbssituation, die richtigen Informationen stets zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Diese JUST IN TIME-Informationsversorgung ist aber mit dem Medium Papier als Träger der Information nicht realisierbar. Des weiteren lässt sich mit Papier die heutige Masse neuer, für das Unternehmen relevanter, Informationen nicht mehr bewältigen.

„Der Mythos vom papierlosen Büro und die neuesten technischen Entwicklungen um diesen Wirklichkeit werden zu lassen“ (so „Dr. Eric Voermann“)¹. Mit dieser Thematik beschäftigt sich diese Arbeit. Kern der Ausführungen wird die Entwicklung vom Papier als Informationsträger hin zum modernen Dokumenten-Management-System sein, mit dessen Hilfe sich die Erstellung, das Suchen, die Weiterleitung, die Archivierung und letztlich auch das Wiederfinden von Informationen flexibilisieren und beschleunigen lässt.

Folgende Gliederung wird zugrunde gelegt:

Zu Beginn der Ausführungen wird das herkömmliche Medium zur Informationsspeicherung, also das Papier, mit seinen Vor- und Nachteilen sowie seine Ablage- und Archivierungsmöglichkeiten beschrieben. Danach erfolgt dann der Übergang vom physischen zum digitalen Dokument und dessen Ausprägungen. Im weiteren Verlauf wird der Zusammenhang zum Dokumenten-Management und zu Dokumenten-Management- Systemen geknüpft. Dabei wird der Blickwinkel weniger auf die EDV-technischen Komponenten gelenkt, sondern auf die Struktur und Funktionsbereiche solcher Systeme. Am Schluss soll ein Fazit eine objektive Bewertung von Dokumenten-Management-Systemen vornehmen. Der Ausblick gibt eine kurze Übersicht über Weiterentwicklungen in dem beschriebenen Bereich.

Eine Abbildung verdeutlicht den Aufbau dieser Arbeit:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 Inhalt und Struktur

2 Speichermedien

2.1 Papier als herkömmliches Speichermedium

Papier wird in Massen hergestellt, verbraucht und in vielerlei Formen in den Büros eingesetzt. Dataquest/IDC² haben durch Untersuchungen bezüglich Dokumenten- Management herausgefunden, dass in den Unternehmen immer noch ca. 75 bis 80 % der Geschäftsdokumente in Papierform vorliegen³ und somit kohäsiv⁴ gespeichert werden. Pro Tag werden in Europa ca. 5 Milliarden Seiten Papier erstellt. Dies entspricht ca. 100 Seiten pro Büroarbeitsplatz täglich. Dadurch sieht man, dass der Anteil von Papier als Träger geschäftsrelevanter Informationen weit vor der EDV und dem Mikrofilm als Informations- speicher liegt. Laut der ICEM Weltkonferenz für die Zellstoff- und Papierindustrie im Jahre 1997 nimmt man an, dass der Papierverbrauch in dem Zeitraum von 1990 bis 2010 weltweit um 50 bis 80 % wachsen wird. Gründe dafür sind die steigende Weltbevölkerung, die Erhöhung der Lebensstandards sowie die Senkung der Analphabetenrate. Allerdings steigt der Papierverbrauch nicht nur für Druck-, Schreib- und Zeitungspapiere, sondern auch für Verpackungen und Kartons.⁵

2.1.1 Vorteile

Wie bereits erwähnt nimmt der Papierverbrauch aus verschiedenen Gründen weltweit zu. Für die Büromitarbeiter in den Unternehmen gibt es viele positive Aspekte, warum sie dem Medium Papier immer noch den Vorzug geben:⁶
- bessere Lesbarkeit eines Papierdokuments als eines elektronischen Dokuments am Bildschirm
- erhöhte Konzentrationsfähigkeit auf ein Papierdokument (Fehlersuche und Berichtigungen werden häufig am ausgedruckten Dokument ausgeführt)
- direkte Vervielfältigungsmöglichkeiten mittels Kopierern, dadurch schnelle Weiterreichung des Dokuments an Dritte möglich, denen keine direkte EDV- technische Weiterverarbeitung des Dokuments zur Verfügung steht
- Hervorhebung wichtiger Textstellen durch Markierungen und Unterstreichungen
- Möglichkeit manueller Korrekturen und Ergänzungen (auch für Dritte sichtbar)
- gute Transportfähigkeit von Papieren, z.B. auf Geschäftsreisen, sofern sie eine bestimmte Anzahl und damit auch ein bestimmtes Gewicht nicht überschritten werden
- erhöhte Datensicherheit und ständige Verfügbarkeit von Papierdokumenten, da unabhängig von Elektrizität, Magnetfeldern oder Lesegeräten, deren Technologie im Laufe der Zeit veraltet und irgendwann nicht mehr zur Verfügung steht
- Verwendung als Informationsträger seit Jahrhunderten; In keinem Land der Erde muss der Umgang mit Papier neu erlernt werden, den Umgang mit digitalen Dokumenten sehr wohl

2.1.2 Nachteile

Papiergestützte Datenverarbeitung liefert uns gegenüber den zahlreichen Vorteilen auch viele Schwachstellen⁷:

- keine Verarbeitungsmöglichkeit von Papier in schnellen elektronischen Geschäfts- prozessen aufgrund von Medienbrüchen⁸
- keine schnelle elektronische Kommunikation und kein schnelles Auffinden von Dokumenten; dadurch keine nahtlose Einbindung in existierende Informations- systeme und keine Möglichkeit von „JUST IN TIME“ Sachbearbeitung vom zentralen Posteingang bis zur Informationsbereitstellung in der Fachabteilung
- hohe Dokumentendurchlauf- und Transportzeiten aufgrund physischer Verteilung
- lange Such- und Ablagezeiten, die dem steigenden Termindruck in den Unternehmen entgegenstehen⁹
- hoher Kosten- und Zeitaufwand durch Falschablage → Wiederherstellkosten, in Form von Arbeitszeit, Kopierkosten, Übermittlungskosten und Materialkosten oder rechtliche Konsequenzen beim Fehlen wichtiger Beweisstücke (beispielsweise im Bereich Rechnungswesen)
- evtl. Imageverlust des Unternehmens wegen Störungen von Kundenbeziehungen durch Unzuverlässigkeit bei der Dienstleistung¹⁰
- hoher Kosten- und Zeitaufwand sowie Platzbedarf durch Mehrfachablage, d.h. die Redundanz von Papierdokumenten (Kreditorenrechnungen werden beispielsweise oft im Einkauf, um den gesamten Einkaufsvorgang von der Anfrage bis zur
Bezahlung festzuhalten, und in der Finanzbuchhaltung, um den gesamten Zahlungsvorgang zu dokumentieren, abgelegt)
- eindimensionale Ordnungskriterien lassen nur Suchaufträge nach einem bestimmten Merkmal zu, z.B. nach dem Datum bei chronologischer Ablage der Korrespondenz¹¹
- keine zuverlässige Terminverfolgung, Durchlaufkontrolle, Lokalisierung und Wieder- vorlage von Vorgängen¹²

Anhand all dieser negativen Aspekte erkennt man schnell, dass papiergestützte Datenverarbeitung in vielen Fällen wenig effizient ist. Viel Zeit und Kosten werden für ablegen und suchen aufgewendet. Eines Berichts der Firma Jörimann zufolge, werden 20 – 40 % der Arbeitszeit für Suchvorgänge verwandt.¹³ Diese Nachteile lassen ein durchdachtes in die Unternehmensorganisation eingebettetes Dokumenten-Management sinnvoll werden.

2.2 Ablage und Archivierung

Innerhalb der Unternehmen muss eine ausgeklügelte Ablageorganisation, ob manueller oder elektronischer Art, dafür Sorge tragen, dass ein durchgängiger Informationsfluss, der schnelle und reibungslose Zugriff auf alle relevanten Unterlagen, ein hohes Maß an Sicherheit, die vollständige Know-How-Sicherung sowie die Transparenz des Ablagesystems gewährleistet ist. Zur Umsetzung dieser Erfordernisse müssen firmenweite Ordnungs- systeme genau durchdacht, individuell erarbeitet und dann auch konsequent umgesetzt werden.¹⁴ Hinsichtlich der Ablage muss somit unternehmensintern ein vorhandener Qualitätsstandard eingehalten werden. Dazu ist es wichtig, dass in den Köpfen der Mitarbeiter ein positives Bewusstsein bezüglich der Bedeutsamkeit eines gut funktionierenden Ordnungssystems entwickelt wird.

Laut der DIN EN ISO 9000 ist Qualität „ die Gesamtheit von Eigenschaften und Merkmalen eines Produktes, eines Prozesses oder einer Dienstleistung, bezogen auf deren Eignung zur Erfüllung vorgegebener Erfordernisse “. Betrachtet man die Ablage in einem Unternehmen als einen Prozess, stellt sich die Frage, welche Eigenschaften und Merkmale dieser haben muss, um die obengenannten Erfordernisse zu erfüllen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie eine Ablageorganisation aufgebaut werden kann.

[...]

¹ Vgl. Voermann, Dr. Eric (2000)

² Dataquest / IDC sind die weltweit größten Anbieter für Industrienanalysen, Marktuntersuchungen sowie für strategische und taktische Anleitungen in Bezug auf die Betreuung von Herstellern, Anbietern und Nutzern von Informationstechnologie

³ Vgl. Kampffmeyer, Ulrich (1997) S.11 f.

⁴ Vgl. Lippold, Heiko (1993), S. 76

⁵ Vgl. Ernst, Walburg (1999), S. 18

⁶ Vgl. Ernst, Walburg (1999), S. 17 f. und Voermann, Dr. Eric (2000)

⁷ Vgl. Lippold, Heiko (1993), S.5

⁸ Medienbrüche entstehen, wenn gleichzeitig Informationen manuell (Papier als Medium) und maschinell (z.B. Festplatte eines PC’s als Medium) erfasst werden. Es kommt dann also zu einer Hemmung des Informationsaustauschs zwischen den unterschiedlichen Medien aufgrund von von Inkompatibilität. Diese Mehrfacherfassung durch unterschiedlich verwandte Medien kann zu einer höheren Fehlerträchtigkeit führen

⁹ Vgl. Lippold, Heiko (1993), S.5

¹⁰ Vgl. Ernst, Walburg (1999), S. 34

¹¹ Vgl. Lippold, Heiko (1993), S.5

¹² Vgl. Lippold, Heiko (1993), S.6

¹³ Vgl. Ernst, Walburg (1999), S. 33

¹⁴ Vgl. Hogeweg, Johanna (2002)