Seminarunterlage Outlook 2003


Skript, 2008

32 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe


Inhaltsverzeichnis

2 Allgemeine Einstellungen
2.1 Postfach - Persönlicher Ordner
2.1.1 Postfach
2.1.2 Persönlicher Ordner
2.2 Größe des Postfachs
2.3 Erstellen von Ordnern
2.4 Löschen des Papierkorbs
2.5 Vorschaufenster im Posteingang

3 E-Mail Versand und Empfang
3.1 Erstellen und Versenden einer neuen E-Mail
3.2 Standard-Adressbuch ändern
3.3 Lesebestätigung
3.4 Verzögerte Übermittlung einer E-Mail
3.5 Empfangen von E-Mails
3.6 Erstellen und Verwalten von Signaturen

4 Anlagen
4.1 Versenden einer Datei
4.2 E-Mail-Anlagen öffnen und speichern

5 Assistenten
5.1 Automatische Antwort auf eine E-Mail (Abwesenheits-Assistent)
5.2 Automatische Weiterleitung einer E-Mail (Regel-Assistent)
5.3 Erstellung eines „Spam“- Filters mit dem Regel-Assistent

6 Kontakte
6.1 Allgemeines zu Kontakten
6.2 Erstellen eines neuen Eintrags im Kontakte-Ordner
6.3 Übernahme einer Adresse aus einer vorhandenen E-Mail
6.4 Verschiedene Ansichten im Kontakte-Ordner
6.5 Verteilerlisten

7 Kalender
7.1 Grundlegende Funktionen des Kalenders
7.2 Verschiedene Ansichten des Kalenders
7.3 Einen Termin im Kalender eintragen (schnelle Variante)
7.4 Einen Termin im Kalender eintragen (ausführliche Variante)
7.5 Beginn und Ende eines Termins nachträglich ändern
7.6 Regelmäßig sich wiederholende Termine (Serientermine)
7.7 Besprechungen planen und mit anderen koordinieren
7.7.1 Beim eingeladenen Teilnehmer der Besprechung
7.7.2 Wieder zurück beim „Besprechungsplaner“
7.7.3 Teilnehmerverfügbarkeit / Teilnehmerstatus
7.8 Gemeinsame Kalender / gemeinsame Nutzung von Postfächern
7.8.1 Freigabe eines Kalenders
7.8.2 Zugriff auf andere Kalender
7.8.3 Private Termine

8 Spezielles - Tipps und Tricks
8.1 Eigene Datendatei erstellen persönlicher Ordner
8.2 Archivieren
8.3 Kalendereinträge mit der Maus kopieren oder verschieben
8.4 Geburtstage bei Kontakten als Jahrestag im Kalender speichern

2 Allgemeine Einstellungen

2.1 Postfach - Persönlicher Ordner

Das Programm Outlook der Firma Microsoft kann in verschiedenen Konfigurationen benutzt werden:

2.1.1 Postfach

Im Normalfall haben Sie eine Anbindung an das Netz mit einem Exchange-Server.

Das heißt, alle Ihre E-Mails, Kalenderdaten, Kontakte usw. liegen alle in Ihrem „Postfach“ auf dem Exchange-Server, werden dort gesichert und stehen Ihnen auch bei einem Umzug in ein anderes Büro mit einem anderen PC zur Verfügung.

2.1.2 Persönlicher Ordner

Bei einem Persönlichen Ordner handelt es sich um eine Datei, die lokal auf Ihrem PC liegt bzw. auf einem Netzlaufwerk. Dies kann von Nutzen sein, wenn Ihr Postfach die Maximalgröße erreicht, und Sie alte E-Mails „auslagern“ wollen.

Hinweis: Ein „persönlicher Ordner“ sollte nicht lokal auf Ihrem PC gespeichert sein.

2.2 Größe des Postfachs

Die maximal zulässige Größe Ihres Postfachs ist begrenzt. Ab 40 MB erhalten Sie einen Warnhinweis, ab 80 MB Postfachgröße können Sie keine E-Mails mehr senden.

Als Beispiel: Eine durchschnittliche E-Mail mit einem Word-Dokument als Anlage hat eine Größe von ca. 50kB, d.h. Sie könnten 1200 E-Mails mit Word-Dokument in Ihrem Postfach speichern. Wenn Sie jedoch mit vielen Grafiken arbeiten kann sich diese Zahl schnell verändern. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie regelmäßig in Ihrem Postfach aufräumen:

- Löschen Sie alte E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen
- Löschen Sie E-Mails, die Sie verschickt haben und nicht mehr benötigen, Sie finden diese im Ordner Gesendete Objekte
- Löschen Sie erledigte Aufgaben und Termine (siehe Kapitel „Archivieren“)
- Löschen Sie E-Mails mit besonders großen Anlagen (Präsentationen, Grafiken usw.)
- Erstellen Sie einen persönlichen Ordner (siehe Kapitel „Datendatei“) Sie können jederzeit feststellen, wie groß Ihr Postfach ist:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach und dort auf Eigenschaften für "Postfach - ..." und dann auf die Schaltfläche Ordnergröße. Sie sehen dann dort die Gesamtgröße ihres Postfachs (Größe inkl. Unterordner) und die Größen der einzelnen Ordner.

Wenn Sie jederzeit den Überblick über Ihre E-Mails und deren Größe behalten wollen, gibt es auch die Möglichkeit sich die Größe der einzelnen E-Mails anzeigen zu lassen:

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Zeile mit den Spaltenüberschriften. In dem Kontextmenü klicken Sie jetzt auf die Feldauswahl. Ziehen Sie jetzt mit der Maus die Größe aus der Feldauswahl in die Zeile mit den Spaltenüberschriften. In der neuen Spalte bekommen Sie sofort angezeigt, wie groß eine E-Mail inkl. Anlage ist. Um die Spalte nach der Größe zu sortieren klicken Sie einfach auf den Spaltenkopf mit dem Namen Größe.

Mit dem Befehl Extras, Postfach aufräumen können Sie sich bei der Löschung und Archivierung des Postfaches unterstützen lassen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2.3 Erstellen von Ordnern

Um einen besseren Überblick über Ihre E-Mails zu behalten, oder um einfach nur

„aufzuräumen“ können Sie Unterordner anlegen, in die Sie dann gelesene oder erledigte E- Mails verschieben.

So legen Sie einen neuen Unterordner im Posteingang an:

- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, zu dem Sie einen Unterordner erstellen möchten, und wählen dort den Befehl Neuer Ordner oder
- gehen Sie auf Datei, Neu, Ordner
- Geben Sie dem Ordner einen Namen:

Mit gedrückter Maustaste können Sie E-Mails von einem Ordner in einen anderen verschieben.

2.4 Löschen des Papierkorbs

Alles was Sie im Outlook löschen, landet im Ordner Gelöschte Objekte.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr „Papierkorb“ nicht überläuft, indem Sie beim Beenden von Outlook automatisch den „Papierkorb“ leeren lassen.

So aktivieren Sie das automatische Leeren von Gelöschte Objekte.:

- Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, Weitere.
- Bei Allgemeines gibt es „Bei Programmbeendigung Ordner „Gelöschte Objekte“ leeren“
- Aktivieren oder deaktivieren Sie dort das Kontrollkästchen.

2.5 Vorschaufenster im Posteingang

Bei der ersten Verwendung von Outlook ist im Posteingang das Vorschaufenster geöffnet. Machen Sie sich bitte die Mühe und öffnen die E-Mails per Doppelklick und nicht im Vorschaufenster.

Defekte E-Mails werden damit nicht gleich automatisch geöffnet, was ein „Hängenbleiben“ des gesamten Outlook zur Folge haben kann. Zudem nimmt Ihnen das Vorschaufenster im Posteingang den Platz für die E-Mails weg.

So schalten Sie das Vorschaufenster aus:

Im Menü Ansicht deaktivieren und aktivieren Sie das Vorschaufenster

3 E-Mail Versand und Empfang

3.1 Erstellen und Versenden einer neuen E-Mail

Um eine neue E-Mail zu beginnen klicken Sie in der Menüleiste auf Datei, Neu, E-Mail-Nachricht.

Sie können das auch schneller erreichen, indem Sie einfach auf die Schaltfläche „Neu“ klicken. Der Hilfstext "Neue E-Mail- Nachricht" erscheint, wenn Sie mit der Maus über den Button fahren.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Mit dem jetzt geöffneten E-Mail-Formular werden alle neuen E-Mails verfasst.

Das erste Feld, in dem der Cursor sich direkt befindet, ist das Adressfeld ( 1 ). Hier schreiben Sie die E-Mail Adresse des Empfängers hinein.

Eine E-Mail-Adresse hat im Normalfall immer folgende Form: name@domain.kennung

Beim Statistischen Landesamt wird die E-Mail-Adresse ebenfalls in dieser Form notiert: vorname.nachname@statistik-nord.de Sie müssen folgende Punke beachten:

- Achten Sie auf den Punkt zwischen Vorname und Nachname, wenn der Punkt vergessen wird ist die Adresse falsch und die E-Mail wird nicht zugestellt.
- Leerzeichen, Sonderzeichen und Umlaute dürfen nicht benutzt werden
- Groß- und Kleinschreibung spielen hier keine Rolle, am Einfachsten schreiben Sie immer alles klein.
- Das @-Zeichen erzeugen Sie auf der Tastatur mit Alt GR + Q Im Feld „Cc...“ ( 2 ) können Sie einen Kopieempfänger eintragen.

Das nächste wichtige Feld ist der Betreff: ( 3 ). Hier sollten Sie stets stichwortartig dem Empfänger mitteilen, um was es in der E-Mail geht, sodass er einen evtl. Missbrauch ausschließen kann.

Das Textfeld ( 4 ) kann beliebig lang beschrieben werden.

Wenn Sie innerhalb des Statistischen Landesamtes E-Mails verschicken, können Sie das

globale Adressbuch nutzen, um eine Adresse zu suchen. Dort sind alle E-Mail-Empfänger der Stadt hinterlegt.

Dazu klicken Sie auf das Symbol „An...“

Im globalen Adressbuch sind alle E-Mail-Nutzer hintelegt. Zur Auswahl eines Empfängers geben Sie einfach die ersten Buchstaben des Nachnamens ein, Sie bekommen dann direkt eine alphabetischen Sortierung der E-Mail-Empfänger.

Mit einem Doppelklick auf den Nachnamen bzw. mit einem Klick auf „An->“ übernehmen Sie dann den Empfänger in das rechte Fenster Nachrichtenempfänger. Wenn Sie alle Empfänger ausgewählt haben, schließen Sie mit OK und kommen dann zurück zu der angefangenen E-Mail.

Zum Versenden der E-Mail klicken Sie auf Senden, die E-Mail wird dann im Normalfall sofort vom Postausgang an den Empfänger weitergeleitet.

Wenn Sie eine E-Mail zuerst speichern und dann zu einem späteren Zeitpunkt verschicken wollen, klicken Sie anstatt auf Senden auf das Diskettensymbol. Jetzt wird die bis dahin geschriebene E-Mail im Ordner Entwürfe gespeichert, und Sie können sie von dort aus jederzeit verschicken oder auch weiter daran arbeiten.

Hinweis: Eine Kopie aller versendeten E-Mails landet im Ordner Gesendete Objekte. Denken Sie daran, dort ab und zu die E-Mails zu löschen, die Sie nicht mehr brauchen.

3.2 Standard-Adressbuch ändern

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3.3 Lesebestätigung

Wenn Sie eine E-Mail verschicken und wissen wollen, ob und wann die E-Mail geöffnet wurde, gibt es in Outlook die Möglichkeit, eine „Lesebestätigung“ anzufordern.

Innerhalb des Statistischen Landesamtes wird beim Anfordern dieser Lesebestätigung automatisch eine Rückantwort an Sie gesendet, sobald der Empfänger die E-Mail geöffnet hat.

Zum Anfordern einer Lesebestätigung bei einer einzelnen Nachricht beginnen Sie wie gewohnt eine neue E-Mail, dann klicken Sie auf „Ansicht“, dort auf den Befehl „Optionen“.

In den Nachrichtenoptionen setzen Sie einen Haken bei „Das Lesen dieser Nachricht bestätigen“.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3.4 Verzögerte Übermittlung einer E-Mail

Sie können eine E-Mail auch zeitlich verzögert versenden. Dazu gehen Sie ebenfalls in die Nachrichtenoptionen und setzen einen Haken bei „Übermittlung verzögern bis:“. Anschließend stellen Sie das Datum und die Zeit für die Übermittlung ein.

Hinweis: Die Nachrichtenoptionen gelten nur für die E-Mail, die gerade geöffnet ist.

3.5 Empfangen von E-Mails

Generell gilt: Wenn Sie E-Mails empfangen wollen, muss Outlook geöffnet sein. Es reicht jedoch, wenn Sie das Programm minimiert in der Taskleiste geöffnet haben.

Beim Empfang einer neuen E-Mail erscheint in der Taskleiste rechts unten ein Hinweis. Mit einem Doppelklick auf diesen kommen Sie direkt in Ihren Posteingang. Im Posteingang finden Sie diese E-Mail an erster Stelle, wenn Sie die E-Mails nach dem Eingangsdatum sortiert haben und wenn diese nicht von einer Regel weitergeleitet bzw. in Unterordner verschoben werden.

Sortierung der E-Mails: Klicken Sie dazu auf die Spalte Erhalten. Nach einem zweiten Klick auf die Spalte bekommen Sie zuerst die ältesten E-Mails angezeigt. Das gleiche Prinzip gilt für alle anderen Spalten.

Das kleine Dreieck zeigt Ihnen, in welcher Reihenfolge die E-Mails gerade anzeigt werden: Klick auf Erhalten und Dreieck zeigt nach unten:

E-Mails werden nach Datum sortiert, letzte erhaltene E-Mail ist oben Klick auf Betreff und Dreieck zeigt nach unten:

E-Mails werden alphabetisch sortiert Tipp: Nehmen Sie die Spalte Größe hinzu, um die Größe einer E-Mail und deren Anlage zu sehen und um nach der Größe der E-Mails zu sortieren.

[...]

Ende der Leseprobe aus 32 Seiten

Details

Titel
Seminarunterlage Outlook 2003
Hochschule
Helmut-Schmidt-Universität - Universität der Bundeswehr Hamburg  (Lehrstuhl für Informatik)
Veranstaltung
"Office für Dummies"
Note
1,3
Autor
Jahr
2008
Seiten
32
Katalognummer
V145828
ISBN (eBook)
9783640561308
ISBN (Buch)
9783640561841
Dateigröße
1456 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Outlook, 2003, Office
Arbeit zitieren
Michel Beger (Autor:in), 2008, Seminarunterlage Outlook 2003, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/145828

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