Seit computerbasierte Systeme in Unternehmen die Verwaltung von Prozessabläufen, Dokumenten und Informationen übernommen haben, wurden Schritt für Schritt neue Bereiche, wie zum Beispiel das Verwalten von Dokumenten, durch Management Systeme abgebildet.
Im Laufe dieser Entwicklung wurden Systeme geschaffen, die den gesamten Content, also das Wissen, die Inhalte und die Prozesse verwalten.
Diese Systeme werden Enterprise Content Management Systeme genannt. Sie sind ein CMS für das komplette Enterprise (Unternehmen). Im Gegensatz zu einem CMS, das nur den Content eines Teilbereichs verwaltet (zum Beispiel joomla, welches nur für den Content von Webseiten zuständig ist), bedient ein ECMS alle Teilbereiche eines Unternehmens, in dem Content vorhanden ist, der durch ein IT System verwaltet werden kann bzw. die Generierung dessen unterstützt werden kann.
Durch den Aufschwung des Open Source Enterprise Content Management Systems Alfresco wurde das Anwendungsgebiet der ECMS zunehmend auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) relevant.
Während kommerzielle Systeme in der Anschaffung mindestens einen sechsstelligen Euro Betrag kosten, bietet zum Beispiel Alfresco eine kostenfreie und adaptierbare Lösung in diesem Segment an.
Die Motivation dieser Arbeit entstand aus dem sehr jungen Aufgabengebiet der Implementierung von Open Source ECMS in KMUs.
Die Implementierung von Open Source Systemen kann nicht mit einer Software Installation verglichen werden, sondern erfordert Konzeptionierung und Adaptierung des Systems an das jeweilige Unternehmen und dessen Bedürfnissen, was mit teilweise sehr hohem Zeitaufwand verbunden ist.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Motivation
1.2 Zielsetzung
1.3 Vorgehensweise
2 Alfresco 3 & vergleichbare Systeme
2.1 DMS
2.1.1 Funktionen des Dokumenten Management System
2.1.2 Migration Services
2.1.3 Common Internet File System (CIFS)
2.1.4 Import / Export
2.2 Web Content Management (WCM)
2.2.1 Alfresco WCM
2.2.2 Documentum WCM
2.3 Records Management
2.4 Collaboration
3 Risiken
4 Changeprozesse im Rahmen der Implementierung
4.1 Evaluierung
4.2 Konzeption & Implementierung
4.3 Bestandsdaten Import
4.4 Nutzer Schulung
5 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die Durchführbarkeit der Implementierung eines Enterprise Content Management Systems (ECMS) in kleine und mittlere Unternehmen (KMU) unter Verwendung von Alfresco 3 als Referenzsystem. Dabei werden technische Anforderungen, Risiken sowie die notwendigen Prozessschritte im Implementierungsvorhaben analysiert.
- Analyse von Alfresco 3 als Open Source ECMS Lösung
- Vergleich von ECMS-Funktionalitäten (DMS, WCM, Records Management, Collaboration)
- Identifikation und Bewertung von Risiken bei der Systemimplementierung
- Darstellung der kritischen Prozesse während der Einführungsphase
- Evaluation der Benutzerfreundlichkeit und Produktivität
Auszug aus dem Buch
2.1.1 Funktionen des Dokumenten Management System
Das DMS von Alfresco ist ein Repository, das nach dem neuesten Standard JSR-283 spezifiziert ist. Es bietet ebenfalls als eines der ersten Repositories eine volle Unterstützung für CMIS 1.0 an.
Alfresco war an der Entwicklung des CMIS Standards maßgeblich beteiligt. CMIS steht für Content Management Interoperability Service und ermöglicht einen einheitlichen Zugriff auf Repositories, die diesen Standard implementiert haben.
Durch das einheitliche Zugriffsmodell wird es möglich mit Hilfe von externen Applikationen auf die Inhalte der Repositories einheitlich zuzugreifen. Dadurch können zum Beispiel Import/Export Tools erstellt werden, die im Zuge der Migration von einem Repository zu einem Anderen zum Einsatz kommen können.
CMIS definiert den Zugriff auf Objekte im Repository und ermöglicht eine Manipulation dieser, bzw. die Erstellung von neuen Objekten, wie zum Beispiel Dokumente oder Ordner.
Eine CMIS Abfrage auf das Alfresco Repository kann einen Ordner erstellen, der mittels eines eigenen Content Models (in diesem Fall eine Erweiterung zu „cm:folder“) definiert wird und kann die Metatags auch direkt befüllen. Dies ermöglicht es Hilfsprogramme zu schreiben, die direkt mit einem CMIS konformen Repository interagieren, ohne an das jeweilige DMS angepasst zu werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung motiviert die Relevanz von Open Source ECMS für KMUs und definiert das Ziel, die Implementierung sowie Stärken und Schwächen von Alfresco 3 zu analysieren.
2 Alfresco 3 & vergleichbare Systeme: In diesem Kapitel werden die Kernbereiche eines ECMS – DMS, WCM, Records Management und Collaboration – anhand von Alfresco 3 erläutert und mit kommerziellen Alternativen verglichen.
3 Risiken: Dieses Kapitel identifiziert und bewertet potenzielle Gefahren bei der Einführung, wie Datenverlust, Redundanzen, mangelnde Nutzerakzeptanz und Herausforderungen bei der Systemevaluierung.
4 Changeprozesse im Rahmen der Implementierung: Der Implementierungsprozess wird in die Phasen Evaluierung, Konzeption, Datenimport und Schulung unterteilt und mithilfe von Prozessdiagrammen modelliert.
5 Fazit: Das Fazit bestätigt, dass Alfresco eine ernsthafte Konkurrenz zu etablierten kommerziellen Systemen darstellt und die Forschungsfrage positiv beantwortet.
Schlüsselwörter
Alfresco 3, Enterprise Content Management System, ECMS, Open Source, KMU, Dokumenten Management System, DMS, Web Content Management, WCM, Records Management, Collaboration, Migration, Implementierung, CMIS, Systemintegration
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der vorliegenden Bachelorarbeit?
Die Arbeit befasst sich mit der Integration von Open Source Enterprise Content Management Systemen in Unternehmen, wobei Alfresco 3 als primäres Beispiel und Referenzsystem dient.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Die Arbeit deckt die vier ECMS-Kernbereiche Dokumentenmanagement, Web Content Management, Records Management und Collaboration ab.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist die Untersuchung der Machbarkeit einer ECMS-Implementierung in einem KMU sowie die Analyse der Stärken und Schwächen dieses Prozesses.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Es wird eine theoretische Analyse auf Basis von Fachliteratur, Konferenzpapern und Internetquellen durchgeführt, ergänzt durch die Modellierung von Implementierungsprozessen mittels erweiterter Ereignisgesteuerter Prozessketten (eEPK).
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine Funktionsanalyse von Alfresco, eine Risikobewertung bei der Einführung und eine detaillierte prozessuale Darstellung des Implementierungsvorhabens.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Open Source, Alfresco, ECMS, KMU, Migration, Systemintegration und Geschäftsprozessmodellierung.
Inwiefern unterscheidet sich Alfresco von kommerziellen Lösungen wie Documentum?
Als Open Source Lösung bietet Alfresco kostenfreie Lizenzmodelle bei gleichzeitig hoher Funktionsstärke, muss sich jedoch im Gegensatz zu proprietären Systemen beim administrativen Overhead durch Versionssprünge und fehlende automatisierte Backup-Tools beweisen.
Welche Bedeutung kommt der Nutzerakzeptanz bei der Einführung zu?
Die Nutzerakzeptanz ist einer der kritischsten Faktoren. Da das Standard-Frontend oft als überladen empfunden wurde, sind alternative Frontends wie DoCASU entscheidend, um die Hemmschwelle für Mitarbeiter zu senken.
- Arbeit zitieren
- Sebastian Danninger (Autor:in), 2010, Integration von Open Source ECMS in Unternehmen am Beispiel Alfresco 3, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/153361
