Evolution des Projektmanagements bei ERP-Einführungen

Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 ERP-Systeme - Grundlagen
2.1 Definition
2.2 Historie der ERP-Systeme
2.3 Funktionsbereiche einer ERP-Software

3 Projektmanagement
3.1 Definition Projekt
3.2 Definition IT – Projekt
3.3 Definition Projektmanagement
3.4 Phasen des Projektmanagement

4 Projektmanagement in IT- Entwicklungs-Projekten
4.1 Das Wasserfallmodell
4.2 Das Spiralmodell
4.3 Das V-Modell
4.4 Der Rational Unified Process
4.5 Zusammenfassung

5 Methodik in ERP-Projekten
5.1 Das Phasenkonzept
5.2 Vorgehensmodelle für ERP-Einführungen
5.2.1 Das ASAP-Modell
5.2.2 Modell von WELTI
5.2.3 Modell von BARBITSCH
5.2.4 Modell von KIRCHMER
5.2.5 DSDM – Das dynamische Vorgehensmodell

Literaturverzeichnis

Zusammenfassung

In dieser Arbeit wird im ersten Schritt der ERP-Begriff definiert und abgegrenzt. Die relevanten Schwerpunkte für das Thema Projektmanagement finden sich in unterschiedlichen Projektmanagementansätzen wieder, wie im allgemeinen Projektmanagement, IT-Projektmanagement und bei Vorgehensmodellen für ERP-Einführungen. Dieser Aufsatz setzt sich mit den bestehenden Projektmanagementansätzen auseinander und stellt die Evolution und Zusammenhänge von ausgewählten Projektmanagementmethoden im Umfeld von IT-Projekten und ERP-Einführungen dar. Ausgewählte Vorgehensmodelle für ERP-Einführungen werden beschrieben und die jeweiligen Besonderheiten werden zusammengefasst dargestellt

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Die Entstehung von ERP-Systemen

Abbildung 2: SAP-Wabe

Abbildung 4: Geschäftsprozessmodell für Projektmanagement

Abbildung 5: Das erweiterte Wasserfallmodell

Abbildung 6: Lebenszyklus Spiralmodell nach BOEHM

Abbildung 7: Projektphasen

Abbildung 8: Das Phasenmodell für Organisations- und EDV-Projekte

Abbildung 9: Die ASAP – Roadmap

Abbildung 10: Modell von WELTI

Abbildung 11: Vorgehensmodell von KIRCHMER

Abbildung 12: Das DSDM-basierte Vorgehensmodell

Evolution des Projektmanagements bei ERP-Einführungen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Der globale Wettbewerb hat viele Unternehmen dazu gezwungen ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning - System) zu implementieren. Studien zeigen, dass immer mehr Unternehmen ERP-Systeme einführen. Unabhängig von Ihrer Größe und Branche geht der Weg schon seit einiger Zeit, weg von der individualisierten Programmierung, hin zur Standardsoftware. Also hin zum ERP-System. Bei großen Unternehmen vollzieht sich dieser Wandel schon seit längerem. Ein deutlicher Trend zur Implementierung eines ERP-Systems ist nun auch bei mittelgroßen und kleineren Unternehmen¹ zu erkennen. Unterstützt wird dieser Trend von ERP-Systemen mit Standard-Branchenlösungen. Es werden viele Gründe für eine Einführung genannt, jedoch an vorderster Stelle stehen Rationalisierungseffekte und das Schaffen von strategischen Wettbewerbsvorteilen.²

Der Trend zur Einführung von ERP-Systemen ist ungebrochen und die Fragestellung betrifft auch zunehmend kleine und mittelständische Unternehmen.³,⁴ Ein ERP-System bietet viele Chancen und Unterstützungsmöglichkeiten für die Unternehmensführung. Mit einer ERP-Implementierung werden langfristig die Rahmenbedingungen für Geschäftsprozesse festgelegt. Oft geht eine notwendige Anpassung der Ablauf- und Aufbauorganisation mit einer Implementierung einher. Eine Beeinflussung der Unternehmensabläufe durch das ERP-System ist die Folge. Die hohe Einflussnahme auf das Unternehmen durch die ERP-Software begründet, dass die Entscheidung zur Einführung eines ERP- Systems eine Strategische ist. Hinzu kommt, dass ERP-Implementierungen eine der größten Herausforderungen hinsichtlich IT-Projekte darstellen. Sie beinhalten eine große Palette von Anforderungen die alle Bereiche und Arten der IT-Projekte umfassen können.⁵ Die breite Funktionspalette, sowie der einhergehende organisatorische Wandel führen zu enorm komplexen Projekten.

Für die einführenden Unternehmen stellt eine ERP-Implementierung ein hohes Risikopotential dar. Besonders hervorzuheben ist dabei die Langlebigkeit und die umfangreichen Kosten von ERP-Implementierungen. Eine Studie im Jahr 1996, bei der 220 europäische Unternehmen befragt wurden, bewertete die durchschnittlichen Kosten einer Einführung von SAP R/3 mit ca. 5 Mio. Euro. Die durchschnittliche Einführungsdauer betrug 13,5 Monate.⁶ Ähnliche Ergebnisse wies eine Studie in der Schweiz auf.⁷ Die Meta Group untersuchte 63 Firmen. Im Durchschnitt kostete hier eine ERP-Einführung ca. 10 Millionen US-$ und dauerte sogar 23 Monate.⁸,⁹ In der Regel sind alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens betroffen. Probleme bei einer ERP-Einführung können daher erhebliche Auswirkungen und sogar existenzbedrohende Konsequenzen für ein Unternehmen zur Folge haben.¹⁰

2 ERP-Systeme - Grundlagen

Zur Belegung und Erläuterung der hohen Einflussnahme, eines ERP-Systems innerhalb eines Unternehmens, widmet sich dieses Kapitel der Definition und Abgrenzung des Begriffs „ERP-System“.

2.1 Definition

Der Begriff ERP bezeichnet die unternehmerische Aufgabe die verfügbaren Ressourcen in einem Unternehmen möglichst effizient für den betriebswirtschaftlichen Ablauf einzusetzen. Der ERP-Prozess wird oft mit einer Standartsoftwarelösung unterstütz. Diese komplexen Anwendersoftwares werden ERP-Systeme genannt.

Unter einem ERP-System versteht man also ein Standardsoftwaresystem das zur Optimierung von Geschäftsprozessen und zur Unterstützung des Informationsmanagements eingesetzt wird.

Die betrieblichen Funktionen eines ERP-Systems werden in Modulen dargestellt. Dieser modulare Aufbau ermöglicht eine prozessbasierte Sichtweise auf das Unternehmen. Diese Module können wahlweise bei einer ERP-Einführung aktiviert werden. Eine Integration der Module erfolgt über eine gemeinsame Datenbasis¹¹. Diese zentrale Datenbasis erzielt eine horizontale Integration entlang der Wertschöpfungskette und eine vertikale Integration über alle Hierarchien eines Unternehmens. Alle Unternehmensfunktionen können in einem ERP-System integriert werden und ein Informationsfluss innerhalb eines EDV-Systems wird somit erreicht.¹² Dadurch wird eine Planung, Steuerung und Kontrolle des gesamten Unternehmens mit Hilfe des ERP-Systems möglich.

Von diesen Definitionen kann abgeleitet werden, dass ein ERP-System nicht nur eine unterstützende Software darstellt, sondern auch eine strategische Rolle spielt. Die Handlungsweisen eines Unternehmens werden durch ein ERP-System beeinflußt. Die Einführung einer ERP-Software stellt somit eine strategische Entscheidung dar, da sie ein hohes Risikopotential in sich birgt und hohen Einfluß auf die Handlungsweisen des Managements hat.

2.2 Historie der ERP-Systeme

Der Beginn der ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning System) entstand nach den eindrucksvollen Entwicklungen in dem Bereich der Hard- und Softwaresysteme. Im historischen Verlauf waren Individualentwicklungen zur Computergestützten Geschäftsprozessabwicklung die ersten Vorläufer von ERP-Systemen. Während der sechziger Jahre integrierten viele Unternehmen zentrale Computersysteme, mit dem Fokus, die Lagerbereiche zu automatisieren. Diese finden sich in der Fachliteratur als „inventory control packages“ (IC) wieder. Die Lagersysteme zu dieser Zeit, fokussierten sich darauf, große Lagermengen effizient zu managen. Diese immensen Lagerbestände unterstützen die damalige „Just-in-case“-Lagerhaltung, die die Kundenzufriedenheit und die Wettbewerbsfähigkeit sicherstellte.

In den siebziger Jahren kristallisierte sich immer mehr heraus, dass sich Unternehmen nicht länger den Luxus von riesigen Lagerbeständen leisten konnten. Dies führte zu der Entwicklung von MRP-Systemen (Material Requirement Planning System). MRP-Systeme dieser Zeit, beinhalteten Funktionen für die Produktionsplanung. Sie ermöglichten es, die Bedarfe von Materialien bzw. Produkten, abgeleitet von dem zu produzierenden Produkt, zu planen.

Die Funktionen der MRP-Systeme wurden in den achtziger Jahren weiter entwickelt. Vertriebsplanung, Planungsmethoden für die Produktion, Distributionstools für die Beschaffung und viele weitere Systeme, wurden integriert.

Mit der Integration der FI/CO-Aktivitäten (Finanzen/Controlling) generiert durch Lagerbewegungen, entstand das Manufacturing Resource Planning System (MRP II). Diese Entwicklung begann in den achtziger Jahren. MRP II-Systeme integrierten Rechnungswesen, Controlling, Produktion und Materialwirtschaft in einem System.

Basierend auf dieser Technologie stand die Entwicklung nicht still und in den frühen Neunzigern entstand der Begriff ERP-System. Die ERP-Systeme unterschieden sich zu den MRP II-Systemen darin, unternehmensweit Funktionen eines Unternehmens ablauforientiert abzubilden. Sie ermöglichten es Prozesse in einem System zu koordinieren und zu integrieren. Ein ERP-System bildete zum ersten mal, die komplette Ressourcenplanung eines Unternehmens ab. Die ERP-Systeme integrierten die Geschäftsprozesse wie zum Beispiel Produktion, Beschaffung, Rechnungswesen, Controlling, Lagerverwaltung, Personalwesen, usw..

Nach der Geburtsstunde der ERP-Systeme wurde die Entwicklung dieser vorangetrieben. Seit den Neunzigern wurden viele weitere Funktionen und Module entwickelt. Wie zum Beispiel CRM-Module (Customer Relationship Management) oder SCM-Funktionen (Supply Chain Management). Diese weiterentwickelten Systeme werden auch als erweiterte ERP-Systeme bezeichnet, da diese neben den Geschäftsprozessen noch viele weitere Funktionen besitzen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Die Entstehung von ERP-Systemen

Quelle: eigene Darstellung

2.3 Funktionsbereiche einer ERP-Software

ERP-Systeme haben das Ziel alle Geschäftsprozesse abzubilden. Somit eine durchgängig Integration zwischen den Prozessen zu schaffen und eine Zentralisierung der Datenbasis. Einige Funktionsbereiche eines ERP-Systems sind:

- Materialwirtschaft
- Produktionsplanung und -steuerung
- Finanz- und Rechnungswesen
- Controlling
- Personalwirtschaft
- Forschung und Entwicklung
- Vertrieb
- Lagerverwaltung
- Stammdatenverwaltung

Dies sind jedoch nicht alle vorhandenen Funktionen, die ERP-Systeme am Markt bieten. SAP R/3 bietet unter anderem folgende Module / Funktionen an¹³:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: SAP-Wabe

Quelle: http://www.tse-hamburg.de/papiere/sap/R3.html

Diese Module und Funktionen werden ständig ausgebaut und erweitert. Die Erweiterungen richten sich stark an den Kundenbedarfen aus.

Der Bedarf der genützten Funktionsbereiche wird über die Größe des Unternehmens und das zur Verfügung stehende Investitionsvolumen definiert. KMU´s (Klein und mittelständische Unternehmen) entscheiden sich oft gegen eine integrierte Lösung für die Rechnungswesen und Controlling Prozesse. Ebenso entscheiden sich Unternehmen auf Basis Ihres Wirtschaftszweiges, für unterschiedliche Funktionsbausteine. Deswegen bieten mittlerweile die großen ERP-Anbieter individuelle Lösungen für Branchen an. Somit treten Sie in Konkurrenz mit den kleinen ERP-Anbietern, die diese Nische aktuell noch besetzen.

3 Projektmanagement

Auswahl und Einführung einer umfassenden Standardsoftware werden in der Regel als Projekt durchgeführt.

3.1 Definition Projekt

Ein Projekt sind Tätigkeiten, Interaktionen und Resultate, mit dem Fokus ein definiertes Ziel, mit vorgegebenen Mitteln, innerhalb eines Zeitraums, zu erreichen.¹⁴,¹⁵

Nach KUPPER definiert sich ein Projekt über¹⁶:

- einen Auftraggeber
- eine Zielformulierung
- eine Projektgruppe
- einen Projektleiter

Herauszustellen ist, dass ein Projekt immer ein einmaliges Vorhaben darstellt, das in seiner Gesamtheit bestimmten Bedingungen unterliegt, mit einer definierten Zielvorgabe und zeitlich begrenzt ist.¹⁷

3.2 Definition IT – Projekt

Projekte, die eine Veränderung der Informations- und Kommunikationstechnologie mit sich bringen, können in verschiedene Kategorien unterteilt werden. Dabei wird nach den Projektinhalten differenziert. In der Literatur finden sich unterschiedlichste IT-Projektarten.

IT-Projektarten haben immer eine Veränderung der Informations- und Kommunikationstechnologie zu eigen. Eine detaillierte Unterscheidung, ist durch die Gruppierung nach Ihren Projektinhalten möglich.

In Anlehnung an BURGHARDT werden dabei folgende Unterteilungen herangezogen¹⁸:

- Forschungsprojekte
- Entwicklungsprojekte
- Rationalisierungsprojekte
- Projektierungsprojekte
- Vertriebsprojekte
- Betreuungsprojekte
- Dienstleistungsprojekte
- Sonderformen (wie z.B. Organisationprojekte oder Planungsprojekte)

Die aufgelisteten Projetarten unterscheiden sich also in ihren Inhalten, jedoch haben Sie immer eines gemeinsam: Eine Veränderung der Informations- und Kommunikations-technologie. Wenn dies zutrifft spricht man von IT-Projekten.

Jedes Projekt, egal in welchem Bereich oder in welcher Branche hat die Eigenschaft des Individualismus. Jedoch besonders IT-Projekte besitzen die Eigenschaft eines sehr ausgeprägten Individualismus. Dies zeigen die gesammelten Erfahrungen der Autorin und wird begründet durch KRUCHTEN.

KRUCHTEN nennt dazu folgende Gründe¹⁹:

- Software hat die Eigenschaft unbegrenzter Flexibilität, die durchaus gewünscht ist. Dadurch steigt die Komplexität der Anforderungen.
- Ein System auf Basis von Vermutungen korrekt zu definieren, ohne Feedback und Bearbeitungszyklen einzubauen, verspricht durch psychologische und organisatorische Zwänge wenig Erfolg zu versprechen.
- Geschriebene Spezifikationen müssen durch den Realisator interpretiert und umgesetzt werden. Spezifikationen, auch wenn sie präzise formuliert sind, und dies ist häufig nicht der Fall, lassen Raum für Auslegungen und Fehlinterpretationen.
- Situationen und Gegebenheiten im Markt und in der Technik können sich schnell ändern und zwar während der Design- und Realisierungsphase und erfordern neue, geänderte Lösungsansätze.

[...]

¹ Die Europäische Union definiert kleine und mittlere Unternehmen als Unternehmen mit bis zu max. 250 Mitarbeiter oder mit einem max. Umsatzerlös von 50 Mio. Euro bzw. einer max. Bilanzsumme von 43 Mio. Euro (vgl. EU-Kommission, 2008).

² Vgl. Kalakota, R. / Robinson, M. (1999), S. 165 ff.; Mach, T. (2007); Karner, R. / Stehlik, H. / Helmle, J. (2007), S. 36-39

³ Vgl. Karner, R. / Stehlik, H. / Helmle, J. (2007), S. 36-39

⁴ Vgl. Kapitel 2.1 Definition ERP-Systeme

⁵ Detailbeschreibung der Aufgaben innerhalb einer ERP-Implementierung siehe Gliederungspunkt 5. Methodik bei ERP-Systemen.

⁶ Vgl. Studie von Buxmann, P. / König, W. (1996)

⁷ Vgl. Studie von Arb, R. (1997)

⁸ Vgl. Umble, E. / Haft, R. / Umble, M. (2003), S. 244

⁹ Eine weitere Statistik zu diesem Thema bietet Versteegen, G. (2000), S. 2

¹⁰ Vgl. Zellweger (2003), S. 66 ff.

¹¹ Vgl. Watson, Schneider (1999), S.3; Nelson (2002)

¹² Vgl. Loos (2003)

¹³ Die SAP-Wabe wird von der SAP-AG offiziell nicht mehr verwendet. Zur Veranschaulichung des modularen Aufbaus eines ERP-Systems, dass alle Unternehmensbereiche abdeckt, wurde in der Arbeit auf die klassische „Modul-Wabe“ des R/3 Systems zurückgegriffen. Diese Abbildung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, es werden fortlaufend neue Module entwickelt.

¹⁴ Angelehnt an der Definition DIN 69901

¹⁵ Vgl. Burghardt (2007), S.23

¹⁶ Vgl. Kupper (1996), S. 21 - 26

¹⁷ Madauss (2000) befasst sich intensiv mit dem Begriff „ Projekt“ und analysiert und vergleicht dabei verschiedene Definitionen.

¹⁸ Burghardt (2007) S. 20 - 23

¹⁹ Vgl. Kruchten (2001)