Moderne Unternehmen, egal welcher Branche angehörig, müssen ihre Strukturen,
Arbeitsabläufe und Strategien dem ständigen dynamischen Wandel der technologischen,
sozialen, gesetzlichen und psychologischen Rahmenbedingungen in ihrer Umwelt anpassen,
um langfristig am Markt existent und damit präsent zu bleiben. Ein wichtiger Faktor zur
Erreichung dieses Ziels, ist die schnelle Informationsversorgung und die Minimierung der
Durchlaufzeiten von Informationsträgern zwischen den einzelnen, der Organisation
angehörigen, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen. Dazu ist eine hervorragende Kooperation,
Kommunikation und Koordination der Abteilungen absolut notwendig. Teamarbeit, der
ständige Daten- und Erfahrungsaustausch sowie die schnelle Informationsbearbeitung
werden zu zentralen Eigenschaften eines effizient-arbeitenden Unternehmens.
Getreu dem Motto „Wissen ist Macht“ ist es von erheblicher Wichtigkeit, aufgrund der
Wettbewerbssituation, die richtigen Informationen stets zum richtigen Zeitpunkt am richtigen
Ort zur Verfügung zu stellen. Diese JUST IN TIME-Informationsversorgung ist aber mit dem
Medium Papier als Träger der Information nicht realisierbar. Des weiteren lässt sich mit
Papier die heutige Masse neuer, für das Unternehmen relevanter, Informationen nicht mehr
bewältigen.
„Der Mythos vom papierlosen Büro und die neuesten technischen Entwicklungen um diesen
Wirklichkeit werden zu lassen“ (so „Dr. Eric Voermann“)1. Mit dieser Thematik beschäftigt
sich diese Arbeit. Kern der Ausführungen wird die Entwicklung vom Papier als
Informationsträger hin zum modernen Dokumenten-Management-System sein, mit dessen
Hilfe sich die Erstellung, das Suchen, die Weiterleitung, die Archivierung und letztlich auch
das Wiederfinden von Informationen flexibilisieren und beschleunigen lässt.
Folgende Gliederung wird zugrunde gelegt:
Zu Beginn der Ausführungen wird das herkömmliche Medium zur Informationsspeicherung,
also das Papier, mit seinen Vor- und Nachteilen sowie seine Ablage- und
Archivierungsmöglichkeiten beschrieben. Danach erfolgt dann der Übergang vom
physischen zum digitalen Dokument und dessen Ausprägungen. Im weiteren Verlauf wird
der Zusammenhang zum Dokumenten-Management und zu Dokumenten-Management-
Systemen geknüpft. [...]
1 Vgl. Voermann, Dr. Eric (2000)
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung und Aufbau
- Speichermedien
- Papier als herkömmliches Speichermedium
- Vorteile
- Nachteile
- Ablage und Archivierung
- Schriftgutanalyse
- Ablageorganisation und Ordnungssysteme
- Vom Papier zur EDV-gestützten Informationsverarbeitung
- Weitere Speichermedien
- Analoge Speicherung
- Magnetische Speicherung
- Optische Speicherung
- Papier als herkömmliches Speichermedium
- Der Weg von den Daten zum Wissen – Eine Terminologie
- Der Begriff „Daten“
- Der Begriff „,Dokument”
- Dokumententyp
- Dokumentenart
- Dokumentenformat
- Die Komplexität von Dokumenten
- Information und Wissen
- Dokumenten-Management-Systeme und deren Umfeld
- Dokumenten-Management
- Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
- Anwendungsbereiche von Dokumenten-Management-Systemen
- Elektronische Archivsysteme
- Recherchesysteme
- Klassisches Dokumenten-Management
- Groupware
- Workflow
- Die Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
- Vor- und Nachteile von Dokumenten-Management-Systemen
- Vorteile und Nutzenpotentiale
- Nachteile und Schwächen
- Einsatzbereiche von Dokumenten-Management-Systemen
- Fazit und Ausblick
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Arbeit befasst sich mit der Entwicklung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und deren Bedeutung für eine flexible Ablauforganisation. Sie untersucht den Wandel vom traditionellen Papiermanagement hin zu digitalen Lösungen und betrachtet die Vorteile und Herausforderungen, die DMS bieten.
- Entwicklung und Funktionsweise von Dokumenten-Management-Systemen
- Vor- und Nachteile von DMS im Vergleich zu traditionellen Methoden
- Anwendungsbereiche und Einsatzmöglichkeiten von DMS in verschiedenen Branchen
- Die Bedeutung von DMS für eine effiziente und effektive Ablauforganisation
- Die Rolle von DMS in der digitalen Transformation von Unternehmen und Organisationen
Zusammenfassung der Kapitel
Die Einleitung führt in das Thema Dokumenten-Management-Systeme ein und stellt den Aufbau der Arbeit vor. Kapitel 2 beleuchtet die Entwicklung der Datenspeicherung vom Papier bis hin zu modernen Speichermedien. Dabei werden Vor- und Nachteile der verschiedenen Speichertechniken analysiert. Kapitel 3 beschäftigt sich mit der Terminologie des Dokumentenmanagements und definiert wichtige Begriffe wie „Daten“, „Dokument“, „Dokumententyp“ und „Dokumentenformat“. Kapitel 4 untersucht die Funktionsweise und die verschiedenen Einsatzbereiche von DMS.
Schlüsselwörter
Dokumenten-Management-Systeme, Digitalisierung, Informationsmanagement, Datenspeicherung, Ablauforganisation, Workflow, Archivsysteme, elektronische Archivierung, digitale Transformation.
- Quote paper
- Burkhard Hergenhan (Author), 2003, Vom Papier zum elektronischen Dokumenten-Management-System, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/13773
