Die sverweis-Funktion in der Standardsoftware Microsoft Excel (Unterweisung Industriekaufmann / -kauffrau)

Inhaltsverzeichnis:

1. Thema
1.1. Begründung der Themenwahl
1.2. Einordnung des Themas in den Ausbildungsrahmenplan

2. Beschreibung des Auszubildenden und des Lernorts

3. Lernziele
3.1. Richtlernziel
3.2. Groblernziel
3.3. Feinlernziele
3.4. Operationalisierung des Feinlernziels
3.5. Lernzielbereiche
3.5.1. Kognitives Lernziel
3.5.2. Affektives Lernziel

4. Arbeitsmittel

5. Motivation

6. Methode - Die 4-Stufenmethode mit integriertem Lehrgespräch
6.1. Stufe 1: Vorbereitung
6.2. Stufe 2: Vormachen und erklären mit integriertem Lehrgespräch
6.3. Stufe 3: Nachmachen und erklären
6.4. Stufe 4: Selbstständig arbeiten lassen

7. Hinweis auf den Ausbildungsnachweis und auf künftige Schulungen

8. Anlagen
8.1. Handout „sverweis"
8.2. „Sverweis" Schlungsblätter für die Excel Schulungsmappe
8.3. Ausdruck der Übungsaufgaben
8.4. Entsprechende Seite des Ausbildungsrahmenplans

1. Thema

Die sverweis - Funktion in Excel

1.1. Begründung der Themenwahl

Das im Office Paket von Microsoft enthaltende Tabellenkalkulationsprogramm Excel gehört zur modernen kaufmännischen Standardsoftware und ist aus dem Alltag des Industriekaufmanns nicht mehr wegzudenken. Die unterschiedlichsten täglichen Aufgaben werden mit diesem Programm erledigt. Der Funktionsumfang ist immens und das Benutzen und damit verbundene Ausschöpfen der Möglichkeiten benötigt Schulung und Einweisung.

Die Funktion „sverweis" ist eine vergleichsweise unbekannte Funktion, die jedoch vielseitig einsetzbar ist und die Funktion „wenn" ergänzt. Mit „sverweis" kann eine Matrix anhand eines Suchkriteriums durchsucht werden und ein entsprechender Wert ausgegeben werden. Mit ihr können komplexe Abfragen in großen Datenmengen realisiert werden. Ein Industriekaufmann muss diese Funktion für den täglichen Umgang mit Excel beherrschen.

1.2. Einordnung des Themas in den Ausbildungsrahmenplan

Der Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum Industriekaufmann nennt in der sachlichen Gliederung in Punkt 3.2 „Informations- und Kommunikationssysteme (§ 4. Abs. 1 Nr. 3.2) als die zu vermittelnden Fertigkeiten und Kenntnisse unter Punkt d) „Betriebssystem, Standardsoftware und betriebsspezifische Software anwenden". Das gewählte Thema vermittelt Kenntnisse und Fertigkeiten zur Standardsoftware Excel. Die zeitliche Gliederung sieht eine Vermittlung der Kenntnisse über den gesamten Ausbildungszeitraum vor.

2. Beschreibung des Auszubildenden und des Lernorts

Der Auszubildende Simon Schneider ist 20 Jahre alt und hat die Ausbildung zum Industriekaufmann im August des letzten Jahres begonnen. Er befindet sich also im letzten Viertel des ersten Ausbildungsjahres. Herr Schneider hat das Gymnasium mit dem Abitur verlassen und konnte aufgrund einer Befreiung vom Wehrdienst ohne Unterbrechung die Ausbildung antreten. Simon Schneider ist ein sportlicher, wissbegieriger junger Mann. Er findet schnell Zugang zu den Kollegen. Erwähnenswert ist, dass er bereits in den ersten Wochen seiner Ausbildung der Badminton Betriebssportgruppe beigetreten ist und so auch privaten Kontakt zu seinen Kollegen und Ausbildern hat. In den ersten Wochen des ersten Ausbildungsjahres nahm Herr Schneider, zusammen mit den beiden anderen Auszubildenden (Kauffrau für Bürokommunikation und Fachinformatiker) an einer Grundlagenschulung für Excel und Word teil. Weitere, differenziertere Kenntnisse zu diesen Programmen erlernen die Auszubildenden im Verlauf der Ausbildung. Jeder Auszubildende führt eine Schulungsmappe, die nach und nach mit den gelernten Funktionen vervollständigt wird. Herr Schneider hatte sich bereits eine Woche vor dem Wechsel in die Verkaufsabteilung seinem dortigen Ausbilder vorgestellt.

Lernort ist der PC am Arbeitsplatz des Auszubildenden in der Verkaufsabteilung. Herr Schneider konnte sich in den letzen 4 Tagen seit Beginn seines Einsatzes in dieser Abteilung bereits mit seinem Arbeitsplatz, den Kollegen, der Abteilung und seinem PC vertraut machen. Auf dem PC am Platz des Auszubildenden befinden sich auch die benötigte Präsentation und Übungsaufgaben. So wird auch sicher gestellt, dass jeder Auszubildende, der die Abteilung durchläuft immer wieder auf diese Dateien zugreifen kann. (Hinweis: Name, Situation und Lernort sind frei erfunden)

Die Dauer der Unterweisung im Betrieb wurde vom Ausbilder auf ca. 20 Minuten angesetzt (ohne anschließende Übungen). Als Zeitraum wurde die Zeit nach der Frühstückspause, ca. 9:30 Uhr gewählt, da zu dieser Zeit die Konzentrations- und Aufnahmefähigkeit am höchsten ist.

3. Lernziele

3.1. Richtlernziel

Der Auszubildende soll Informations- und Kommunikationssysteme bedienen und nutzen können.

3.2. Groblernziel

Der Auszubildende soll den Umgang und Gebrauch von Funktionen der Office Software Excel erlernen, um Daten und Informationen zu erfassen, zu ordnen, zu verwalten und auszuwerten (vgl. Ausbildungsrahmenplan Nr. 3.1 b)) und dazu die Funktion „sverweis" nutzen.

3.3. Feinlernziele

Der Auszubildende soll die Funktion „sverweis" richtig anwenden können und affektiv erkennen können, wann diese Funktion für Aufgaben genutzt werden kann und wann nicht. Er soll mit komplexeren Aufgabenstellungen aufgeschlossen umgehen können.

Er soll die mit der Funktion zusammenhängenden Begriffe („Matrix", „Spalte", „Suchbereich") kennen und verwenden lernen.

Er soll die Attribute kennen und einsetzen können. Er soll die optionalen Attribute „WAHR" und „FALSCH" der Aufgabenstellung entsprechend wählen können.

3.4. Operationalisierung des Feinlernziels

Der Auszubildende soll nach ca. 20 Minuten die Funktion erklären und anhand von Übungsaufgaben richtig anwenden können. Nach der Unterweisung soll er die Funktion selbstständig in unbekannten, abgewandelten Aufgabenstellungen richtig verwenden können.

3.5. Lernzielbereiche

3.5.1. Kognitiver Bereich

Der Auszubildende kennt nach der Unterweisung die Funktion „sverweis" mit ihren Attributen und deren Anwendung und kann die Funktion erklären - er kennt den Merksatz.

Er kann mit den Begriffen „Matrix" und „Spalte" im Zusammenhang mit der Funktion umgehen und diese erklären.

Der Auszubildende kann die optionalen Attribute „WAHR" und „FALSCH" erklären und richtig einsetzen.

3.5.2. Affektiver Bereich

Der Auszubildende soll offen auf schwierige Problemstellungen zugehen und „Ängste" gegenüber komplexen Funktionen bzw. gegen Software im Allgemeinen abbauen.

4. Arbeitsmittel

- PC des Auszubildenden
- Handout „sverweis „
- Übungsdateien
- Schulungsblätter für die Schulungsmappe
- (optional: ein Videoprojektor für diese Unterweisung)

5. Motivation

Durch praxisbezogene Beispiele und Übungsaufgaben, sowie dem Bezug auf den alltäglichen Gebrauch der Funktion im Arbeitsumfeld des Auszubildenden, soll der Lernende motiviert werden. Der Auszubildende soll den Nutzen des zu Erlernenden für seine Zukunft erkennen und dadurch Interesse am Erlernen dieser Lektion bekommen. Ebenso durch steigenden Schwierigkeitsgrad der Übungsaufgaben sollen immer wieder neue Erfolgserlebnisse den Spaß am Lernen erhalten und so intrinsisch motivieren - das Behalten des Gelernten und der Übergang ins affektive Gebrauchen der Funktion wird dadurch in hohem Maße gefördert.

6. Methode

Um das Feinlernziel zu erreichen eignet sich besonders die 4-Stufen-Methode in Verbindung mit Elementen der Lehrgesprächsmethode. Im Rahmen des Lehrgesprächs kann die Erklärung der Funktion „sverweis" fragend entwickelt werden und anschließend praktisch durch Vormachen, Nachmachen und Üben angewandt werden.

6.1. Stufe 1: Vorbereitung

Der Ausbilder bereitet die Schulungsblätter über der Funktion „sverweis" für die Schulungsmappe des Auszubildenden, die Übungsaufgaben und das Handout vor. Die Aufgaben werden auf dem PC des Auszubildenden gespeichert und stehen ihm so, auch nach der Unterweisung für die Dauer des Einsatzes in der Abteilung für Wiederholung, Vertiefung und Hilfestellung zur Verfügung.

Für die Durchführung der Unterweisung stehen alle benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung. Der Ausbilder stellt sicher, dass evtl. Telefongespräche für ihn und für den Auszubildenden für die Zeit der Unterweisung von Kollegen übernommen werden, damit eine weitestgehend störungsfreie Atmosphäre geschaffen wird. Die Unterweisung sollte zu einer Zeit stattfinden, in der der Auszubildende möglichst aufnahmefähig ist, dies ist in der Regel in der Zeit von 9 bis 11 Uhr.

Der Ausbilder beginnt mit der Schaffung einer angenehmen Lernatmosphäre und der Motivation des Auszubildenden. Durch Small-Talk und Interesse am Auszubildenden wird eine positive Erwartungshaltung seitens des Auszubildenden bewirkt. Eine kurze Einführung und Erklärung des Themas und des Ablaufs nehmen mögliche Unsicherheiten und eventuelle Ängste, da sich der Auszubildende auf die Unterweisung in Umfang und Dauer einstellen kann. Die Aufmerksamkeit wird dadurch nochmals erhöht.

Mittels Bezugnahme auf die letzte Unterweisung über die Funktion „wenn" (Provisionsberechnung), soll der Auszubildende erkennen, dass die Funktion „wenn" bei umfangreicheren Abfragen schnell an ihre Grenzen stößt, bzw. für komplexere Abfragen nicht vorgesehen ist. Durch fragendes Entwickeln wird so ein Problem geschaffen, der Wunsch dieses zu Lösen motiviert zur weiteren Mitarbeit, steigert das Interesse und fördert eigenes Nachdenken. Die Funktion „sverweis" wird als Lösung des konkreten Problems genannt und das Ziel der Unterweisung, das Erlernen und Anwenden der Funktion, vorgestellt.

Vor der Erklärung händigt der Ausbilder ein Handout aus, auf dem die Funktion in Stichpunkten zusammengefasst ist. Dieses Blatt dient dem Auszubildenden als Stütze während der Stufe 2 und des späteren Nachmachens in Stufe 3. Der Auszubildende bekommt ebenfalls die Informationsblätter ausgehändigt. Diese Blätter enthalten im Vergleich zum Handout umfangreichere Informationen und Beispiele zur Funktion. Mit diesen Unterlagen wird die Excel Schulungsmappe um ein weiteres Stück vervollständigt. Die Mappe kann so während des Ausbildungsverlaufs, aber auch später im Beruf immer wieder herangezogen werden.

6.2. Stufe 2: Vormachen und erklären mit integriertem Lehrgespräch

Der Ausbilder stellt die Funktion kurz vor und erklärt anhand von zwei Beispielaufgaben die einzelnen Schritte und die Arbeitsweise von sverweis . Hierbei geht der Ausbilder individuell auf den Auszubildenden ein, er führt durch gezieltes Fragen durch die Beispielaufgaben. Ein oberflächliches Verständnis soll vermieden werden. Der Auszubildende soll die Verwendbarkeit der Funktion und die Arbeitsweise genau verstehen. Durch das Fragen kann der Ausbilder auch feststellen, wenn der Auszubildende bestimmt Bereiche nicht verstanden hat und kann diese dann intensiver erklären oder Schritte wiederholen. Sollte der Auszubildende keine Fragen haben, bzw. hat er alles verstanden und der Ausbilder dies durch Verständnisfragen überprüft, kann das weitere Vormachen und Erklären auch weniger intensiv ausfallen.

Anschließend hat der Auszubildende die Möglichkeit Fragen zu stellen, evtl. kann der Ausbilder auch Fragen stellen um sicherzugehen, dass der Auszubildende wichtige Elemente des Lehrgesprächs verstanden hat.

6.3. Stufe 3: Nachmachen und erklären

Der Ausbilder lässt nun den Auszubildenden an den PC. Anhand von zwei Aufgaben soll das Gelernte aus der Stufe 2 angewandt werden. Die Schwierigkeit der Aufgaben ist gestaffelt. Aufgabe 1 ist den Beispielen aus Stufe 2 sehr ähnlich. Das Lösen ist einfach und der Auszubildende durch das Erfolgserlebnis motiviert. Aufgabe 2 ist abstrakter, der Auszubildende muss das Gelernte auf eine andere Problemstellung übertragen. Eigenständiges Denken und Handeln und ein Übergang des Gelernten in affektives Handeln wird gefördert.

Während dieser Stufe steht der Ausbilder für Fragen und Hilfestellungen zur Seite, er hält sich jedoch mit vorschnellen Tipps zurück sondern bestätigt richtiges Vorgehen und lobt den Auszubildenden.

Gemeinsam wird die Lösung des Auszubildenden mit der Musterlösung verglichen. Eventuell mögliche alternative Lösungswege können als weitere Motivation genutzt werden.

6.4. Stufe 4: Selbstständig üben lassen

Der Ausbilder gibt nochmals die Möglichkeit Fragen zu beantworten und gibt dem Auszubildenden anschließend zwei weitere Aufgaben, die dieser dann im Anschluss zur Vertiefung selbstständig lösen soll. Mit dem Hinweis auf Verfügbarkeit für Fragen und Hilfestellung bedankt sich der Ausbilder für die Mitarbeit, er lobt den Auszubildenden nochmals für die guten Fortschritte.

7. Hinweis auf den Datenschutz, den Ausbildungsnachweis und auf künftige Schulungen

Abschließend wird der Auszubildende darauf hingewiesen, die Aufgaben und Lösungen nicht an nachfolgende Auszubildende weiterzugeben und vor allem die in den Aufgaben verwendeten Daten entsprechend vertraulich zu behandeln. Der Ausbilder bittet den Auszubildenden diese Unterweisung in seinen Ausbildungsnachweis einzutragen und gibt Ausblick auf die nächste Unterweisung über „Bedingte Formatierungen in Excel".

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