Der Beruf des Eventmanagers und seine Anforderungen

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Das Berufsfeld eines Eventmanagers
2.1 Tätigkeitsfeld
2.1.1 Erarbeitung von Konzepten (Ziele formulieren)
2.1.2 Recherche (Planung 1)
2.1.3 Booking-Agent (Planung 2)
2.1.4 Marketing und Promotion
2.1.5 Durchführung der Events
2.1.6 Service und Kontrolle (Kontrolle/Steuerung)
2.2 Einsatzgebiete
2.3 Erforderliche Kompetenzen
2.3.1 Fachliche Kompetenz
2.3.2 Methodische Kompetenz
2.3.3 Soziale Kompetenz
2.3.4 Personale Kompetenz
2.4 Anforderungen des Markts

3 Die Studienplanung
3.1 Schwerpunkte und Vertiefungen
3.2 Praktische Erfahrungen
3.3 Lern- und Arbeitsstrategien zur erfolgreichen Gestaltung des Studiums

4 Schlussbemerkungen

Literaturverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abbildung 1 aus Olfert (2006): Personalwirtschaft, 12. Auflage, 2006

1 Einleitung

„Das Geheimnis des Erfolgs ist die Beständigkeit des Ziels“ - dieses Zitat von Benjamin Disraeli beinhaltet genau die wichtigste Thematik, mit der sich jeder Student zu Beginn seines Studiums auseinandersetzen muss. Man muss sich im Vorfeld im Klaren sein, was das Ziel ist und wie man den Weg dorthin bestmöglich bewältigt bzw. gestaltet. Das bedeutet, dass nur ein akribisches, beständiges und kontinuierliches Arbeiten zum Erreichen des gesteckten Ziels führt.

Folgerichtig heißt dies auf mich bezogen, dass auch ich mir jetzt zu Beginn meines Studiums während des ersten Semesters Gedanken über die Ausrichtung meines Studiums machen muss. Der Studiengang Sportmanagement an der Fachhochschule für angewandtes Management in Erding erlaubt das Setzen von Studienschwerpunkten, so dass das Studium, gemäß der individuellen Wünsche und Vorlieben, in unterschiedliche Richtungen gehen kann. Generell hat man die Möglichkeit, drei verschieden Schwerpunkte zu setzen (Vereins- und Verbandmanagement, Eventmanagement sowie Sportanlagenmanagement). Deshalb sollte bereits am Anfang wenigstens eine gewisse Grundrichtung klar sein, die man verfolgen möchte und welche Schwerpunkte dabei zu setzen sind. Ich persönlich favorisiere den Schwerpunkt Eventmanagement, da sich für mich ein Event, d.h. vom Konzept und der Planung über die Durchführung bis hin zur Steuerung und Kontrolle, durch eine unglaubliche Vielfalt an Aufgaben sowie die Einzigartigkeit und Differenzierung an sich auszeichnet. Diese ständige Variation an Anforderungen und Aufgaben interessiert und fasziniert mich. Darüber hinaus möchte ich meine ersten Erfahrungen, die ich während eines Praktikums in einer Eventagentur sammeln konnte, weiter vertiefen, da mir die Aufgaben und Tätigkeiten bereits in dieser Zeit zusagten.

Im Folgenden wird nun ausführlicher dargestellt, was das Berufsfeld eines Eventmanagers umfasst. Dies beinhaltet das Tätigkeitsfeld, die Funktionen, Aufgaben und erforderlichen Kompetenzen, genauso wie die Anforderungen, die der Markt an den Beruf stellt. Danach erfolgt eine Erläuterung, wie ich mein Studium anlege, um mich möglichst optimal auf dieses Berufsfeld vorzubereiten und welche Lern- und Arbeitsstrategien mir dabei helfen sollen, um dieses Ziel zu erreichen.

2 Das Berufsfeld eines Eventmanagers

2.1 Tätigkeitsfeld

Nach einer Definition der Arbeitsagentur für Arbeit sind Eventmanager für die Konzeption, die Planung und die Durchführung von Veranstaltungen (Events) aller Art zuständig. Neben organisatorischen und kaufmännischen Tätigkeiten übernehmen sie auch verantwortliche Aufgaben im Marketing von Unternehmen und Organisationen aller Branchen aus dem Profit- und Non-Profit-Bereich.^[1] Schon an dieser kurzen Beschreibung erkennt man, dass das Tätigkeitsfeld eines Eventmanagers extrem breit gefächert ist. Grundsätzlich kann man jedoch sagen, dass das Tätigkeitsfeld vom normalen Managementprozess (Ziele formulieren, Planung, Durchführung, Kontrolle, Steuerung) gesteuert wird und abhängig ist, nur dass dieser hier eben speziell für Events aller Art angewendet wird. Daher lassen sich die Aufgaben eines Eventmanagers auch grob, gemäß dem Managementprozess, in die folgenden Kategorien einordnen.

2.1.1 Erarbeitung von Konzepten (Ziele formulieren)

Eine Aufgabe des Eventmanagers ist es, zielgruppengerechte Konzepte für Veranstaltungen zu planen und auszuarbeiten. Dabei geht es vorrangig um die Umsetzung von Ideen. Dazu zählen das Setzen inhaltlicher Schwerpunkte genauso wie das Festlegen eines groben Programm- /Ablaufplans.

2.1.2 Recherche (Planung 1)

Unter den Punkt ‚Recherche’ fallen alle Aspekte, die im Vorfeld jedes Events abgeklärt werden müssen und dafür Sorge tragen sollen, dass das Event möglichst reibungslos über die Bühne gebracht werden kann. Dazu gehören die Prüfung rechtlicher Aspekte (z.B. das Einholen von Genehmigungen für die Veranstaltung), die Planung des Budgets und das Erschließen von Finanzmitteln (ggf. Sponsoring), die Akquise von geeignetem Personal, die Analyse der Marktsituation oder das Abklären versicherungstechnischer Faktoren.

2.1.3 Booking-Agent (Planung 2)

Unter ‚Booking-Agent’ werden alle Aufgaben zusammengefasst, die die endgültige Auswahl des Veranstaltungsinhalts und die Rahmenbedingungen betreffen. Ein Eventmanager muss Personen, Künstler, Bands oder sonstige Attraktionen engagieren, er muss einen geeigneten Standort auswählen, wo das Event stattfinden kann, wobei immer der Wunsch nach etwas Außergewöhnlichem zu beachten ist. Des Weiteren gehören die Organisation der Fremdleistungen wie Catering, Technik, Ver- und Entsorgung zu seinem Aufgabengebiet. Zudem muss die Sicherheit der Veranstaltung geplant und festgelegt werden (Engagement von Security).

2.1.4 Marketing und Promotion

Unter Vermarktung oder Promotion versteht man alle Bemühungen, den Kunden für die geplante Dienstleistung, also die eigene Veranstaltung, zu begeistern. Hierzu zählen alle Maßnahmen, die dafür sorgen sollen, das Event in den Medien (Radio, Internet, u.a.) bekannt zu machen. Ein Eventmanager muss also im Grunde dafür sorgen, dass die Veranstaltung einer breiten Masse zugänglich gemacht wird, um sicherzustellen, dass das Event ein durchschlagender Erfolg werden kann. Der Bekanntheitsgrad ist ein ausschlaggebender Erfolgsfaktor für jede Veranstaltung.

2.1.5 Durchführung der Events

Dieser Bereich ist der Entscheidende in der Tätigkeit des Eventmanagers. Die Durchführung ist das letztendliche Ziel, auf das hingearbeitet wird. Die anderen Aufgaben-Kategorien sind also quasi Stützen und Hilfen auf dem Weg zu der endgültigen Durchführung des Events. Der Eventmanager muss die Durchführung leiten, steuern und betreuen. Darüber hinaus trägt er dafür auch die Verantwortung für den Erfolg eines Events.

2.1.6 Service und Kontrolle (Kontrolle/Steuerung)

Ein weitere Kategorie der Aufgaben eines Eventmanagers lässt sich unter ‚Service und Kontrolle’ zusammenfassen. Darunter fallen alle Aufgaben, die während der Veranstaltung für einen reibungslosen Ablauf sorgen (Service), die Überwachung und Anleitung der einzelnen Teilprojekte und Maßnahmen während des Projekts sowie nach Projektende die abschließende Projektauswertung und Überprüfung (Kontrolle), ob und in welcher Weise das Event ein Erfolg war, woraus mögliche Schlüsse gezogen werden können, die dann bei der Planung der nächsten Veranstaltung zu berücksichtigen sind.

Vielfältig ist jedoch nicht nur das Tätigkeitsfeld, sondern auch die Tätigkeit an sich, die von Eventmanagern ausgeübt werden kann, d.h. die Einsatzgebiete, in denen dieser Berufsstand aktiv ist. Diese werden im folgenden Kapitel weiter erläutert.

2.2 Einsatzgebiete

Aus dem vielschichtigen Tätigkeitsfeld ergeben sich wie gesagt auch die unterschiedlichsten Arbeitsplätze. Potentielle Einsatzgebiete für Eventmanager können sein:

- Marketing- und Eventagenturen
- Betreiber von Veranstaltungsstätten
- Konzertveranstalter / -agenturen
- Messe- und Kongressgesellschaften
- Marketing- und Veranstaltungsbüros von Städten / Kommunen
- Hotels mit Veranstaltungsbereich
- Tourismusbranche u.a.

2.3 Erforderliche Kompetenzen

Zu Beginn dieses Abschnitts folgt eine kurze Erläuterung zu den unterschiedlichen Formen der Kompetenzen. Danach wird dargestellt, welche dieser Kompetenzen speziell für die Eventmanagementbranche ausschlaggebend sind.

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Grundarten an Kompetenzen. Das sind die Fachliche, die Methodische und die Soziale Kompetenz. Daneben existiert noch die Personale Kompetenz. Die verschiedenen Kompetenzen ergeben zusammen die sogenannte Handlungskompetenz. Dazu ein Zitat:

„Wissen ist nicht Macht. Erst Können macht den Unterschied. Handlungskompetenz macht Menschen attraktiv - für Arbeitgeber, für Kollegen, für Mitmenschen und für die Gesellschaft. Wer überdurchschnittlichen Erfolg haben möchte, muss auch in der Lage sein, überdurchschnittlichen Nutzen zu bieten. Dazu ist ein entsprechendes Kompetenzprofil erforderlich.“ ^[2]

Daran lässt sich erkennen, dass Erfolg erst durch das Aneignen dieser Kompetenzen realisierbar ist. Darüber hinaus ist die Kompetenz der Schlüssel für eine erfolgreiche Kommunikationsbereitschaft. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Events, stellt die Kommunikation zwischen Sender und Empfänger doch den zentralen jeder Marketingmaßnahme, also auch eines Events, dar.

Im Folgenden wird die Unterscheidung der verschiedenen Kompetenzen sowie welche davon für den Tätigkeitsbereich Eventmanagement von Bedeutung sind, mit Hilfe einer Grafik ausführlicher beschrieben.

[...]

^[1] vgl. Arbeitsagentur für Arbeit: Tätigkeitsbeschreibung Eventmanager, 2009

^[2] Fachhochschule für angewandtes Management in Erding: Informationen zum Studium