Reflexionen über eine steinige Einführung von SAP R/3 HR

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

A Einleitende Gedanken
A.1 Erläuterung der Vorgehensweise
A.2 Entwicklung einer wissenschaftlichen Fragestellung
A.3 Definition der zentralen Begriffe „Projekt“ und „Projektmanagement“

B Hauptteil
B.1 Beschreibung des tatsächlichen Projektablaufes
B.2 Darstellung des idealtypischen Projektablaufes
B.2.1 Aufgaben des Projektmanagers
B.2.2 Instrumente der Projektplanung
B.2.3 Instrumente der Projektsteuerung Exkurs: Konfliktmanagement
B.3 Fazit

C Abschließende Gedanken

D Abbildungsverzeichnis

E Quellenverzeichnis

Vorwort

Diese Projektarbeit widerspiegelt im Abschnitt B.1 der Ist-Darstellung die eigenen Erfahrungen, die ich während des Projektes als Teilprojektleiter „HR“ gemacht hatte. Durch die Teilnahme am Kurs „Projektmanagement mit Zertifikat Projektleiter IHK“ wurde mir die Chance eröffnet meine Erfahrungen kritisch mit den Erkenntnissen aus dem Kurs zu reflektieren. Allerdings habe ich im Zuge dieser „Selbst-Supervision“ den Namen der Firma und die Namen der beteiligen Akteure weggelassen, weil diese im Rahmen dieser wissenschaftlichen Aufarbeitung ohne Belang sind.

Dies sind meine subjektiven Impressionen. Jedoch habe ich auch mit ehemaligen Kollegen, die ebenfalls in diesem Projekt involviert waren, darüber diskutiert, um so auch noch weitere und/oder andere Sichtweisen zu berücksichtigen.

A Einleitende Gedanken

Die Einführung von Projekten gestaltet sich nach wie vor in vielen Unternehmen als schwierig.

Anhand einer Fallstudie wird eine bereits abgeschlossene Projekteinführung des SAP R/3 Moduls HR in einer Unternehmenseinheit eines Konzerns mit ca. 1.000 Mitarbeitern analysiert.

Diese Projektarbeit möchte einen Betrag zur Offenlegung von notorischen Fehlerquellen, die im Zuge der Projektarbeit gemacht werden, leisten. Exemplarisch wird dies bei der Einführung des Moduls SAP R/3 HR diskutiert. Dabei stehen im Vordergrund die allgemeinen fachlichen Projektmanagementaufgaben und nicht die SAP-R/3-HR spezifischen.

A.1 Erläuterung der Vorgehensweise

Als Vorgehensmodell wird das Strukturmodell der nicht-experimentellen empirischen Sozialforschung gewählt. Diese Arbeit selbst ist im Bereich der Fallstudie zu verorten, d.h. die Reichweite der Erkenntnisse hinsichtlich ihrer Verallgemeinerungskraft ist beschränkt (siehe Kromrey. S.107-122). Der Spannungsbogen ist in Form eines Soll-Ist-Vergleiches aufgebaut. Das Wirtschaftslexikon definiert dazu, dass der „ Soll-Ist-Vergleich im weiteren Sinn der Vergleich der Istwerte und -leistungen mit dem "was hätte sein sollen “ “ ist (vgl. Wirtschaftlexikon). Da zuerst der Ausschnitt der Realität dargestellt wird, danach die idealtypische Vorgehensweise bei Projekten, mit den dazugehörenden Instrumenten, handelt es sich bei der Vorgehensweise um die induktive Vorgehensweise (Siehe Gerhing/Weins. S.9f.). Konkret bedeutet dies: In Abschnitt A.2 wird die wissenschaftliche Fragestellung entwickelt. In A.3 werden die zentrale Begriffe „Projekt“ und „Projektmanagement“ diskutiert. Der Hauptteil beginnt mit dem Abschnitt B.1, in dem die Ist-Situation erarbeitet wird. Folgend in B.2, das zugleich der Schwerpunktabschnitt ist, werden in den Unterabschnitten B.2.1 die allgemeinen Aufgaben des Projektmanagers^[1] dargestellt, in B.2.2 zuerst die Instrumente der Projektplanung dargestellt, danach im Unterabschnitt B.2.3 die Instrumente der Projektsteuerung. Es werden jedoch nicht alle Instrumente dargestellt, sondern nur eine Auswahl, die bezogen auf die Ist-Situation sinnvoll gewesen wäre. Das heißt, die effizienter und effektiver gewesen wären. Im danach folgenden Exkurs wird nur die Wichtigkeit des Konfliktmanagements gestriffen^[2]. Im Fazit wird zusammenfassend der zentrale Punkt für erfolgreiches Projektmanagement herausgearbeitet, bezogen auf den konkreten Fall. Die abschließenden Gedanken öffnen den gedanklichen Horizont für die Bedeutung des Projektmanagements für Unternehmen.

Als Quellen werden im Schwerpunkt die Studienbriefe herangezogen und wissenschaftlichen Quellen, die sich mit dem Thema „Projektarbeit“ befassen. Wobei, damit die Untersuchung einen breiteren Forschungsansatz bekommt, werden u.a. auch angelsächsische Quellen^[3] sowie deutschsprachige Quellen die den gegenwärtigen Stand der Projektforschung repräsentieren, als auch deutschsprachige wissenschaftliche Quellen, die schon mehr als 20 Jahre alt sind, herangezogen. Damit soll auch der Interpretationswandel und der kulturelle Unterschied, insbesondere im Abschnitt A.3, dargestellt werden.

A.2 Entwicklung einer wissenschaftlichen Fragestellung

Ziel dieser Projektarbeit ist es zuerst darzustellen, welche Instrumentarien in einer bestimmten Phase des tatsächlichen Projektes fruchtvoll gewesen wären.

Der Titel der Projektarbeit lautet: Reflexionen über eine steinige Einführung von SAP R/3 HR. Der Untertitel dazu lautet: Analyse in Form eines Soll-Ist-Vergleiches über eine unternehmensweiten Einführung von SAP R/3 HR.

Um das Ziel mit den Titeln zu verbinden wird als Explanandum der tatsächliche Projektablauf mit dem Soll-Projektablauf verglichen, um das Delta zu eruieren. Danach werden auf Basis des Sollablaufs die distinkten Instrumentarien der jeweiligen Projektphase als Explanas verwendet.

Dadurch kann jetzt folgende wissenschaftliche Fragestellung abgeleitet werden: Welche Projektinstrumentarien sind in welcher Projektphase zweckmäßig und zielführend?

Somit wurde für die Projektarbeit eine forschungsleitende Fragestellung generiert, die der folgenden Untersuchung einen roten Faden gibt.

A.3 Definition der zentralen Begriffe „Projekt“ und „Projekt management“

Da in dieser Arbeit ein Projekt sowie das Projektmanagement in Form einer Soll-Ist-Analyse untersucht werden, sind dies auch die zentralen Begriffe. Zuerst wird der Begriff „Projekt“ diskutiert, danach der des „Projektmanagements.

Schmidt definiert in „Methode und Techniken der Organisation“ den Begriff Projekt sinngemäß, als Vorhaben, die in ihrer konkreten Art einmalig sind (siehe Schmidt 1988. S.33). Neuburger hingegen definiert im Studienbrief PRJ01 „Projekt“ „… als ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch folgende Merkmale gekennzeichnet ist: [1.] abgegrenzte Aufgabe [, 2.] spezielle, einmalige Zielvorgabe [, 3.] zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen [, 4.] Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben [ und 5.] projektspezifische Organisation “ (vgl. Neuburger PRJ01. S.3). Im Vergleich zu Schmidt, ist die Definition Neuburgers des Begriffs „Projekt“ wesentlich detaillierter. Der Grund ist vermutlich, dass zwischen beiden Definitionen mehr als 20 Jahre Projekterfahrung dazwischen liegen und der Begriff aufgrund von Erfahrungen wesentlichen spezifischer und damit inhaltsreicher und auch aussagekräftiger geworden ist. Abschließend noch eine Definition aus dem angelsächsischen Sprachraum: Das Project Management Institut definiert „Projekt“ folgender Maßen: „ a project is a temporay endeavor undertaken to create a unique product or serivce “ (vgl. PMBOK Guide. S.4). Die Amerikaner arbeiten an dieser Stelle den zeitlichen Aspekt heraus. Gemeinsam ist allen drei Definitionen, dass es sich um etwas Einmaliges handelt. Damit ist die Definition des Explanadums abgeschlossen. Im Weiteren orientiert sich diese Arbeit and der Definition von Neuburger. Abschließend wird der Oberbegriff der Explanas „Projektmanagement“ diskutiert.

Schmidt schreibt sinngemäß, dass für Projekte besondere organisatorische Maßnahmen getroffen werden müssen. Die Gesamtheit aller Vorkehrungen nennt er Projekt-Management (siehe Schmidt 1988. S.90). Neuberger schreibt hingegen, dass Projektmanagement aus zwei Ausprägungen hat, nämlich 1. eine funktionelle i.S.v. Führungstätigkeit innerhalb eines Subsystems und 2. eine institutionelle Ausprägung in Form der Institution „Projektmanagement“, welche durch die definierten Projektmitglieder ausgefüllt wird (siehe Neuburger. S. 10). Die relativ abstrakte Definition von Neuburger, wenn man diese beiden Begriffe „funktional“ und institutionell“^[4] als kategorische Begriffe sieht, d.h. als Obergriffe oder Sammelbegriffe von einer Vielzahl von Ausprägungen. Das Project Management Institut definiert Projektmanagement als, „… the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet project requirements. Project management is accomplished through the use of the processes such as: initiating, planning, executing, controlling, and closing. The project team manages the work of the projects, … (vgl. PMBOK Guide. S.6). Diese sehr ausführliche Definition füllt diese beiden Begriffe von Neuburger „funktional“ und institutionell“ mit Inhalt. Daher orientiert sich diese Arbeit bei der weiteren Spezifikation der Explanans an dieser Definition.

Allgemein ist festhalten, dass im Zuge der wachsenden Erfahrung mit der Projektarbeit die Definitionen spezifiziert worden sind. Mit dieser Erkenntnis schließt schließen die einleitenden Gedanken ab. Der Hauptteil beginnt mit der Beschreibung des Istverlaufes des Projekts.

B Hauptteil

In diesem Kapitel wird zuerst der Istablauf des Projekts dargestellt. In B.1 wird einleitend kurz das Unternehmen und die Rahmenbedingungen skizziert. Die Istdarstellung erfolgt zuerst statisch anhand des Projektziels und dann sequentiell durch eine Darstellung des Ablaufs und den eingesetzten Projektmanagementinstrumenten. Der Abschnitt B.2 orientiert sich an der dynamischen Darstellung des „Vorgehensmodells“. Die finale Bewertung in B.3 wird dadurch transparenter und leichter nachvollziehbar. Dazwischen wird im „Exkurs“ kurz das Konfliktmanagement, das auch zum Projektmanagement gehört angerissen.

B.1 Beschreibung des tatsächlichen Projektablaufes

Bei diesem Unternehmen handelt es sich um eine teilselbstständige Unternehmenseinheit eines Konzerns. Zirka 1.200 Mitarbeiter arbeiteten in dieser Unternehmenseinheit zum Zeitpunkt des Projektstarts. Diese Unternehmenseinheit bestand aus 3 Werken, die in einer räumlichen Distanz von ca. 350 km voneinander getrennt waren. Diese Unternehmenseinheit verfügte über eine eigene IT-Abteilung mit ca. 25 Mitarbeitern verteilt über zwei Standorte. Die Entwicklungsabteilung der Unternehmenseinheit verfügte über dedizierte Kenntnisse auf den Gebiet des Projektmanagement in allen Facetten. Dort existierte auch ein Projektmanagementhandbuch. Die IT-Abteilung der betroffenen Unternehmenseinheit gehörte dem kaufmännischen Bereich an und verfügte über kein Projektmanagementhandbuch. Die Server zum Betreiben der Software standen in einer konzerneigenen Informatikgesellschaft, die rechtlich unabhängig war. Die Informatikgesellschaft verfügte über Wissen auf dem Gebiet von SAP R/3 HR. Die Mitarbeiter der IT-Abteilung der SAP R/3-einführenden Unternehmenseinheit verfügten über kein dediziertes SAP R/3-Wissen.

Die Entscheidung SAP R/3 HR in dieser Unternehmenseinheit einzuführen ist während einer Sitzung des Vorstandschaft des Konzerns gefallen. Diese Entscheidung wurde aber nicht protokolliert. Diese Information gelangte mündlich über den kaufmännischen Leiter der Unternehmenseinheit zum Hauptabteilungsleiter der IT-Abteilung. Aus der Führungsmannschaft heraus wurde eine Planungszelle gebildet, welche die Aufgabe hatte eine Vorstudie durchzuführen. Die Aufgabe bestand darin nach Systemhäusern zu suchen, die über die notwendige Erfahrung verfügten SAP R/3 HR erfolgreich einzuführen. Dazu war es als aller ersten Schritt erforderlich eine Aufnahme der Istprozesse durchzuführen. Diese Aufgabe gestaltete sich äußerst schwierig, da kein Mitarbeiter^[5] in der Personalabteilung über Projekterfahrung verfügte. Das Personalabrechnungssystem wurde zu 100-Prozent von der konzerneigenen IT-Gesellschaft betrieben. Mit anderen Worten: Alles was sich nach der Eingabe der Daten ins System vollzog, war außerhalb des Interessensbereichs der Mitarbeiter der Personalabteilung. Zudem waren die Mitarbeiter nicht besonders kooperativ. Alle Aktivitäten der Planungsgruppe fokussierten sich auf folgendes Ziel:

[...]

^[1] Anm.: Die Begriffe „Projektmanager“ und „Projektleiter“ werden in der Praxis meist synonym verwendet, so auch in dieser Arbeit (siehe PMD).

^[2] Das Konfliktmanagement bezogen auf dieses Projekt wurde bereits ausführlich diskutiert und liegt als sog. „graue Literatur“ bei der sgd vor (siehe Klein).

^[3] Anm.: Alle Übersetzungen aus der englischsprachigen Originalliteratur wurden vom Verfasser selbst durchgeführt.

^[4] Der Gedanke der Institution wird im Hauptteil im Abschnitt B.2 wieder aufgenommen. Der Begriff „Institution“ wird in der Wirtschaft sehr diffus verwendet. Normaler Weise versteht die Wirtschaft darunter Organisationen, wie z.B. die „Vereinten Nationen“. Die Neue Institution-enökonomik bildet die Schnittstelle zu den Politik- und Sozialwissenschaften. Diese definieren als Institution Handlungen, die auf Dauer angelegt sind und durch dass immer wiederkehrende gleiche Verfahren zur Entlastung beitragen (siehe Klein/Schubert. S.144f.).

^[5] Alle in der Arbeit verwendeten männlichen Sprachformen schließen Frauen mit ein.